L'administrateur système est responsable de l'ajout, de la gestion et de la suppression des utilisateurs de votre compte Smartsheet multi-utilisateurs. Passez en revue les meilleures pratiques de configuration et de gestion des utilisateurs sur votre compte.
Présentation du centre d’administration
Page d’accueil du centre d’administration
La page d’accueil du centre d’administration présente un récapitulatif de votre compte et des utilisateurs : licences restantes, tâches en attente et paramètres du compte. Apprenez à gérer les paramètres du compte global.
Un cercle coloré indique qu’un paramètre est actif. Les paramètres dépendent du forfait ; une icône de mise à niveau 
Sélectionnez l’icône du menu en bas à gauche pour accéder à la gestion des utilisateurs, à la gestion des groupes, aux demandes de licence ou aux informations sur le forfait et la facturation.
Pour obtenir des informations sur la gestion des utilisateurs :
- Centre d’administration : actions en masse, etc., avec la gestion des utilisateurs.
- Centre d’administration : ajouter, modifier ou désactiver des utilisateurs.
Pour obtenir des informations sur la gestion des groupes :
Page de demande de licence
La page de demande de licence affiche tous les utilisateurs à titre gratuit de votre compte ayant demandé une licence. Elle comporte leur nom, leur adresse e-mail, le temps écoulé depuis leur demande et un message du demandeur, le cas échéant.
Vous pouvez Decline (Refuser) ou Grant License (Allouer une licence) en utilisant les actions à droite.
Si vous avez activé la fonction Account Discovery (Découverte des comptes), vous voyez également les demandes de collaborateurs externes de votre domaine qui souhaitent rejoindre votre forfait.
Centre d’administration : ajouter, modifier ou désactiver des utilisateurs
Se connecter au centre d’administration
Pour accéder à Gestion des utilisateurs, connectez-vous au centre d’administration, puis sélectionnez Gestion des utilisateurs dans le menu en haut à gauche.
Attribuez plusieurs administrateurs système à votre compte, pour parer à l’éventualité que l’administrateur système principal ne soit pas disponible. En savoir plus sur les types d’utilisateurs.
Ajouter des utilisateurs individuellement
- Sélectionnez Ajouter un utilisateur en haut à gauche de la page Gestion des utilisateurs.
- Renseignez les détails de l’utilisateur dans le panneau Ajouter un utilisateur à droite.
Sélectionnez Inviter pour envoyer une invitation à cet utilisateur. L’utilisateur doit accepter l’invitation pour devenir un membre actif de votre organisation.
Pour trouver des utilisateurs ayant un statut donné (sans licence, actif, etc.), sélectionnez l’option Show All Users (Afficher tous les utilisateurs) en haut à droite, puis choisissez le statut.
Erreurs lors de l’ajout d’utilisateurs
Un utilisateur peut être associé à plusieurs forfaits, mais doit utiliser un e-mail unique pour chaque forfait. Si vous invitez un utilisateur sur votre forfait à l’aide d’un e-mail déjà associé à un utilisateur sur un autre forfait, vous recevrez le message d’erreur suivant : Cette personne appartient à un autre compte.
Pour y remédier, l’utilisateur peut par exemple fournir une autre adresse e-mail avec laquelle vous pourrez le réinviter. L’utilisateur peut également demander à l’administrateur système de son autre forfait de le supprimer de celui-ci. En savoir plus sur la gestion des adresses e-mail associées à votre forfait Smartsheet.
Smartsheet ne considère pas les listes de distribution comme des adresses e-mail valables pour de nouveaux comptes ou comme des adresses de destination pour les communications automatiques dans un flux de travail.
Modifier les propriétés d’un utilisateur
- Pour modifier des utilisateurs individuels, sélectionnez son nom dans votre liste de gestion des utilisateurs. Faites vos modifications dans le panneau de gauche Modifier l’utilisateur.
- Pour accéder à des actions supplémentaires pour l’utilisateur, sélectionnez en haut à droite. En savoir plus.
| Utilisez cette page | Pour exécuter cette action |
|---|---|
| Informations générales | Modifier le nom et les rôles de l’utilisateur, les rôles dans l’application Premium et afficher son adresse e-mail principale. |
| Profil | Modifier l’intitulé, le service, l’entreprise, les numéros de téléphone et la catégorie professionnelle de l’utilisateur. |
| Groupes | Afficher les groupes dont l’utilisateur fait partie et les détails des groupes ou les supprimer d’un groupe. |
| Adresses e-mail alternatives* | Ajouter des adresses e-mail au compte de l’utilisateur ou définir une autre adresse e-mail comme adresse e-mail principale. Notez que les utilisateurs peuvent supprimer les adresses e-mail alternatives à partir de la page Gestion des utilisateurs. |
Si vous ajoutez une adresse e-mail alternative, un e-mail de confirmation est envoyé à cette adresse. L’utilisateur doit confirmer la modification pour que l’adresse e-mail alternative soit ajoutée.
Ajouter des utilisateurs en masse
Pour ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, vous devez créer un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) qui contient les noms et les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser. Chaque fichier CSV que vous chargez est limité à 1 000 lignes. Par conséquent, vous ne pouvez ajouter que 1 000 nouveaux utilisateurs par fichier CSV.
Une fois fait, vous pouvez importer la liste via la page Gestion des utilisateurs.
Si votre fichier CSV comprend les adresses e-mail de toute personne ayant déjà été ajoutée à votre forfait, elle n’est pas ajoutée à nouveau.
- Sélectionnez Plus d’actions en haut à gauche de la page Gestion des utilisateurs.
Sélectionnez Importer des utilisateurs….
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- Suivez les étapes contenues dans la fenêtre contextuelle Importer des utilisateurs pour créer un fichier CSV contenant les noms, les adresses e-mail et les rôles que vous souhaitez ajouter :
- Télécharger le modèle de fichier
- Saisir les informations des utilisateurs et leur affecter des rôles
Charger le fichier CSV
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Sélectionnez Importer.
Un e-mail de confirmation est immédiatement envoyé à toutes les adresses e-mail répertoriées dans le fichier CSV. Les destinataires doivent sélectionner Accepter dans l’e-mail afin d’être intégrés au forfait Équipe ou Entreprise.
Rappel
- Toute feuille créée par l’utilisateur ou partagée avec lui demeure disponible même une fois qu’il a accepté l’invitation à rejoindre votre compte.
- L’ajout d’utilisateurs à l’équipe vous permet (ainsi qu’à quiconque répertorié dans l’écran Gestion des utilisateurs) d’attribuer des lignes de tâches à l’utilisateur à partir d’une colonne Liste des contacts.
- Les utilisateurs sous licence que vous invitez héritent de vos paramètres de couleur et de votre logo sur leur compte Smartsheet, à moins qu’ils aient déjà configuré leur propre personnalisation dans Smartsheet. Cela contribue à l’uniformisation de la personnalisation de vos feuilles.
- Par défaut, tous les utilisateurs de l’équipe apparaissent à l’écran. Vous pouvez filtrer la liste par type d’utilisateur (sous licence, sans licence, administrateur, non-administrateur, afficheur de ressources, etc.) à l’aide de la liste déroulante présente en haut de l’écran. Vous pouvez également saisir du texte pour rechercher des utilisateurs à l’aide de leur nom ou de leur adresse e-mail.
Voici un exemple de formatage de votre fichier CSV :
| Prénom | Nom | |
|---|---|---|
| Sandrine | Simon | sandrine.simon@smartsheet.com |
| Yann | Durand | yann.durand@smartsheet.com |
| David | Girard | david.girard@smartsheet.com |
Modifier les propriétés d’un utilisateur en masse
Utilisez l’option Mettre à jour les autorisations de base en masse… afin de modifier les types d’utilisateurs pour plusieurs utilisateurs de votre forfait à la fois. Pour ce faire, téléchargez une liste d’utilisateurs sous la forme d’un fichier CSV, modifiez les valeurs de la liste, puis chargez à nouveau la liste dans Smartsheet.
Cette méthode de modification vous permet de révoquer les licences des utilisateurs. Vous devrez peut-être transférer la propriété des utilisateurs par la suite.
Vous ne pouvez pas utiliser l’option Mettre à jour les autorisations de base en masse… afin de modifier le type d’utilisateur pour les utilisateurs dont le statut est Invité. Vous pouvez modifier ces propriétés uniquement si l’utilisateur a accepté l’invitation à rejoindre le forfait.
Pour mettre à jour les utilisateurs en masse :
- Sélectionnez Plus d’actions en haut à gauche de la page Gestion des utilisateurs.
Sélectionnez Mettre à jour les autorisations de base en masse….
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- Suivez les étapes contenues dans la fenêtre contextuelle Mettre à jour les autorisations de base en masse pour mettre à jour les attributs des utilisateurs.
- Télécharger la liste des utilisateurs
- Mettre à jour les rôles des utilisateurs
Charger le fichier CSV
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- Sélectionnez Importer.
Connecteurs et applications Premium
Vous pouvez modifier les rôles des utilisateurs et leurs autorisations pour les connecteurs et les applications Premium.
- Pour activer ou révoquer l’accès aux applications Premium et aux connecteurs sur votre compte, activez ou désactivez les curseurs pour chaque utilisateur.
- Pour apporter des modifications en masse aux rôles et aux autorisations, sélectionnez l’option Mettre à jour les autorisations en masse pour les applications Premium sur la page Gestion des utilisateurs. En savoir plus.
