Les types de postes (appelés types d’utilisateurs dans l’ancien modèle) déterminent ce que chaque personne peut faire dans Smartsheet. Cet article explique ce que signifie chaque type de poste, ce qu’il permet et comment les rôles d’administrateur s’inscrivent dans ce contexte.
USM Content
Membres
Les membres sont des utilisateurs payants disposant d’un accès complet à Smartsheet. Un Membre peut :
- Créer, modifier et supprimer des feuilles, des rapports, des tableaux de bord et des espaces de travail
- Partager des éléments avec d’autres personnes
- Créer et gérer des automatisations
Les Membres sont comptabilisés dans le nombre total de postes payants de votre forfait.
Membres provisoires
Un Membre provisoire bénéficie du même accès complet qu’un Membre, sans frais et jusqu’à la fin du cycle de facturation en cours. Smartsheet attribue automatiquement ce type de poste lorsqu’un utilisateur effectue sa première action admissible dans le forfait sans disposer d’un poste de Membre payant. Pour en savoir plus sur les actions admissibles, consultez l’article Modèle d’utilisateur Smartsheet et statut de membre provisoire.
Ce qui se passe à la fin du cycle de facturation dépend de la façon dont un administrateur système a configuré le paramètre Membre provisoire dans le Centre d’administration :
- Comportement par défaut — rétrogradation : tout Membre provisoire qui n’a pas été manuellement mis à niveau en Membre payant est automatiquement rétrogradé vers un type de poste à titre gratuit (Contributeur ou Invité) et perd l’accès aux fonctionnalités qui nécessitent un type de poste supérieur. S’il doit retrouver son accès précédent, un administrateur système doit le mettre à niveau manuellement.
- Comportement facultatif — mise à niveau automatique : les administrateurs système peuvent modifier ce paramètre afin de mettre à niveau automatiquement tous les Membres provisoires en Membres payants à la fin du cycle de facturation. Si aucun poste de Membre n’est disponible, le coût des postes supplémentaires est ajouté à la prochaine facturation automatique ou à la prochaine facture.
Les administrateurs système peuvent également rétrograder un Membre provisoire avant la fin du cycle de facturation, à tout moment, depuis la page Types de postes et actualisation. Gardez à l’esprit que la rétrogradation d’un utilisateur actif peut interrompre son travail.
Les utilisateurs internes peuvent demander une mise à niveau de leur poste directement dans Smartsheet. Les demandes en attente apparaissent sur la page Types de postes et actualisation sous le filtre Demandes de poste.
Pour savoir comment consulter l’utilisation et modifier les types de postes, consultez Gérer les types de postes. Pour configurer ce qui arrive aux Membres provisoires à la fin du cycle de facturation, consultez Centre d’administration : paramètres du Membre provisoire.
Contributeurs
Les Contributeurs sont des utilisateurs à titre gratuit qui peuvent consulter le contenu partagé avec eux. Avec les autorisations Commentateur, les contributeurs peuvent également commenter et ajouter ou supprimer des pièces jointes. Un Contributeur peut :
- Consulter les feuilles, les rapports et les tableaux de bord qui ont été partagés avec lui
- Commenter les éléments et ajouter ou supprimer des pièces jointes (lorsqu’ils sont partagés avec des autorisations Commentateur)
- Télécharger les pièces jointes des éléments qu’ils peuvent consulter
- Suivre l’activité de la feuille (recevoir des notifications si elles sont configurées par un Éditeur ou un Administrateur)
Un Contributeur ne peut pas créer d’éléments, modifier le contenu, ni partager des éléments avec d’autres personnes.
Les Contributeurs sont gratuits avec les forfaits Pro, Affaire et Entreprise.
Invités
Les Invités sont des utilisateurs externes à titre gratuit, c’est-à-dire des personnes dont le domaine de messagerie ne correspond pas à celui de votre organisation. Un Invité ne peut accéder qu’aux éléments qui ont été directement partagés avec lui.
Les Invités sont gratuits avec les forfaits Affaire et Entreprise.
Ce que les Invités peuvent réellement faire sur un élément partagé
Le type de poste Invité définit le profil d’une personne dans votre forfait : externe et non payant. Ce qu’elle peut réellement faire sur une feuille, un rapport ou un tableau de bord donné dépend du niveau d’autorisation de partage qui lui est attribué lors du partage de l’élément.
Voici comment cela fonctionne en pratique :
- Partagé en tant que Spectateur : l’Invité peut ouvrir l’élément et voir tout son contenu, mais la feuille est en lecture seule pour lui. Il peut télécharger des pièces jointes, mais il ne peut pas modifier une cellule, laisser un commentaire, ni interagir avec le contenu autrement qu’en le consultant.
- Partagé en tant que Commentateur : l’Invité peut afficher l’élément et laisser des commentaires sur les lignes, ce qui est utile pour recueillir les retours des parties prenantes externes qui doivent donner leur avis sans modifier les données.
- Partagé en tant qu’Éditeur : l’Invité peut afficher et modifier l’élément selon l’autorisation spécifique accordée à l’Éditeur (Éditeur - partage possible, ou Éditeur - partage impossible). Il peut modifier les lignes et les colonnes déverrouillées, envoyer des demandes d’actualisation et interagir avec les automatisations qui le ciblent, mais il ne peut toujours pas créer de nouveaux éléments Smartsheet ni être propriétaire d’éléments dans le forfait.
Un Invité ne peut pas créer d’éléments Smartsheet.
Le type de poste Invité n’est pas disponible avec les forfaits Pro. Dans le cadre d’un forfait Pro, les utilisateurs externes sont traités de la même manière que les utilisateurs internes, de sorte que toute personne avec laquelle un élément d’un forfait Pro est partagé relève des règles applicables aux Membres ou aux Contributeurs. Il n’existe pas de désignation Invité.
Pour obtenir un tableau complet des actions autorisées par chaque niveau d’autorisation au niveau des lignes et des colonnes, consultez Autorisations de partage sur les feuilles, les rapports ou les espaces de travail.
Utilisateurs internes et externes
Le statut interne ou externe d’une personne détermine les types de postes qui peuvent lui être attribués, notamment le type Invité.
- Les utilisateurs internes disposent d’une adresse e-mail qui correspond au(x) domaine(s) enregistré(s) de votre organisation dans Smartsheet.
- Les utilisateurs externes disposent d’une adresse e-mail qui ne correspond pas au(x) domaine(s) de votre organisation.
Cette distinction est particulièrement importante pour le type de poste Invité, qui n’est disponible que pour les utilisateurs externes. Si un utilisateur interne dispose d’un accès partagé sur un élément, Smartsheet le traite comme un Membre, un Membre provisoire ou un Contributeur selon son type de poste actuel, et non comme un Invité, quelle que soit l’autorisation de partage qui lui est accordée.
Les administrateurs système peuvent vérifier quels utilisateurs sont internes ou externes depuis la page Types de postes et actualisation du Centre d’administration. Sur cette page, le nom d’un utilisateur externe s’affiche avec une icône de globe.
Utilisateurs du forfait et membres de l’organisation
Le type de poste et l’appartenance à l’organisation sont deux classifications indépendantes sur la page Types de postes et actualisation. Le type de poste détermine ce qu’un utilisateur peut faire dans Smartsheet. L’appartenance à l’organisation détermine si un administrateur système gère le profil de cet utilisateur et les paramètres au niveau de l’organisation directement dans le Centre d’administration.
L’appartenance à l’organisation est distincte du statut interne ou externe décrit ci-dessus. Un utilisateur du forfait peut partager le domaine de messagerie de votre organisation sans être membre de l’organisation, et un utilisateur externe peut être un utilisateur du forfait ou un membre de l’organisation.
Étiquette | Ce que cela signifie |
|---|---|
Utilisateur du forfait | L’utilisateur dispose d’un poste dans votre forfait et peut accéder aux éléments partagés avec lui, mais un administrateur système ne l’a pas ajouté directement à votre organisation dans le Centre d’administration. Smartsheet attribue automatiquement ce statut lorsqu’un utilisateur obtient un poste grâce au partage d’éléments plutôt que par un ajout direct. Les utilisateurs du forfait affichent statut d’utilisateur Aucun sur la page Types de postes et actualisation. |
Membre de l’organisation (sans étiquette) | Un administrateur système a ajouté l’utilisateur directement à votre organisation, via le Centre d’administration, le provisionnement automatique des utilisateurs ou l’intégration d’annuaire. Les membres de l’organisation affichent un statut d’utilisateur Actif. |
Le profil d’un utilisateur du forfait et son appartenance à l’organisation sont gérés en dehors du Centre d’administration, de sorte que certaines actions au niveau de l’organisation ne sont pas disponibles pour lui depuis la page Types de postes et actualisation. Vous pouvez toujours gérer son type de poste, par exemple en le mettant à niveau vers Membre ou en le rétrogradant vers Contributeur ou Invité.
Un administrateur système ne peut pas ajouter un utilisateur du forfait directement à l’organisation depuis le Centre d’administration. Si le statut d’utilisateur du forfait ou le statut externe d’un utilisateur ne correspond pas à vos attentes (par exemple, si un utilisateur d’un domaine externe qui devrait s’afficher comme Invité apparaît plutôt comme utilisateur du forfait), contactez l’Assistance Smartsheet pour vérifier s’il s’agit d’un problème de configuration du domaine.
Pour connaître la définition de toutes les valeurs du statut d’utilisateur, y compris Aucun, consultez Présentation de la désactivation et de la réactivation des utilisateurs.
Fonctionnalités des types de postes en un coup d’œil
| Fonctionnalités | Membre | Membre provisoire | Contributeur | Invité |
|---|---|---|---|---|
| Créer des feuilles, des rapports et des tableaux de bord | Oui | Oui | Non | Non |
| Modifier le contenu | Oui | Oui | Non | Dépend de l’autorisation accordée sur l’élément |
| Commentaire | Oui | Oui | Avec les autorisations Commentateur | Dépend de l’autorisation accordée sur l’élément |
| Partager des éléments avec d’autres personnes | Oui | Oui | Avec les autorisations Commentateur | Dépend de l’autorisation accordée sur l’élément |
| Afficher les éléments partagés | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Télécharger les pièces jointes | Oui | Oui | Oui | Dépend de l’autorisation accordée sur l’élément |
| Créer des automatisations | Oui | Oui | Non | Non |
| Poste payant | Oui | Gratuit (jusqu’à la fin du cycle de facturation) | Gratuit | Gratuit |
Modification des types de postes
Les Administrateurs système gèrent les changements de type de poste depuis la page Types de postes et actualisation du centre d’administration. Voici les actions possibles depuis cette page :
- Mettre à niveau un Contributeur ou un Invité vers Membre
- Rétrograder un Membre ou un Membre provisoire vers Contributeur ou Invité
- Supprimer l’accès d’un utilisateur
Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Gérer les types de postes.
Pour désactiver un utilisateur, ce qui suspend son accès sans supprimer son compte, consultez Désactiver ou réactiver des utilisateurs.
Pour voir comment les types de postes sont actuellement répartis dans votre forfait, téléchargez le rapport sur les types de postes depuis le centre d’administration. Il indique le type de poste, l’adresse e-mail et le statut (interne ou externe) de chaque utilisateur.
Vous n’êtes pas administrateur système ?
Si vous avez besoin d’un poste de Membre, recherchez la bannière qui apparaît sur les feuilles et autres éléments dans Smartsheet. Sélectionnez le lien Demander un poste de Membre, remplissez le formulaire, puis envoyez-le.
Ensuite, votre Administrateur système examine la demande et décide s’il convient de mettre à niveau votre type de poste. Selon la configuration choisie par votre organisation, la demande passe directement par Smartsheet ou est acheminée vers un processus externe géré par votre Administrateur système.
Rôles des utilisateurs administrateurs
Les rôles d’administrateur sont distincts des types de postes. Il s’agit de responsabilités supplémentaires au niveau du forfait attribuées en plus du type de poste existant d’un utilisateur. Tous les rôles d’administrateur ne requièrent pas le même type de poste.
| Rôle | Fonction |
|---|---|
| Administrateur système | Gère les utilisateurs, les paramètres au niveau du compte, les politiques de sécurité et l’attribution des postes dans l’ensemble du forfait |
| Administrateur des ressources du forfait | Gère les demandes d’accès aux éléments qui n’ont plus de Propriétaire ni d’Administrateur actifs |
| Administrateur du groupe | Crée et gère des groupes d’utilisateurs dans les listes de contacts Smartsheet |
Les rôles Administrateur des ressources du forfait et Administrateur de groupe nécessitent un poste Membre, ce qui signifie que les Contributeurs ou les Invités ne peuvent exercer aucun de ces rôles. De plus, le rôle d’administrateur système n’a aucune exigence concernant le type de poste.
Vous souhaitez en savoir plus sur les Administrateurs de groupe ? Consultez l’article Gérer les groupes Smartsheet pour savoir comment créer et gérer des groupes.
Rôles d’utilisateurs supplémentaires
Certains forfaits comprennent des rôles d’utilisateurs spécialisés pour les fonctionnalités avancées. Il ne s’agit pas de types de postes, mais de rôles qui s’ajoutent au type de poste existant d’un utilisateur.
Afficheurs de ressources : suivez l’allocation des ressources entre les projets dans Legacy Resource Management. Nécessite une licence dans le cadre d’un forfait Affaire ou Entreprise. Découvrez-en davantage sur les afficheurs de ressources.
Les nouveaux forfaits qui utilisent Smartsheet Resource Management n’incluent pas ce rôle.
Utilisateurs du connecteur : si votre organisation utilise un connecteur Smartsheet (comme Salesforce ou Jira), consultez l’article sur les types d’utilisateurs du connecteur pour plus d’informations.
LCM Content
Dans le modèle hérité, ce qu’une personne peut faire dans Smartsheet dépend de deux éléments qui fonctionnent ensemble : le fait qu’elle dispose ou non d’une licence et les autorisations de partage qui lui ont été accordées sur des éléments individuels. Son type d’utilisateur (sous licence ou sans licence) indique simplement si elle dispose d’une licence.
Types d’utilisateur
| Type d’utilisateur | Description |
|---|---|
| Utilisateur sous licence | Utilisateur payant (interne ou externe) disposant d’un accès complet pour créer, modifier et gérer des éléments Smartsheet. |
| Utilisateur sans licence | Utilisateur sans licence pouvant collaborer sur les éléments partagés avec lui, mais ne pouvant pas créer de nouveaux éléments Smartsheet. Selon l’autorisation de partage qui lui a été accordée, un utilisateur sans licence appartient à l’une des catégories suivantes :
Un utilisateur sans licence peut également être un utilisateur interne avec qui un élément est partagé avec les autorisations Administrateur ou Éditeur, ou un utilisateur externe avec qui un élément est partagé avec les autorisations Administrateur. Dans ce cas, il peut effectuer des actions sur cet élément selon son autorisation de partage, mais il ne peut toujours pas créer de nouveaux éléments Smartsheet ni disposer d’autorisations de Propriétaire sur des éléments du forfait. |
Les types d’utilisateurs et les rôles d’utilisateurs sont deux concepts distincts, mais liés. Le type d’un utilisateur indique s’il dispose d’une licence. Son rôle indique les responsabilités qui lui incombent au niveau du forfait. Une personne peut être sans licence tout en disposant d’autorisations de partage Administrateur au niveau d’un élément, mais cette autorisation de partage constitue un rôle sur cet élément, et ne modifie pas son type d’utilisateur.
Fonctionnement des licences et des autorisations de partage
Étant donné que le modèle hérité utilise à la fois les licences et les autorisations de partage pour définir ce qu’une personne peut faire, il est utile de les considérer comme deux couches distinctes :
- Licence → Détermine si une personne est un utilisateur payant et peut créer des éléments Smartsheet
- Autorisation de partage → Détermine ce qu’elle peut faire sur un élément partagé spécifique (Propriétaire, Administrateur, Éditeur, Commentateur ou Spectateur)
- Type d’utilisateur → Résulte du fait qu’une personne dispose ou non d’une licence
Un utilisateur sans licence disposant d’une autorisation de partage Administrateur sur une feuille peut gérer le partage de cet élément, mais il ne peut toujours pas créer de nouvelles feuilles ni posséder d’éléments Smartsheet. L’autorisation de partage est limitée à l’élément, tandis que le type d’utilisateur est limité au forfait.
Pour obtenir une description complète de ce que permet chaque niveau d’autorisation de partage, consultez Autorisations de partage sur les feuilles, les rapports ou les espaces de travail.
Utilisateurs internes et externes
Le statut interne ou externe d’une personne dépend de son domaine de messagerie :
- Les utilisateurs internes ont des adresses e-mail qui correspondent au(x) domaine(s) enregistré(s) de votre organisation.
- Les utilisateurs externes disposent d’une adresse e-mail qui ne correspond pas au(x) domaine(s) de votre organisation.
Cette distinction est importante, car certains types d’utilisateurs (comme Invité) ne s’appliquent qu’aux utilisateurs externes.
Rôles d’administrateur
Les rôles d’administrateur sont des responsabilités au niveau du forfait, distinctes des types d’utilisateurs. Un utilisateur peut occuper un rôle d’administrateur, qu’il soit sous licence ou non, même si le rôle d’Administrateur système nécessite une licence.
| Rôle d’administrateur | Fonction |
|---|---|
| Administrateur système | Gère les utilisateurs, les paramètres au niveau du compte, les politiques de sécurité et les licences dans l’ensemble du forfait. Nécessite une licence. |
| Administrateur des ressources du forfait | Gère les demandes d’accès aux éléments qui n’ont plus de Propriétaire ni d’Administrateur actifs |
| Administrateur du groupe | Crée et gère des groupes d’utilisateurs à l’aide des listes de contacts Smartsheet |
Les Administrateurs système gèrent les licences depuis la page Rôles des utilisateurs et rapports du centre d’administration.
Types d’utilisateurs à titre gratuit
Les utilisateurs à titre gratuit sont des utilisateurs sans licence. Ils peuvent collaborer sur les éléments qui leur sont partagés sans utiliser de licence payante. Il existe deux types d’utilisateurs à titre gratuit :
Contributeurs : utilisateurs disposant d’un accès en lecture seule. Avec les autorisations Commentateur, les contributeurs peuvent également commenter et ajouter ou supprimer des pièces jointes.
- Invités : utilisateurs externes disposant d’un accès Éditeur ou Commentateur.
Selon son autorisation de partage sur un élément donné, un utilisateur sans licence peut sembler disposer des mêmes capacités qu’un Spectateur, un Éditeur ou même un Administrateur au niveau de l’élément, mais son type d’utilisateur reste celui d’un utilisateur sans licence.
Fonctionnalités par type d’utilisateur en un coup d’œil
| Fonctionnalités | Utilisateur sous licence | Utilisateur sans licence |
|---|---|---|
| Créer des feuilles, des rapports et des tableaux de bord | Oui | Non |
| Modifier le contenu des éléments partagés | Oui | Dépend de l’autorisation de partage |
| Commenter les éléments partagés | Oui | Dépend de l’autorisation de partage |
| Partager des éléments avec d’autres personnes | Oui | Dépend de l’autorisation de partage |
| Afficher les éléments partagés | Oui | Dépend de l’autorisation de partage |
| Accès payant | Oui | Gratuit |
Les actions qu’un utilisateur sans licence peut effectuer sur un élément donné sont entièrement déterminées par son niveau d’autorisation de partage sur cet élément, et non par son type d’utilisateur. Consultez Autorisations de partage et tâches pour obtenir la répartition complète.
Rôles des fonctionnalités avancées et des applications Premium
Certains forfaits comprennent l’accès aux fonctionnalités avancées et aux applications Premium, telles que Pivot, DataMesh, Calendar App et Data Shuttle. L’accès à ces fonctionnalités et applications est contrôlé par un rôle d’utilisateur distinct, et non uniquement par le type d’utilisateur ou la licence.
Si votre forfait comprend ces fonctionnalités, un administrateur système attribue le rôle correspondant à des utilisateurs spécifiques dans le Centre d’administration. Le fait d’avoir une licence n’accorde pas automatiquement l’accès aux applications Premium.
Pour plus d’informations sur des applications Premium spécifiques, consultez la section Fonctionnalités Premium du Centre d’aide.