Agregue colaboradores a una hoja o un informe.
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Puede colaborar con usuarios dentro o fuera de su organización si comparte hojas e informes. Las personas también pueden solicitar acceso a los elementos. Los usuarios pueden ser parte de la organización o no, y no necesitan tener cuentas de Smartsheet.
Los permisos de usuario determinan las acciones que las personas pueden realizar en los elementos compartidos.
Compartir una hoja o un informe
- Para iniciar el proceso de uso compartido, seleccione una de las siguientes opciones:
- Archivo > Menú
Compartir en el área superior derecha de la pantalla
Si la hoja o el informe están en un espacio de trabajo, el botón Compartir es un menú desplegable que proporciona opciones para compartir el elemento específicamente o para compartir todo en el espacio de trabajo.
- En el campo Invitar a personas y grupos, escriba la dirección de correo electrónico del usuario o grupo.
Si forma parte del plan Empresarial, el modal de uso compartido muestra las recomendaciones de las personas y los grupos con los que suele colaborar. Seleccione su nombre con un solo clic para verlos agregados al selector de contactos.
- Seleccione el nivel de permisos que desea asignar a cada uno de ellos.
- (Opcional) Seleccione Personalizar mensaje para adaptar el mensaje que recibirán.
Seleccione Compartir.
Puede cambiar los niveles de permiso tanto a nivel del elemento como a nivel del espacio de trabajo.
¿Quiénes pueden controlar el acceso de uso compartido de los usuarios?
- Los Administradores de recursos del plan pueden revisar las solicitudes de acceso y otorgar permisos a los elementos a los que pueden acceder.
- En el Centro de administración, los administradores del sistema pueden impedir que una persona comparta elementos que son propiedad de usuarios de la cuenta.
Los administradores de grupo pueden eliminar a un miembro de un grupo para quitarlo también de todos los elementos compartidos con ese grupo.
Para acceder a un elemento, como una hoja o un informe, consulte el artículo Solicitar acceso a un elemento.
Compartir elementos a través de una columna de contacto
Como editor de un elemento, puede usar una columna de contacto para compartir personas en su hoja si aún no se compartieron.
- Cuando agregue contactos no compartidos a una columna de contactos, el sistema le pedirá que comparta rápidamente ese contacto con el elemento específico.
- Si decide compartir el elemento con ese contacto, obtiene un nivel de permiso de Editor: puede compartir de forma predeterminada.
- Si agrega contactos a la columna sin descartar la indicación, puede compartir masivamente su elemento.
El uso compartido de elementos a través de una columna de contacto solo está disponible cuando se utiliza la vista de tabla. Obtenga más información sobre la vista de tabla.
Cuestiones para tener en cuenta
- Cuando se comparte un informe, no se otorga acceso a las hojas de origen.
- Cuando comparte un informe, los colaboradores solo ven los datos de las hojas de origen a las que pueden acceder. Los informes pueden aparecer en blanco o con información faltante sin acceso a las hojas de origen.
Cuando comparta un informe, asegúrese de compartir las hojas de origen. Si no desea compartir las hojas de origen, considere publicar el informe y compartir el enlace.
Sugerencias para compartir elementos de Smartsheet
- Para compartir elementos individuales con algunas personas, siga los pasos que se mencionan en este artículo.
- Si desea compartir elementos con un grupo (como sus compañeros de trabajo), compártalos a través de un espacio de trabajo.
- Para compartir un panel, consulte el artículo Compartir un panel.
- Si desea compartir un informe con una persona que no tiene acceso a las hojas de origen, pruebe estas opciones: