Gestion des comptes en continu

Passez en revue les meilleures pratiques pour supprimer des utilisateurs de votre compte, consolider différents forfaits, se connecter à l'API Smartsheet et rester à jour quant aux sorties de produits et les mises à jour de l'assistance.

Gérer les utilisateurs d’un forfait multi-utilisateurs

Un administrateur système peut gérer les utilisateurs associés à leur compte. Par exemple, un administrateur système peut :

Pour commencer à gérer les utilisateurs, ouvrez le formulaire Gestion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Gestion des utilisateurs.

Gestion des utilisateurs

Les fonctionnalités énoncées ici ne sont pas disponibles pour les types de forfait à utilisateur unique. Vous n’êtes pas sûr du type de forfait que vous avez ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet.


Ajouter des utilisateurs

Tout administrateur système peut inviter des utilisateurs dans le compte afin de gérer l'accès à Smartsheet. En tant qu'administrateur système, vous pouvez inviter les personnes qui n'ont jamais utilisé Smartsheet, celles qui ont des comptes préexistants, les propriétaires d'autres forfaits Smartsheet et les administrateurs système des forfaits Affaire (ou des anciens forfaits tels que Avancé ou Équipe) à les consolider dans votre compte.

Gestion des utilisateurs

Si vous invitez une personne qui fait déjà partie d'un autre compte Smartsheet, l'administrateur système de ce compte doit d'abord la supprimer de ce compte avant que vous puissiez l'inviter à votre compte.

Ajouter un utilisateur à la fois

  1. Ouvrez le formulaire de gestion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Gestion des utilisateurs.
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter un utilisateur.
  3. Saisissez l'adresse e-mail principale ou alternative (obligatoire) et le nom (facultatif) de l'utilisateur.
  4. Déterminez si vous souhaitez que l'utilisateur soit un utilisateur sous licence (créateur/propriétaire de la feuille), un afficheur de ressources et/ou un administrateur système.

    En savoir plus sur les types d'utilisateurs de Smartsheet.

    REMARQUE : L’utilisateur doit disposer d’une licence pour être administrateur système mais n’a pas besoin d’être un utilisateur sous licence pour être Afficheur de ressources ou Administrateur de groupe.
     
  5. Cliquez sur OK.

L’utilisateur recevra un e-mail de confirmation avec un bouton Accepter sur lequel il devra cliquer pour être ajouté au compte Équipe ou Entreprise.

Ajouter plusieurs utilisateurs à la fois

Pour ajouter plusieurs utilisateurs à la fois, vous devez d'abord créer un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) qui contient les noms et les adresses e-mail que vous souhaitez utiliser. Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez importer la liste via le formulaire de gestion des utilisateurs.

  1. Créez un fichier CSV avec le prénom, le nom et l'adresse e-mail des utilisateurs que vous souhaitez ajouter. 

    Les colonnes du fichier .csv doivent être nommées respectivement Prénom, Nom, et Adresse e-mail. L'orthographe exacte est importante, sinon la liste ne sera pas importée correctement.

    REMARQUE : Si votre fichier CSV contient les adresses e-mail de personnes qui ont déjà été ajoutées à votre forfait, elles ne seront pas ajoutées à nouveau.
     

  2. Ouvrez le formulaire de gestion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Gestion des utilisateurs.
  3. Dans le formulaire Gestion des utilisateurs, cliquez sur le bouton Importer les nouveaux utilisateurs.
  4. Cliquez sur Sélectionner et localisez le fichier CSV sur votre ordinateur.
  5. Sélectionnez les rôles des utilisateurs que vous importez.

    Vous pouvez choisir des utilisateurs sous licence, des administrateurs système, des administrateurs de groupe et/ou des afficheurs de ressources (en savoir plus sur les types d’utilisateur de Smartsheet). Chaque personne répertoriée dans le CSV héritera des rôles sélectionnés. Si nécessaire, vous pouvez modifier les rôles de chaque utilisateur individuel après son ajout au compte.
     
  6. Cliquez sur le bouton Importer.

Un e-mail de confirmation sera immédiatement envoyé à toutes les adresses e-mail figurant dans le fichier CSV. Les destinataires doivent cliquer sur le bouton Accepter dans l'e-mail pour être incorporés dans le compte Équipe ou Entreprise.

Toute feuille créée par l'utilisateur ou partagée avec lui demeure disponible même une fois qu'il a accepté l'invitation à rejoindre votre compte.

L’ajout d’utilisateurs au compte vous permettra ainsi qu’à quiconque répertorié dans l’écran Gestion des utilisateurs d’attribuer des lignes de tâches à l’utilisateur à partir d’une colonne Liste des contacts.

Les utilisateurs sous licence que vous invitez hériteront de vos paramètres de couleur et de votre logo sur leur compte Smartsheet à moins qu'ils aient déjà configuré leur propre personnalisation dans Smartsheet. Cela contribue à l'uniformisation de la personnalisation de vos feuilles.

Par défaut, Tous les utilisateurs de l'équipe seront listés à l'écran. Vous pouvez filtrer la liste par type d'utilisateur (Sous licence, Sans licence, Administrateur, Non-administrateur, Afficheur de ressources, etc.) via la liste déroulante en haut de la page. Vous pouvez également saisir du texte pour rechercher des utilisateurs à l’aide de leur nom ou de leur adresse e-mail.

Voici un exemple de formatage de votre fichier .csv :

Prénom Nom E-mail
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

Modifier les propriétés des comptes d'utilisateurs existants

Un administrateur système peut modifier certains attributs pour les utilisateurs du compte qui auront un impact sur ce qu'ils peuvent ou ne peuvent pas faire. Par exemple, l'administrateur système peut accorder ou révoquer la licence d'un utilisateur ou activer ou désactiver les types d'utilisateurs suivants :

  • Administrateur système
  • Administrateur de groupe
  • Afficheur de ressources

Vous pouvez effectuer ces modifications une par une via le formulaire de gestion des utilisateurs ou en vrac via la mise à jour combinée. Si vous modifiez les attributs d'un utilisateur à la fois, en plus des attributs ci-dessus, vous pourrez également modifier le nom et le prénom d'un utilisateur et gérer les adresses e-mail qu'il utilise avec Smartsheet.

Modifier les propriétés d'un utilisateur à la fois

Vous modifierez les attributs à partir du formulaire de gestion des utilisateurs. Pour ouvrir le formulaire de gestion des utilisateurs :

  1. Cliquez sur Compte > Gestion des utilisateurs.
  2. Faites un clic droit sur l’adresse e-mail d’un utilisateur et sélectionnez Modifier l’utilisateur.

si l'utilisateur n'a pas accepté l'invitation visant à rejoindre le compte (son Statut est Invité), son nom ou son adresse e-mail alternative ne peut pas être modifié. Vous ne pouvez modifier ces propriétés que si l'utilisateur a accepté l'invitation au compte.

Modifier les propriétés de l'utilisateur en masse

Utilisez la fonctionnalité de mise à jour combinée des utilisateurs pour modifier les types d'utilisateurs de plusieurs utilisateurs de votre forfait en une seule fois. Pour ce faire, vous allez télécharger une liste d'utilisateurs sous forme de fichier .csv, apporter des modifications aux valeurs de la liste d'utilisateurs, puis télécharger à nouveau la liste dans Smartsheet.

Cette méthode de modification vous permet de révoquer les licences d'utilisateur, ce qui rendra les feuilles de l'utilisateur en lecture seule sans en avertir les collaborateurs. Il se peut que vous deviez transférer des éléments d'utilisateurs après avoir révoqué leurs licences en suivant les étapes de la section Autres actions de gestion des comptes d’utilisateur de cet article.

Mise à jour combinée des utilisateurs :

  1. Sélectionnez Compte > Gestion des utilisateurs.
  2. Cliquez sur Autres actions > Mise à jour combinée des utilisateurs.

    utilisateurs en masse


    Le formulaire de mise à jour combinée des utilisateurs apparaît.
     
  3. Suivez les étapes de la fenêtre Mise à jour combinée pour apporter des modifications aux attributs des utilisateurs. Modifiez les valeurs dans le fichier .csv à VRAI pour leur accorder le type d'utilisateur respectif ou FAUX pour révoquer ce type d'utilisateur.

    fichier csv
     

Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité de mise à jour combinée pour modifier le type d'utilisateur pour les utilisateurs dont le statut est Invité. Vous ne pouvez modifier ces propriétés que si l'utilisateur a accepté l'invitation au compte.


Supprimer des utilisateurs

Un administrateur système peut supprimer tout utilisateur du compte :

  1. Ouvrez le formulaire de gestion des utilisateurs en cliquant sur Compte > Gestion des utilisateurs.

  2. Faites un clic droit sur l’adresse e-mail d’un utilisateur et sélectionnez Supprimer l’utilisateur.

    L’adresse e-mail de l’utilisateur est supprimée du compte.L’utilisateur peut toujours s’identifier dans Smartsheet en tant que collaborateur à titre gratuit, mais il ne sera plus associé à votre compte.

  3. Cochez la case appropriée pour retirer l’accès au partage de l’utilisateur. L’utilisateur sera retiré du partage de toutes les feuilles possédées par les autres utilisateurs sous licence du compte.

  4. (Facultatif) Si l’utilisateur est propriétaire de feuilles, vous pouvez cocher la case Transférer les feuilles possédées à un autre utilisateur. Ensuite, cliquez sur Sélectionner un nouveau propriétaire pour transférer la propriété des feuilles à un autre utilisateur de votre choix. Toute feuille qui n'est pas transférée est verrouillée en lecture seule, puis supprimée après 30 jours.

    REMARQUE : Si l’utilisateur est un administrateur de groupe, l’option s’intitulera Transférer la propriété des éléments et des groupes et il pourra sélectionner un destinataire dans une liste d’administrateurs de groupe associés au compte. L’utilisateur ne peut pas être supprimé tant que la propriété de ses groupes n’a pas été transférée.

  5. Cliquez sur OK.

Vous ne pouvez pas vous retirer d’un compte, même si vous êtes un administrateur système.Si vous êtes administrateur système et que vous souhaitez être supprimé d’un compte, contactez un autre administrateur système (ou conférez à un utilisateur existant le statut Administrateur système) qui pourra vous supprimer en suivant les instructions ci-dessus.


Autres actions de gestion des comptes d’utilisateur

Utilisateurs individuels

Vous trouverez d'autres options de gestion de comptes en faisant un clic droit sur l'adresse e-mail d'un utilisateur, ou en cliquant sur le bouton Autres actions, en haut. Les actions que vous pouvez entreprendre sont les suivantes :

  • Envoyer un e-mail d’invitation : renvoie le lien d’invitation à un utilisateur.
  • Envoyer un e-mail de réinitialisation du mot de passe : génère un lien de réinitialisation du mot de passe et l’envoie à l’adresse e-mail.
  • Télécharger le rapport sur les accès de l’utilisateur aux feuilles : génère un fichier Excel qui répertorie le nom des feuilles accessibles à l’utilisateur.
  • Transférer les feuilles possédées à un autre utilisateur : transfère des feuilles à un autre utilisateur sous licence sur le compte.
  • Transférer les groupes possédés à un autre utilisateur : transfère la propriété des groupes à un autre administrateur de groupe associé sur le compte.
  • Retirer l’accès au partage de l’utilisateur : supprime l’utilisateur du partage de toutes les feuilles possédées par les utilisateurs sous licence sur votre compte.
  • Afficher l’appartenance au groupe : affiche la liste des groupes dont l’utilisateur est membre.
  • Supprimer de tous les groupes : supprime l’utilisateur de tous les groupes possédés par les utilisateurs sur le compte. Lorsqu’un membre est supprimé d’un groupe, il est également supprimé des feuilles partagées avec ce groupe.

Tous les comptes d'utilisateurs

Cliquez sur le bouton Autres actions en haut du formulaire pour voir les options de gestion de tous les comptes :

  • Télécharger le rapport d'accès aux feuilles : génère un fichier Excel répertoriant les noms de toutes les feuilles possédées par des utilisateurs sous licence sur le compte, le nom de l'espace de travail dans lequel les feuilles sont enregistrées (le cas échéant), les collaborateurs partagés pour chaque feuille et l'horodatage de la dernière modification.
  • Télécharger le rapport sur les éléments publiés : génère un fichier Excel listant tous les éléments qui ont été publiés. C’est idéal pour la sécurité des données ou la recherche de la source de la version publiée d'un élément.
  • Retirer l’adresse e-mail du partage : retire une adresse e-mail spécifique du partage de toutes les feuilles possédées par les utilisateurs sur le compte.
  • Télécharger la liste des utilisateurs : génère un fichier Excel listant tous les membres (Invités et Actifs) du compte, un horodatage de la date à laquelle ils ont été ajoutés au compte, leurs niveaux d'accès (Administrateur système, Administrateur de groupe, Afficheur de ressources, etc.), le nombre de feuilles possédées et l'horodatage de leur dernière connexion à Smartsheet.
     

Les organisations comptant 200 utilisateurs ou plus recevront plutôt un e-mail contenant un lien pour télécharger le rapport d'accès aux feuilles.