En una hoja, puede usar diferentes tipos de columnas para garantizar una entrada de datos más coherente. En Smartsheet, hay dos categorías de tipos de columnas: columnas predeterminadas y columnas configurables.
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Columna primaria
Cada hoja incluye una columna primaria cuyo valor describe cada fila. De forma predeterminada, es un campo de texto/número.
No puede modificar el tipo de columna ni eliminarla.
Otras columnas predeterminadas
Entre el número de fila y la columna primaria, hay columnas que puede usar para los siguientes fines:
- Archivos adjuntos: Agregue archivos adjuntos a la fila o vea los archivos adjuntos a nivel de fila.
- Comentarios: Agregue un comentario a la fila o vea las conversaciones a nivel de la fila.
- Prueba: Agregue una prueba a la fila o vea las pruebas a nivel de la fila.
- Indicadores de acción de la fila: Marque los recordatorios, las filas bloqueadas y las alertas de asignación asociadas con la fila. O bien agregue una solicitud de actualización.
Si no necesita ninguna de las columnas anteriores, puede ocultarlas. Para ocultar una columna, realice lo siguiente:
- Pase el cursor sobre el encabezado.
- Seleccione Ocultar columna.
Columnas configurables
Las columnas configurables son aquellas que puede modificar según sus necesidades. Estos son los tipos de columna que puede editar:
- Texto/Número
- Lista de contactos
- Fecha
- Lista desplegable
- Casilla de verificación
- Símbolos
- Numeración automática
- Sistema
- Último comentario
- Duración
Texto/Número
En una columna de texto/número, puede agregar texto, valores numéricos o ambos. Utilice una columna de Texto/Número para las columnas de comentarios que tienen entradas extensas o columnas centradas en números.
Puede aplicar formato numérico o de texto a los valores de esta columna.
Cuando el primer carácter de una celda es un cero, seguido de otro dígito o letra, Smartsheet agrega automáticamente un apóstrofo al comienzo del valor. De este modo se garantiza que el cero a la izquierda se conserve y se muestre con el número. Si desea almacenar el valor como un número para los cálculos, puede hacer doble clic en la celda para editarla. Luego, elimine el apóstrofo y los ceros a la izquierda.
Lista de contactos
En una columna de lista de contactos, los únicos valores aceptables son nombre de contacto, dirección de correo electrónico y nombre.
Solo las direcciones de correo electrónico pueden funcionar con automatización u otras funciones específicas de contacto. Otros datos se consideran texto libre.
Utilice esta columna para lo siguiente:
- Asignar filas a los colaboradores con uso compartido en la hoja o a contactos de su Lista de contactos de Smartsheet.
- Envíe recordatorios a los colaboradores compartidos.
- Generar informes que incluyan una lista de tareas asignadas a un miembro específico del equipo.
Si permite varios contactos por celda, puede seleccionar hasta 20 contactos en una celda.
Agregar un contacto
Escriba el nombre de contacto o una dirección de correo electrónico en una celda. A medida que escriba, se mostrarán en la lista los siguientes contactos:
- Colaboradores con uso compartido en la hoja.
- Contactos o direcciones de correo electrónico asignados a otras filas de la hoja.
- Contactos de su lista de contactos de Smartsheet.
- Contactos encontrados en Roles e informes de usuarios (Administración de usuarios en el modelo heredado) en el Centro de administración.
Si la lista no incluye contactos que coincidan, lo más probable es que esté ingresando un nombre o una dirección de correo electrónico que no está en su lista de contactos. Para solucionarlo, agréguelos a su lista de contactos de la siguiente manera:
- En la columna de la lista de contactos, seleccione una celda y, luego, elija la flecha desplegable.
- Haga clic en Agregar nuevo.
En la vista de tabla, seleccione Agregar contacto y use el ícono del lápiz para editar el contacto.
- Escriba un nombre y una dirección de correo electrónico.
- Seleccione Aceptar.
Una vez agregado el contacto, ya puede asignarlo a la fila.
Eliminar un contacto
Para eliminar nombres o direcciones de correo electrónico de la lista desplegable de resolución automática, elimínelos de las otras celdas en la columna y del formulario Editar propiedades de la columna.
Las personas con uso compartido en la hoja siempre aparecerán como sugerencia cuando escriba en una columna de lista de contactos.
Especificar contactos preferidos
Puede restringir los valores disponibles en una columna de lista de contactos a un conjunto de valores de contacto.
- Pase el cursor sobre el encabezado de la columna.
- Seleccione Menú de columna
. - Elija Editar propiedades de la columna.
- Active la opción Limitar a valores de lista exclusivamente.
- En la barra de búsqueda Agregar contactos, escriba y seleccione un nombre de contacto o una dirección de correo electrónico.
- Opcional: Para agregar o editar el nombre del contacto, pase el cursor sobre su dirección de correo electrónico. Luego, seleccione Editar contacto.
- Después de agregar los contactos, haga clic en Aceptar.
Luego de configurar los contactos preferidos, puede verlos como opciones en la columna de la lista de contactos. Lo mismo sucede si utiliza el mismo campo de lista de contactos en el formulario correspondiente de Smartsheet en la hoja.
Eliminar un contacto
Debe eliminar los contactos de las celdas de la columna y del formulario Editar propiedades de la columna.
Si agregó contactos a los contactos preferidos y ahora quiere que los encuestados de la hoja los agreguen manualmente, debe eliminarlos de la siguiente manera:
- Pase el cursor sobre el encabezado de la columna.
- Seleccione Menú de columna
.
- Seleccione Editar propiedades de la columna.
- Pase el cursor sobre el contacto.
- Seleccione Eliminar contacto > Aceptar.
Fecha
Utilice esta columna para ingresar fechas. También puede usar columnas de fecha para habilitar dependencias o mostrar elementos en la vista de calendario. Para ingresar fechas, siga cualquiera de estos pasos:
- Elija una celda. Luego, seleccione el símbolo del calendario en la esquina superior de la celda.
- Escriba una fecha en una celda.
- Utilice accesos directos del teclado para completar las celdas.
Las fechas aparecerán en el formato establecido en la configuración personal de su cuenta de Smartsheet.
Listas desplegables
En esta columna, se muestra una lista de valores que puede seleccionar. Si es propietario o administrador de una hoja, puede configurar la columna de lista desplegable para permitir que los usuarios ingresen uno o varios valores.
Para permitir varias entradas en la columna de lista desplegable
- Pase el cursor sobre el encabezado de una columna.
- Seleccione Menú de columna
.
- Elija Editar propiedades de la columna.
- Active la opción Permitir varios valores por celda.
Luego de convertirla en una columna de múltiples entradas, puede ingresar varios valores mediante cualquiera de estos pasos:
Escriba los valores que desea que aparezcan en la lista.
O bien,
- Seleccione las casillas de verificación si los valores están restringidos.
Presione Enter o Retorno para separar cada elemento de la lista en una línea separada.
Para eliminar un elemento de la lista desplegable, selecciónelo y presione la tecla Retroceso o Suprimir.
Para obtener más información sobre las columnas de lista desplegable, consulte el artículo “Mantener la coherencia en la recopilación de datos con las columnas desplegables”.
Duración
Utilice esta columna para lo siguiente:
Ingresar la duración de la tarea.
O bien,
- Calcular la duración en días utilizando las fechas de inicio y finalización.
Casilla de verificación
La columna ofrece una casilla de verificación que puede seleccionar o borrar. Puede representarse en forma de casilla, bandera o estrella. Solo se mostrará la casilla de verificación en la celda una vez que agregue un valor en otra columna de la fila.
Símbolos
La columna de símbolos muestra una imagen visual que puede usar para describir el estado de una fila. Puede seleccionar diferentes símbolos. Sin embargo, no puede agregar sus propios símbolos (personalizados) a la columna.
Numeración automática
Las columnas de numeración automática generan valores para cada fila de la hoja que contiene datos. Puede usar esta columna cuando desee asignar la siguiente información sin escribirla manualmente:
- ID de fila
- Números de piezas
- Números de facturas
- Números de clientes
- Otras referencias de ID únicas
Obtenga más información sobre las columnas de numeración automática.
Sistema
Estas son las diferentes columnas del sistema y la información que contienen:
- Creado por: Quién creó cada fila
- Fecha de creación: Cuándo se creó cada fila
- Modificado por: Quién modificó cada fila por última vez
- Fecha de modificación: Cuándo se modificó cada fila por última vez
Cuando se configuran, las celdas de las columnas del sistema inicialmente están vacías y los valores se generan al guardar la hoja.
Último comentario
Utilice esta columna para mostrar el último comentario del equipo sin abrir el panel de Conversaciones.
Obtenga más información sobre la columna de último comentario.
Duración
La duración es la cantidad de tiempo que se espera que dure una tarea. Para obtener más información, consulte Columnas de una hoja de proyecto: Duración.