システム管理者は、Smartsheet のマルチユーザー アカウントでユーザーの追加、管理、および削除ができます。アカウントのユーザー設定と管理のベスト プラクティスをご確認ください。
管理センター概要
管理センター ホーム
管理センターのホーム ページには、アカウントやユーザーのサマリー (残りのライセンス、保留中のタスク、アカウント設定) が表示されます。グローバル アカウントの設定管理方法をご紹介します。
塗りつぶされたバブルは、設定がアクティブであることを示します。設定はプランに依存にします。アップグレード アイコン
左下のメニュー アイコンを選択して、[ユーザー管理]、[グループ管理]、[ライセンス要求リクエスト]、または [プランと請求先情報] に移動します。
ユーザー管理機能の詳細:
グループ管理機能の詳細:
ライセンス要求リクエスト ページ
ライセンス要求リクエスト ページには、ライセンスをリクエストしたアカウント内のすべての無料ユーザーが表示されます。このリストには、リクエスト者の名前、メール アドレス、リクエスト要求日、リクエスト送信者からメッセージがある場合はそのメッセージが表示されます。
右側のアクションを使用して、却下またはライセンスの付与を行うことができます。
アカウントの検出機能を有効にしている場合は、組織のドメインでプランへの参加を希望する外部共同作業者からのリクエストも表示されます。
管理センター: ユーザーの追加、編集、非アクティブ化
ユーザー管理機能にアクセスするには、管理センターにログインし、左上のメニューから [ユーザー管理] を選択します。
メインのシステム管理者が不在の場合に備えて、複数のシステム管理者をアカウントに割り当ててください。ユーザー タイプの詳細に関する記事をご覧ください。
ユーザーを個別に追加する
- ユーザー管理ページ左上の [ユーザーの追加] ボタンを選択します。
- 左側の [ユーザーの追加] パネルで、ユーザーの詳細を入力します。
[招待する] を選択して、そのユーザーに招待を送信します。ユーザーが組織/団体のアクティブなメンバーとなるには、招待を承諾する必要があります。
特定のステータス (ライセンスなし、アクティブなど) を持つユーザーを見つけるには、右上の [すべてのユーザーを表示] を選び、そこで選択します。
ユーザー追加時のエラー
ユーザーは複数のプランに所属できますが、各プランに固有のメール アドレスを使用する必要があります。すでに別のプランで使用されているメール アドレスでユーザーをプランに招待すると、「このユーザーは別のアカウントに所属しています」というエラー メッセージを受信します。
これを解決するには、そのユーザーから別のメール アドレスを受け取り、その新しいアドレスを用いて再度招待します。ユーザーが別のプランのシステム管理者に、そのプランからユーザーを削除するよう依頼することもできます。Smartsheet プランに関連付けられているメール アドレスの管理の詳細に関する記事をご覧ください。
Smartsheet では、配布リストは新しいアカウントの有効なメール アドレスとして、またはワークフローの自動化コミュニケーションの対象先として認識されません。
ユーザーのプロパティを編集する
- ユーザーを個別に編集するには、[ユーザー管理] リストからユーザー名を選択します。右の [ユーザーの編集] パネルで変更を加えます。
- ユーザーのその他のアクションにアクセスするには、右上に表示される を選択します。詳細情報
| 使用するページ | 使用目的 |
|---|---|
| 一般情報 | ユーザーの名前と役割、プレミアム アプリケーションの役割を編集し、プライマリ メール アドレスを表示します。 |
| プロファイル | ユーザーの役職、部門/部署、組織/団体、電話番号、職種を編集します。 |
| グループ | ユーザーが所属しているグループを表示し、グループの詳細の確認やユーザーのグループからの削除を行います。 |
| 代替メール アドレス * | 代替メール アドレスをユーザーのアカウントに追加したり、代替メール アドレスをプライマリ メール アドレスにしたりします。ユーザーは [ユーザー管理] から代替メール アドレスを削除できることにご注意ください。 |
代替メール アドレスを追加すると、そのアドレスに確認メールが送信されます。代替メール アドレスを追加するには、ユーザーが変更を確認する必要があります。
ユーザーの一括追加
複数のユーザーを一度に追加するには、使用する名前と電子メール アドレスが入力されたコンマ区切り値 (CSV) ファイルを作成する必要があります。アップロードする CSV ファイルはそれぞれ 1,000 行に制限されています。そのため、追加できる新規ユーザーの数は、CSV ファイルあたり最大 1,000 人です。
リストの CSV ファイルを作成したら、[ユーザー管理] ページからそのリストをインポートできます。
既にプランに追加されているユーザーのメール アドレスが CSV ファイルに含まれている場合、それらのメール アドレスが再度追加されることはありません。
- [ユーザー管理] ページ左上の [その他のアクション] ボタンを選択します。
[ユーザーのインポート...] を選択します。
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- [ユーザーのインポート] ポップアップ ウィンドウで次の手順を実行し、追加する名前、メール アドレス、役割を記載した CSV ファイルを作成します。
- テンプレート ファイルをダウンロードする
- ユーザー情報を入力し、役割を割り当てる
CSV ファイルをアップロードする
Brandfolder Image
[インポート] を選択します。
CSV ファイルに含まれるすべてのメール アドレスに、確認メールが直ちに送信されます。チーム プランまたはエンタープライズ プランに組み込むには、受信者がメールで [承諾] を選択する必要があります
留意点
- 新しいプランに参加しても、ユーザーは以前に自身が作成したシートや共有されたシートにアクセスできます。
- プランにユーザーを追加すると、自分およびユーザー管理画面に表示されているユーザーは、連絡先リスト列のユーザーにタスク行の割り当てを行うことができます。
- 招待を承諾したライセンス ユーザーの Smartsheet プランでは、そのユーザーがすでに Smartsheet で自身のブランディングを設定していない限り、招待者の設定した色設定とロゴが引き継がれます。これにより、全シートで統一したブランディングを確立しやすくなります。
- 既定では、チームのすべてのユーザーが画面に表示されます。一番上のドロップダウン リストから、ユーザー タイプ (ライセンスあり、ライセンスなし、管理者、非管理者、リソース管理者など) でリストをフィルタリング可能です。テキスト フィールドに名前またはメール アドレスを入力してユーザーを検索することもできます。
CSV ファイルのフォーマット例をご紹介します。
| 名 | 姓 | メール アドレス |
|---|---|---|
| 花子 | 鈴木 | hanako.suzuki@smartsheet.com |
| 一郎 | 山田 | ichiro.yamada@smartsheet.com |
| 二郎 | 佐藤 | jiro.sato@smartsheet.com |
ユーザー プロパティの一括編集
[基本権限を一括更新...] オプションを使用すると、プラン内の複数のユーザーのユーザー タイプを一度に変更できます。これを行うには、ユーザー リストを CSV ファイルとしてダウンロードし、ユーザー リストの値を変更してから、リストを Smartsheet にアップロードし直します。
この編集方法により、ユーザー ライセンスを取り消すことができます。実行後に、ユーザーから所有者権限を移行する必要がある場合もあります。
[基本権限を一括更新...] オプションを使用して、ステータスが招待済みのユーザーのユーザー タイプを編集することはできません。これらのプロパティは、ユーザーがプランへの招待を承諾した場合にのみ編集可能です。
ユーザーを一括更新するには:
- [ユーザー管理] ページ左上の [その他のアクション] ボタンを選択します。
[基本の権限を一括更新...] を選択します。
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- ユーザー属性を更新するには、[基本権限の一括更新] ポップアップ ウィンドウで、次の手順を実行します。
- ユーザー リストをダウンロードする
- ユーザーの役割を更新する
CSV ファイルをアップロードする
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- [インポート] を選択します。
プレミアム アプリとコネクタ
プレミアム アプリケーションおよびコネクタのユーザーの役割と権限を編集できます。
- アカウントのプレミアム アプリケーションおよびコネクタへのアクセスを有効または無効にするには、各ユーザーのスライダーを切り替えます。
- 役割と権限を一括で変更するには、[ユーザー管理] ページの [プレミアムアプリの権限を一括更新] オプションを選択します。詳細情報
