Centre d’administration : gérez les utilisateurs, définissez les rôles et plus encore
Les fonctions de gestion des utilisateurs du Centre d’administration vous permettent d’ajouter et de modifier les utilisateurs individuellement ou en masse. Vous pouvez également générer différents rapports sur les utilisateurs, transférer la propriété des éléments et révoquer l’accès aux éléments Smartsheet partagés de votre compte pour les utilisateurs externes.
Vous pouvez également définir les rôles et les types d’utilisateurs. Si l’Administrateur système principal n’est pas disponible, assurez-vous d’attribuer plusieurs Administrateurs système à votre compte.
Pour de plus amples renseignements sur les types d’utilisateurs, consultez Types d’utilisateurs au niveau du compte pour les forfaits Affaire et Entreprise.
- Sélectionnez l’icône de votre compte, puis Gestion des utilisateurs.
Vous souhaitez voir qui est un utilisateur sans licence sur un forfait d’essai ou gratuit ? Accédez à Gestion des utilisateurs > Plus d’actions > Liste d’utilisateurs pour demander l’envoi d’un rapport à votre boîte de réception.
Ajouter des utilisateurs en masse
- Créez un fichier CSV.
- Nommez les trois premières colonnes : Prénom, Nom, Adresse e-mail.
- Ajoutez des utilisateurs au fichier, un utilisateur par ligne.
- Dans Gestion des utilisateurs, sélectionnez Plus d’actions > Importer des utilisateurs...
- Chargez votre fichier.
- Sélectionnez le rôle des utilisateurs (utilisateur sous licence, administrateur de groupe, spectateur de ressources, administrateur système). Si vous ne sélectionnez pas de rôle, les utilisateurs seront des Utilisateurs sans licence par défaut.
Le rôle que vous sélectionnez s’applique à tous les utilisateurs importés. Vous pouvez modifier les utilisateurs en masse après les avoir importés ou créer un fichier .csv pour chaque rôle. - Sélectionnez Importer pour inviter les utilisateurs dans votre compte.
Mettre à jour les autorisations de base en masse
Planifiez vos modifications avant de commencer une modification en masse. Regroupez des personnes pour chaque type de licence dans un seul lot et appliquez toutes les modifications en une seule fois. Si vous ajoutez des utilisateurs et devez ajouter plusieurs types de licence, séparez-les en différents groupes en fonction du type de licence.
- Dans Gestion des utilisateurs, sélectionnez Plus d’actions > Mettre à jour les autorisations de base en masse...
- Sélectionnez Générer une liste d’utilisateurs. La liste sera envoyée à votre e-mail.
- Ouvrez l’e-mail et téléchargez le fichier .csv.
- Dans le fichier, vous voyez tous vos utilisateurs et une colonne pour chaque rôle. Pour attribuer un rôle à un utilisateur, tapez TRUE (VRAI) dans la cellule correspondant à ce rôle. Pour supprimer un rôle, tapez FALSE (FAUX) dans la cellule correspondant à ce rôle.
Les Administrateurs de groupe ou les Spectateurs de ressources doivent être des Utilisateurs sous licence. - Enregistrez votre fichier mis à jour et chargez-le dans la fenêtre Mettre à jour les autorisations de base en masse.
- Sélectionnez Actualiser pour appliquer les modifications.
Cette méthode ne peut être utilisée pour actualiser les noms, les adresses e-mail, les groupes ou les informations de profil.
Mettre à jour les autorisations en masse pour les applications premium
- Dans Gestion des utilisateurs, sélectionnez Plus d’actions > Mettre à jour les autorisations des applications Premium en masse...
- Sélectionnez Générer une liste d’utilisateurs. La liste sera envoyée à votre e-mail.
- Ouvrez l’e-mail et téléchargez le fichier .csv.
- Dans le fichier, vous voyez tous vos utilisateurs et une colonne pour chaque rôle. Pour attribuer un rôle à un utilisateur, tapez TRUE (VRAI) dans la cellule correspondant à ce rôle. Pour supprimer un rôle, tapez FALSE (FAUX) dans la cellule correspondant à ce rôle.Les Administrateurs de groupe ou Spectateurs de ressources doivent être des Utilisateurs sous licence.
- Enregistrez le fichier que vous avez mis à jour et chargez-le dans la zone de glisser-déposer de la fenêtre Mettre à jour les autorisations des applications premium en masse.
- Sélectionnez Mettre à jour pour appliquer les modifications.
Plus d’actions dans la gestion des utilisateurs
Sélectionnez Plus d’actions en haut à gauche pour effectuer les opérations suivantes :
|
Utiliser cette commande |
Pour exécuter cette action |
|---|---|
|
Générer des rapports > Liste des utilisateurs* |
Crée un rapport sur tous les utilisateurs et leurs rôles dans votre compte et l’envoie par e-mail. |
|
Générer des rapports > Accès aux feuilles |
Crée un rapport sur tous les utilisateurs qui bénéficient d’un partage sur les feuilles de votre compte, et sur leurs niveaux d’autorisation de partage et l’envoie par e-mail. Les collaborateurs externes qui ne se trouvent pas dans la gestion des utilisateurs y figurent également. |
|
Générer des rapports > Éléments publiés |
Crée un rapport sur tous les éléments publiés dans votre compte et l’envoie par e-mail. |
|
Générer des rapports > Historique des connexions* |
Crée un rapport sur l’historique de connexion des six derniers mois pour tous les utilisateurs de votre compte et l’envoie par e-mail. |
|
Révoquer l’accès aux éléments |
Supprimer une adresse e-mail du partage pour tous les éléments de votre compte. Il peut s’agir d’un membre de votre compte ou d’un collaborateur externe. |
*La dernière connexion indique l’heure à laquelle un utilisateur a lancé la session.
Vous pouvez rechercher des utilisateurs ou appliquer des filtres en utilisant les options situées en haut à droite de la Gestion des utilisateurs. Vous pouvez trier la liste d’utilisateurs par nom dans l’ordre alphabétique ou inverse en sélectionnant l’en-tête de colonne Nom et contact.
