Recopilar información con un formulario

Cree y comparta formularios para recopilar todo tipo de información (por ejemplo: respuestas de encuestas, solicitudes de compra, pedidos de productos) y mantener la información organizada en una hoja. Después de crear un formulario, podrá compartirlo con otras personas. Cada entrega de un formulario se agregará como una fila nueva en la parte superior o inferior de la hoja.

NOTA: Si su objetivo es proporcionarle a alguien la capacidad para editar una fila existente, deberá enviarle una Solicitud de actualización. (Para obtener más información, consulte el artículoSolicitudes de actualización).

En este artículo:

Permisos necesarios

Para crear, modificar, configurar o generar un enlace a un formulario, debe: 

  • Ser propietario de la hoja O haber recibido una invitación de uso compartido con permisos de Administrador
  • Tener licencia de Smartsheet

NOTA: Durante el período de prueba gratuito de 30 días, usted puede crear, obtener vistas previas y probar los formularios, pero no puede generar una URL pública ni un código de inserción. Estas opciones solo están disponibles para usuarios con licencia.

Cualquier persona que pueda acceder al formulario puede usarlo para enviar información a la hoja.


Crear un nuevo formulario

  1. Abra la hoja a la que desea adjuntarle el formulario.
  2. Haga clic en Formularios > Crear formulario en la barra de menú ubicada en la parte superior de la ventana de Smartsheet.

    barra-menú
    En el Editor de formularios, verá el título del formulario en la parte superior y los nombres de todos los campos del formulario debajo. En forma predeterminada, el título del formulario corresponde al nombre de la hoja y los campos del formulario corresponden a los nombres de las columnas de la hoja.

    crear-formulario
     
  3. Haga clic en un elemento ubicado a la izquierda para mostrar y editar las propiedades a la derecha.
  4. Cuando termine de configurar el formulario, haga clic en Guardar y vista previa para guardar los cambios.
  5. Después de obtener una vista previa del formulario, puede cerrar la ventana del navegador en la que se abre.
  6. Haga clic en la x, en el extremo superior derecho del editor de formularios, para cerrarlo y regresar a la ventana Formularios.

El nombre del formulario que ha creado y su URL aparecerán en la ventana Formularios (tenga en cuenta que la URL solo se encuentra disponible en formularios que son propiedad de usuarios con licencia).

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Distribuir el formulario

Después de crear un formulario, querrá que otras personas puedan acceder a él. 

Enlace o correo electrónico

Para obtener un enlace de URL para compartir que otros puedan usar para acceder al formulario:

  1. Haga clic en Formularios > Administrar formularios en la barra de menú para que aparezca la ventana Formularios.
    barra-menú
  2. En la ventana Formularios, elija una de estas opciones:
    • Debajo de la URL, copie y pegue la URL para usarla en otros programas o mensajes de correo electrónico.
      -o-
    • Haga clic en el icono del sobre, ubicado a la derecha de la URL, para enviar el enlace en un mensaje por correo electrónico.

NOTA: No hay manera de personalizar o acortar la URL del formulario utilizando Smartsheet.

Código de inserción

Para crear un código de inserción y utilizar dicho código para insertar el formulario en una página web mediante el uso de HTML:

  1. Haga clic en Formularios > Administrar formularios en la barra de menú para que aparezca la ventana Formularios.
  2. Haga clic en la flecha ubicada junto a Más y haga clic en Obtener código de inserción.

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Más formas de administrar y distribuir un formulario

Una vez que haya configurado el formulario básico, puede personalizarlo en mayor detalle. Use las opciones que se incluyen en la siguiente tabla para obtener ayuda.

Use esta opción Para hacer esto
Crear nuevo formulario (botón)Asociar un formulario adicional a la hoja.
Puede crear diversos formularios por hoja para recopilar distinta información o mostrar un formato diferente a distintas personas.
Vista previaObtener una vista previa del formulario.

NOTA: Los envíos realizados desde el modo de vista previa aparecerán en la hoja como nuevas filas.
EditarAbrir el formulario para editarlo en el editor de formularios.
Más > Obtener código de inserción(Disponible solo para usuarios con licencia) Ver el código de inserción para que pueda copiar y pegar el formulario y, de esta manera, utilizarlo en un sitio web.
Más > ClonarCrear una réplica exacta del formulario, pero con una nueva URL.
Más > PropiedadesVer el estado del formulario, la cantidad de entradas enviadas, el horario de la primera entrega y de la última entrega del formulario, la dirección de correo electrónico del creador del formulario y la fecha de creación.
Más > DesactivarDeshabilitar la URL (si se accede a ella, se mostrará un mensaje de error), pero conservar tanto la URL como el formulario para poder utilizarlos en el futuro.
Más > Eliminar

Eliminar el formulario y la URL asociada a él de Smartsheet.

La URL no puede recuperarse. Los formularios deben eliminarse con cuidado.

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Editar o eliminar campos u otros elementos en el formulario

  1. Haga clic en Formularios > Administrar formularios en la barra de menú para que aparezca la ventana Formularios.
    barra-menú
  2. Haga clic en Editar en el formulario que desea modificar.

Para eliminar un elemento del formulario, selecciónelo y haga clic en Eliminar del formulario (la x a la derecha). Nota: esta acción no eliminará la columna de la hoja. Siempre puede agregar un elemento a través de la sección Agregar campo.

Para cambiar la ubicación de un campo en el formulario, selecciónelo y arrástrelo hacia arriba o hacia abajo. Estos cambios no afectan el orden de las columnas de la hoja.

A medida que edite las propiedades de cada uno de los elementos del formulario desde la parte derecha del Editor de formularios, verá que la parte izquierda se actualiza y muestra el diseño básico que aparecerá en el formulario.

En cualquier momento, puede hacer clic en el botón Guardar y vista previa ubicado en la parte inferior para ver el formulario.

A continuación, se incluye un resumen de las distintas propiedades que puede definir para los campos del formulario.

Use esta propiedadPara hacer esto
EtiquetaElija usar el nombre de la columna o una etiqueta personalizada como nombre del campo del formulario.
Texto de ayudaAgregue una descripción o una instrucción que aparezca debajo del campo del formulario.
Tipo de visualización(Para casillas de verificación, listas desplegables y tipos de columna de símbolos únicamente). Use esta opción para indicar cómo se visualizan estos elementos en el formulario.

NOTA: Para cambiar el tipo de campo y los valores, deberá configurar la columna desde la hoja, es decir, las propiedades no pueden configurarse desde el editor de formularios.  Para implementar estos cambios, cierre el editor de formularios y edite las propiedades de la columna en la hoja. 
Altura del cuadro de textoConfigure el campo del formulario para que muestre un solo renglón, varios renglones o renglones en blanco.
Campo obligatorioLos campos obligatorios deben completarse para poder enviar el formulario; si se los deja en blanco, la persona que envíe el formulario recibirá un mensaje de error.
Campo ocultoLos campos ocultos no son visibles en el formulario, pero sí en la hoja.
Utilice un campo oculto cuando quiera que un valor predeterminado aparezca en una columna de la hoja sin que sea necesario que quien envía el formulario tenga que crearlo. Por ejemplo, si usted tiene un campo llamado Enviado por, puede establecer el valor predeterminado en "formulario" y convertirlo en un campo oculto. De esta manera, puede distinguir entre las filas que usted y sus colaboradores agregaron a la hoja y aquellas enviadas a través de un formulario web.
Valor predeterminadoUtilice esta opción para especificar un valor predeterminado para el campo.

NOTA: Las columnas del sistema y las columnas bloqueadas no pueden incluirse como campos en un formulario. No obstante, puede agregar columnas del sistema a la hoja para rastrear de forma automática la fecha y el horario en que la fila se envió a través de un formulario.  

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Agregar elementos adicionales a un formulario

  1. Haga clic en Añadir campo, en la parte inferior del formulario.
    Puede ubicar los elementos en cualquier lugar debajo de la descripción ubicada en la parte superior del formulario. Mientras arrastra el elemento hacia la izquierda del formulario, aparecerá una línea de puntos que mostrará dónde se insertará el elemento.

    Arrastrar y soltar campos de formularios
     
  2. Elija entre distintas opciones para personalizar el formulario como desee:
     
    • Agregue un campo Carga de archivo que le permita a quien envía el formulario cargar adjuntos en este (hasta 30 MB por archivo, 10 archivos por envío de formulario).
    • Arrastre un elemento desde la sección Agregar separador de secciones para crear estructuras y organizar mejor su formulario con encabezados y separadores horizontales.

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Controlar la visualización del formulario y las opciones de entrega

Para administrar las opciones de visualización y entrega del formulario, abra el formulario en el editor de formularios y haga clic en Opciones de formulario, en la parte inferior del editor.

opciones-de-formulario

Puede elegir entre las siguientes opciones.

Use esta opción Para hacer esto
Opciones de confirmación

Controle qué ve el remitente del formulario luego de enviarlo.

Puede mostrar un mensaje de confirmación, volver a cargar el formulario para que pueda volver a enviarse o direccionar al remitente a otra URL (la URL se cargará en la misma ficha del navegador).

Habilitar correo electrónico de confirmación

Agregue la casilla de verificación Quiero recibir una copia de mis respuestas en la parte inferior del formulario.

Si el remitente del formulario marca la casilla, podrá ingresar su dirección de correo electrónico y recibir una confirmación automatizada por correo electrónico de que el envío ha sido aceptado. El correo electrónico mostrará los datos reales que se enviaron.

CONSEJO: si bien no existe una manera de que el correo electrónico de confirmación del formulario se envíe al propietario de la hoja o a los colaboradores, puede configurar un Aviso en la hoja para recibir alertas por correo electrónico cada vez que se produce una nueva entrada.

Ubicación de las nuevas entradasIndique si las filas insertadas a través de un formulario aparecen en la parte superior de la hoja o en la parte inferior de la hoja. (No hay forma de insertar las filas bajo una fila principal específica o en algún otro lugar).
EstiloIndique si desea que el formulario herede la marca personalizada que se muestra en la hoja o un estilo sencillo sin colores de fondo ni logotipos.
Pueden acceder

Controle si cualquier persona que tenga el enlace puede ver y enviar el formulario, o si solo pueden hacerlo los usuarios registrados de Smartsheet. Con la última opción, cualquier persona que ingrese a la URL del formulario deberá iniciar sesión en Smartsheet (si es que todavía no lo hizo) antes de visualizar y enviar el formulario. En este caso, si se selecciona la opción Habilitar correo electrónico de confirmación, los remitentes del formulario verán que el campo se completa de forma automática con su dirección de correo electrónico al marcar la casilla Quiero recibir una copia de mis respuestas.

Habilite desafíos/respuestas para una mayor seguridadCuando se marca esta opción, se les pide a los usuarios que prueben que son seres humanos, para lo cual deben ingresar un CAPTCHA antes de enviar el formulario. De esta manera, se evita el envío automático de formularios con el objeto de reducir el volumen de correo no deseado.

NOTA: Si en la hoja hay una columna del sistema llamada Creado por y solo los usuarios registrados de Smartsheet pueden enviar el formulario, la columna refleja las direcciones reales de correo electrónico de los usuarios que envían el formulario. Si cualquier persona que tiene el enlace puede acceder al formulario, en la columna Creado por aparece [email protected] (Para obtener más información sobre las Columnas del sistema consulte Cómo usar una columna del sistema para agregar información a una fila en forma automática).

CONSEJO: Para eliminar el texto "Patrocinado por los formularios de Smartsheet" de la parte inferior del formulario y de la página de confirmación, haga clic en Opciones del formulario y en el enlace Opciones avanzadas de formulario ubicado a la derecha, y marque la casilla de verificación deseada. (Esta opción no se encuentra disponible para tipos de planes de usuario único. ¿No está seguro de qué tipo de plan tiene? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).


Utilizar cadenas de consultas en la URL del formulario

Después de navegar hacia el formulario desde su URL, este aparecerá en la pantalla con todos los campos vacíos, excepto aquellos con valores predeterminados.

Puede anexar cadenas de consultas a la URL del formulario de manera tal de transmitir la información a los campos. Esto resulta útil si necesita que muchas personas completen el mismo formulario, pero quiere especificar distintos valores predeterminados en los campos.

A modo de ejemplo, supongamos que un equipo de ventas utiliza un formulario para registrar las llamadas telefónicas con clientes. Cada representante de ventas envía el formulario para que se registren todas las llamadas de los clientes en un solo lugar y el gerente pueda acceder fácilmente allí. El equipo de ventas utiliza la siguiente URL para acceder al formulario:
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b

El formulario sería algo así:

Los representantes de ventas pueden completar manualmente todos los campos; no obstante, para que les resulte más sencillo, usted puede personalizar una URL para cada representante de ventas utilizando cadenas de consultas.

  1. Al final de la URL ingrese un signo de pregunta (?):
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?

    NOTA: Las cadenas de consultas anteriores que se anexaron con el símbolo & seguirán funcionando como siempre. Debe usar el signo de pregunta (?) para anexar la primera cadena de consultas a una URL de aquí en adelante.
     
  2. Escriba en el campo del formulario que le gustaría completar. En este caso, queremos completar el campo Rep con el nombre de uno de nuestros representantes de ventas:
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep

    NOTA: Estos campos distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
     
  3. Ingrese un signo de igual (=):
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
     
    1. Ingrese el valor que desea establecer como predeterminado. En este caso, definiremos el nombre del representante como Sally Smart:
      https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

      CONSEJO: Si configura las Opciones del formulario para permitirle a un usuario recibir una confirmación por correo electrónico del envío del formulario, puede utilizar cadenas de consultas para seleccionar esta opción en forma automática en un formulario web y definir una dirección de correo electrónico predeterminada. Utilice ECA para transmitir información a este campo. Por ejemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b[email protected].
       
      Para completarlo…escriba esto en la URL
      espacio de caracteres%20
      = (símbolo igual)%3D
      % (símbolo de porcentaje)%25
      campos adicionales del formulario& (signo et y el valor adicional)

      Ejemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&[email protected]
      # (símbolo de número)%23
  4. Envíe la URL personalizada a Sally. Cuando navegue a este enlace, el campo Rep se completará con su nombre, de modo tal que no tendrá que ingresarlo manualmente.
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