ユーザー タイプ

メンバー

「メンバー」とは、Smartsheet のすべての機能にアクセスできる有料ユーザーのことです。メンバーは以下の操作を実行できます。

• シート、レポート、ダッシュボード、ワークスペースの作成、編集、削除
• 他のユーザーとのアイテムの共有
• 自動化の作成および管理

メンバーは、プランの有料ライセンス数にカウントされます。

暫定メンバー

「暫定メンバー」は、メンバーと同じすべての機能を無料で利用できますが、利用できるのは現在の請求サイクルの終了時までです。有償ライセンスが割り当てられていないユーザーが、プランで初めて対象となるアクションを行うと、Smartsheet によってこのユーザー タイプが自動的に割り当てられます。対象となるアクションの詳細については、「Smartsheet ユーザー モデルと暫定メンバーシップ」をご覧ください。

請求サイクルの終了時に行われる処理は、システム管理者が管理センターで暫定メンバーの設定をどのように構成しているかによって異なります。

• 既定ではダウングレードされる: 有料メンバーに手動でアップグレードされていない暫定メンバーは、無料のユーザー タイプ (共同作業者またはゲスト) に自動的にダウングレードされ、上位のユーザー タイプを必要とする機能を利用できなくなります。以前のアクセス権を復元する必要がある場合は、システム管理者が手動でアップグレードする必要があります。
• 要望に応じて自動アップグレードも可能: システム管理者は、請求サイクルの終了時にすべての暫定メンバーを有料メンバーに自動的にアップグレードするよう設定を変更することも可能です。利用可能な有償ライセンスがない場合、追加のライセンスの費用が次回の自動請求または請求書に追加されます。

システム管理者は、請求サイクルの終了前でも、[ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページからいつでも暫定メンバーをダウングレードできます。アクティブ ユーザーをダウングレードすると、そのユーザーの業務が中断される可能性がありますのでご注意ください。

内部ユーザーは、ユーザー タイプのアップグレードを Smartsheet で直接リクエストできます。保留中のリクエストは、[ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページの [ライセンス リクエスト] フィルターに表示されます。

使用状況を確認してユーザー タイプを変更する手順については、「ユーザー タイプの管理」をご覧ください。請求サイクルの終了時に暫定メンバーに対して行われる処理内容を設定するには、「管理センター: 暫定メンバーに関する設定」をご覧ください。

共同作業者

「共同作業者」とは、共有されたコンテンツを閲覧できる無料ユーザーのことです。コメント者の権限も付与されている場合は、コメントの投稿や、添付ファイル/リンクの追加または削除もできます。共同作業者は、以下の操作を実行できます。

• 自分に共有されているシート、レポート、ダッシュボードの表示
• アイテムへのコメント、および添付ファイル/リンクの追加または削除 (コメント者の権限で共有されている場合)
• 表示可能なアイテムの添付ファイル/リンクのダウンロード
• シートのアクティビティのフォロー (編集者または管理者が設定している場合に通知を受信)

共同作業者は、アイテムの作成、コンテンツの編集、他のユーザーとのアイテムの共有などの操作はできません。

プロ プラン、ビジネス プラン、エンタープライズ プランでは、共同作業者は無料で利用できます。

ゲスト

「ゲスト」は、メール ドメインが組織のドメインと一致しない無料の外部ユーザーです。ゲストは、自分に直接共有されたアイテムにのみアクセスできます。

ビジネス プランおよびエンタープライズ プランでは、ゲストは無料で利用できます。

共有されたアイテムでゲストが実際にできること

ユーザー タイプが「ゲスト」である場合、プランにおいてそのユーザーが無料の外部ユーザーであることを示します。シート、レポート、ダッシュボードで実際に実行できる操作は、アイテムの共有時に割り当てられた共有権限レベルによって異なります。

具体的には、以下のようになります。

• 閲覧者として共有: ゲストはアイテムを開いてすべての内容を閲覧できますが、シートは読み取り専用になります。添付ファイル/リンクはダウンロードできますが、セルの編集やコメントの投稿はできず、コンテンツを表示する以外の操作はできません。
• コメント者として共有: ゲストはアイテムを閲覧し、行にコメントを追加できます。データを変更することなく意見を提供する必要がある外部の関係者とのフィードバックのやり取りに役立ちます。
• 編集者として共有: ゲストは、付与された編集者権限 ([編集者 (共有可)] または [編集者 (共有不可)]) に応じて、アイテムの閲覧や編集ができます。ロックされていない行や列の変更、更新リクエストの送信、自分を対象とする自動化の操作が可能です。ただし、新しい Smartsheet アイテムを作成したり、プラン上のアイテムの所有者になったりすることはできません。

ゲストは Smartsheet アイテムを作成することはできません。

「ゲスト」のユーザー タイプはプロ プランでは利用できません。プロ プランでは、外部ユーザーは内部ユーザーと同様に扱われるため、アイテムを共有されたユーザーには、メンバーまたは共同作業者のルールが適用されます。「ゲスト」という区分はありません。

各権限レベル (行レベルおよび列レベル) で許可される操作の一覧については、「シート、レポート、ワークスペースの共有権限」をご覧ください。

内部ユーザーと外部ユーザーの比較

内部ユーザーか外部ユーザーかによって、利用可能なユーザー タイプ (特にゲストとして利用できるかどうか) が決まります。

• 内部ユーザーとは、Smartsheet に登録されている組織のドメインと一致するメール アドレスを使用しているユーザーを指します。
• 外部ユーザーとは、組織のドメインと一致しないメール アドレスを使用しているユーザーを指します。

この区別は、ゲストのユーザー タイプを使用する際に特に重要です。ユーザー タイプとして「ゲスト」を利用できるのは外部ユーザーのみです。内部ユーザーにアイテムが共有された場合、付与された共有権限にかかわらず、Smartsheet では現在のユーザー タイプに応じてメンバー、暫定メンバー、または共同作業者として扱われ、ゲストとしては扱われません。

システム管理者は、管理センターの [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページで、ユーザーが内部ユーザーか外部ユーザーかを確認できます。このページでは、外部ユーザーの名前の横に地球儀アイコンが表示されます。

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プラン ユーザーと組織メンバーの比較

[ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページでは、「ユーザー タイプ」と「組織メンバーシップ」は、それぞれ独立したカテゴリーとして機能します。ユーザーが Smartsheet で実行できる操作は、ユーザー タイプによって決まります。また、システム管理者がユーザーのプロファイルと組織レベルの設定を管理センターで直接管理できるかどうかは組織メンバーシップによって決まります。

組織メンバーシップは、前述の内部ユーザーと外部ユーザーの区分とは別のものです。プラン ユーザーは、組織メンバーでなくても組織のメール ドメインを共有できます。また、外部ユーザーは、プラン ユーザーまたは組織メンバーのいずれかになることができます。

プラン ユーザーのプロファイルと組織メンバーシップは管理センターの外部で管理されるため、[ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページでは、一部の組織レベルのアクションを実行できません。ただし、メンバーへのアップグレードや共同作業者またはゲストへのダウングレードなど、ユーザー タイプの管理は引き続き行えます。

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[なし] を含むすべてのユーザー ステータスの定義については、「ユーザーの非アクティブ化と再アクティブ化の概要」をご覧ください。

ユーザー タイプ別の機能一覧

ユーザー タイプの変更

システム管理者は、管理センターの [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページでユーザー タイプの変更を管理できます。このページでは、以下の操作を実行できます。

• 共同作業者またはゲストをメンバーにアップグレード
• メンバーまたは暫定メンバーを共同作業者またはゲストにダウングレード
• ユーザーのアクセス権を完全に削除

手順について詳しくは、「ユーザー タイプの管理」をご覧ください。

ユーザーのアカウントを削除せずにアクセスを一時停止する非アクティブ化については、「ユーザーを非アクティブ化または再アクティブ化する」をご覧ください。

ご利用プランでのユーザー タイプの割り当て状況を確認するには、管理センターからユーザー タイプ レポートをダウンロードしてください。このレポートでは、各ユーザーのユーザー タイプ、メール アドレス、内部ユーザーか外部ユーザーかのステータスを確認できます。

システム管理者ではない場合

有償ライセンスが必要な場合は、Smartsheet のシートやその他のアイテムに表示されるバナーから [有償ライセンスをリクエスト] リンクを選択し、フォームに必要事項を入力して送信します。

その後、システム管理者がリクエストを確認し、ユーザー タイプをアップグレードするかどうかを決定します。組織の設定に応じて、リクエストは Smartsheet を通じて直接処理されるか、システム管理者が管理する外部プロセスに送られます。

管理者ユーザーの役割

管理者の役割は、ユーザー タイプとは別のものです。既存のユーザー タイプとは別にプランに割り当てられる役割です。管理者の役割によって、ユーザー タイプの要件は異なります。