データ保持は、システム管理者がどのデータを保持するかを管理し、データ保持ポリシーの基準を満たすデータを消去するためのガバナンス制御です。
データ保持の詳細については、以下の情報を確認してください。
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ガバナンス制御により、システム管理者はコンプライアンスとデータ ガバナンスに関する組織/団体の要件をカスタマイズできます。この強力な制御には、より多くのガバナンス機能が含まれています。これにより、システム管理者がポリシーの制限を設定して実行することが容易になります。ポリシーのテンプレートは、ステップ バイ ステップのガイダンスにより、使いやすくなっています。
データ保持ポリシーを構成する
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ガバナンス制御を有効にするには、Smartsheet Advance Platinum のサブスクリプションか、Smartsheet Safeguard 付きのアドバンスド パッケージが必要です。
概要
ガバナンス データ ポリシー制御を使用して、データ保持ポリシーを設定し、保持するデータと消去するデータを管理します。
作成できるポリシーは 1 つのみです。ただし、そのポリシーには包括グループをいくつでも割り当てることができます。現在のポリシー条件では、シートとその添付ファイル/リンクのみがサポートされています。ポリシーは、指定した作成日または最終編集日よりも古いシートに適用できます。
データ保持ポリシーを設定してアクティブ化すると、バックグラウンドで実行され、保持されるデータが自社のコンプライアンス要件を満たしていることを保証します。
スキャンの結果、シートや添付ファイル/リンクが自社のポリシーに準拠していないことが判明した場合、シートの所有者は、データがポリシーに準拠していないことを通知され、何もしなければ削除されます。
削除が完了すると、削除を知らせる追加の通知が送信されます。
通知
削除の可能性に関する通知は、アイテムの管理者および所有者権限を持つユーザーに送信されます (ユーザーがデータ保持ポリシーの包括グループに属している場合)。グループに含まれていない、アイテムの管理者権限を持つユーザーには通知は送信されません。
データ保持ポリシーを設定する
- 管理センターにサインインします。
- 左上にある メニュー アイコンに移動し、 [ガバナンス制御] を選択します。
[ガバナンス制御] > [データ保持ポリシー] > [設定] を選択します。
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- 画面の指示に従って、ポリシー条件を設定します。
- 作成日時と最終更新日時を設定します。
- ポリシーを実行する頻度、事前通知の程度、ポリシーの対象となるグループを設定します。
[保存してオンにする] を選択し、ポリシーをアクティブ化します。
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ポリシーは、[ガバナンス制御] からいつでも有効または無効にできます。
データ保持ポリシーを編集するには
- [ガバナンス制御] > [データ保持ポリシー] の順に移動します。
- 表示 >[ポリシーの編集]の順に選択します。
ポリシーを更新すると、更新でスケジュールされたとおりにスキャンが実行されます。 ポリシーを変更すると、期間が再開され、含まれるグループが追加 (または削除) されます。
データ保持ポリシーは編集または無効化できますが、削除することはできません。
削除済みアイテムを復元する
所有者は、ポリシーによってアイテムが完全に削除される前であれば、シートを復元できます。
データ保持ポリシーによって削除されたアイテムを復元するには、次の 2 つの方法があります。
- シートを開きます。
- 修正し
- 変更内容を含むシートを保存。
これにより、そのアイテムが完全削除の評価リストから除外されます。