Automatizar procesos con flujos de trabajo

Cree un flujo de trabajo

La creación de un flujo de trabajo automatizado es similar a la creación de un diagrama de flujo. Defina desencadenantes, condiciones y acciones desde un bloque inicial hasta uno o más bloques finales.

El nivel de permiso define qué puede hacer y dónde puede aplicar flujos de trabajo. Obtenga más información sobre permisos de flujos de trabajo automatizados.

Puede generar flujos de trabajo desde cero o personalizar las plantillas existentes. La Galería de plantillas de automatización incluye consejos sobre cuándo usar el flujo de trabajo y cómo personalizar cada plantilla.

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Cómo agregar un flujo de trabajo

Opción 1: Acceder a la Galería de plantillas de automatización:

1. En la esquina superior izquierda de la hoja, seleccione Automatización > Crear a partir de plantilla…
2. Seleccione una plantilla para abrir la sección Detalles.  

Opción 2: Crear un flujo de trabajo desde cero:

1. En la esquina superior izquierda de la hoja, seleccione Automatización > Crear desde cero…
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Los componentes de los flujos de trabajo incluyen lo siguiente:

• Bloques desencadenadores: Defina cuándo desea que se ejecute su flujo de trabajo.
• Rutas de condición: Una línea que conecta los bloques que muestran las distintas rutas que pueden seguir los flujos de trabajo en función de las condiciones establecidas. El flujo de trabajo puede tener una ruta única o varias rutas desde el desencadenador hasta la acción, según las condiciones precedentes.
• Bloques de condición: Definen las condiciones para filtrar qué filas se deben incluir en una alerta o acción.
• Bloques de acción: Cuando se activan, eligen la automatización que realiza el flujo de trabajo.

Personalice su flujo de trabajo

Seleccione el ícono más (+) para insertar nuevas rutas y bloques en el flujo de trabajo:

• Agregar una condición: Filtre las filas que se incluyen en la ruta del flujo de trabajo.
• Agregar una ruta de condición: Defina una ruta alternativa para su flujo de trabajo si no puede cumplir con la primera condición.
• Agregar una acción: Defina la acción que realizará el flujo de trabajo una vez que se cumplan las condiciones.

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Aspectos que debe saber sobre los flujos de trabajo

• Con varias rutas, el flujo de trabajo evalúa cada bloque de condiciones en una secuencia de izquierda a derecha. El bloque de condiciones más a la izquierda que cumpla la fila define la ruta que tomará la fila a lo largo del flujo de trabajo.
• Agregue al menos un bloque de acción al final de cada ruta. Después de un bloque de acción, puede definir condiciones y rutas adicionales, siempre que estén seguidas por otro bloque de acción.
• Los flujos de trabajo más antiguos, como los correos electrónicos, las solicitudes de actualización o aprobación y la automatización para mover filas en hojas grandes pueden tardar unos minutos en completarse.
• Las celdas que contienen fórmulas entre hojas o enlaces de celdas no desencadenan ninguno de los flujos de trabajo que cambian automáticamente la hoja (Mover fila, Copiar fila, Bloquear fila, Desbloquear fila, Solicitud de aprobación). Para solucionar este problema, use la automatización basada en el tiempo o los flujos de trabajo de periodicidad.

Limitaciones de los flujos de trabajo

• Cada hoja puede tener hasta 150 flujos de trabajo.
• Cada flujo de trabajo puede tener hasta 100 bloques. Esto incluye los bloques de desencadenadores, condiciones y acciones.
• Cada flujo de trabajo puede tener hasta 30 bloques de acción.
• Los bloques de condición pueden tener hasta 20 declaraciones de condiciones (20 líneas dentro del bloque).
• Los enlaces de archivos adjuntos incluidos en los correos electrónicos de flujos de trabajo automatizados vencen después de 14 días.

Los flujos de trabajo automatizados en hojas a gran escala (hasta un millón de celdas) se admiten de forma parcial. Se admiten flujos de trabajo con desencadenadores basados en cambios (como Filas agregadas o Filas cambiadas) y acciones como Actualizar celda, Asignar personas, Borrar celda o Bloquear/Desbloquear filas. No se admiten flujos de trabajo que contengan otros desencadenadores, acciones y condiciones. 

Prácticas recomendadas para los flujos de trabajo

• Escriba un nombre de flujo de trabajo en la esquina superior izquierda del generador de flujos de trabajo.
• Guarde el flujo de trabajo luego de configurarlo o de introducir cambios.
• Establezca el desencadenador para que ocurra una hora antes de la acción. Esto garantiza que los problemas técnicos no impidan que la acción se lleve a cabo a tiempo.
• Para mejorar el rendimiento, combine los flujos de trabajo que se desencadenan juntos y desactive los más antiguos.
• En la ventana Administrar flujos de trabajo de automatización, puedes desactivar, activar, editar, duplicar o eliminar un flujo de trabajo.
• Cuando duplique un flujo de trabajo, modifique las solicitudes de aprobación o utilice nuevos valores. De lo contrario, las aprobaciones del flujo de trabajo original pueden desencadenar solicitudes de aprobación en el nuevo flujo de trabajo.