データ保持は、システム管理者がどのデータを保持するかを管理し、データ保持ポリシーの基準を満たすデータを消去するためのガバナンス制御です。
データ保持の詳細については、以下の情報を確認してください。
ガバナンス制御により、システム管理者はコンプライアンスとデータ ガバナンスに関する組織/団体の要件をカスタマイズできます。この強力な制御には、より多くのガバナンス機能が含まれています。これにより、システム管理者がポリシーの制限を設定して実行することが容易になります。ポリシーのテンプレートは、ステップ バイ ステップのガイダンスにより、使いやすくなっています。
データ保持ポリシーを構成する
ガバナンス データ ポリシー制御を使用して、データ保持ポリシーを設定し、保持するデータと消去するデータを管理します。
作成できるポリシーは 1 つのみです。しかし、そのポリシーには多くの包括グループを割り当てることができます。現在のポリシー条件では、シートとその添付ファイル/リンクのみがサポートされています。ポリシーは、指定した作成日または最終編集日よりも古いシートに適用できます。
データ保持ポリシーを設定してアクティブ化すると、バックグラウンドで実行され、保持されるデータがコンプライアンス要件を満たしていることを確認します。
スキャンの結果、シートや添付ファイル/リンクがポリシーに準拠していないことが判明した場合、シートの所有者は、データがポリシーに準拠していないことを通知され、何もしなければ削除されます。コンプライアンスに準拠するための対応を怠った場合、そのアイテムは削除されます。削除が完了すると、削除を知らせる追加の通知が送信されます。
データ保持ポリシーを設定する
- 管理センターにログインします。
- [ガバナンス制御] > [データ保持ポリシー] > [設定] を選択します。
- 画面の指示に従って、ポリシー条件を設定します。
- 作成日時と最終更新日時を設定します。
- ポリシーを実行する頻度、事前通知の程度、ポリシーの対象となるグループを設定します。
- [保存してオンにする] を選択し、ポリシーをアクティブ化します。
ポリシーは、ガバナンス制御をいつでも有効または無効にできます。
データ保持ポリシーを編集する:
- [管理センター] の [ガバナンス制御]に移動し、[ポリシーの編集] を選択します。
ポリシーを更新すると、更新でスケジュールされたとおりにスキャンが実行されます。ポリシーを変更すると、期間が再開され、含まれるグループが追加 (または削除)されます。
データ保持ポリシーは編集または無効化できますが、削除することはできません。
削除済みアイテムを復元する
所有者は、ポリシーによってアイテムが完全に削除される前であれば、シートを復元できます。
データ保持ポリシーによって削除されたアイテムを復元するには、次の 2 つの方法があります。
- シートを削除済みアイテム フォルダーの外に移動します。
-または- - シートを開いて編集し、新しい変更内容で保存します。