Retirer, désactiver ou réactiver des utilisateurs

Gérer les comptes utilisateurs

Cet article présente des informations pertinentes pour l’ancien modèle de collaboration et le modèle d’abonnement utilisateur. Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.

Désactiver un utilisateur

Nous recommandons de désactiver un utilisateur interne pour l’empêcher de se connecter à Smartsheet. Cela signifie que l’utilisateur en question ne fait plus partie de votre entreprise. Si la désactivation s’est produite par erreur, vous disposez de sept jours consécutifs pour la corriger. Passé ce délai, vous devrez supprimer l’utilisateur et le réinviter pour lui redonner accès à Smartsheet.

Les utilisateurs que vous désactivez ne peuvent pas se connecter à Smartsheet, mais les éléments qu’ils ont créés restent disponibles. Lors de la désactivation, l’utilisateur perd sa licence (ancien modèle de collaboration) ou sa désignation de membre. Cette licence ou cette désignation de membre est alors disponible et il vous est possible de la réattribuer.

Vous ne pouvez désactiver que les utilisateurs de votre forfait associés à l’un de vos domaines actifs. Vous ne pouvez pas désactiver les utilisateurs dont les adresses e-mail sont associées aux domaines suivants, car cela révoque complètement leur accès à Smartsheet. Retirez-les plutôt de votre forfait.

• outlook.com
• gmail.com
• hotmail.com
• live.com
• yahoo.com
• aol.com
• verizon.net
• rocketmail.com
• comcast.net
• icloud.com
• charter.net
• web.de
• mail.com
• email.com
• usa.com
• duck.com
• mail.ru

Réactiver un utilisateur

Si un utilisateur a été désactivé par erreur, vous pouvez le réactiver. La réactivation permet de lui attribuer une licence (ancien modèle de collaboration) ou une désignation de membre (modèle d’abonnement utilisateur) et lui redonne accès aux éléments partagés ou à ceux dont il détient la propriété.

Notre politique de réactivation

• Vous ne pouvez réactiver un utilisateur après l’avoir désactivé que pendant une période de sept jours consécutifs. Vous ne pourrez plus réactiver l’utilisateur le huitième jour ou au-delà.
• Nous vous recommandons d’utiliser l’option Supprimer l’utilisateur dans le centre d’administration après sept jours. Au lieu de chercher à réactiver une personne, transférez la propriété de ses éléments à un autre utilisateur, puis réinvitez cette personne. Autre point : assurez-vous de ne pas révoquer les autorisations de partage de l’utilisateur si vous souhaitez qu’il conserve l’accès à ses éléments partagés.

Utilisateurs gérés par l’intégration d’annuaires

La politique de réactivation de sept jours s’applique exclusivement aux utilisateurs gérés dans le centre d’administration. Si vous gérez des utilisateurs via l’intégration d’annuaire et que vous essayez de réactiver un utilisateur après la période de sept jours, procédez comme suit : 

1. Désactivez temporairement l’intégration d’annuaire dans Smartsheet
2. Supprimez l’utilisateur via le centre d’administration
3. Réactivez l’intégration d’annuaire dans Smartsheet
4. Ajoutez l’utilisateur aux groupes pertinents

Ce processus vous permettra de les réapprovisionner par le biais de l’intégration d’annuaire.

Retirer un utilisateur

En retirant un utilisateur (la fonction s’appelait auparavant Supprimer l’utilisateur), vous le retirez définitivement de votre forfait et révoquez son accès aux éléments partagés. Toutefois, vous pouvez également décider de maintenir les droits d’accès de l’utilisateur. Les utilisateurs supprimés ne peuvent pas accéder à votre forfait, et leurs licences (ancien modèle de collaboration) ou leurs désignations de membres (modèle d’abonnement utilisateur) sont libérées.

Lorsque vous retirez un utilisateur, assurez-vous de transférer la propriété des éléments Smartsheet de l’utilisateur à un autre utilisateur.

Vous pouvez inviter un utilisateur précédemment supprimé à rejoindre de nouveau votre forfait en utilisant la même adresse e-mail.

Retirer les autorisations de partage

Lorsque vous supprimez un utilisateur, le centre d’administration vous demande si vous souhaitez également supprimer ses autorisations de partage.

Vous pouvez utiliser l’option Supprimer son accès à tous les éléments appartenant à votre forfait pour révoquer l’accès d’un utilisateur aux éléments de votre forfait. Si vous choisissez de ne pas supprimer les autorisations de partage après avoir retiré l’utilisateur, celui-ci a toujours accès aux éléments partagés. Cette action supprime simplement la licence de l’utilisateur (ancien modèle de collaboration) ou la désignation de membre (modèle d’abonnement utilisateur).

L’option Supprimer son accès à tous les éléments appartenant à votre forfait est activée par défaut.

Provisionnement automatique des utilisateurs

Vous pouvez supprimer des utilisateurs si le provisionnement automatique des utilisateurs (UAP) est activé dans votre forfait. Toutefois, si un utilisateur précédemment retiré se connecte alors qu’il n’a pas été ajouté à un autre forfait, il est réaffecté au forfait d’origine avec le provisionnement automatique des utilisateurs activé pour ce domaine. Notez que l’utilisateur doit se reconnecter à Smartsheet pour apparaître sur la page Gestion des utilisateurs (ancien modèle de collaboration) ou Rôles des utilisateurs et rapports (modèle d’abonnement utilisateur). En savoir plus sur le provisionnement automatique des utilisateurs.

Pour retirer, désactiver ou réactiver des utilisateurs

1. Accédez au centre d’administration.  
2. Sélectionnez Gestion des utilisateurs (ancien modèle de collaboration) ou Rôles des utilisateurs et rapports (modèle d’abonnement utilisateur).
3. Passez le curseur sur la ligne du compte de l’utilisateur à gérer.
4. À droite de la ligne, sélectionnez pour ouvrir le menu des actions.
5. Sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Supprimer le partage
   • Désactiver l’utilisateur
   • Supprimer l’utilisateur
   • Réactiver l’utilisateur

Pour trouver des utilisateurs désactivés

1. Accédez au centre d’administration.
2. Sélectionnez Gestion des utilisateurs (ancien modèle de collaboration) ou Rôles des utilisateurs et rapports (modèle d’abonnement utilisateur).
3. En haut à droite, modifiez le paramètre de filtre Afficher tous les utilisateurs et définissez-le sur Désactivé.
4. Recherchez le compte d’utilisateur désactivé.

Pour transférer la propriété d’éléments et de groupes

1. Accédez au centre d’administration.
2. Sélectionnez Gestion des utilisateurs (ancien modèle de collaboration) ou Rôles des utilisateurs et rapports (modèle d’abonnement utilisateur).
3. Passez le curseur sur la ligne du compte de l’utilisateur à gérer.
4. Sur le côté droit de la ligne, sélectionnez .
5. Sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Transférer la propriété…
   • Transférer les groupes possédés…
   • (Facultatif) Supprimer le partage
   • (Facultatif) Supprimer des groupes

Autres informations à connaître

Il vous incombe de vous assurer que l’accès et l’utilisation des services Smartsheet par vos utilisateurs respectent les limites autorisées. L’accès et l’utilisation non autorisés des services sont facturables conformément à la Politique relative aux limites. Sauf convention écrite contraire de Smartsheet, la suppression ou la désactivation des utilisateurs ou la cessation de l’utilisation des services n’affectera pas le droit de Smartsheet de facturer un accès et une utilisation non autorisés.

• Vous ne pouvez pas vous retirer vous-même d’un forfait, même si vous êtes un administrateur système. Un autre administrateur système doit vous retirer du forfait. 
• Vous ne pouvez pas révoquer l’accès à Smartsheet ou désactiver des utilisateurs en passant par des intégrations tierces.
• La désactivation d’un utilisateur révoque immédiatement tous les jetons d’accès API qu’il a générés. L’utilisateur désactivé ne peut plus les utiliser.
• Utilisez la liste déroulante de filtres en haut à droite pour trouver des utilisateurs selon leur statut ou leur type. Vous ne trouvez pas un utilisateur ? Essayez de modifier le paramètre de filtre. 
• Le centre d’administration et les appels API font apparaître un message d’erreur si vous essayez de réactiver un utilisateur plus de sept jours après sa désactivation.
• Si un administrateur système transfère la propriété d’un élément à un autre utilisateur sans supprimer les autorisations de partage du précédent propriétaire, ce dernier conservera ses autorisations d’administrateur.