Comment supprimer un utilisateur d’un compte

L’administrateur système d’un forfait multi-utilisateur peut supprimer n’importe quel utilisateur de son compte en suivant les étapes suivantes :

  1. Ouvrez le formulaire Gestion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Gestion des utilisateurs (ou cliquez ici).
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’adresse e-mail de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Supprimer l’utilisateur.

    REMARQUE : vous ne pouvez pas vous retirer d’un compte, même si vous êtes un administrateur système. Si vous êtes un administrateur système et que vous souhaitez être supprimé d’un compte, contactez un autre administrateur système.
     
  3. Cochez ou décochez l’une des cases facultatives associées à l’accès partagé et aux éléments possédés. (Vous trouverez des détails sur ces cases à cocher facultatives dans la section ci-dessous).
     
  4. Confirmez que vous souhaitez les supprimer en cliquant sur OK.

L’adresse e-mail est supprimée du compte. L’utilisateur peut toujours s’identifier dans Smartsheet en tant que collaborateur à titre gratuit, mais il ne sera plus associé à votre compte.

Lorsqu’un utilisateur est supprimé, son accès partagé aux feuilles possédées par d’autres utilisateurs sous licence du compte et aux éléments qui lui appartiennent, peut être supprimé à l’aide des cases à cocher facultatives (plus de détails sur ces options dans la section ci-dessous). Une fois ce processus terminé, il ne peut être annulé ou inversé. La restauration de l’accès après le retrait doit se faire manuellement par le partage et le transfert de propriété.

Options proposées lors de la suppression

Lorsqu’un utilisateur est supprimé d’un compte, vous (en tant qu’administrateur système) devez effectuer deux actions pour contrôler l’accès dont dispose l’utilisateur après sa suppression :

Retirer l’accès au partage de l’utilisateur : retire le partage de tous les éléments de la feuille de calcul appartenant à d’autres utilisateurs sur le compte.

Transférer les feuilles possédées à un autre utilisateur : avec cette option, vous pouvez sélectionner un nouveau propriétaire pour tous les éléments Smartsheet de l’utilisateur supprimé (feuilles, rapports, tableaux de bord).

Quelques aspects clés de cette option : 

  • Tout objet possédé par l’utilisateur supprimé, et n’étant pas transféré, sera automatiquement verrouillé en mode lecture seule, avant d’être complètement supprimé après 30 jours.
  • Le nouveau propriétaire verra les feuilles, rapports et tableaux de bord transférés dans Accueil dans le panneau de gauche, dans un dossier nommé Transféré de [adresse e-mail du propriétaire précédent].
  • Tous les autres collaborateurs partagés (éventuels) demeureront partagés et conservent leur niveau d’autorisation de partage.

Raisons pour lesquelles conserver leur accès et leur propriété (décocher les options)

Si votre entreprise possède plus d’un compte, un administrateur système peut avoir à contribuer au processus de transfert d’un utilisateur d’un compte à un autre, tout en lui laissant l’accès et la propriété des éléments Smartsheet dont il a besoin.

  1. Si vous souhaitez qu’il conserve son accès partagé et la propriété de ses feuilles, vous devez décocher les deux cases facultatives.
     
  2. Cliquez sur OK.

Raisons pour lesquelles supprimer leur accès et leur propriété (cocher les options)

L’administrateur système peut avoir à supprimer un utilisateur et à s’assurer qu’il ne peut plus accéder aux informations détenues par le compte.

  1. Si vous souhaitez supprimer son accès partagé et transférer ses feuilles à un autre utilisateur sous licence, vous devez cocher les deux cases facultatives et sélectionner le destinataire de ses feuilles.
     
  2. Cliquez sur l’option sélectionner un nouveau propriétaire et choisissez un autre utilisateur sous licence du compte pour qu’il reçoive la propriété des feuilles.
  3. Cliquez sur OK.

    Transfert vers Sally Smart

     
  4. Après avoir confirmé que le nouveau destinataire figure dans le champ Transférer la propriété à, cliquez sur OK.

REMARQUES :

  • S’il s’agit d’un administrateur de groupe, vous verrez également l’option Transférer la propriété du groupe à . Vous pouvez alors transférer la propriété des groupes à un autre administrateur de groupe sur le compte. L’utilisateur ne peut pas être supprimé tant que la propriété de ses groupes n’a pas été transférée.
  • Vous ne pouvez pas vous retirer d’un compte, même si vous êtes un administrateur système. Si vous êtes administrateur système et que vous souhaitez être supprimé d’un compte, contactez un autre administrateur système (ou conférez à un autre utilisateur le statut Administrateur système) qui pourra vous supprimer en suivant les instructions ci-dessus.