ユーザーの結合

エンタープライズ プランとプレミア プランの両方のシステム管理者は、ユーザーの結合機能を使用することで、ユーザーを結合して重複するエントリを排除し、2つのユーザープロファイルを 1 つにまとめることができます。 これは、各従業員が複数のメール アドレスを持っている組織では大いに役立ちます。

このトピックでは、ユーザーの結合機能に移動して使用する方法、複数の Smartsheet ユーザーを同時に結合するために CSV ファイルを適切に構造化してアップロードする方法など、ユーザーの結合を効果的に使用するためのベスト プラクティスを確認します。

管理センター: ユーザーの結合でアカウントを結合する

ユーザーの結合を使用すると、メール アドレスを一括で更新したり、2 つのユーザー アカウントを 1 つに結合したりできます。 ユーザー アカウントを結合すると、すべてのシート、レポート、ダッシュボード、ワークスペース、および共有情報が 2 つのアカウントから 1 つのアカウントに自動的に転送されます。

次のシナリオでユーザーの結合を使用できます。

  • 同じユーザーに属する組織内の 2 つのユーザー アカウントを結合します。 これら 2 つのアカウントのうちいずれかは、メール アドレスの変更または電子メール ドメインの変更により作成された可能性があります。
  • メール アドレスが組織外のユーザーにまだ関連付けられていない限り、組織内のユーザーのプライマリ メール アドレスを更新します。 (入力したメール アドレスが、独自の Smartsheet ユーザー アカウントとして既に存在する場合、そのユーザー アカウントはお客様の組織のメンバーである必要があります。)
  • 組織内のユーザーの電子メール ドメインを更新します。 ドメインの更新は、合併、買収、売却、ブランディング、または統合の結果である可能性があります。

はじめる前に: ドメインの検証とアクティブ化

ユーザーの結合を使用する前に、結合するメール アドレスに関連付けられている電子メール ドメインを検証してアクティブにする必要があります。

ユーザーの結合にはドメインの検証とドメインのアクティブ化が必要ですが、UAP を無効にすることができます。

入力したメール アドレスに対してユーザー アカウントが既に存在する場合、そのユーザー アカウントはお客様のユーザー リスト内の組織のメンバーである必要があります。

ユーザー アカウントが存在していても、アカウントから削除されているか、シートに共有されている場合、ユーザー管理に表示されないことがあります。

ドメイン検証の詳細は、自動ユーザー プロビジョニングを使用してエンタープライズ アカウントにユーザーを自動的に追加する方法を説明した記事をご覧ください。

ユーザーの結合テンプレートをダウンロードして設定する

  1. 現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、https://admin.smartsheet.com から管理センターにログインします。
  2. [ユーザー管理] ページで、[その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します。

    ユーザーの結合
  3. [ユーザーの結合] ウィンドウで、[ダウンロード] をクリックしてテンプレート ファイルをダウンロードします (これは結合に使用します)。Merge Users Download (ユーザーの結合のダウンロード)
  4. ダウンロードしたテンプレートに、次のように入力します。
    • 結合して閉鎖する必要のある、対応するアカウントのメール アドレスを [Current Login Email Address (現在のログイン用メール アドレス)] 列に入力します。
    • 保持するアカウントのプライマリ メール アドレスを [Replacement Login Email Address (置換後のログイン用メール アドレス)] 列に入力します。

      ユーザーの結合の電子メール
  5. 完成したファイルを保存し、CSV 形式を保持します。

一番よい方法は、各組み合わせのメール アドレスが同じユーザーのものであるようにすることです。

1 つのファイルで最大 500 組のメール アドレスを指定できます。 500 組を超えるメール アドレスを更新する必要がある場合は、追加の結合ファイルをアップロードしてください。

入力したメール アドレスが、独自の Smartsheet ユーザー アカウントとして既に存在する場合、そのユーザー アカウントはお客様の組織のメンバーである必要があります。

結合後、保持されているアカウントのプライマリ メール アドレスは [置換後のログイン用メール アドレス] 列の値になり、[現在のログイン用メール アドレス] 列の値はそのアカウントの代替メール アドレスとして保持されます。 

結合をプレビューして適用する

  1. 現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、https://admin.smartsheet.com から管理センターにログインします。
  2. [ユーザー管理] ページで、[その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します.
  3. [ユーザーの結合] ウィンドウで、更新されたファイルをアップロードし、[結合のプレビュー] を選択します。[結合のプレビュー]

    [結合のプレビュー] では、無効なメール アドレス、重複したエントリ、未検証のドメインなどの問題がないか、メールアドレスを検証します。 [結合準備完了] になっていないエントリは適用されず、対処可能な修正が [推奨事項] 列に表示されます。

    結合画面のプレビュー

  4. 準備ができたら [結合の適用] を選択します。

    ユーザーの結合が進行中であることを示す確認メッセージが表示されます。

    結合の確認
  5. ユーザーの結合が完了すると、影響を受けるユーザーには変更を通知する確認メールが送信されます。

    また、ユーザーの結合結果のレポートへのリンクが記載された電子メールも送信されます。 ユーザーの結合結果には、次の情報が含まれます:
    • 現在のログイン用メール アドレスは、結合されたメール アドレスです。
    • 置換後のログイン用メール アドレスは、保持されたメール アドレスです。
    • 結果は、指定したユーザーに対して結合が成功したかどうかを示します。
    • 保持されているアカウントの役割、所有アイテム、共有アイテム、およびグループ メンバーシップの数を表示するメトリック。

ユーザー結合のサマリー

これで、ユーザー結合の完了です。

ユーザーの結合に含まれるアイテム

完了すると、次のアイテムが閉鎖されたアカウントから保持されたアカウントに結合されます。

  • ユーザーに共有されている、またはユーザーが所有しているすべてのシート、レポート、ワークスペース、およびダッシュボード。
  • ユーザーが所有しているグループ
  • グループ メンバーシップ
  • 役割 (ライセンス ユーザ、グループ管理者、システム管理者、リソース管理者など)
  • 代替メール アドレス
  • プロファイル情報

その他のすべてのアイテムは結合の対象から除外されます。

結合されないアイテムは次のとおりです (ただし、これらに限定されません):

  • 自動化ワークフロー
  • 連絡先
  • コネクタ
  • お気に入り
  • API トークン* 

*API トークンは、Control Center や Calendar アプリなどの統合やプレミアム アプリケーションに使用されるため、ユーザーはこれらのアプリケーションを使用するために再認証が必要になる場合があります。

ユーザーの結合を元に戻す

ユーザーの結合で問題が発生した場合、またはアカウントに対するユーザー結合を元に戻す必要がある場合は、ユーザーの結合ファイルで元に戻す行を強調表示して、Smartsheet サポートまでご連絡くださいユーザーの結合ファイルをサポート リクエストに添付してください。

変更を進める前に、リクエストを確認するために Smartsheet サポートよりご連絡いたします。

ユーザーの結合は、過去 7 日間に完了した場合にのみロールバックできます。

ロールバックを行っても、ユーザー アカウントが完全に結合前の状態に戻ることはありません。 結合済みのアイテムのみが復元されます。 ユーザーはプレミアム アプリケーションへの再認証、自動化されたワークフローの修正、またはその他のアクションを実行する必要がある場合があります。