Automatizar procesos de extremo a extremo con flujos de trabajo visuales

Aplica a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Para poder usar las capacidades que se analizan en este artículo, es necesario:

  • Tener una licencia de un plan Individual, Business o Enterprise.
  • Ser el propietario o tener permisos de uso compartido de nivel de Administrador en la planilla (más información sobre Niveles de permisos de uso compartido).

NOTAS:

  • Si tiene permisos de uso compartido de nivel de Administrador pero carece de una licencia de un plan Individual, Business o Enterprise, solo podrá crear y editar flujos de trabajo con acciones del tipo Alerta. ¿No sabe con certeza qué tipo de plan tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet.
  • Si se le ha compartido una planilla con permisos de uso compartido de nivel de Editor o de Visor, estará limitado a crear flujos de trabajo que tengan un único bloque de condición y uno de acción tipo Alerta y que lo tengan como destinatario.

Con flujos de trabajo automatizados puede automatizar una significativa cantidad de trabajo y de procesos con una serie de acciones conectadas, como aprobaciones, que se representan visualmente en una sola pantalla. Aquí se ofrece un ejemplo de la poderosa automatización que se puede lograr en un solo flujo de trabajo:

  1. Un escritor técnico termina un primer borrador y marca su tarea como completa en Smartsheet.
  2. Así, se desencadena una solicitud de aprobación que se envía al revisor técnico correspondiente en función del tema del artículo.
  3. Cuando el revisor técnico aprueba el borrador, se envía otra solicitud de aprobación de manera automática al equipo web para revisar y aprobar el nuevo artículo para su publicación.
  4. Cuando se publica, el director de contenidos recibe una alerta automatizada que indica que se ha publicado el nuevo contenido.

Configurar su flujo de trabajo

Para comenzar a crear un flujo de trabajo:

  1. Seleccione Automatización en el extremo superior izquierdo de la hoja
  2. Elija Administrar flujos de trabajo...

    La ventana de automatización aparece.
     
  3. En la lista desplegable Crear una regla nueva, seleccione Crear un flujo de trabajo...

    Aparecerá el editor de flujos de trabajo.

    Bloque de acción

Ahora que ya accedió al editor de flujos de trabajo, puede configurar el bloque del desencadenador, las rutas y los bloques de condiciones, y los bloques de acciones para crear su flujo de trabajo.

  • En un flujo de trabajo, un bloque hace referencia a cualquier objeto que ocupa espacio en el editor.
  • Los bloques están conectados por rutas que se indican con las líneas de flechas entre bloques. Puede haber varias rutas condicionales en un mismo flujo de trabajo que derivan en diferentes resultados o acciones en función de las condiciones de cada ruta.

Perfeccionar su flujo de trabajo con bloques de condiciones y acciones, además de con rutas

Seleccione el botón agregar para insertar rutas y bloques nuevos al flujo de trabajo según lo que necesite:

  • Agregar una condición: filtrar las filas que se incluyen en la ruta actual del flujo de trabajo.
  • Agregar una ruta de condición: definir una ruta alternativa para su flujo de trabajo si no se cumple la primera condición.
  • Agregar una acción: al final de cada ruta de su flujo de trabajo para definir qué quiere que haga su flujo de trabajo cuando se cumplan sus condiciones.

CONSEJOS:

  • Cuando hay varias rutas, cada bloque de condición del comienzo de cada ruta se evalúa secuencialmente de izquierda a derecha. El primer bloque de condición que encuentra la fila desde la izquierda define qué ruta sigue la fila a través del flujo de trabajo, evaluando inmediatamente cualquier condición y bloques de acción subsiguientes en la ruta elegida.
  • Se debe agregar al menos un bloque de acción al final de cada ruta. Después de un bloque de acción puede definir condiciones y rutas adicionales si es necesario, siempre que estén seguidas por otro bloque de acción.

Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contengan fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no activarán una automatización que modifique automáticamente la hoja (Mover fila, Copiar fila, Bloquear fila, Desbloquear fila, Solicitud de aprobación). Para solucionar este problema, analice la posibilidad de usar la automatización basada en el tiempo o flujos de trabajo de periodicidad .

Bloques del desencadenador: Definir cómo se ejecuta su flujo de trabajo

Puede definir los criterios que desencadenarán el flujo de trabajo. Los desencadenadores incluyen:

  • Cuando se agrega o modifica una fila
  • Cuando se modifica una fila
  • Cuando se agrega una fila (esto no se desencadenará para cambios en filas ya existentes)

Seleccione Especificar un cambio para asegurarse de que solo ciertos cambios de las columnas que elija desencadenen el flujo de trabajo. Por ejemplo: puede crear un flujo de trabajo que solo se desencadene cuando se marca una fila como “Completa” en la columna de estado.

En la lista desplegable para Ejecutar flujo de trabajo puede definir si el flujo de trabajo se ejecutará inmediatamente, una vez por hora, una vez por día o una vez por semana cuando se desencadene. Los flujos de trabajo definidos para ejecutarse a diario evaluarán cambios en la planilla y se ejecutarán entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m. en la zona horaria del propietario de la planilla. (Los flujos de trabajo semanales se ejecutarán los días viernes entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m.)

Si se modifican varias filas cuando se guarda la hoja dentro del marco de tiempo de la frecuencia seleccionada, el flujo de trabajo se ejecutará para cada una de las filas que se ajuste a los criterios de desencadenado.

bloque del desencadenador

Bloques de acción: Especifique qué tipo de automatización se desencadena

Con un bloque de acción, puede elegir qué tipo de alerta, solicitud u otra clase de automatización quiere que ejecute su flujo de trabajo cuando se desencadene. Recurra a la siguiente tabla a modo de referencia para conocer qué tipos de acciones realizan.

Utilizar este tipo de alerta o acción. En esta situación.
Alerta

Ser notificado sobre cambios clave en columnas específicas

Notificar a una persona cuando se le asigna una nueva tarea

Saber cuándo las columnas están definidas en un valor específico (por ejemplo: la columna desplegable de Estado está definida en "Bloqueada").

Solicitud de aprobación

Para obtener la aprobación de una parte interesada clave respecto de una tarea específica.

Para que alguien apruebe o rechace un elemento (por ejemplo: Aprobación del director respecto de una propuesta del proyecto.

Para obtener la aprobación respecto de un elemento que cumple con determinado criterio (por ejemplo, aprobación de Finanzas cuando el costo de un elemento supera un monto determinado).

Solicitud de actualización

Para solicitar automáticamente la información más reciente correspondiente a un elemento actual una vez que cambia un valor en una columna específica (por ejemplo: cuando el estado de una fila pasa a “En curso”, solicitar que la persona asignada actualiza la Fecha de inicio).

Para solicitar automáticamente una actualización de varias celdas de una fila
NOTA: Si el destinatario de una solicitud de actualización es el Propietario de la planilla o tiene uso compartido con permiso de nivel de Administrador, podrán editarse las filas y columnas bloqueadas en la solicitud de actualización.

Bloqueo automático de filas

Para evitar que se realicen ediciones posteriores una vez que se aprueba un elemento.

Para evitar que se realicen ediciones posteriores una vez que se completa o cierra un elemento.

Desbloqueo automático de filas

Mitigar errores en su proceso evitando que se editen elementos hasta haberse completado los pasos de los requisitos previos.

Toda vez que agrega un bloque de acción, elegirá qué tipo de acción desea implementar. Si selecciona un tipo de acción y quiere modificarlo, seleccione el ícono del Menú, ubicado en el ángulo superior derecho del bloque, para cambiar la acción.

Después de hacer clic en el ícono del Menú, puede hacer clic en Opciones avanzadas para configurar qué columnas se mostrarán en la alerta o solicitud.

Entrega de bloques de acción

Aprobación de la solicitud en secuencia por parte de las partes interesadas

Si desea solicitar la aprobación de las partes interesadas y definir las acciones enviadas en secuencia en lugar de hacerlo todo al mismo tiempo, puede configurar varias solicitudes de aprobación en una sola ruta. Las Solicitudes de aprobación colocarán en pausa el flujo de trabajo hasta que se aprueben o rechacen. Una vez actualizado el estado de Aprobación, el flujo de trabajo continuará por las condiciones y acciones subsiguientes de la ruta definidas por el resultado de la Solicitud de Aprobación.

Las acciones conectadas con el resultado de una Solicitud de Aprobación son ejecutadas por el estado de la Solicitud de Aprobación ingresando Aprobada o Rechazada, y no consideran ninguna de las condiciones definidas antes de la Solicitud de Aprobación. Debido a que el desencadenador y los bloques de condiciones subsiguientes del flujo de trabajo entre el desencadenador y la Solicitud de Aprobación pueden omitirse si alguna persona cambia manualmente la columna de estado de aprobación en la planilla, una práctica óptima consiste en bloquear sus columnas de estado de Aprobación en la planilla fuente, o evitar el uso compartido de la planilla con las personas que deben proporcionarle la aprobación.

Ruta de aprobación

Bloques de condición: Filtrar lo que envía

Entre los bloques desencadenadores y los de acción puede definir condiciones para filtrar qué filas se incluirán en la alerta o acción resultante. También puede agregar rutas condicionales para definir alertas y acciones diferentes en su flujo de trabajo en función de los criterios que especifique. Por ejemplo: cuando se agrega un ticket de solicitud de TI nuevo a una planilla a través de un formulario, puede enviar diferentes alertas y solicitudes a destinatarios específicos dependiendo del departamento, de la prioridad y del tipo de solicitud especificado en el ticket.

bloque de condición

Dentro de un bloque de condición puede hacer clic en el texto azul que se encuentra entre sus condiciones para definir si solo es necesario que se cumpla una condición (o) o si deben cumplirse todas las condiciones (y) antes de que se incluya la fila en la alerta o solicitud. Si quiere combinar condiciones "y" con "o", cree varios bloques de condición en una misma ruta.


Prácticas recomendadas al crear sus flujos de trabajo

Configure sus desencadenadores con una hora de antelación

Configure su desencadenador para que tenga lugar una hora antes de que se produzca la acción. Esto garantizará que los problemas técnicos no impidan que la acción se lleve a cabo a tiempo.

Asignarle un nombre a su flujo de trabajo y guardarlo

Una vez que haya definido el desencadenador, las condiciones, las rutas, las alertas y las acciones del flujo de trabajo, podrá guardarlo. Escriba un nombre para su flujo de trabajo en el campo de texto que se encuentra en el ángulo superior derecho del editor de flujos de trabajo con el fin de saber para qué sirve.

Editar, clonar o eliminar por completo un flujo de trabajo

Después de haber guardado el flujo de trabajo, verá que aparece en la lista de la ventana para Administrar alertas y acciones. (Haga clic en Automatización > Administrar flujos de trabajo... para ver esta ventana). En esta ventana tendrá la opción de deshabilitar (o habilitar), editar, clonar o eliminar un flujo de trabajo seleccionando la flecha que abre el menú desplegable que se encuentra en el ángulo superior derecho del flujo de trabajo.

Cuando clone un flujo de trabajo, le recomendamos que modifique cualquier solicitud de aprobación de modo que se almacene en una columna nueva o que utilice valores nuevos cuando se lo apruebe o rechace. Si no se efectúan estos cambios, las aprobaciones de su flujo de trabajo original pueden hacer que se ejecuten solicitudes de Aprobación en el flujo de trabajo clonado.