データ保持は、システム管理者がどのデータを保持するかを管理し、データ保持ポリシーの基準を満たすデータを消去するためのガバナンス制御です。
データ保持の詳細については、以下の情報を確認してください。
この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
ガバナンス制御により、システム管理者はコンプライアンスとデータ ガバナンスに関する組織/団体の要件をカスタマイズできます。この強力な制御には、より多くのガバナンス機能が含まれています。これにより、システム管理者がポリシーの制限を設定して実行することが容易になります。ポリシーのテンプレートは、ステップ バイ ステップのガイダンスにより、使いやすくなっています。
データ保持は、システム管理者がどのデータを保持するかを管理し、データ保持ポリシーの基準を満たすデータを消去するためのガバナンス制御です。
データ保持の詳細については、以下の情報を確認してください。
この機能が Smartsheet リージョンまたは Smartsheet Gov に含まれているかどうかを確認してください。
ガバナンス データ ポリシー制御を使用して、データ保持ポリシーを設定し、保持するデータと消去するデータを管理します。
作成できるポリシーは 1 つのみです。ただし、そのポリシーには包括グループをいくつでも割り当てることができます。現在のポリシー条件では、シートとその添付ファイル/リンクのみがサポートされています。ポリシーは、指定した作成日または最終編集日よりも古いシートに適用できます。
データ保持ポリシーを設定してアクティブ化すると、バックグラウンドで実行され、保持されるデータが自社のコンプライアンス要件を満たしていることを保証します。
スキャンの結果、シートや添付ファイル/リンクが自社のポリシーに準拠していないことが判明した場合、シートの所有者は、データがポリシーに準拠していないことを通知され、何もしなければ削除されます。コンプライアンスに準拠するための対応を怠った場合、そのアイテムは削除されます。削除が完了すると、削除を知らせる追加の通知が送信されます。
ポリシーは、[ガバナンス制御] からいつでも有効または無効にできます。
ポリシーを更新すると、更新でスケジュールされたとおりにスキャンが実行されます。 ポリシーを変更すると、期間が再開され、含まれるグループが追加 (または削除) されます。
データ保持ポリシーは編集または無効化できますが、削除することはできません。
所有者は、ポリシーによってアイテムが完全に削除される前であれば、シートを復元できます。
データ保持ポリシーによって削除されたアイテムを復元するには、次の 2 つの方法があります。