Provisionnement automatique des utilisateurs

La fonctionnalité de Provisionnement automatique des utilisateurs ajoute automatiquement les utilisateurs qui correspondent au domaine que vous avez configuré pour votre forfait.

Lorsqu’elle est activée, tout utilisateur qui se connecte est automatiquement ajouté à la liste des utilisateurs du compte, si son domaine est validé. Elle peut être considérée comme un provisionnement « à la volée » pour chaque domaine.

L’activation du provisionnement automatique des utilisateurs garantit que les utilisateurs dont le domaine est celui de l’entreprise respectent les mêmes paramètres en ce qui concerne la sécurité et le compte. Vous pouvez configurer plusieurs domaines, si besoin est.

Ajouter automatiquement des utilisateurs à un compte Entreprise avec le provisionnement automatique des utilisateurs

La fonctionnalité Provisionnement automatique d’utilisateurs (UAP) automatise le processus d’ajout d’utilisateurs à un compte Entreprise dans Smartsheet. Plutôt que d’inviter manuellement des utilisateurs par l’écran Gestion des utilisateurs, activez cette fonctionnalité afin d’ajouter automatiquement à votre compte les utilisateurs qui se connectent à Smartsheet, ou lors de leur prochaine connexion, à l’aide d’une adresse e-mail appartenant à votre organisation. Vous pouvez choisir d’ajouter automatiquement au compte des utilisateurs sous licence ou sans licence, selon le type d’accès que vous souhaitez leur octroyer.

ASTUCE : les utilisateurs ajoutés automatiquement au compte par le biais de la fonctionnalité Provisionnement automatique d’utilisateurs peuvent toujours être gérés à partir de l’écran Gestion des utilisateurs. Tout administrateur système d’un compte Entreprise peut activer la fonctionnalité Provisionnement automatique d’utilisateurs dans Smartsheet.

Ce processus implique que vous ajoutiez un ou des enregistrements à votre système de nom de domaine (DNS). Par conséquent, vous pouvez être amené à solliciter l’aide d’une ressource technique interne.

Partie 1 : Ajouter et activer des domaines

  1. Sélectionnez l’icône de votre profil (angle supérieur droit) > Administrateur de compte.
  2. Sélectionnez Contrôles de sécurité dans le menu de gauche.
  3. Dans la fenêtre Administrateur de compte, sélectionnez Modifier à côté de Domaines (pour Provisionnement automatique d’utilisateurs, widget de contenu Web).

    Modification du domaine

    Le formulaire Validation du domaine apparaît.

    formulaire de validation du domaine
     
  4. Sélectionnez Ajouter un domaine. Au départ, il s’agit de la seule option disponible sur cet écran, étant donné qu’un domaine validé et activé est nécessaire pour activer la fonctionnalité.
  5. Dans le champ Ajouter un domaine, tapez un domaine d’adresse e-mail appartenant à votre organisation (par exemple, smartsheet.com).
  6. Sélectionnez Enregistrer.
    Le formulaire devient Modifier le domaine et affiche le Statut du domaine comme Non validé.
    Modifier le domaine
  7. À des fins de sécurité, vous devez confirmer que le domaine en question est sous votre contrôle. Smartsheet génère un enregistrement à ajouter au DNS de votre organisation. Pour y parvenir, vous pouvez être amené à collaborer avec votre service informatique.
  8. Sélectionnez Valider après l’ajout de l’enregistrement. Smartsheet procède à une recherche DNS afin de vérifier que l’enregistrement existe désormais dans votre domaine. La validation risque d’échouer en cas de retard dans la propagation des DNS. Dans ce cas, tentez à nouveau la validation de domaine ultérieurement.
  9. Si l’opération réussit, cela confirme que vous possédez le domaine et que vous avez autorité pour gérer les utilisateurs qui s’en servent dans leur adresse e-mail Smartsheet. Le statut passe de Non validé à Inactif.
    REMARQUE : l’enregistrement DNS doit toujours être présent pour permettre le provisionnement automatique.
  10. Sélectionnez Activer pour confirmer le provisionnement automatique pour le domaine, puis fermez la fenêtre.

Un domaine ne peut pas être désactivé ou supprimé si la fonctionnalité Provisionnement automatique d’utilisateurs est activée et qu’aucun autre domaine n’a été activé. Configurez Provisionnement automatique d’utilisateurs en Non activé, ou activez d’autres domaines, pour désactiver ou supprimer le domaine existant.

Partie 2 : Activer le provisionnement automatique pour les domaines activés

  1. Dans le formulaire Provisionnement automatique d’utilisateurs, choisissez parmi les options disponibles.Domaine d’approvisionnement automatique d’utilisateurs activé
    • Les ajouter en tant qu’UTILISATEURS SOUS LICENCE : tout nouvel utilisateur se connectant à Smartsheet à l’aide d’une adresse e-mail comportant le domaine validé est automatiquement ajouté à votre compte Entreprise en tant qu’utilisateur sous licence. Cela n’a aucune incidence sur les éventuels utilisateurs existants.
    • Les ajouter en tant qu’UTILISATEURS SANS LICENCE : tout nouvel utilisateur se connectant à Smartsheet à l’aide d’une adresse e-mail comportant le domaine validé est automatiquement ajouté à votre compte Entreprise en tant qu’utilisateur sans licence. Cela n’a aucune incidence sur les éventuels utilisateurs existants.

      REMARQUE : si vous n’avez pas la possibilité de modifier la manière dont les utilisateurs sont provisionnés après avoir configuré le provisionnement automatique des utilisateurs, contactez votre gestionnaire de compte Smartsheet.
       
  2. Sélectionnez Enregistrer après avoir sélectionné une option.

    Un message de confirmation apparaît :
  3. Sélectionnez Continuer pour finaliser le Provisionnement automatique d’utilisateurs et être redirigé vers le formulaire Provisionnement automatique d’utilisateurs.
  4. Sélectionnez Ajouter un domaine pour valider et activer le provisionnement automatique dans d’autres domaines appartenant à votre organisation.

    REMARQUE : il n’y a aucune limite au nombre de domaines que vous pouvez ajouter.
     
  5. Sélectionnez à tout moment Modifier sur un domaine pour ouvrir le formulaire Modifier le domaine. Vous pouvez ensuite vérifier les informations concernant le domaine ou sélectionner Désactiver et Supprimer le domaine.

Si un utilisateur apparaît dans votre liste d’utilisateurs dont le domaine d’adresse e-mail ne correspond pas aux domaines que vous avez configurés pour le provisionnement automatique d’utilisateurs, il est possible que l’utilisateur existe dans votre fournisseur d’identité d’authentification unique (SSO) ou qu’il ait été invité par un autre administrateur système. Cela peut se produire si l’utilisateur saisit une adresse e-mail correspondant à votre domaine UAP sur la page de connexion de Smartsheet, et qu’ensuite, une adresse e-mail différente est utilisée après que l’utilisateur ait été redirigé vers la page de connexion du fournisseur d’identité.