Aplicar formato de manera automática con las reglas de formato condicional

Las reglas de formato condicional se aplican de manera automática a filas o celdas en función de los valores que contienen.

En este artículo:

NOTA:La función de formato condicional no modificará los valores de las celdas. Para cambiar los valores de las celdas en función de sus criterios, deberá usar una fórmula. Para obtener más información sobre cómo crear fórmulas, consulte Crear y editar fórmulas en Smartsheet.

Permisos necesarios

Para crear o modificar reglas de formato condicional, debe ser propietario de la hoja o tener acceso de nivel de administrador a la hoja.


Crear una regla de formato condicional

  1. Haga clic en el botón Formato condicionalBotón Formato condicional en la barra de herramientas para que aparezca la ventana de Formato condicional.
  2. Haga clic en Agregar nueva regla para crear una nueva regla de formato condicional en blanco.

Definir las condiciones para la regla

  1. Haga clic en <establecer condición> para ver la ventana Establecer condición.

    La condición que establezca determina lo que activará el formato. Por ejemplo, si desea aplicar un color de fondo a todas las filas asignadas a Joe, seleccione la columna llamada Asignado a en el panel izquierdo y el criterio Joe en el panel derecho.

    NOTA: Los criterios disponibles variarán según el tipo de columna. Por ejemplo, para una columna con casilla de verificación, puede aplicar el formato según si la casilla está marcada o no. Para una columna de fecha, puede aplicar el formato según si la fecha se encuentra “en el pasado” o “en los próximos [x] días” (entre otras opciones).
     
  2. Para personalizar aún más la regla (por ejemplo, si quiere especificar que una columna Comentarios contiene el valor "urgente"), haga clic en definir criterios personalizados.
  3. Para mostrar el formato de filas que no se ajustan a la condición, marque la casilla de verificación para Aplicar formato cuando NO se cumple con la condición.

    En el ejemplo anterior, al seleccionar la casilla de verificación se aplicaría el formato en las filas NO asignadas a Joe.
     
  4. Cuando termine de configurar la condición, haga clic en Aceptar

Definir el formato para la regla

  1. En la ventana Formato condicional, haga clic en este formato para elegir el formato que se aplicará si se cumple la condición.

    Las opciones de formato aparecerán dentro de la ventana.

    opciones de formato

    De forma predeterminada, el formato se aplica a toda la fila. Si es necesario, haga clic en toda la fila para limitar el formato de modo tal que solo se aplique a ciertas columnas seleccionadas en la fila. Cuando se configure la regla para aplicar formato a varias columnas, verá una elipsis (...) en la descripción de la regla. 

    Regla de formato
    NOTA: Si existen distintas reglas con la misma condición y el mismo formato, se consolidarán en una única regla.
     
  2. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Formato condicional.

Opciones de formato

Usar esta opciónPara hacerlo
Fuente y tamaño de la fuenteEstablecer el tipo de fuente (Arial, Tahoma, Times, Verdana o Auto) y el tamaño
N, C, S, TAplicar negrita , cursiva , subrayado o tachado a la fuente
color de fondo de la celda (Color de fondo)Aplicar un color de fondo a las celdas
color de la fuente (Color de la fuente)Aplicar un color a la fuente
Color de la barra de tareas

Para las filas que cumplen la condición, aplique un color en el borde de la tarjeta en la vista de tarjeta o en las barras de Gantt y calendario, en la vista de Gantt o la vista de calendario. Se aplicará un color a una tarjeta, la barra de Gantt o la barra de calendario solo si se aplicó la regla a toda la fila .

Si desea modificar el color de fondo de la celda o la fila, haga clic en el botón Color de fondo
color de fondo de la celda .

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Agregar una condición, clonar o reorganizar una regla

Agregar una condición

  1. Haga clic en el botón Formato condicionalBotón Formato condicional en la barra de herramientas para que aparezca la ventana de Formato condicional.
  2. Haga clic en la flecha desplegable que se encuentra hacia la izquierda de la regla en la ventana Formato condicional para ver opciones adicionales.clic con el botón derecho del mouse
  3. Para agregar más condiciones a una regla, seleccione Agregar condición (Y).

    De esta forma, se crea un operador “y” en la regla que indica que se deben cumplir varias condiciones para que se aplique el formato.

Por ejemplo, podría seguir los pasos que se mencionan arriba para crear una regla con las siguientes dos condiciones:

Si Asignado a es “Joe” y el Estado está “En progreso”, aplique este formato a la fila entera.

regla específica

Esta regla proporciona un formato a todas las tareas de Joe que se encuentran actualmente en progreso. Los cuadros a la derecha de la regla muestran una vista previa de cómo se vería el formato. El cuadro izquierdo muestra que el texto será gris, estará en cursiva y estará tachado. El cuadro derecho muestra que el color azul aparecerá en las barras Gantt y calendario de las filas que cumplan con los criterios.

Clonar una regla

La clonación es útil para replicar una regla compleja existente y utilizarla en una nueva regla similar. Para clonar una regla, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra hacia la izquierda de la regla y seleccione Clonar regla.

Reorganizar reglas

Para definir el orden en el que se ejecutan las reglas, puede reorganizarlas. Para reorganizar una regla, haga clic en ella y arrástrela hacia arriba o hacia abajo por la lista.

Las reglas se aplican en un orden que va de arriba hacia abajo. Si las reglas están en conflicto, la regla que esté más arriba en la lista tendrá prioridad. Por ejemplo, si la primera regla le aplica a la fila un color rojo cuando el Estado es En riesgo y la segunda regla le aplica a la fila un color verde cuando es Asignado aJoe, cualquier fila que tenga tanto un EstadoEn riesgo como que sea Asignado aJoe se transformará en roja, porque tiene prioridad la primera regla. Tenga en cuenta que las reglas son aditivas, no excluyentes, por lo que si una regla convierte el texto en rojo y otra regla convierte el fondo de la celda en rojo, seguirán aplicándose ambas reglas.

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Eliminar o deshabilitar una regla de formato condicional

  1. Haga clic en Formato condicional en la barra de herramientas.
    Aparecerá la ventana Formato condicional con un listado de todas las reglas existentes.
  2. Elija una de las siguientes opciones:
    • Para desactivar temporalmente una regla de formato condicional (por ejemplo, si cree que la utilizará más adelante), deshabilítela haciendo clic en la flecha desplegable que se encuentra hacia la izquierda de la regla y seleccione Deshabilitar regla. (Seleccione Habilitar regla para volver a habilitarla después).
       
    • Para eliminar la regla por completo, haga clic en la flecha desplegable junto a ella y seleccione Eliminar regla.

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