Types d'utilisateurs et autorisations

Votre type d’utilisateur indique ce que vous pouvez faire ou non avec votre compte Smartsheet.

REMARQUE : Votre type d’utilisateur n’est pas lié à votre accès aux feuilles. Votre niveau d’autorisation de partage (Spectateur, Éditeur ou Administrateur) indique ce que vous pouvez faire ou non dans une feuille et peut varier d’une feuille à l’autre. Pour plus d’informations sur le partage des niveaux d’autorisation, voir Partage des niveaux d’autorisation.

Les caractéristiques ici ne sont pas disponibles pour les types de forfait à utilisateur unique. Vous n’êtes pas sûr du type de forfait que vous avez ? Voir Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet

Smartsheet intègre les types d’utilisateurs suivants :

• Administrateur système
• Administrateur de groupe
• Afficheur de ressources
• Utilisateur sous licence
• Utilisateur gratuit
  • Utilisateur sans licence
  • Collaborateur à titre gratuit

Il existe également des types d’utilisateurs spécifiques pour les applications Premium Smartsheet pour les connecteurs Jira et Smartsheet pour connecteur Salesforce.

Smartsheet pour connecteur Jira :

• Administrateur du connecteur Jira
• Utilisateur du connecteur Jira

Smartsheet pour connecteur Salesforce :

• Administrateur du connecteur Salesforce
• Utilisateur du connecteur Salesforce

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Administrateur système

Les administrateurs système sont désignés pour gérer les utilisateurs et ajuster les paramètres pour tous les utilisateurs du compte.

Pour plus de détails à ce sujet, consultez l’article d’aide Gestion des utilisateurs dans un forfait multi-utilisateurs.

Un administrateur système n’a PAS besoin d’avoir une licence.

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Administrateur de groupe

Les administrateurs de groupe sont capables de créer et de gérer des groupes (pour plus d’informations sur les groupes, voir :Créez et gérez des groupes de contacts Smartsheet basés sur les contacts dans leur liste des contacts Smartsheet (voir l’article Liste des contacts pour plus d’informations). Tous les utilisateurs du compte peuvent partager et envoyer des informations aux groupes créés par l’Administrateur.

Un administrateur de groupe doit également posséder une licence.

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Afficheur de ressources

Les afficheurs de ressources sont capables de suivre tout le monde dans le pourcentage d’allocation du compte à travers toutes les feuilles. Un afficheur de ressources doit disposer d’une licence utilisateur associée à un compte Affaire ou Entreprise. (Plus d’informations sur cette fonctionnalité sont disponibles dans l’article d’aide Affichages des ressources)

Bien qu’une licence soit nécessaire pour acquérir le statut d’afficheur de ressources, tous les titulaires d’un compte (utilisateurs sous licence et sans licence) peuvent être suivis comme ressources par l’afficheur de ressources.

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Utilisateur sous licence

Le nombre d’utilisateurs sous licence disponibles sur votre compte varie selon le type de compte :

• Un compte individuel n’a qu’un seul utilisateur sous licence : l’utilisateur sous licence est le propriétaire du compte.
• Un compte Affaire ou Entreprise peut avoir plusieurs utilisateurs sous licence. Tout administrateur système peut attribuer des licences à partir du formulaire Gestion des utilisateurs.
• Si vous participez à un essai gratuit de 30 jours, vous êtes également considéré comme un utilisateur sous licence.

 

Les fonctionnalités qui impliquent la création, la possession, l’administration ou la conduite d’un processus, d’un programme ou d’un projet dans Smartsheet, exigent une licence payante. Par exemple, une licence est nécessaire pour effectuer les opérations suivantes :

• Créer et posséder des feuilles et des modèles (le nombre de feuilles que vous pouvez créer dépendra de votre type de forfait)
• Créer, posséder et gérer des rapports
• Créer des espaces de travail
• Publier des feuilles, des rapports et des tableaux de bord
• Insérer et supprimer des colonnes*
• Modifier les propriétés de la colonne*
• Masquer et afficher les colonnes*
• Créer et modifier des formulaires*
• Verrouiller des colonnes et des lignes*
• Créer et modifier des demandes d’actualisation, des actions et des flux de travail automatisés
• Créer des rappels au niveau de la feuille et des rappels de ligne pour les autres utilisateurs
• Demander la sauvegarde de feuilles
• Obtenir l’accès Afficheur de ressources ou Administrateur de groupe sur un compte Affaire ou Entreprise
• Afficher le journal d’activité
• Créer, supprimer et modifier des filtres partagés
• Créer des règles de mise en forme conditionnelle
• Envoyer des lignes
• Modifier les paramètres du projet

* Ces activités nécessitent des autorisations de partage de la feuille au niveau du propriétaire ou de l’administrateur.

 

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Utilisateur gratuit

Les utilisateurs à titre gratuit (Utilisateurs sans licence et Collaborateurs à titre gratuit) sont des participants importants dans la collaboration sur le travail que vous gérez dans Smartsheet. Les utilisateurs à titre gratuit peuvent voir, modifier et actualiser les feuilles et les rapports dans la plateforme. (La création, la possession, l’administration ou la conduite d’un processus, d’un programme ou d’un projet dans Smartsheet nécessite une licence payante).

Si un utilisateur à titre gratuit accède à une feuille partagée en tant qu’administrateur, il ne pourra pas créer et gérer de formulaires sur cette feuille, ni insérer, renommer, supprimer, masquer/afficher, déplacer ou modifier les propriétés des colonnes. Ces fonctionnalités sont accessibles uniquement au propriétaire de la feuille et aux utilisateurs sous licence disposant d’autorisations de partage Administrateur.

Utilisateur sans licence

Les utilisateurs sans licence font partie d’un compte Affaire ou Entreprise mais ils ne peuvent pas créer ou posséder de feuilles. Un utilisateur sans licence n’est pas pris en compte dans le calcul du nombre maximal d’utilisateurs du compte.

Les afficheurs de ressources peuvent suivre les tâches attribuées à ces utilisateurs et les administrateurs système peuvent gérer leurs comptes, comme décrit ci-dessus. Les utilisateurs sans licence peuvent accéder aux feuilles partagées en tant que Spectateurs (lecture seule), Éditeurs (ils peuvent modifier les données des cellules) ou Administrateurs (ils peuvent gérer la feuille), et même les partager à nouveau en fonction du niveau de partage qui leur a été attribué.

Pour ajouter un utilisateur sans licence à un compte Affaire ou Entreprise, décochez la case Utilisateur sous licence lorsque vous envoyez l’invitation. En savoir plus sur la Gestion des utilisateurs d’un forfait multi- utilisateurs.

Collaborateur à titre gratuit

Les collaborateurs à titre gratuit peuvent partager autant de feuilles qu’ils le souhaitent, mais ils ne peuvent pas en créer. Ils peuvent accéder aux feuilles partagées en tant que Spectateurs (lecture seule), Éditeurs (ils peuvent modifier les données des cellules), ou Administrateurs (ils peuvent gérer la feuille), et même les partager à nouveau en fonction du niveau de partage qui leur a été attribué.

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Types d’utilisateurs spécifiques aux connecteurs

Si votre organisation a acheté le connecteur Smartsheet pour Jira ou Smartsheet pour Salesforce, tout administrateur système peut contrôler qui peut accéder au connecteur correspondant.

Ces types d’utilisateurs ne sont disponibles que pour les personnes qui ont acheté le connecteur Salesforce ou Jira. (Pour plus d’informations sur les connecteurs, cliquez ici.)

Smartsheet pour Jira - Types d’utilisateurs

Les administrateurs système Smartsheet peuvent contrôler le niveau d’accès de quelqu’un au connecteur Smartsheet pour Jira, le cas échéant. Consultez Smartsheet pour Jira pour plus d’informations sur le connecteur.

Vous devez être un utilisateur sous licence dans Smartsheet et posséder un compte Jira pour pouvoir utiliser le connecteur Smartsheet pour Jira.

Administrateur du connecteur Jira

Les administrateurs du connecteur Jira sont désignés par un administrateur système Smartsheet pour installer et configurer Smartsheet pour Jira.

Un administrateur du connecteur Jira peut :

• Configurer Smartsheet pour Jira en connectant l’hôte Jira à Smartsheet, en supposant que vous êtes également administrateur dans l’application Jira. Consulter l’article Connecteur Smartsheet pour Jira pour plus d’informations.
• Désigner d’autres personnes dans le compte Smartsheet comme utilisateurs Jira.
• Dépanner les flux de travail créés par les utilisateurs Jira en les désactivant.

Utilisateur du connecteur Jira

Les utilisateurs des connecteurs Smartsheet pour Jira peuvent créer des flux de travail avec Smartsheet pour Jira qui synchronisent les informations entre les deux applications.

Voir Connecteur Smartsheet pour Jira : création et modification des flux de travail pour plus d’informations sur la création de flux de travail avec ce connecteur.

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Smartsheet pour Salesforce - Types d’utilisateurs

Les administrateurs système Smartsheet peuvent contrôler le niveau d’accès d’une personne au connecteur Smartsheet pour Salesforce, le cas échéant. Voir Smartsheet pour Salesforce pour plus d’informations sur le connecteur. 

Vous devez être un utilisateur sous licence de Smartsheet et posséder un compte Salesforce pour pouvoir utiliser le connecteur Smartsheet pour Salesforce.

Administrateur du connecteur Salesforce

Les administrateurs du connecteur Salesforce sont désignés par un administrateur système Smartsheet pour configurer le connecteur.

En tant qu’administrateur du connecteur Salesforce, vous pouvez :

• Configurer Smartsheet pour Salesforce en connectant votre hôte Salesforce à Smartsheet (vous devez également être administrateur dans Salesforce). Consultez Connecteur Smartsheet pour Salesforce : Configuration de l’administrateur pour plus d’informations.
• Désigner d’autres personnes dans le compte Smartsheet comme utilisateurs du connecteur Salesforce.
• Dépanner les flux de travail créés par les utilisateurs du connecteur Salesforce en les désactivant.

Utilisateur du connecteur Salesforce

Les utilisateurs du connecteur Smartsheet pour Salesforce peuvent créer des flux de travail avec le connecteur Salesforce qui synchronisent les informations entre les deux applications.

Voir Connecteur Smartsheet pour Salesforce : synchroniser les données Smartsheet avec Salesforce pour plus d’informations sur la création de flux de travail avec ce connecteur.

Lorsque vous partagez une feuille avec quelqu’un, vous pouvez indiquer le niveau d’autorisation du partage : Spectateur, Éditeur ou Administrateur . Le niveau d’autorisation détermine les fonctionnalités qui seront à la disposition d’un collaborateur pour l’élément que vous partagez (une feuille, un rapport ou un espace de travail, par exemple). Lorsque vous créez un élément, vous en êtes le Propriétaire.

Sujets abordés dans cet article :

• niveaux d’autorisation de partage pour les feuilles
• niveaux d’autorisation de partage pour les rapports

Veuillez consulter Partager un tableau de bord Smartsheet si vous souhaitez de plus amples informations sur les niveaux d’autorisation de partage pour un tableau de bord.

Le niveau d’autorisation de partage pour une feuille ne dépend pas de votre type de compte utilisateur. L’administrateur système d’un compte multi-utilisateur peut par exemple n’avoir qu’un niveau de partage Spectateur pour une feuille donnée ; vous pouvez également être un collaborateur à titre gratuit avec un niveau de partage Administrateur pour une feuille.

Consultez le guide infographique pour en savoir plus sur les différences entre les autorisations et les types de comptes d’utilisateurs : Explications concernant les types d’utilisateurs et les autorisations de partage ou consultez notre article d’aide sur les types d’utilisateurs.

Certaines fonctionnalités énumérées ici ne sont disponibles que pour les clients disposant d’une licenceVous n’êtes pas sûr d’avoir une licence ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.

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Niveaux d’autorisation de partage pour les feuilles

Gestion des feuilles

Options disponibles	Spectateur	Éditeur	Administrateur	Propriétaire
Voir toutes les données de la feuille ainsi que les commentaires	Oui	Oui	Oui	Oui
Modifier les lignes et les colonnes non verrouillées d’une feuille	Non	Oui	Oui	Oui
Modifier les cellules des colonnes ou des lignes verrouillées	Non	Non	Oui	Oui
Insérer une ligne	Non	Oui	Oui	Oui
Insérer, renommer et supprimer des colonnes, modifier leurs propriétés* En savoir plus >	Non	Non	Oui	Oui
Déplacer les colonnes d’une feuille	Non	Non	Oui	Oui
Masquer ou afficher les colonnes* En savoir plus >	Non	Non	Oui	Oui
Déplacer les lignes d’une feuille	Non	Oui	Oui	Oui
Déplacer les lignes sur une autre feuille En savoir plus >	Non	Oui	Oui	Oui
Verrouiller ou déverrouiller des colonnes et des lignes* En savoir plus >	Non	Non	Oui	Oui
Supprimer des lignes non verrouillées	Non	Oui	Oui	Oui
Modifier les règles de mise en forme conditionnelle* En savoir plus >	Non	Non	Oui	Oui
Activer ou désactiver la fonction Faire ressortir les modifications d’une feuille ou d’un rapport	Non	Oui	Oui	Oui
Exporter une feuille ou un rapport En savoir plus >	Oui	Oui	Oui	Oui
Trier les lignes déverrouillées et figer les colonnes sans enregistrer	Oui	Oui	Oui	Oui
Trier les lignes verrouillées	Non	Non	Oui	Oui
Enregistrer les modifications après avoir trié les lignes ou figé les colonnes	Non	Oui	Oui	Oui
Ajouter de nouvelles pièces jointes ou des commentaires dans une feuille ou un rapport	Non	Oui	Oui	Oui
Télécharger des pièces jointes dans une feuille ou un rapport	Oui	Oui	Oui	Oui
Filtrer les données des feuilles avec le « Filtre sans nom »	Oui	Oui	Oui	Oui
Donner des noms aux filtres de noms pour les enregistrer	Non	Oui	Oui	Oui
Appliquer les filtres enregistrés (non disponible pour les forfaits à utilisateur unique)	Oui	Oui	Oui	Oui
Créer, modifier et supprimer les filtres partagés (non disponibles pour les forfaits à utilisateur unique)*	Non	Non	Oui	Oui
Utiliser la commande Enregistrer sous un nouveau nom pour enregistrer la feuille comme une nouvelle feuille* En savoir plus >	Oui	Oui	Oui	Oui
Enregistrer une feuille en tant que modèle* En savoir plus >	Oui	Oui	Oui	Oui
Renommer une feuille ou un rapport En savoir plus >	Non	Non	Non	Oui
Supprimer une feuille ou un rapport/restaurer une feuille ou un rapport supprimés En savoir plus >	Non	Non	Non	Oui

REMARQUE : les collaborateurs disposant d’un accès Administrateur à un espace de travail peuvent également supprimer et renommer les feuilles de celui-ci. Lorsqu’une feuille est supprimée d’un espace de travail, l’Administrateur et le propriétaire de la feuille peuvent la récupérer dans le dossier Éléments supprimés pendant 30 jours.

*Disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence

Collaboration

Options disponibles	Spectateur	Éditeur	Administrateur	Propriétaire
Partager une feuille ou un rapport	Non	Oui	Oui	Oui
Modifier les autorisations de partage des autres collaborateurs (les passer d’Éditeur à Administrateur, par exemple)	Non	Non	Oui	Oui
Envoyer une feuille ou un rapport à lui-même ou à d’autres personnes par e-mail Informations complémentaires>	Oui	Oui	Oui	Oui
Envoyer des lignes à lui-même ou à d’autres personnes par e-mail*	Oui	Oui	Oui	Oui
Publier une feuille ou un rapport (comptes Affaire et Entreprise uniquement)* En savoir plus >	Non	Non	Oui	Oui
Créer et gérer des formulaires* En savoir plus >	Non	Non	Oui	Oui
Envoyer et modifier des demandes d’actualisation*	Non	Oui	Oui	Oui

*Disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence

Automatisation

Options disponibles	Spectateur	Éditeur	Administrateur	Propriétaire
Créer et modifier ses propres rappels au niveau des lignes	Oui	Oui	Oui	Oui
Créer et modifier des rappels au niveau des feuilles pour lui-même ou pour d’autres personnes*	Non	Non	Oui	Oui
Créer et modifier des flux de travail automatisés (exemples : notifications, demandes d’approbation et demandes d’actualisation automatiques)* (Peut désactiver ou supprimer tout flux de travail automatisé pour lui-même)	Non	Non	Oui	Oui

*Disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence

Gestion de projets

Options disponibles	Spectateur	Éditeur	Administrateur	Propriétaire
Activer les interdépendances sur une feuille de projet* En savoir plus >	Non	Non	Oui	Oui
Modifier les paramètres d’interdépendance	Non	Non	Oui	Oui

*Disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence

Rapports

Options disponibles	Spectateur	Éditeur	Administrateur	Propriétaire
Afficher les données de toutes les colonnes des rapports ainsi que les commentaires (si l’utilisateur est dispose également d’un partage pour les feuilles sources sous-jacentes)	Oui	Oui	Oui	Oui
Actualiser et exécuter un rapport pour actualiser son contenu	Oui	Oui	Oui	Oui
Modifier les lignes et les colonnes non verrouillées (si l’utilisateur dispose également de l’autorisation de modification pour les feuilles sources)	Non	Oui	Oui	Oui
Figer des colonnes	Non	Oui	Oui	Oui
Modifier les critères du générateur de rapports*	Non	Non	Oui	Oui
Trier un rapport	Non	Non	Oui	Oui
Réorganiser les colonnes	Non	Non	Oui	Oui
Ajouter et supprimer des colonnes*	Non	Non	Oui	Oui

*Disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence

Rapports dans les espaces de travail

Toute personne ayant les autorisations d’administrateur pour un espace de travail peut supprimer et renommer les rapports qu’il contient. Lorsqu’un rapport est supprimé d’un espace de travail, l’Administrateur et le propriétaire de la feuille peuvent le récupérer dans le dossier Éléments supprimés pendant 30 jours.