El glosario de conceptos esenciales de Smartsheet

Ya sea que esté comenzando o necesite un repaso rápido, este glosario cubre los términos y conceptos fundamentales que forman la base para trabajar en Smartsheet. Puede usar esta guía como su referencia principal mientras explora, construye y colabora de manera más efectiva.

Estructura de la plataforma

• Espacio de trabajo: Un espacio de trabajo es un contenedor personalizable donde organiza, crea y comparte trabajo relacionado. Utilice los espacios de trabajo para agrupar contenido por proyecto, departamento o equipo. 

  Los espacios de trabajo pueden incluir los siguientes elementos:

  • Elementos del espacio de trabajo: Incluye carpetas, hojas, formularios, informes y tableros. Utilice estos elementos para estructurar y gestionar su trabajo.
  • Biblioteca de archivos: Un lugar central donde almacena, organiza, busca y colabora en archivos añadidos al espacio de trabajo.
  • Colecciones: Un grupo curado y compartible de contenido que vive tanto dentro como fuera de Smartsheet. Solo las personas que especifique pueden acceder a una colección. 

La biblioteca de archivos y las colecciones solo están disponibles en planes Enterprise.

Aprenda más en el Uso de espacios de trabajo y el panel de espacio de trabajoartículo. 

Elementos del espacio de trabajo

• Tableros: Los tableros muestran los datos en vivo de sus hojas e informes utilizando widgets fáciles de configurar, que son los bloques de construcción para los tableros. Los tableros ofrecen visibilidad en tiempo real de métricas esenciales y centralizan la información, lo que permite una mejor toma de decisiones y mejora los resultados comerciales. Puede compartir tableros con cualquier persona, incluidos compañeros de equipo, ejecutivos y clientes externos, y verlos en dispositivos de escritorio y móviles.
• Carpeta: Las carpetas organizan los elementos de Smartsheet dentro de un espacio de trabajo. Heredan los permisos de uso compartido del espacio de trabajo, pero no puede compartirlos con un grupo personalizado. Tenga en cuenta que debe usar carpetas para organizar sus elementos dentro de un espacio de trabajo, mientras que las colecciones ayudan a compartir un conjunto curado de contenido con una audiencia específica.
• Formularios: Los formularios de Smartsheet recopilan datos consistentes y sin errores y los envían directamente a una hoja. Cada formulario se conecta a una hoja subyacente; ya sea una que cree o una que Smartsheet genera automáticamente cuando crea el formulario. Utilice formularios para recopilar información de cualquier persona, incluso si no utilizan Smartsheet.
• Informes: Los informes de Smartsheet muestran datos en tiempo real de múltiples hojas en una sola vista. Ayudan a consolidar tareas, hitos u otra información en una visión general o a crear vistas específicas para sus interesados. Los informes son bidireccionales; los cambios realizados en un informe se actualizan automáticamente en las hojas subyacentes y viceversa. Puede diseñar un informe de filas a partir de filas y columnas de una hoja, o un informe de resumen de la hoja a partir de los campos de resumen de una hoja. Aprenda más en el artículo Resumen de la hoja. 
• Hojas: Las hojas sirven como la base de su trabajo en Smartsheet. Almacenan sus datos y admiten funcionalidades clave. Comience con una hoja en blanco, importe datos existentes o use una plantilla. La estructura de la hoja determina cómo utiliza las funciones de Smartsheet como automatización, informes y paneles.

Esenciales de la hoja

• Automatizaciones: Las automatizaciones le ayudan a reemplazar tareas manuales y repetitivas con flujos de trabajo automatizados para que pueda concentrarse en tareas de mayor valor. Puede configurar la automatización utilizando desencadenantes o cambios en su hoja, o comenzar desde una plantilla.
• Columnas: Las columnas definen el tipo de datos almacenados en cada parte de su hoja. Habilitan funciones clave de Smartsheet como vistas, formularios, automatización, filtros, informes y más. Elija entre más de 10 tipos de columnas para satisfacer sus necesidades específicas. Por ejemplo, puede ver cuándo alguien creó filas con la columna Fecha de creación o ver quién las modificó con la columna Modificado por. 
• Formato condicional: El formato condicional le permite cambiar automáticamente el formato de celdas o filas según las reglas que establezca. Por ejemplo, resalte y marque en rojo las tareas vencidas para llamar la atención y provocar acción.
• Integraciones: Las integraciones le permiten gestionar el trabajo a través de las herramientas que su equipo ya utiliza, conectándolas fácilmente a Smartsheet. Utilice integraciones para automatizar flujos de trabajo rutinarios, proporcionar visibilidad en su trabajo y conectar datos entre plataformas.
• Columna Principal: Actúa como el identificador principal para las filas en una hoja. Cada hoja tiene una columna principal requerida, que no puede eliminar. Esta columna a menudo contiene el descriptor principal de la fila.
• Filas: Puede organizar y gestionar sus datos utilizando filas. Construya jerarquías, adjunte archivos, deje comentarios, revise contenido, cree documentos personalizados y establezca recordatorios, todo desde una fila.

• Tipos de vista: Los mismos datos subyacentes alimentan todas las vistas, lo que le permite cambiar sin problemas entre ellas y obtener información procesable adaptada a sus necesidades. 

  Puede elegir entre:

  • Vista de tabla: Un diseño moderno estilo cuadrícula para colaboración en tiempo real
  • Vista de tablero: Un diseño estilo tablero para gestión visual de tareas
  • Vista de línea de tiempo: Un diseño limpio basado en fechas para planificar y gestionar el trabajo
  • Vista de Gantt: Una línea de tiempo para seguimiento avanzado de proyectos con dependencias

La colaboración es fundamental

• Registro de actividad: El registro de actividad rastrea la actividad del usuario dentro de una hoja y muestra quién vio por última vez un elemento. 
• Adjuntos: Los adjuntos le permiten agregar y gestionar archivos directamente en su hoja, manteniendo todos los materiales relevantes en un solo lugar. Puede adjuntar archivos desde su dispositivo o desde los proveedores de almacenamiento en la nube más populares.
• Conversaciones: Las conversaciones le permiten a usted y a su equipo rastrear y gestionar discusiones en tiempo real dentro del contexto de su trabajo. Inicie conversaciones a nivel de fila, hoja o espacio de trabajo para mantener la comunicación enfocada y accesible.
• Menciones: Utilice menciones (@) para etiquetar a una persona en un comentario o incluirla en una conversación. Los usuarios etiquetados reciben una notificación con un enlace directo al comentario. El modo en que una persona recibe la notificación dependerá de su configuración de notificaciones.
• Compartir: Compartir es fundamental en Smartsheet. Asegura que tanto los interesados internos como externos tengan acceso a la información más reciente, actualizada por las personas adecuadas en el momento adecuado.
   

Con estos términos clave en mente, estás listo para navegar Smartsheet de manera más clara y segura, ya sea que estés creando tu primera hoja, organizando espacios de trabajo o colaborando con tu equipo.