Il existe six types d’utilisateurs de Smartsheet : les administrateurs système, les administrateurs de groupe, les afficheurs de ressources, les utilisateurs sous licence, les utilisateurs sans licence et les collaborateurs à titre gratuit.
Votre type d’utilisateur n’est pas lié à votre accès aux feuilles. Il indique ce que vous pouvez faire ou non avec votre compte Smartsheet. Votre niveau d’autorisation de partage (Spectateur, Éditeur, Administrateur) indique ce que vous pouvez faire ou non dans une feuille et peut varier d’une feuille à l’autre.
Consultez la vidéo de présentation de l’administration de votre compte Smartsheet pour en savoir plus sur les fonctionnalités accessibles aux administrateurs système.
Les administrateurs système sont désignés pour gérer les utilisateurs par le biais de comptes Équipe ou Entreprise. Dans le formulaire Gestion des utilisateurs, ils peuvent aussi transférer en bloc la propriété de feuilles, générer des rapports sur les accès aux feuilles, retirer un utilisateur du partage de feuilles détenues par des utilisateurs sous licence dans un compte, et télécharger une liste d’utilisateurs. Cliquez sur Compte > Administration du compte > Gestion des utilisateurs pour accéder à ces options. Ils peuvent également afficher l’activité de connexion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Administration du compte > Historique des connexions.
Les administrateurs système peuvent également activer/désactiver la publication pour les utilisateurs du compte et configurer des jours non travaillés par défaut pour les feuilles qu’ils créent. Cliquez sur Compte > Administration du compte > Paramètres du compte pour découvrir ces options.
REMARQUE : les administrateurs système ne doivent pas forcément être des utilisateurs sous licence. Découvrez-en plus sur l’attribution de types d’utilisateurs.
REMARQUE : bien qu’une licence soit nécessaire pour acquérir le statut d’afficheur de ressources, tous les titulaires d’un compte Équipe (utilisateurs sous licence et sans licence) peuvent être suivis comme ressources par l’afficheur de ressources.
Une licence est nécessaire pour effectuer les opérations suivantes :
Si vous disposez d’un forfait d’Équipe ou d’Entreprise, les utilisateurs sous licence comptent dans votre limite d’utilisateurs. Ils peuvent être partagés sur autant de feuilles que vous le souhaitez, mais ne peuvent en créer qu’un certain nombre en fonction de votre type de forfait payant Smartsheet.
Pour ajouter un utilisateur sans licence à un compte Équipe/Entreprise, décochez la case Utilisateur sous licence lorsque vous envoyez l’invitation. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs associés à un compte Équipe ou Entreprise.
REMARQUE : si un utilisateur sans licence accède à une feuille partagée en tant qu’administrateur, il ne pourra pas créer et gérer de formulaires Web sur cette feuille, ni insérer, renommer, supprimer, masquer/afficher, déplacer ou modifier les propriétés des colonnes. Ces fonctionnalités sont accessibles uniquement au propriétaire de la feuille et aux utilisateurs sous licence disposant d’autorisations de partage Administrateur.
REMARQUE : si un collaborateur à titre gratuit accède à une feuille partagée en tant qu’administrateur, il ne pourra pas créer et gérer de formulaires Web sur cette feuille, ni insérer, renommer, supprimer, masquer/afficher, déplacer ou modifier les propriétés des colonnes. Ces fonctionnalités sont accessibles uniquement au propriétaire de la feuille et aux utilisateurs sous licence disposant d’autorisations de partage Administrateur.
Votre type d’utilisateur n’est pas lié à votre accès aux feuilles. Il indique ce que vous pouvez faire ou non avec votre compte Smartsheet. Votre niveau d’autorisation de partage (Spectateur, Éditeur, Administrateur) indique ce que vous pouvez faire ou non dans une feuille et peut varier d’une feuille à l’autre.
Administrateurs système (comptes Équipe ou Entreprise uniquement)
Les administrateurs système sont désignés pour gérer les utilisateurs par le biais de comptes Équipe ou Entreprise. Dans le formulaire Gestion des utilisateurs, ils peuvent aussi transférer en bloc la propriété de feuilles, générer des rapports sur les accès aux feuilles, retirer un utilisateur du partage de feuilles détenues par des utilisateurs sous licence dans un compte, et télécharger une liste d’utilisateurs. Cliquez sur Compte > Administration du compte > Gestion des utilisateurs pour accéder à ces options. Ils peuvent également afficher l’activité de connexion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Administration du compte > Historique des connexions.
Les administrateurs système peuvent également activer/désactiver la publication pour les utilisateurs du compte et configurer des jours non travaillés par défaut pour les feuilles qu’ils créent. Cliquez sur Compte > Administration du compte > Paramètres du compte pour découvrir ces options.
REMARQUE : les administrateurs système ne doivent pas forcément être des utilisateurs sous licence. Découvrez-en plus sur l’attribution de types d’utilisateurs.
Administrateurs de groupe (comptes Équipe ou Entreprise uniquement)
Les administrateurs de groupe peuvent créer et gérer des groupes en fonction des contacts figurant dans leur liste de contacts Smartsheet. lls doivent disposer d’une licence utilisateur associée à un compte Équipe ou Entreprise. Tous les utilisateurs du compte Équipe peuvent partager et envoyer des informations aux groupes créés par l’administrateur.Afficheurs de ressources (comptes Équipe ou Entreprise uniquement)
Les afficheurs de ressources peuvent accéder aux vues de ressources pour suivre l’affectation des utilisateurs sous/sans licence aux tâches sur les feuilles. lls doivent disposer d’une licence utilisateur associée à un compte Équipe ou Entreprise.REMARQUE : bien qu’une licence soit nécessaire pour acquérir le statut d’afficheur de ressources, tous les titulaires d’un compte Équipe (utilisateurs sous licence et sans licence) peuvent être suivis comme ressources par l’afficheur de ressources.
Utilisateurs sous licence
Le propriétaire d’un compte Essentiel (ou d’un ancien forfait Plus) est considéré comme un utilisateur sous licence. Les administrateurs système qui possèdent un compte Équipe ou Entreprise peuvent attribuer des licences à plusieurs utilisateurs en utilisant le formulaire Gestion des utilisateurs. La fonction Utilisateur sous licence est également disponible aux utilisateurs qui bénéficient de la période d’essai gratuite de 30 jours.Une licence est nécessaire pour effectuer les opérations suivantes :
- Créer des feuilles et des modèles et en être le propriétaire
- Créer des rapports et en être le propriétaire (non compris dans le forfait Essentiel)
- Insérer et supprimer des colonnes (accès Propriétaire de la feuille ou Administrateur à la feuille requis)
- Modifier les propriétés des colonnes (accès Propriétaire de la feuille ou Administrateur à la feuille requis)
- Masquer/afficher des colonnes (accès Propriétaire de la feuille ou Administrateur à la feuille requis)
- Créer et modifier des formulaires Web (accès Propriétaire de la feuille ou Administrateur à la feuille requis)
- Demander la sauvegarde de feuilles
- Obtenir un accès Afficheur de ressources ou Administrateur de groupe sur un forfait Équipe/Entreprise
Si vous disposez d’un forfait d’Équipe ou d’Entreprise, les utilisateurs sous licence comptent dans votre limite d’utilisateurs. Ils peuvent être partagés sur autant de feuilles que vous le souhaitez, mais ne peuvent en créer qu’un certain nombre en fonction de votre type de forfait payant Smartsheet.
Utilisateurs sans licence (comptes Équipe ou Entreprise uniquement)
Les utilisateurs sans licence font partie d’un compte Équipe ou Entreprise, mais ne peuvent pas créer ou posséder de feuilles. Ils ne sont pas pris en compte dans le calcul du nombre maximal d’utilisateurs du compte. Les afficheurs de ressources peuvent suivre les tâches attribuées à ces utilisateurs et les administrateurs système peuvent gérer leurs comptes, comme décrit ci-dessus. Les utilisateurs sans licence peuvent accéder aux feuilles partagées en tant que Spectateurs (lecture seule), Éditeurs (ils peuvent modifier les données des cellules) ou Administrateurs (ils peuvent gérer la feuille), et même les partager à nouveau en fonction du niveau de partage qui leur a été attribué.Pour ajouter un utilisateur sans licence à un compte Équipe/Entreprise, décochez la case Utilisateur sous licence lorsque vous envoyez l’invitation. En savoir plus sur la gestion des utilisateurs associés à un compte Équipe ou Entreprise.
REMARQUE : si un utilisateur sans licence accède à une feuille partagée en tant qu’administrateur, il ne pourra pas créer et gérer de formulaires Web sur cette feuille, ni insérer, renommer, supprimer, masquer/afficher, déplacer ou modifier les propriétés des colonnes. Ces fonctionnalités sont accessibles uniquement au propriétaire de la feuille et aux utilisateurs sous licence disposant d’autorisations de partage Administrateur.
Collaborateurs à titre gratuit
Les collaborateurs à titre gratuit peuvent partager autant de feuilles qu’ils le souhaitent, mais ils ne peuvent pas en créer. Ils peuvent accéder aux feuilles partagées en tant que Spectateurs (lecture seule), Éditeurs (ils peuvent modifier les données des cellules), ou Administrateurs (ils peuvent gérer la feuille), et même les partager à nouveau en fonction du niveau de partage qui leur a été attribué.REMARQUE : si un collaborateur à titre gratuit accède à une feuille partagée en tant qu’administrateur, il ne pourra pas créer et gérer de formulaires Web sur cette feuille, ni insérer, renommer, supprimer, masquer/afficher, déplacer ou modifier les propriétés des colonnes. Ces fonctionnalités sont accessibles uniquement au propriétaire de la feuille et aux utilisateurs sous licence disposant d’autorisations de partage Administrateur.