Centre d’administration : actions en masse, etc., avec la gestion des utilisateurs

Les fonctions de gestion des utilisateurs du centre d’administration vous permettent d’ajouter, de supprimer et de modifier les utilisateurs individuellement ou en masse. Vous pouvez également générer différents rapports sur les utilisateurs, transférer la propriété des éléments et révoquer l’accès aux éléments Smartsheet partagés de votre compte pour les utilisateurs externes.

ASTUCE : La gestion des utilisateurs vous permet de définir les rôles et les types d’utilisateurs de votre compte. Vous devez affecter plusieurs administrateurs système à votre compte au cas où l’administrateur système principal n’est pas disponible. Pour plus d’informations sur les types d’utilisateurs, reportez-vous à Types d’utilisateurs au niveau du compte pour les forfaits multi-utilisateurs.

Pour accéder à la gestion des utilisateurs, connectez-vous au centre d’administration avec vos identifiants Smartsheet à l’adresse https://admin.smartsheet.com/, puis sélectionnez Gestion des utilisateurs dans le menu en haut à gauche.

Gestion des utilisateurs

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?

Icône des conditions d’autorisation Les administrateurs système peuvent se connecter au centre d’administration et accéder à la gestion des utilisateurs

Icône des forfaits disponibles Cette fonction est disponible dans les forfaits Affaire, Entreprise et Premier


Ajouter ou modifier des utilisateurs en masse

Vous pouvez utiliser la gestion des utilisateurs pour ajouter des utilisateurs à votre compte en masse. Pour ce faire :

  1. Créez un fichier CSV
  2. Intitulez les trois premières colonnes du fichier Prénom, Nomet e-mail
  3. Ajoutez les utilisateurs que vous souhaitez importer dans le fichier CSV (un utilisateur par ligne)
  4. Dans Gestion des utilisateurs, sélectionnez Plus d’actions > Importer des utilisateurs...
  5. Chargez votre fichier CSV dans la zone glisser-déposer
  6. Sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à ces utilisateurs (utilisateur sous licence, administrateur de groupe, afficheur de ressources, administrateur système). Les utilisateurs seront ajoutés en tant qu’utilisateurs sans licence si vous ne sélectionnez aucun rôle.

    REMARQUE : Les rôles que vous choisissez ici sont appliqués à tous les utilisateurs que vous importez. Vous pouvez modifier les utilisateurs en masse après les avoir importés ou vous pouvez créer des fichiers CSV séparés qui contiennent chacun des utilisateurs ayant des rôles similaires.
  7. Sélectionnez Importer pour inviter les utilisateurs dans votre compte

    Importer des utilisateurs

Si vous devez apporter des modifications à plusieurs utilisateurs en même temps, vous pouvez les modifier en masse. Pour ce faire :

  1. Dans Gestion des utilisateurs, sélectionnez Plus d’actions > Mettre à jour les autorisations en masse...

    La fenêtre Mettre à jour les autorisations en masse s’ouvre.

    Mettre à jour les autorisations en masse

  2. Sélectionnez Générer la liste des utilisateurs
  3. Dans votre boîte de réception, ouvrez l’e-mail que vous avez reçu et téléchargez le fichier CSV en cliquant sur le lien.
  4. Dans le fichier CSV, vous voyez tous vos utilisateurs et une colonne pour chaque rôle. Pour attribuer un rôle à un utilisateur, tapez TRUE dans la cellule correspondant à ce rôle. Pour supprimer un rôle, tapez FALSE dans la cellule correspondant à ce rôle.

    REMARQUE : Un utilisateur doit être un utilisateur sous licence pour être un administrateur de groupe ou un afficheur de ressources.
  5. Enregistrez le fichier CSV que vous avez mis à jour et chargez-le dans la zone de glisser-déposer de la fenêtre « Mettre à jour les autorisations en masse »
  6. Sélectionnez Actualiser pour appliquer les modifications

Les rôles des utilisateurs sont actualisés après le chargement du fichier.

REMARQUE : Cette méthode peut uniquement être utilisée pour modifier les rôles des utilisateurs en masse. Elle ne peut pas être utilisée pour actualiser les noms, les adresses e-mail, les groupes ou les informations de profil.

Bonnes pratiques : Planifiez au préalable les modifications en masse que vous allez effectuer. Si vous modifiez les licences de nombreux utilisateurs de la même manière, essayez de les regrouper et d’appliquer tous les changements en même temps. Si vous ajoutez des utilisateurs et devez ajouter plusieurs types de licence, séparez-les en différents groupes en fonction du type de licence.


Plus d’actions dans la gestion des utilisateurs

Dans la Gestion des utilisateurs, vous pouvez sélectionner Plus d’actions en haut à gauche pour exécuter quelques actions supplémentaires.

Utilisez cette commande

Pour exécuter cette action

Générer des rapports > Liste des utilisateurs

Crée un rapport, vous envoie un e-mail avec le rapport sur tous les utilisateurs et leurs rôles dans votre compte

Générer des rapports > Accès aux feuilles

Crée un rapport, vous envoie un e-mail avec le rapport sur tous les utilisateurs qui disposent d’un partage sur les feuilles de votre compte, et sur leurs niveaux d’autorisation de partage. Les collaborateurs externes qui ne se trouvent pas dans la gestion des utilisateurs y figurent également

Générer des rapports > Éléments publiés

Crée un rapport, vous envoie un e-mail avec le rapport sur tous les éléments publiés dans votre compte

Générer des rapports > Historique des connexions

Crée un rapport, vous envoie un e-mail avec le rapport sur l’historique de connexion des six derniers mois de pour tous les utilisateurs de votre compte

Révoquer l’accès aux éléments

Supprimez une adresse e-mail du partage pour tous les éléments de votre compte. Il peut s’agir d’un membre de votre compte ou d’un collaborateur externe.

Vous pouvez également rechercher des utilisateurs ou appliquer des filtres en utilisant les options en haut à droite de la gestion des utilisateurs. Vous pouvez trier la liste des utilisateurs en fonction de leur nom par ordre alphabétique ou ordre alphabétique inverse en sélectionnant l’en-tête de la colonne Nom et contact.

Rechercher des utilisateurs