ユーザーの結合

APPLIES TO

  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

  • System Admin

エンタープライズ プランとプレミア プランの両方のシステム管理者は、ユーザーの結合機能を使用することで、ユーザーを結合して重複するエントリを排除し、2つのユーザープロファイルを 1 つにまとめることができます。 これは、各従業員が複数のメール アドレスを持っている組織では大いに役立ちます。

このトピックでは、ユーザーの結合機能に移動して使用する方法、複数の Smartsheet ユーザーを同時に結合するために CSV ファイルを適切に構造化してアップロードする方法など、ユーザーの結合を効果的に使用するためのベスト プラクティスを確認します。

管理センター: ユーザーの結合でアカウントを結合する

APPLIES TO

  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

ライセンスのあるシステム管理者は、ユーザーの結合機能を使用できます

概要

ビジネス プランまたはプロ プランを使用している場合、保持するアカウントにアイテムを移行し余分なアカウントは削除する必要があります。 

次のシナリオでユーザーの結合を使用できます。

  • 同じユーザーに属する組織内の 2 つのユーザー アカウントを結合する。これら 2 つのアカウントのうちいずれかは、メール アドレスの変更または電子メール ドメインの変更により作成された可能性があります。
  • メール アドレスが組織外のユーザーにまだ関連付けられていない限り、組織内のユーザーのプライマリ メール アドレスを更新します。

    入力したメール アドレスが、独自の Smartsheet ユーザー アカウントとして既に存在する場合、そのユーザー アカウントはお客様の組織のメンバーである必要があります。

  • 組織内のユーザーの電子メール ドメインを更新します。ドメインの更新は、合併、買収、売却、ブランディング、または統合の結果である可能性があります。

前提条件

ユーザーの結合を使用する前に、結合するメール アドレスに関連付けられているすべての電子メール ドメインを検証してアクティブにする必要があります。ユーザーの結合を実行しているシステム管理者は、結合するアカウントの 1 つにできません。別のシステム管理者がシステム管理者のアカウントのユーザー結合を実行する必要があります。

 

すべてのドメインの検証とアクティブ化

ユーザーの結合にはドメインの検証とドメインのアクティブ化が必要ですが、ユーザー自動プロビジョニング (UAP) を無効にすることができます。

入力したメール アドレスに対してユーザー アカウントが既に存在する場合、そのユーザー アカウントはお客様のユーザー リスト内の組織のメンバーのものである必要があります。

ユーザー アカウントが存在していても、アカウントから削除されているか、シートに共有されている場合、ユーザー管理に表示されないことがあります。このユーザーを結合するには、自分のアカウントに招待してください。この招待をユーザーが承諾すると、アクティブなメンバーとして組織に追加されます。

 

プレミアム アプリの役割を削除する

結合するアカウントのいずれかでプレミアム アプリの役割が有効になっている場合は、アカウントを結合する前に、まずこれらの権限を削除する必要があります。プレミアム アプリの役割は、アカウントが結合された後に再割り当てできます。

 

別の組織/団体のグループからユーザーを削除する

いずれかのアカウントが現在の組織/団体ではないグループのメンバーである場合は、アカウントを結合する前に、まずそのグループから削除してください。アカウント結合後に、該当のグループにユーザーを再度追加できます。


ユーザーの結合テンプレートをダウンロードして設定する

  1. 現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにログインします。
  2. [その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します。

    Brandfolder Image
    Merge Users option in User Management screen
  3. テンプレート ファイルをダウンロードするには、[ダウンロード] を選択します。 

    このテンプレートをユーザーの結合に使用します。 

    Brandfolder Image
    Download the template for merging users
  4. ダウンロードしたテンプレートに、次のように入力します。
    • 結合して閉鎖する必要のある、対応するアカウントのメール アドレスを [現在のログイン用メール アドレス] に入力します。
    • 保持するアカウントのプライマリ メール アドレスを [置換後のログイン用メール アドレス] 列に入力します。

      Brandfolder Image
      Merge users CSV template
  5. 完成したファイルを保存し、CSV 形式を保持します。

    各組み合わせのメール アドレスが同じユーザーのものであるようにします。

結合後、保持したアカウントのプライマリ メール アドレスは [置換後のログイン用メール アドレス] 列の値となります。[現在のログイン用メール アドレス] 列の値は、アカウントの代替メール アドレスとして保持されます。

1 つのファイルで最大 500 組のメール アドレスを指定できます。500 組を超えるメール アドレスを更新する必要がある場合は、追加の結合ファイルをアップロードしてください。入力したメール アドレスが、独自の Smartsheet ユーザー アカウントとして既に存在する場合、そのユーザー アカウントはお客様の組織のメンバーのものである必要があります。


結合をプレビューして適用する

  1. 現在の Smartsheet アカウントの資格情報を使用して、管理センターにログインします。
  2. [ユーザー管理] ページで、[その他のアクション] > [ユーザーの結合] を選択します。
  3. 更新されたファイルをアップロードして、[結合をプレビュー] を選択します。

    [結合をプレビュー] オプションは、無効なメール アドレス、重複したエントリ、未検証のドメインなどの問題がないか、メール アドレスを検証します。[結合準備完了] になっていないエントリは適用されず、対処可能な修正が [推奨事項] 列に表示されます。

    Brandfolder Image
    Preview merged users
  4. 準備ができたら、[結合を適用] を選択します。ユーザーの結合プロセスが進行中であることを示す確認メッセージが表示されます。
  5. ユーザーの結合プロセスが完了すると、影響を受けるユーザーには変更を通知する確認メールが送信されます。

    また、ユーザーの結合結果のレポートへのリンクが記載されたメールも送信されます。ユーザーの結合結果には、次の情報が含まれます。

    • 現在のログイン用メール アドレスは、結合されたメール アドレスです。
    • 置換後のログイン用メール アドレスは、保持されたメール アドレスです。
    • 結果は、指定したユーザーに対して結合が成功したかどうかを示します。
    • 保持されているアカウントの役割、所有アイテム、共有アイテム、およびグループ メンバーシップの数を表示するメトリック。

ユーザーの結合に含まれるアイテム

既存の組織/団体ではないグループ メンバーシップは含まれていないため、手動で処理する必要があります。前提条件を確認してください。

ユーザーの結合プロセスでは、以下のロジックが適用されます。 

  1. ユーザーがライセンス アカウントとライセンスなしアカウントの両方を持っている場合、Smartsheet によりライセンスなしアカウントが閉鎖されます。 
    • Smartsheet により、ライセンスなしアカウントのすべてのアセットがライセンス アカウントに転送されます。 
  2. ユーザーがライセンス アカウントを 2 つ持っている場合、Smartsheet により古いアカウントが維持され、新しいアカウントは閉鎖されます。

閉鎖が完了すると、Smartsheet により、閉鎖されたアカウントの以下のアイテムが保持されたアカウントに転送されます。

  • ユーザーに共有されている、またはユーザーが所有しているすべてのシート、レポート、ワークスペース、およびダッシュボード
  • ユーザーが所有しているグループ
  • グループ メンバーシップ
  • 役割 (ライセンス ユーザー、グループ管理者、システム管理者、リソース管理者など)
  • 代替メール アドレス
  • プロファイル情報

ユーザーの結合プロセスでは、[Transferred From (転送されたフォーム)] フォルダーにワークスペースのアイテムが移送されます。

 

注意事項

Smartsheet を使用していないユーザーが以下を受け取った場合、アカウントを作成するように促されます。

  • Smartsheet アイテムを編集または表示するための招待
  • 自動化ワークフローやその他のトリガーによるアラート 

アカウントを統合する際に、コネクタのワークフローと API トークンが失われないようにするためには、以下を確認してください。

  • 保持したいアカウントがライセンス アカウントであること
  • 閉鎖したいアカウントがライセンスなしであること

ユーザーの結合に含まれないアイテム

  • 自動化ワークフロー
  • 連絡先
  • コネクタ
  • お気に入り
  • API トークン* 

* API トークンは、統合や、Control Center や Calendar アプリなどのプレミアム アプリケーションに使用されます。ユーザーは、これらのアプリを使う際に再認証を求められる場合があります。


ユーザーの結合を元に戻す

ユーザーの結合で問題が発生した場合、またはアカウントに対するユーザー結合を元に戻す必要がある場合は、ユーザーの結合ファイルで元に戻す行を強調表示して、Smartsheet サポートまでご連絡ください。ユーザー結合ファイルを必ずサポート リクエストに添付してください

変更を進める前に、リクエストを確認するために Smartsheet サポートよりご連絡いたします。

ユーザーの結合は、過去 7 日間に完了した場合にのみロールバックできます。
 

ロールバックを行っても、ユーザー アカウントが完全に結合前の状態に戻ることはありません。結合済みのアイテムのみが復元できます。ユーザーはプレミアム アプリケーションへの再認証、自動化されたワークフローの修正、またはその他のアクションを実行する必要がある場合があります。