Fusion des utilisateurs

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Licensed System Administrators can use the User Merge feature

La fonctionnalité de fusion d’utilisateurs permet aux administrateurs systèmes des forfaits Entreprise et Premier de fusionner des utilisateurs, ceci afin d’éliminer les entrées en double et de combiner deux profils d’utilisateurs en un seul. Cela est très utile aux organisations qui ont plusieurs adresses e-mail par employé.

Dans cette rubrique, nous passerons en revue les meilleures pratiques pour utiliser efficacement la fusion d’utilisateurs, y compris la manière de naviguer et d’accéder à la fonctionnalité de fusion d’utilisateurs, ainsi que la manière de structurer et de charger correctement des fichiers CSV, permettant de fusionner plusieurs utilisateurs Smartsheet en même temps.

Centre d’administration : associer des comptes avec la fusion d’utilisateurs

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Les administrateurs système sous licence peuvent utiliser la fonction de fusion d’utilisateurs

Grâce à la fusion d’utilisateurs, vous pouvez mettre à jour les adresses e-mail en bloc ou fusionner deux comptes d’utilisateurs en un seul et même compte. La fusion des comptes d’utilisateurs entraîne automatiquement le transfert de l’ensemble des feuilles, rapports, tableaux de bord, espaces de travail et informations de partage de deux comptes à un seul compte.

Avez-vous un forfait Affaire ou Pro ? Vous devrez transférer les éléments vers le compte que vous souhaitez conserver avant de supprimer le compte supplémentaire

Vous pouvez utiliser la fusion d’utilisateurs dans les situations suivantes :

  • Fusion de deux comptes d’utilisateurs de votre organisation appartenant à la même personne. L’un de ces deux comptes peut avoir été créé suite à un changement d’adresse e-mail ou de domaine de messagerie.
  • Mise à jour de l’adresse e-mail principale des utilisateurs de votre organisation, pour autant que l’adresse e-mail ne soit pas déjà associée à un utilisateur extérieur à votre organisation.
    Si une adresse e-mail saisie existe déjà en tant que compte d’utilisateur Smartsheet, ce compte d’utilisateur doit être membre de votre organisation.
  • Mise à jour des domaines de messagerie des utilisateurs de votre organisation. La mise à jour du domaine peut résulter d’une fusion, d’une acquisition, d’une cession, d’une stratégie de marque ou de consolidation.

Avant de commencer

Valider et activer tous les domaines

Avant de pouvoir utiliser la fusion d’utilisateurs, vous devez valider et activer tous les domaines de messagerie associés aux adresses e-mail que vous souhaitez fusionner.

La fusion d’utilisateurs nécessite une validation et une activation de domaine, mais la fonction de provisionnement automatique des utilisateurs peut être désactivée.

Si un compte d’utilisateur existe déjà pour une adresse e-mail saisie, il doit être membre de votre organisation dans votre liste d’utilisateurs.

Le compte d’utilisateur peut exister et ne pas être répertorié dans la Gestion des utilisateurs s’il a été supprimé du compte ou s’il fait l’objet d’un partage sur une feuille. Pour fusionner cet utilisateur, invitez-le sur votre compte. Il doit accepter l’invitation pour être ajouté à votre organisation en tant que membre actif.

Supprimer les rôles des applications Premium

Si les rôles des applications Premium sont activés sur l’un ou l’autre des comptes que vous souhaitez fusionner, commencez par supprimer ces autorisations avant de fusionner les comptes. Vous pouvez réattribuer les rôles des applications Premium après la fusion des comptes.

Télécharger et configurer le modèle de fusion d’utilisateurs

  1. Connectez-vous au Centre d’administration à l’adresse https://admin.smartsheet.com à l’aide de vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
  2. Sélectionnez Autres actions > Fusionner les utilisateurs.

    Fusionner les utilisateurs
  3. Pour télécharger le fichier du modèle, sélectionnez Télécharger. 
    Vous utiliserez le modèle pour la fusion des utilisateurs. Télécharger la fusion d’utilisateurs
  4. Dans le modèle téléchargé, saisissez les éléments suivants :
    • Dans Adresse e-mail actuelle pour la connexion, saisissez les adresses e-mail des comptes correspondants devant être fusionnés et fermés.
    • Dans la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion, saisissez les adresses e-mail principales des comptes que vous souhaitez conserver.

      Adresses e-mail de la fusion d’utilisateurs
  5. Enregistrez le fichier complété et conservez-le au format CSV.

Assurez-vous que les adresses e-mail de chaque paire appartiennent à la même personne.

Vous pouvez spécifier jusqu’à 500 paires d’adresses e-mail par fichier. Si vous devez mettre à jour plus de 500 paires d’adresses e-mail, vous devrez télécharger des fichiers de fusion supplémentaires.

Si une adresse e-mail saisie existe déjà en tant que compte d’utilisateur Smartsheet, ce compte d’utilisateur doit être membre de votre organisation.


Après la fusion, l’adresse e-mail principale du compte conservé sera la valeur de la colonne Adresse e-mail de remplacement pour la connexion. La valeur figurant dans la colonne Adresse e-mail actuelle pour la connexion sera conservée comme adresse e-mail alternative sur le compte.

Afficher un aperçu et appliquer la fusion

  1. Connectez-vous au Centre d’administration à l’adresse https://admin.smartsheet.com à l’aide de vos identifiants de compte Smartsheet actuels.
  2. Sur la page Gestion des utilisateurs, sélectionnez Autres actions > Fusionner les utilisateurs.
  3. Téléchargez le fichier mis à jour, puis sélectionnez Afficher un aperçu de la fusion.Aperçu de la fusion

    L’option Afficher un aperçu de la fusion permettra de valider les adresses e-mail afin d’éviter d’éventuels problèmes, tels que des adresses e-mail non valides, des entrées en double, des domaines non validés, et autres. Les entrées qui ne sont pas prêtes à être fusionnées ne seront pas concernées et une solution pratique sera indiquée dans la colonne Recommandation.

    Écran de l’aperçu de la fusion

  4. Une fois prêt, sélectionnez Appliquer la fusion.

    Un message de confirmation indiquant que la fusion des utilisateurs est en cours s’affiche.

    Confirmation de la fusion
  5. Une fois le traitement de la fusion des utilisateurs terminé, les utilisateurs concernés recevront un e-mail de confirmation pour les informer des changements.

    Vous recevrez également un e-mail contenant un lien vers un rapport des résultats de la fusion des utilisateurs. Les résultats de la fusion d’utilisateurs comprennent les informations suivantes :

    • L’adresse e-mail actuelle pour la connexion est l’adresse e-mail qui a été fusionnée.
    • L’adresse e-mail de remplacement pour la connexion est l’adresse e-mail qui a été conservée.
    • Le résultat indique si la fusion a réussi pour un utilisateur donné.
    • Des métriques pour afficher le nombre de rôles, d’éléments possédés, d’éléments partagés et d’appartenance à des groupes pour le compte conservé.

Résumé de la fusion d’utilisateurs

Et voilà, vous avez terminé la fusion d’utilisateurs.

Éléments inclus dans une fusion d’utilisateurs

Dans le processus de fusion des utilisateurs, Smartsheet applique le principe suivant : 

  1. Si un utilisateur possède à la fois des comptes sous licence et sans licence, Smartsheet ferme le compte sans licence. 
    • Smartsheet transfère toutes les ressources du compte sans licence vers le compte sous licence. 
  2. Si un utilisateur possède deux comptes sous licence, Smartsheet conserve l’ancien compte et ferme le nouveau.

Une fois terminé, Smartsheet transfère les éléments suivants du compte fermé vers le compte conservé :

  • Toutes les feuilles, rapports, espaces de travail et tableaux de bord qui sont partagés avec ou possédés par l’utilisateur
  • Groupes appartenant à l’utilisateur
  • Appartenance au groupe
  • Rôles (par exemple, utilisateur sous licence, administrateur de groupe, administrateur système, observateur de ressources, etc.)
  • Adresses e-mail alternatives
  • Informations de profil

Dans le processus de fusion des utilisateurs, le système place les éléments de l’espace de travail dans le dossier Transféré de.

Informations à connaître

Smartsheet invite les personnes qui n’utilisent pas Smartsheet à créer un compte si elles ont reçu les éléments suivants :

  • Une invitation à modifier ou à consulter un élément Smartsheet
  • Une alerte provenant d’un flux de travail d’automatisation ou d’autres déclencheurs 

Pour éviter de perdre les flux de travail de connecteurs et les jetons d’API lorsque vous fusionnez des comptes, vérifiez que :

  • Le compte que vous souhaitez conserver est sous licence 
  • Le compte que vous souhaitez fermer est sans licence

Éléments non inclus dans une fusion d’utilisateurs

  • Flux de travail d’automatisation
  • Contacts
  • Connecteurs
  • Favoris
  • Jetons d’API* 

* Les jetons d’API sont utilisés pour les intégrations et les applications Premium telles que Control Center et Calendar App. Les utilisateurs devront peut-être s’authentifier à nouveau pour utiliser ces applications.

Annuler la fusion d’utilisateurs

Si vous rencontrez des problèmes avec la fusion d’utilisateurs, ou devez annuler la fusion d’utilisateurs pour un compte, mettez en surbrillance les lignes du fichier de fusion d’utilisateurs que vous souhaitez annuler, puis contactez l’assistance Smartsheet. Veuillez joindre le fichier de fusion d’utilisateurs à la demande d’assistance.

L’assistance Smartsheet vous contactera pour confirmer la demande avant de procéder aux modifications.

Une fusion d’utilisateurs ne peut être annulée que si elle a été effectuée au cours des sept derniers jours.

Une restauration ne ramènera pas complètement un compte d’utilisateur à son état antérieur à la fusion. Seuls les éléments qui ont été fusionnés seront restaurés. Les utilisateurs peuvent avoir besoin de s’authentifier à nouveau aux applications Premium, de réparer les flux de travail automatisés ou d’effectuer d’autres actions.