Sauvegarde de vos données

Il existe différentes manières de sauvegarder vos données dans Smartsheet. Passez en revue les options dans cette section.

Procédez de la façon suivante pour définir une sauvegarde.

Créer une copie de sauvegarde de vos données de la feuille de calcul

Smartsheet fonctionne à 100% dans le cloud : les feuilles que vous créez sont stockées sur des serveurs Smartsheet.

Si vous souhaitez disposer d’une copie de sauvegarde de vos données, vous pouvez procéder de l’une des manières suivantes :

  • Demander une sauvegarde unique ou régulière. Lisez la suite pour en savoir plus sur les demandes de sauvegarde.
    -ou-
  • Exporter manuellement une ou plusieurs feuilles ou rapports. Pour plus d’informations sur l’exportation, consultez l’article sur Exportation des feuilles et des rapports depuis Smartsheet.

Une fois que vous avez demandé une sauvegarde, vous pouvez l’afficher et/ou la télécharger directement depuis Smartsheet.


Présentation des sauvegardes

Qui peut demander des sauvegardes ?

Vous devez être un utilisateur sous licence pour demander une sauvegarde.

Combien de fois les sauvegardes peuvent-elles être créées ?

Vous pouvez effectuer des sauvegardes de feuilles et d’espaces de travail toutes les 24 heures. Les sauvegardes quotidiennes doivent être demandées une à une en suivant les étapes ci-dessous (elles ne peuvent pas être programmées).

Si vous faites partie d’un forfait multi-utilisateurs, vous pouvez programmer des sauvegardes régulières hebdomadaires pour votre répertoire de feuilles de haut niveau ou pour tout espace de travail dont vous êtes propriétaire ou dont vous disposez des droits d’Administrateur. (Vous n’êtes pas sûr du type de compte que vous avez ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.)

Ce que contient une sauvegarde

Une sauvegarde consiste en un dossier ZIP contenant ce qui suit :

  • Fichiers Excel (.xlsx) des données de chaque feuille que vous avez demandé à sauvegarder. Si vos feuilles contiennent des commentaires, ceux-ci seront collectés dans un onglet séparé Commentaires dans chaque classeur Excel.
     
  • Un dossier contenant toutes les images que vous avez incluses en ligne dans votre feuille. (Pour plus d’informations sur les images en ligne, consultez l’article Ajouter des images au Mode Grille.)
     
  • Un dossier contenant toutes les pièces jointes qui ont été chargées directement sur vos feuilles depuis un ordinateur ou un appareil mobile (notez que les pièces jointes provenant de sources en ligne telles que Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte, ou une URL ne sont pas incluses dans la sauvegarde).

Les rapports et les tableaux de bord Smartsheet ne peuvent pas être sauvegardés pour le moment. (Vous pouvez exporter un rapport pour en enregistrer une copie.Pour plus d’informations sur l’exportation, consultez l’article sur Exportation des feuilles et des rapports depuis Smartsheet.)

Conseils pour l’utilisation de la sauvegarde

Toutes les mises en forme ne seront pas conservées dans le fichier Excel. Vous devrez donc peut-être appliquer à nouveau une mise en forme telle que le retour automatique à la ligne de mots (la commande Renvoyer à la ligne automatiquement dans Excel).

Si votre feuille comporte une hiérarchie (retrait positif ou négatif pour créer des sous-tâches), les lignes seront regroupées de manière similaire dans le fichier Excel exporté. Cliquez sur l’icône + à gauche des numéros de ligne dans Excel pour développer les lignes réduites et faire apparaître les sous-tâches.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la hiérarchie dans Smartsheet, consultez Hiérarchie : lignes à retrait positif et négatif.


Demander une sauvegarde

Pour demander une sauvegarde :

  1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Parcourir

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom d’une feuille, d’un dossier ou d’un espace de travail et sélectionnez Demander une sauvegarde.

    Si un espace de travail ne contient aucune feuille, l’option Demander une sauvegarde ne sera pas disponible.
    Les rapports et les tableaux de bord ne sont pas inclus dans la sauvegarde.

  3. Dans la fenêtre Demander une sauvegarde, choisissez d’inclure ou non les pièces jointes ou si vous souhaitez recevoir un e-mail à la fin de l’opération.

    Les pièces jointes provenant de sources en ligne telles que Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte ou une URL ne sont pas incluses dans la sauvegarde.

  4. Cliquez sur OK.

Une fois que vous l’avez demandée, vous pouvez télécharger la sauvegarde directement depuis Smartsheet.

 


Programmer des sauvegardes régulières hebdomadaires

Si vous êtes un utilisateur sous licence d’un forfait multi-utilisateurs, vous pouvez programmer des sauvegardes régulières hebdomadaires pour toutes les feuilles de votre répertoire Feuilles et tout espace de travail que vous possédez ou pour lequel vous disposez des autorisations de niveau Administrateur.

Ces sauvegardes fournissent le contenu au format ZIP, avec les données de feuilles individuelles stockées dans un classeur Excel (les commentaires seront enregistrés dans un onglet Commentaires du classeur).

Une fois que vous les avez activées, ces sauvegardes hebdomadaires sont générées automatiquement par Smartsheet chaque semaine, entre le samedi et le lundi.

Pour programmer une sauvegarde hebdomadaire :

  1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Parcourir

  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom d’une feuille, d’un dossier ou d’un espace de travail et sélectionnez Programmer une sauvegarde régulière. Le formulaire Programmer une sauvegarde régulière apparaît.

    Si l’espace de travail ne contient aucune feuille, l’option Programmer une sauvegarde régulière ne sera pas disponible.

  3. Cochez la case Activer les sauvegardes régulières. Cochez les cases si vous souhaitez inclure des pièces jointes et si vous souhaitez recevoir une notification par e-mail concernant la sauvegarde.
     
  4. Cliquez sur OK.

Une fois que vous l’avez demandée, vous pouvez télécharger la sauvegarde directement depuis Smartsheet.

  • Si vous sauvegardez un espace de travail, l’e-mail ne sera envoyé qu’à son propriétaire.
  • Les pièces jointes provenant de sources en ligne telles que Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte, et une URL ne sont pas incluses dans la sauvegarde.
  • Les rapports et les tableaux de bord ne peuvent pas être sauvegardés pour le moment.

Désactiver les sauvegardes régulières

  1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Parcourir
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom d’une feuille, d’un dossier ou d’un espace de travail et sélectionnez Programmer une sauvegarde régulière.
  3. Sous Paramètres de sauvegarde régulière, désactivez les cases à cocher.

Télécharger une sauvegarde récente

  1. Dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Parcourir
  2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Feuilles ou le nom de l’espace de travail dans le panneau de gauche, puis sélectionnez Demander une sauvegarde ou Programmer une sauvegarde régulière pour afficher le formulaire de sauvegarde.
  3. Cliquez sur Afficher les sauvegardes récentes.
  4. Dans la fenêtre Sauvegardes récentes de feuilles, sélectionnez Télécharger la sauvegarde pour commencer le téléchargement.

Vous pouvez télécharger les sauvegardes pendant les quatre semaines suivant la date de sauvegarde. Au bout de quatre semaines, les liens vers les sauvegardes deviendront indisponibles.