Utilice la función Colecciones para compartir un grupo seleccionado de elementos de Smartsheet y externos con colaboradores sin darles acceso a todo su espacio de trabajo.
USM Content
¿Qué es una colección?
Una colección es un subconjunto seleccionado de elementos del espacio de trabajo y de contenido externo a partir del cual puede compartir solo recursos específicos y pertinentes con los colaboradores mientras mantiene un control de acceso granular. Sirve como una vista enfocada en la que se combinan elementos de Smartsheet (como hojas, informes y paneles) con enlaces externos (como Documentos de Google o PowerBI) en un lugar central para optimizar la colaboración del equipo.
Cuando se copia un espacio de trabajo, se incluyen automáticamente todas sus colecciones en la nueva copia.
¿Cuándo puede usar una colección?
Utilice la función Colecciones para compartir contenido seleccionado (incluidos elementos de Smartsheet y enlaces a otros externos) con colaboradores específicos en pos de proporcionar una vista única y optimizar el trabajo.
¿Qué ofrecen las colecciones?
- Control de acceso flexible y granular. Proporcione a los colaboradores acceso solo a una parte de una solución o a una selección de elementos.
- Una experiencia a medida. Ofrezca a su equipo una visión enfocada de su trabajo. Combine elementos de Smartsheet de diferentes espacios de trabajo o agregue contenido de terceros para complementar sus recursos.
- Múltiples administradores. Asigne varios administradores a una colección. Todos los administradores pueden compartir, editar o eliminar la colección.
¿Qué se puede agregar a una colección?
Los elementos de Smartsheet que agregue a su colección pueden encontrarse en cualquier espacio de trabajo.
Elementos de Smartsheet que puede agregar:
- Hojas
- Informes
- Paneles
- Dynamic Views
- Formularios
En el caso de los elementos de Smartsheet, puede establecer vistas o filtros específicos como predeterminados para personalizar aún más en qué quiere que se centren los demás.
Contenido que no es de Smartsheet que puede agregar:
- Google Drive
- Miro
- SharePoint
- Vimeo
- Otras URL de terceros
¿Cómo accede a sus colecciones?
Puede acceder a todas sus colecciones o crear nuevas desde el panel del espacio de trabajo o la pestaña Espacios de trabajo en Inicio.
Sección Favoritos
Puede marcar sus colecciones como favoritas para acceder a ellas de manera más directa. Después de marcar una colección como favorita, puede abrirla desde la sección Favoritos en la barra de navegación que se ubica a la izquierda o desde la pestaña Favoritos en Inicio.
Puede marcar una colección como favorita de dos maneras:
- Desde el panel del espacio de trabajo. Abra el espacio de trabajo en el que se encuentra su colección y utilice el menú de tres puntos a la derecha del nombre de la colección para seleccionar Agregar a favoritos.
- Desde el panel de la colección. Abra un espacio de trabajo para acceder a la colección deseada y, luego, seleccione el ícono de estrella en la parte superior del panel.
Si una colección está en Favoritos, aparece una estrella sobre su ícono.
Sección Recientes
Si selecciona un elemento visto recientemente en la sección Recientes
en la barra de navegación que se ubica a la izquierda, se dirige directamente a la colección primaria. Como alternativa, puede usar la pestaña Recientes en Inicio.