Recopilar información con un formulario

Aplica a

Smartsheet

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Ícono de requisitos de permisos El propietario de y los administradores de hojas pueden crear y editar formularios. Cualquier persona con acceso al formulario puede enviar una entrada en el formulario. Se requiere de una licencia para crear y editar formularios. Si utiliza una versión de prueba de Smartsheet, puede crear formularios, pero no compartirlos.



Ícono de disponibilidad del planIndividual, Negocios, Enterprise y Premier

Cree y comparta formularios para recopilar y organizar la información en Smartsheet. Luego de crear y compartir un formulario, cada envío de formulario se agregará como una nueva fila en la parte superior o inferior de la hoja.

Utilice un formulario, por ejemplo, para recopilar respuestas de una encuesta, aceptar solicitudes de proyectos o reunir pedidos de productos.

Cualquier persona con acceso al formulario puede usarlo para enviar información a la hoja.

En las entregas de formularios, siempre se crean nuevas filas. Si su meta consiste en otorgarle a alguien la capacidad para editar una fila existente, seguramente querrá enviarle una Solicitud de actualización. Para obtener más información, consulte Ahorre tiempo y trabaje más rápido con los flujos de trabajo automatizados.

Para disfrutar de la mejor experiencia al enviar un formulario desde un dispositivo móvil, abra el formulario en la aplicación para dispositivos móviles (iOS o Android).


Crear nuevo formulario

  1. Abra la hoja a la cual quiere adjuntarle el formulario.
  2. Haga clic en Formularios > Crear formulario en la barra del menú ubicada en la parte superior de la ventana de Smartsheet.

    Si no ve la opción Formularios, haga clic en el ícono de la flecha hacia abajo, ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.

    Flecha de la barra del menú

    Cuando se crea un nuevo formulario, se agregan al formulario todas las columnas (excepto las columnas del sistema) de la hoja de manera automática. Cada uno de los campos funcionarán de manera similar a su tipo de columna correspondiente.

    En las Listas de contactos y Listas desplegables, esto incluye la casilla de verificación Restringir a valores de lista exclusivamente. Cuando esta casilla está marcada, quienes envían el formulario solo pueden seleccionar valores mencionados en los valores de la columna.

    Consulte Utilice el mejor tipo de columna para sus datos para obtener más información sobre cada tipo de columna.

    De forma predeterminada, el título del formulario corresponde al nombre de la hoja y los campos del formulario corresponden a los nombres de las columnas de las hojas asociadas.

    Creador de formulario

  3. Seleccione un elemento de la vista previa del formulario central para mostrar y editar sus propiedades en el panel de la derecha. Para obtener más información sobre la configuración de los campos, consulte Editar o eliminar campos en un formulario.
  4. Utilice la opción Configuración, ubicada en la parte superior del creador de formularios, para modificar cualquier tipo de configuración a nivel del formulario. Para más información, consulte Administrar la visualización del formulario y las opciones de entrega.
  5. Cuando termine de configurar el formulario, haga clic en Guardar, en la parte superior derecha, para guardar los cambios.

Vista previa y cómo compartir el formulario

  1. Seleccione Abrir formulario para obtener una vista previa del formulario y cerciorarse de que esté bien configurado.
    Tras haber obtenido una vista previa del formulario, puede cerrar la ficha del navegador en la que se abrió el formulario.
  2. Seleccione Compartir formulario para enviar este formulario por correo electrónico directamente desde Smartsheet, copiar el enlace del formulario o insertarlo en un panel o página web.
  3. Seleccione la flecha hacia atrás, ubicada en el extremo superior izquierdo del editor de formularios, para cerrar y regresar a la hoja.

El nombre del formulario que ha creado se mostrará en el Administrador de formularios, donde podrá distribuir el formulario, ver sus propiedades y mucho más.

Una vez que se comparte el formulario, las personas podrán usarlo para agregar información a la hoja. Cada envío de formulario se mostrará como una nueva fila.

Incluso si edita el formulario, el enlace para acceder a él seguirá siendo el mismo. Los cambios que realice se mostrarán en el formulario al guardarlos.