Le glossaire des éléments essentiels de Smartsheet

Que vous commenciez tout juste ou que vous ayez besoin d'un rapide rappel, ce glossaire couvre les termes et concepts fondamentaux qui forment la base du travail dans Smartsheet. Vous pouvez utiliser ce guide comme référence incontournable pendant que vous explorez, construisez et collaborez plus efficacement.

Structure de la plateforme

• Espace de travail: Un espace de travail est un conteneur personnalisable où vous organisez, créez et partagez un travail connexe. Utilisez des espaces de travail pour regrouper le contenu par projet, département ou équipe. 

  Les espaces de travail peuvent inclure les éléments suivants :

  • Éléments d'espace de travail: Comprend des dossiers, des feuilles, des formulaires, des rapports et des tableaux de bord. Utilisez ces éléments pour structurer et gérer votre travail.
  • Bibliothèque de fichiers: Un emplacement central où vous stockez, organisez, recherchez et collaborez sur des fichiers ajoutés à l'espace de travail.
  • Collections: Un groupe de contenu organisé et partageable qui existe à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de Smartsheet. Seules les personnes que vous spécifiez peuvent accéder à une collection. 

La bibliothèque de fichiers et les collections ne sont disponibles que sur les plans Entreprise.

En savoir plus dans l'article Utiliser des espaces de travail et le panneau d'espace de travail. 

Éléments de l’espace de travail

• Tableaux de bord: Les tableaux de bord affichent les données en direct de vos feuilles et rapports à l'aide de widgets faciles à configurer, qui sont les éléments de base des tableaux de bord. Les tableaux de bord offrent une visibilité en temps réel sur des indicateurs essentiels et centralisent les informations, permettant une meilleure prise de décision et améliorant les résultats commerciaux. Vous pouvez partager des tableaux de bord avec quiconque, y compris des coéquipiers, des dirigeants et des clients externes, et les consulter sur des appareils de bureau et mobiles.
• Dossier: Les dossiers organisent les éléments Smartsheet au sein d'un espace de travail. Ils héritent des autorisations de partage de l'espace de travail, mais vous ne pouvez pas les partager avec un groupe personnalisé. Gardez à l'esprit que vous devez utiliser des dossiers pour organiser vos éléments au sein d'un espace de travail, tandis que les collections aident à partager un ensemble de contenu sélectionné avec un public spécifique.
• Formulaires: Les formulaires Smartsheet collectent des données cohérentes et sans erreur et les envoient directement dans une feuille. Chaque formulaire est connecté à une feuille sous-jacente ; soit celle que vous créez, soit celle que Smartsheet génère automatiquement lorsque vous créez le formulaire. Utilisez des formulaires pour recueillir des contributions de quiconque, même s'ils n'utilisent pas Smartsheet.
• Rapports: Les rapports Smartsheet affichent des données en temps réel provenant de plusieurs feuilles dans une seule vue. Ils vous aident à consolider des tâches, des jalons ou d'autres informations dans un aperçu ou à créer des vues spécifiques pour vos parties prenantes. Les rapports sont bidirectionnels ; les modifications apportées à un rapport se mettent automatiquement à jour dans les feuilles sous-jacentes et vice versa. Vous pouvez générer un rapport de lignes à partir des lignes et des colonnes d’une feuille, ou un rapport récapitulatif de feuille à partir des champs récapitulatifs de feuilles.  En savoir plus dans l'article Résumé de la feuille. 
• Feuilles: Les feuilles servent de base à votre travail dans Smartsheet. Elles contiennent vos données et soutiennent des fonctionnalités clés. Commencez avec une feuille vierge, importez des données existantes ou utilisez un modèle. La structure de la feuille détermine comment vous utilisez les fonctionnalités de Smartsheet telles que l'automatisation, les rapports et les tableaux de bord.

Essentiels de la feuille

• Automatisations: Les automatisations vous aident à remplacer les tâches manuelles et répétitives par des flux de travail automatisés afin que vous puissiez vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous pouvez configurer l'automatisation en utilisant des déclencheurs ou des modifications dans votre feuille, ou commencer à partir d'un modèle.
• Colonnes: Les colonnes définissent le type de données stockées dans chaque partie de votre feuille. Elles permettent des fonctionnalités clés de Smartsheet telles que les vues, les formulaires, l'automatisation, les filtres, les rapports, et plus encore. Choisissez parmi plus de 10 types de colonnes pour répondre à vos besoins spécifiques. Par exemple, vous pouvez voir quand quelqu'un a créé des lignes avec la colonne Date de création ou voir qui les a modifiées avec la colonne Modifié par. 
• Formatage conditionnel: Le formatage conditionnel vous permet de changer automatiquement le format des cellules ou des lignes en fonction des règles que vous définissez. Par exemple, mettez en gras et surlignez les tâches en retard en rouge pour attirer l’attention et inciter à l’action.
• Intégrations: Les intégrations vous permettent de gérer le travail à travers les outils que votre équipe utilise déjà en les connectant facilement à Smartsheet. Utilisez les intégrations pour automatiser les flux de travail routiniers, fournir de la visibilité sur votre travail et connecter des données entre les plateformes.
• Colonne principale: Sert d’identifiant principal pour les lignes dans une feuille. Chaque feuille a une colonne principale requise, que vous ne pouvez pas supprimer. Cette colonne contient souvent le descripteur principal de la ligne.
• Lignes: Vous pouvez organiser et gérer vos données à l’aide de lignes. Construisez une hiérarchie, attachez des fichiers, laissez des commentaires, vérifiez le contenu, créez des documents personnalisés et définissez des rappels, le tout à partir d'une ligne.

• Types de vue: Les mêmes données sous-jacentes alimentent toutes les vues, vous permettant de passer d'une vue à l'autre sans effort et d'obtenir des informations exploitables adaptées à vos besoins. 

  Vous avez le choix entre les modes suivants :

  • Vue en tableau : Une mise en page moderne de style grille pour la collaboration en temps réel
  • Vue en tableau : Une mise en page de style tableau pour la gestion visuelle des tâches
  • Vue chronologique : Une mise en page propre basée sur des dates pour planifier et gérer le travail
  • Vue Gantt : Une chronologie pour le suivi avancé de projet avec des dépendances

La collaboration est essentielle

• Journal d’activité: Le journal d’activité suit l’activité des utilisateurs dans une feuille et montre qui a consulté un élément en dernier. 
• Pièces jointes: Les pièces jointes vous permettent d’ajouter et de gérer des fichiers directement dans votre feuille, en gardant tous les matériaux pertinents au même endroit. Vous pouvez attacher des fichiers depuis votre appareil ou depuis les fournisseurs de stockage cloud les plus populaires.
• Conversations: Les conversations vous permettent, à vous comme à votre équipe, de suivre et de gérer les discussions en temps réel dans le contexte de votre travail. Démarrez des conversations au niveau de la ligne, de la feuille ou de l’espace de travail pour garder la communication ciblée et accessible.
• Mentions: Utilisez des mentions (@) pour taguer une personne dans un commentaire ou l’inclure dans une conversation. Les utilisateurs tagués reçoivent une notification avec un lien direct vers le commentaire. La manière dont une personne reçoit la notification dépend de ses propres paramètres de notification.
• Partage : Le partage est au cœur de Smartsheet. Cela garantit que les parties prenantes internes et externes ont accès aux dernières informations, mises à jour par les bonnes personnes au bon moment.
   

Avec ces termes clés en tête, vous êtes prêt à naviguer dans Smartsheet plus clairement et avec confiance, que vous construisiez votre première feuille, organisiez des espaces de travail ou collaboriez avec votre équipe.