継続的なアカウント管理

アカウントからのユーザーの削除、複数のプランの統合、Smartsheet API への接続、および商品リリースとサポート更新の最新情報の確認についてのベスト プラクティスをご覧ください。

アカウントの統合およびアカウント クリーンアップの手順をご覧ください。

ユーザーの管理 (マルチユーザー プラン)

システム管理者は、アカウントに関連したユーザーを管理できます。たとえばシステム管理者は以下が可能です。

ユーザーの管理を開始するには、[アカウント] > [ユーザー管理] をクリック (またはここをクリック) し、ユーザー管理画面を開きます。

アカウント管理者画面

注: この機能はシングルユーザーのプランでは利用できません。ご利用のプランのタイプが不明な場合は、「Smartsheet のプランとユーザー タイプを特定する」を参照してください。


ユーザーの追加

システム管理者はユーザーをアカウントに招待し、そのアクセス権を管理できます。システム管理者であれば、Smartsheet を利用していない人でも、すでにアカウントを持っている人でも、他の Smartsheet プランの所有者でも、(アドバンスやチームなど旧プランも含め) ビジネス プランのシステム管理者でも、アカウントに招待して、1 つのアカウントに統合することが可能です。

重要: 別の Smartsheet アカウントに所属しているユーザーを招待するには、招待する前に、まずそのアカウントのシステム管理者に、そのアカウントから当該ユーザーを削除してもらう必要があります。

ユーザーを 1 名ずつ追加する 

  1. [アカウント] > [ユーザー管理] をクリック (またはここをクリック) し、ユーザー管理画面を開きます。
  2. [ユーザーの追加] ボタンをクリックします。
  3. ユーザーのプライマリ メール アドレスまたは代替メール アドレス (必須) と名前 (オプション) を入力します。
  4. そのユーザーを、ライセンス ユーザー (シート作成者/所有者)、リソース管理者、および/またはシステム管理者にするかを選択します。

    詳細は、Smartsheet のユーザー タイプを参照してください。

    注: システム管理者になるユーザーは必ずしもライセンス ユーザーである必要はありませんが、リソース管理者またはグループ管理者になるにはライセンス ユーザーである必要があります。
     
  5. [OK] をクリックします。

[承諾] ボタンが付いた確認の電子メールがユーザーに送信され、ユーザーはボタンをクリックすることでチームまたはエンタープライズ アカウントに参加できます。

複数のユーザーをまとめて追加する

複数のユーザーをまとめて追加するには、まずコンマで値を区切る形式の CSV ファイルを作成し、そこに追加したいユーザーのユーザー名とメール アドレスを入力しておく必要があります。そうすることで、ユーザー管理画面からそのリストをインポートできるようになります。

  1. CSV ファイルを作成し、追加したいユーザーの姓、名、およびメール アドレスを入力します。

    CSV ファイルの 1 行目に:
    名、姓、メール アドレスの列名が設定されていることを確認します。

    それぞれの列名の下に、アカウントに追加するチーム メンバーの名前とメール アドレス (プライマリ メール アドレスのみ使用できます) を入力します。

    注: 作成した CSV ファイルに、ご利用のアカウントにすでに登録されているユーザーのメール アドレスが含まれていても、そのユーザーが再登録されることはありません。
     
  2. [アカウント] > [ユーザー管理] をクリック (またはここをクリック) し、ユーザー管理画面を開きます。
  3. [ユーザー管理] 画面で [新しいユーザーのインポート] ボタンをクリックします。
  4. [選択] をクリックしてコンピューター内の CSV ファイルを探します。
  5. インポートするユーザーの役割を選択します。

    ライセンス ユーザー、システム管理者、グループ管理者、および/またはリソース管理者 (詳細は Smartsheet のユーザー タイプを参照してください) を選択できます。CSV ファイルにリストされたユーザー全員に、選択した役割が適用されます。必要に応じて、アカウントに追加した後に各ユーザーの役割を編集できます。
     
  6. [インポート] ボタンをクリックします。

すぐに CSV ファイル内のすべてのメール アドレスに確認の電子メールが送信されます。 受信者はその電子メールに添付されている [承諾] ボタンをクリックすることで、チームまたはエンタープライズ アカウントに参加できます。

注: 新しいアカウントに参加しても、ユーザーは以前に自身が作成したシートや共有されたシートにアクセスできます。

アカウントにユーザーを追加すると、ユーザー管理画面に表示されているユーザーなら誰でも、追加したユーザーに「連絡先」列を使用してタスクを割り当てることが可能になります。

招待を承諾したライセンス ユーザーの Smartsheet アカウントには、そのユーザーがすでに Smartsheet で自身のブランディングを設定していない限り、招待者の設定した色設定とロゴが適用されます。これにより、全シートで統一したブランディングを確立しやすくなります。

ヒント: 既定では、チームのすべてのユーザーが画面に表示されますが、一番上のドロップダウン リストからユーザー タイプ (ライセンス、ライセンスなし、管理者、非管理者、リソース管理者など) でリストをフィルタリングすることができます。テキスト フィールドに名前またはメール アドレスを入力して、ユーザーを検索することもできます。

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有料アカウントの統合

2 つのアカウントを統合したい場合、システム管理者であれば、上記の手順にて、アカウント (ベーシックまたはアドバンス プラン) の所有者、または既存の有料サブスクリプションのシステム管理者 (旧チームまたはビジネス プラン) を招待して、ご利用のプランのメンバーにすることで、2 つのプランを 1 つにすることができます。

注:エンタープライズ プランのシステム管理者や、システム管理者権限のないアカウントのユーザーには、招待メールは送信できません (エンタープライズ プランとの統合を検討されている場合はセールス チームまでご連絡ください)。

所有者またはシステム管理者が招待を承諾すると、以下のようになります。

  • その所有者またはシステム管理者は、招待したアカウントのメンバーとなり、そのアカウント設定は招待者のアカウント設定に上書きされます。
  • 招待されたアカウントのすべてのユーザーも、招待したプランに追加されます。

    注: 招待するアカウントには、そうしたユーザーを引き受けられるだけの十分なユーザー ライセンスが必要です。十分なライセンスがない場合は、アラートが表示されます。その場合、アカウントをアップグレードすれば、ライセンスを増やすことができます。これにより、招待メールも送信できるようになります。

招待したシステム管理者にシステム管理者権限を付与することができます。

招待を受けたチームのアクセス権におよぶ影響については、「チーム/エンタープライズ アカウントへの追加」にてご確認ください。

重要: 招待者のプランよりも多くの機能を持つプランのユーザーを招待しても (たとえば、旧チーム プランのシステム管理者がビジネス プランのシステム管理者を招待した場合)、アカウントで使用できる機能は、招待者のプランで利用できる機能に限られます。

それぞれのプランにどんな機能が用意されているかについては、「プランと価格」のページをご覧ください。


既存のユーザー アカウントのプロパティの編集

システム管理者は、アカウント内のユーザーの特定の属性を変更し、実行可能なことと、実行不可能なことを指定することができます。たとえば、ユーザーのライセンスの承認や取り消し、さらには以下のユーザー タイプの有効化や無効化が可能です。

  • システム管理者
  • グループ管理者
  • リソース管理者

これらの変更は、ユーザー管理画面にてユーザー別に実施することも、一括更新機能にてまとめて実施することも可能です。ユーザーごとに属性を編集する場合は、上記の属性以外に、ユーザーの姓名の変更や、Smartsheet で使用するメール アドレスの管理も可能です。

プロパティをユーザーごとに編集する

ユーザー管理画面にて属性を変更できます。方法は以下の通りです。

  1. [アカウント] > [ユーザー管理] をクリック (またはここをクリック) します。
  2. ユーザーのメール アドレスを右クリックし、[ユーザーの編集] を選択します。

注: ユーザーがまだ招待を承諾していない状態 (ステータスが「招待済み」) では、ユーザー名や代替メール アドレスは変更できません。そのユーザーが招待を承諾すると、その属性を編集できるようになります。

ユーザー プロパティを一括編集する

プラン内の複数のユーザーのタイプを一度に変更するには、ユーザーの一括更新機能を使用します。具体的には、ユーザー リストを CSV 形式でダウンロードし、そこに必要な変更を行い、再びそのリストを Smartsheet にアップロードします。

注: この編集方法では、ユーザー ライセンスを取り消すことも可能です。ユーザー ライセンスを取り消すと、共同作業者への通知なく、そのユーザーのシートは読み取り専用になります。ライセンスを取り消した後に、そのユーザーからシートを移行するには、このページの「ユーザー アカウント管理のためのその他のアクション」に記載されている手順に従って操作する必要があります。

ユーザーを一括更新するには:

  1. [アカウント] > [ユーザー管理] をクリックします。
  2. [その他のアクション] > [ユーザーの一括更新] を選択します。

    複数のユーザー


    [ユーザーの一括更新] ウィンドウが開きます。
     
  3. 一括更新の画面に表示されるステップに従い、ユーザーの属性を変更できるようにします。CSV ファイルにて、それぞれのユーザー タイプを「TRUE」にして承認したり、「FALSE」にして取り消したりします。

    CSV ファイル
     

注: ステータスが「招待済み」となっているユーザーのユーザー タイプの編集には、一括更新機能は使用できません。そのユーザーが招待を承諾すると、その属性を編集できるようになります。

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ユーザーの削除

システム管理者は、すべてのユーザーをアカウントから削除できます。

  1. [アカウント] > [ユーザー管理] をクリック (またはここをクリック) し、ユーザー管理画面を開きます。

  2. ユーザーのメール アドレスを右クリックして、[ユーザーの削除] を選択します。

    これにより、アカウントからそのユーザーのメール アドレスが削除されます。その後もユーザーは引き続き無料アカウントの共同作業者として Smartsheet にログインできますが、そのアカウントは元のアカウントとは関連付けられません。

  3. (オプション) [ユーザー共有アクセスの削除] チェックボックスをオンにすると、アカウントのほかのライセンス ユーザーが所有するすべての共有シートからそのユーザーが削除されます。

  4. (オプション) そのユーザーがシートを所有している場合、所有しているシートをほかのユーザーに移行のチェックボックスをオンにします。その上で、[新しい所有者の選択] をクリックしてシートを移行するユーザーを選択します。移行していないシートはすべて読み取り専用モードにロックされ、90 日後に削除されます。

    注: ユーザーがグループ管理者の場合は、シートとグループ所有権の移行のオプションが表示され、アカウント内のグループ管理者リストから移行先を選択できます。なお、グループ所有権が移行されるまでは、ユーザーを削除できません。

  5. [OK] をクリックします。

注: システム管理者であっても、アカウントから自分自身を削除することはできません。システム管理者が自分自身をアカウントから削除したい場合は、別のシステム管理者に (または別のユーザーをシステム管理者に昇格させ、そのシステム管理者に)連絡して、上記と同じステップにてアカウントから削除してもらいます。

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ユーザー アカウント管理のためのその他のアクション

個々のユーザー

ユーザーのメール アドレスを右クリックするか、または画面上部の [その他のアクション] ボタンをクリックすると、その他のアカウント管理オプションが表示されます。これにより、以下のアクションを実行できます。

  • 招待電子メールの送信 - ユーザーに招待リンクを再送します。
  • パスワード リセットの電子メールの送信 - パスワード リセット リンクを生成してメール アドレスに送信します。
  • ユーザー シート アクセス レポートのダウンロード - ユーザーがアクセスできるシート名がリスト化された Excel ファイルを生成します。
  • 所有しているシートをほかのユーザーに移行 - シートをアカウント内のほかのライセンス ユーザーに移行します
  • 所有しているグループをほかのユーザーに移行 - グループの所有権をアカウント内のほかのグループ管理者に移行します。
  • ユーザー共有アクセスの削除 - アカウントのライセンス ユーザーが所有するすべてのシートの共有からそのユーザーを削除します。
  • グループ メンバーシップの表示 - ユーザーがメンバーとなっているグループのリストを表示します。
  • すべてのグループから削除 - アカウントのユーザーが所有するすべてのグループから該当ユーザーを削除します。グループからメンバーを削除すると、そのメンバーはグループ全体に共有されているシートからも削除されます。

すべてのユーザー アカウント

ウィンドウ上部の [その他のアクション] ボタンをクリックすると、すべてのアカウントを管理するためのオプションが表示されます。

  • シート アクセス レポートのダウンロード - ​​アカウントのライセンス ユーザーが所有するすべてのシート、シートが保存されているワークスペース (もしあれば) の名前、各シートの共同作業者、最終更新時のタイムスタンプがリスト化された Excel ファイルを生成します。
  • 共有からのメール アドレスの削除 - アカウントのユーザーが所有するすべてのシートの共有から特定のメール アドレスを削除します。
  • ユーザー リストのダウンロード - アカウントのすべてのメンバー (招待済みおよびアクティブ)、各メンバーの代替メール アドレス (もしあれば) 、アクセス レベル (システム管理者、グループ管理者、リソース管理者など)、メンバーが所有するシート数、およびメンバーが Smartsheet に最後にログインしたときのタイムスタンプ (過去 6 カ月間のみ) がリスト化された Excel ファイルを生成します。
     

注: ユーザー数が 200 を超える組織には、ダウンロードではなく、シート アクセス レポートをダウンロードできるリンクを添付した電子メールが送信されます。

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