USM Content
En los espacios de trabajo, la biblioteca de archivos sirve como centro para almacenar y buscar archivos que se cargan directamente en la biblioteca y colaborar en estos, como documentos, presentaciones, imágenes y videos. Gracias a la biblioteca de archivos, que se diseñó para integrarse perfectamente con su trabajo en Smartsheet, puede acceder a archivos, mantener el control de versiones y colaborar asincrónicamente cuando se planifican y asignan recursos a los proyectos.
Esta función solo está disponible en planes que utilizan el modelo de suscripción de usuarios. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.
Las organizaciones que tienen un Acuerdo de Sociedad Comercial (BAA) con Smartsheet no pueden acceder a la biblioteca de archivos.
Acceder a la biblioteca de archivos
- Diríjase a su página de inicio en Smartsheet.
- Seleccione Todos los espacios de trabajo y busque el espacio de trabajo asociado a la biblioteca de archivos que desea abrir.
- Abra el espacio de trabajo.
- En el panel Soluciones, seleccione Biblioteca de archivos.
Los permisos del espacio de trabajo determinan la manera en que puede interactuar con los archivos de la biblioteca de archivos. Obtenga más información sobre Qué se puede hacer con los distintos niveles de permisos de uso compartido.
Agregar archivos a la biblioteca de archivos
Seleccione Cargar en la barra de herramientas.
Puede cargar hasta 100 archivos a la vez. Para editar los nombres de los archivos, seleccione el campo de encabezado cuando se abre el archivo.
Etiquetar archivos
Con las etiquetas, los usuarios pueden agregar términos de búsqueda a sus archivos. Cuando se agrega una etiqueta a un archivo y el término se usa en una acción de búsqueda o filtrado en la biblioteca de archivos, el archivo en cuestión se incluye en los resultados de la búsqueda.
Los archivos pueden tener hasta 25 etiquetas cada uno.
Agregar etiquetas a archivos
Los usuarios con permisos de Editor o superiores pueden editar, agregar o eliminar etiquetas.
Agregar etiquetas a un solo archivo
- Abra un archivo y seleccione Detalles.
- Seleccione el campo Etiquetas y escriba una etiqueta adicional. Use Intro para pasar a la siguiente etiqueta.
- O seleccione cualquiera de las etiquetas sugeridas para agregarlas a la lista de etiquetas.
Agregar etiquetas en masa
- Seleccione todos los archivos que desee etiquetar.
Utilice shift + select para seleccionar varios archivos a la vez.
- Seleccione el ícono de etiqueta en la barra de herramientas.
- Escriba todas las etiquetas necesarias y use Intro para pasar a la siguiente etiqueta.
- Seleccione Guardar para guardar los cambios.
Cuando se agregan etiquetas de forma masiva, es posible que se demore unos minutos en poder buscarlas y filtrarlas.
Las etiquetas generadas por IA se agregan automáticamente a todos los archivos cargados en la biblioteca de archivos para ayudar con el trabajo manual de etiquetado. Las etiquetas de IA tienen un contorno punteado y las de usuario tienen uno sólido.
Para eliminar las etiquetas, abra un activo y seleccione el ícono X de la etiqueta.
Buscar, ordenar y filtrar los archivos
Buscar en la biblioteca de archivos
Utilice la función de búsqueda en la biblioteca de archivos para encontrar rápidamente los archivos que necesita. La búsqueda solo encuentra resultados en la biblioteca de archivos actual. La búsqueda también utiliza la extracción de texto, y usted encontrará archivos basados en texto en documentos.
No se admite la búsqueda de subcadenas en este momento. Por ejemplo, “comer” no aparecerá en archivos con la palabra “comercialización”.
Ordenar los archivos
Puede ordenar los archivos por fecha o nombre de carga. Seleccione Ordenar en la barra de herramientas.
Filtrar los archivos
Utilice los filtros para localizar rápidamente los archivos por tipo de archivo, etiquetas, fecha de carga y orientación.
Seleccione Filtro en la barra de herramientas.
Establezca los criterios del filtro.
Colaborar con los compañeros de equipo
Anotaciones y comentarios
Agregue miembros del equipo al espacio de trabajo para colaborar en los archivos. Abra un archivo y deje un comentario mediante una mención con @ para iniciar una conversación con un miembro del equipo, o use las herramientas de anotación a fin de señalar partes específicas de una imagen o video a los compañeros de su equipo. Seleccione el color y la forma de la anotación y, luego, deje un comentario. El comentario tiene el mismo número que el ícono de la anotación, por lo que otros usuarios pueden ver fácilmente el texto y las anotaciones que van juntas.
Las anotaciones funcionan en imágenes, archivos PDF y videos. No se pueden realizar anotaciones en archivos de Microsoft.
Flujo de trabajo de versiones
Después de editar un archivo en función de las anotaciones y los comentarios de los compañeros del equipo, puede seleccionar el menú desplegable Versiones en el encabezado del archivo para cargar otra versión. A partir de esto, se reemplaza el archivo actual con la versión más reciente y se evita la generación de desorden.
Puede acceder a todas las versiones anteriores en cualquier momento si es necesario. Las conversaciones, las anotaciones, los metadatos y las etiquetas permanecen con su versión asociada.
Compartir archivos
Los usuarios se deben agregar al espacio de trabajo para ver todos los archivos. Puede realizar menciones con @ a los usuarios en los comentarios o copiar el enlace del encabezado del archivo a fin de enviar un enlace directo al archivo. Si un usuario no tiene acceso al espacio de trabajo, al momento de recibir el vínculo, se le pedirá que solicite acceso.
Compartir un archivo único
Puede compartir un archivo individual con cualquier usuario, incluso con usuarios que no sean miembros del espacio de trabajo. Para compartir un archivo, realice lo siguiente:
- Abra el activo.
- Seleccione Compartir en la esquina superior derecha.
- Elija si desea compartir el activo individual o todo el espacio de trabajo.
- Ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario.
- Elija el nivel de permiso.
- Seleccione Compartir o copie el enlace al activo.
Descargar archivos
Para descargar archivos (hasta 1000 a la vez), selecciónelos y, luego, haga clic en el ícono de descarga en la esquina superior derecha.
Limitaciones actuales
- No se admite en Smartsheet para dispositivos móviles, Smartsheet Gov o Smartsheet EU
- No hay una forma manual de suscribirse o darse de baja de los hilos de conversación
- No se adjuntan elementos a los comentarios
- No se puede acceder a los archivos a través de hojas, informes o paneles
- El contenido de la hoja no aparecerá en la biblioteca de archivos
- Los usuarios no pueden acceder a la biblioteca de archivos en Brandfolder
- No hay búsqueda de subcadenas