Descripción general: Compartir hojas e informes

Puede compartir archivos con personas de la organización o externas a ella, o pedirles que soliciten acceso a un elemento. 

También puede compartir elementos de Smartsheet con usuarios que no tengan una cuenta en la plataforma. Sin embargo, las acciones que puedan realizar en el archivo dependerán de los permisos que les conceda. 

Para compartir una hoja o un informe

1. Hay dos maneras de compartir una hoja o un informe:
   • Seleccione Archivo > Menú.
   • Seleccione Compartir en el área superior derecha de la pantalla.

Si la hoja o el informe se encuentra en un espacio de trabajo, desde el menú desplegable del botón Compartir, tiene la opción de compartir todo el espacio de trabajo o solo el elemento específico de Smartsheet. 

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2. En el campo Invitar a personas y grupos, escriba la dirección de correo electrónico del usuario o grupo. 
3. Seleccione el nivel de permisos que desea asignar a cada uno de ellos.
4. (Opcional) Seleccione Personalizar mensaje para adaptar el mensaje que recibirán.

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5. Seleccione Compartir.

Puede dejar de compartir un elemento o modificar los niveles de permiso en cualquier momento.

Quiénes pueden controlar el acceso de uso compartido de los usuarios

Existen dos tipos de usuarios con la capacidad de eliminar el acceso de una persona a elementos de Smartsheet compartidos con ella: 

• En el Centro de administración, los administradores del sistema pueden impedir que una persona comparta elementos que son propiedad de usuarios de la cuenta. 
• Los administradores de grupo pueden eliminar a un miembro de un grupo para quitarlo también de todos los elementos compartidos con ese grupo.
• Los administradores de recursos del plan pueden revisar las solicitudes de acceso y otorgar permisos a los recursos a los que tienen acceso. 

Cuestiones para tener en cuenta

• Cuando comparte un informe con alguien, esta persona solo ve los datos de las hojas de origen a las que tiene acceso. Cuando los colaboradores visualizan informes sin tener acceso a las hojas de origen, estos informes pueden aparecer en blanco o con información faltante.
• Al compartir un informe, no se otorga acceso a hojas adicionales. 

Cuando comparta informes, asegúrese de compartir las hojas de origen. Si no desea compartir las hojas de origen, intente publicar el informe y compartir el enlace.

Sugerencias para compartir elementos de Smartsheet

• Para compartir elementos individuales con algunas personas, siga los pasos que se mencionan en este artículo. 
• Si desea compartir uno o más elementos con un grupo de personas, utilice un espacio de trabajo y compártalo con sus compañeros de trabajo.
• Para compartir un panel, consulte el artículo Compartir un panel. 
• Si desea compartir un informe con una persona que no tiene acceso a las hojas de origen, pruebe estas opciones:
  • Publicar el informe y compartir el enlace
  • Insertar el informe como widget en un panel