Realizar un seguimiento de los cambios con el registro de actividad

Puede obtener un registro de auditorías de las ediciones y eliminaciones de diversos elementos en una hoja y entender mejor las acciones que están realizando los colaboradores en la hoja. También puede ver quién visualizó un informe o panel, y quién aplicó cambios generales en ellos, y solicitar una instantánea de la hoja en una fecha anterior.

Qué actividades puede registrar con esta herramienta

Utilice el registro de actividad para monitorear acciones comunes, como las siguientes:

• Quién visualizó la hoja, el informe o el panel.
• A quién se le compartió o dejó de compartir una hoja, un informe o un panel.
• Solo en las hojas: Qué tipo de cambios se realizaron y los detalles de estos. Por ejemplo: En la fila 4, Sally Smart cambió el estado de En curso a Completado.
• El nombre de la persona que implementó el cambio.
• La fecha y hora en las que se realizaron los cambios.
• El uso compartido del espacio de trabajo.

Estos son otros aspectos a tener en cuenta sobre el registro de actividad:

• En el registro de actividad, se muestran los cambios más recientes en las celdas. Para ver el historial de una celda en particular, haga clic en ella con el botón derecho del mouse y vea el historial de la celda.
• Cuando cierre el registro de actividad, los filtros se eliminarán de manera automática. Los filtros del registro de actividad no pueden guardarse ni compartirse con otros colaboradores en la hoja.
• Algunas acciones no pueden rastrearse con un nombre de usuario de Smartsheet. Por ejemplo, alguien le envió una hoja o fila de celdas con un archivo adjunto por correo electrónico. Usted descargó ese adjunto sin iniciar sesión en Smartsheet. Smartsheet hará un seguimiento de la actividad y la registrará, pero la entrada tendrá el nombre de usuario download@smartsheet.com.
• Los paneles no tienen nivel de permiso de uso compartido de editor. Solo los administradores y el propietario pueden ver el registro de actividad de los paneles.

¿Desea ver las ediciones realizadas en un informe? 

No verá esos cambios en el registro de actividad de un informe. Solo aparecerán en el cuadro de diálogo del registro de actividad de las hojas de origen. Si necesita dar seguimiento a los cambios en las celdas y las filas de un informe, vaya a la hoja de origen correspondiente. 

Quiénes pueden ver el registro de actividad

* Solo el propietario puede ver la actividad de creación de la hoja. Sin embargo, si transfiere la propiedad de una hoja, el nuevo propietario verá todos los registros de actividad desde el momento en el que se creó la hoja.

Los propietarios, administradores y editores deben ser usuarios pagos para ver y exportar el registro de actividad.

¿Quiere saber más sobre los permisos de uso compartido? Consulte el artículo Permisos en hojas, informes o espacios de trabajo.

Ver entradas del registro de actividad

Existen dos maneras de abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad:

1. Abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad a través de la barra de menú
   • En la barra de menú, seleccione Archivo > Ver registro de actividad.

O bien

2. Abrir el cuadro de diálogo del registro de actividad a través de la barra de la derecha
   • En la barra de la derecha, seleccione el ícono del registro de actividad.

Cambios en las hojas con influencias de las API

Algunas organizaciones crean o utilizan soluciones personalizadas con la Interfaz de programación de aplicaciones (API) de Smartsheet. Un ejemplo es la aplicación Pivot de Smartsheet. Si la API ejerce influencia sobre el contenido de una hoja, verá la imagen “API: Aplicación integrada” junto a la columna de fecha.

Filtrar entradas del registro de actividad

En el cuadro de diálogo Ver registro de actividad, se muestran las acciones en la hoja, como quién eliminó filas o cuándo un usuario visualizó la hoja. De forma predeterminada, el informe en el cuadro de diálogo del registro de actividad incluye los últimos siete días de eventos.

Utilice filtros en el registro de actividad para ver solo las entradas deseadas. Por ejemplo, aplique un filtro para ver la actividad en un intervalo de fechas específico, una clase de acción específica o las personas específicas que estuvieron activas en la hoja.

Aplicar filtros en el registro de actividad

1. En el cuadro de diálogo del registro de actividad, expanda la sección Filtros. 
2. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones:
   • Acción: Filtrar el registro de actividad por el tipo de actividad.
   • Colaboradores: La persona que realizó la actividad.
   • Intervalo de fechas: El conjunto de fechas en las que desea ver la actividad.
3. Seleccione Aplicar.

Si necesita borrar los filtros, seleccione Borrar filtros.

Exportar el registro de actividad

Puede descargar el registro de actividad correspondiente al elemento para conservar un registro adicional de la actividad de la hoja. Cada descarga se limita a 90 días de datos de actividad de la hoja.

Para exportar un registro de actividad

1. En la barra de menú de una hoja o un informe, seleccione Archivo > Ver registro de actividad.
2. En la sección Intervalo de fechas, seleccione una fecha de inicio y una de finalización. 
3. Opcional: También puede seleccionar otras opciones en los filtros Acción y Colaboradores.
4. Seleccione Descargar.
   
   Smartsheet enviará un enlace al archivo a la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta. 
    
5. Seleccione el enlace en el mensaje para descargar el registro de actividad.

Si el nombre de una hoja contiene un carácter especial, es posible que deba eliminar los caracteres especiales del nombre del archivo al exportar el CSV del registro de actividad. El archivo aparecerá dañado al abrirlo si contiene ciertos símbolos, como | (barra vertical) o * (asterisco).

¿Cuándo debería esperar el archivo exportado?

La cantidad de tiempo que le llevará a Smartsheet generar el archivo y enviarle el enlace de descarga puede variar. Luego de hacer clic en Descargar, debería recibir un mensaje con el enlace al archivo en el siguiente día hábil.

Solicitar una instantánea de la hoja

Si es propietario o administrador de una hoja, puede solicitar una instantánea de los cambios en las celdas o columnas de la hoja.

Para solicitar una instantánea de los cambios en la hoja

1. Abra el cuadro de diálogo del registro de actividad de la hoja. 
2. En la sección Intervalo de fechas, ajuste las fechas de inicio y finalización según sea necesario.
3. Busque el cambio específico, expanda esa fila y seleccione Solicitar instantánea. 

Smartsheet enviará la instantánea por correo electrónico al propietario de la hoja en un archivo de Excel. El archivo contiene solo los datos de la hoja, un resumen y los comentarios. No se admiten el formato condicional, los archivos adjuntos, las notificaciones, el historial de celdas ni fórmulas que no sean compatibles con Excel (fórmulas de columna, @fila, @celda o entre hojas, etc.).

Solo puede enviar una solicitud de instantánea en una hoja determinada. Una vez completada la primera solicitud, puede presentar una solicitud adicional.

Acciones relacionadas con la vista de tarjeta en el registro de actividad

Algunas de las acciones enumeradas en el cuadro de diálogo del registro de actividad describen los cambios generales, pero no aportan contexto sobre los detalles de dicho cambio. A continuación, se mencionan algunas de las acciones que puede encontrar y su significado:

• Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas: Arrastró y soltó manualmente una o más tarjetas de un lugar a otro, ya sea a otro carril o a otra posición en el mismo carril.
• Vista de tarjeta: Tarjetas reordenadas indirectamente: Las tarjetas se movieron mediante otros métodos. Por ejemplo, cuando arrastra y suelta manualmente una tarjeta en cualquier posición en el mismo carril o en uno diferente, otras tarjetas se mueven indirectamente a posiciones superiores o inferiores. Las tarjetas también pueden reordenarse de manera indirecta al implementar cambios en la vista de cuadrícula y la vista de Gantt, por ejemplo, al asignar una tarea a otra persona o cambiar la opción de lista de una fila.