Gérer les éléments d’un espace de travail

Une fois que vous avez créé un espace de travail, vous ou toute personne disposant d’autorisations de partage de niveau administrateur pouvez créer de nouveaux éléments, déplacer des éléments dans l’espace de travail ou hors de ce dernier, ou encore en supprimer.

Vous devez être utilisateur d’un forfait pour créer de nouveaux éléments ou en déplacer hors d’un espace de travail. 

Créer un nouvel élément dans un espace de travail

Vous devez être un administrateur ou le propriétaire de l’espace de travail pour pouvoir créer un nouvel élément. Une fois que vous avez créé un élément, celui-ci est enregistré dans l’espace de travail et accessible à tous les collaborateurs avec lesquels cet espace de travail est partagé.

Les collaborateurs ont exactement le même espace de travail que vous, y compris la structure des dossiers et les feuilles qu’il contient.

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Accueil. Depuis l’Accueil, sélectionnez le nom de l’espace de travail dans les listes Suggestion ou Tous les espaces de travail. Le panneau de l’espace de travail s’ouvre.
2. En haut à gauche, sélectionnez +Ajouter à l’espace de travail, puis sélectionnez l’élément (tel que Feuille, Rapport, Tableau de bord, etc.) que vous souhaitez créer dans l’espace de travail.
    

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Déplacer un élément existant depuis ou vers un espace de travail

Vous pouvez déplacer tout élément dont vous êtes propriétaire depuis ou vers un espace de travail. 

Vous devez être l’administrateur ou le propriétaire de l’espace de travail, et vous devez être le propriétaire de l’élément. 

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir. 
2. Dans le panneau de gauche, naviguez jusqu’à l’élément que vous souhaitez déplacer.
3. Sélectionnez le nom de l’élément et faites-le glisser vers l’espace de travail désiré.

Le déplacement d’un élément vers un espace de travail le partage automatiquement avec toutes les personnes qui peuvent y accéder, tout en maintenant les autorisations de partage au niveau de la feuille.

Pour déplacer un élément dont vous n’êtes pas propriétaire, vous avez le choix entre deux actions :

1. Demander la propriété de l’élément, puis le déplacer vers votre espace de travail
2.  Dans votre espace de travail, accorder des autorisations d’administrateur au propriétaire de l’élément et lui demander de déplacer l’élément vers votre espace de travail.

Déplacer un élément hors d’un espace de travail

Vous devez avoir des autorisations de partage appropriées par rapport à l’espace de travail pour effectuer cette action.

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Parcourir.
2. Dans le panneau de gauche, naviguez jusqu’à l’élément que vous souhaitez déplacer. Les éléments de l’espace de travail (par exemple, les feuilles, les rapports et les tableaux de bord) s’afficheront au centre de l’écran.
3. Sélectionnez l’élément et faites-le glisser dans votre répertoire Feuilles dans le volet de gauche ou dans un espace de travail auquel vous avez l’autorisation d’ajouter des éléments.

Si vous déplacez un dossier, vous déplacez également tout son contenu.

Déplacer un élément ou un dossier supprime également le partage pour tous les membres de l’espace de travail, mais maintient les autorisations de partage au niveau de la feuille.  

Lorsque vous déplacez un élément ou un dossier hors d’un espace de travail, vous en devenez le nouveau propriétaire.

Supprimer un élément d’un espace de travail

Vous devez avoir des autorisations de partage appropriées par rapport à l’espace de travail pour effectuer cette action. 

1. Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Accueil. Depuis l’Accueil, sélectionnez le nom de l’espace de travail dans les listes Suggestion ou Tous les espaces de travail. Le panneau de l’espace de travail s’ouvre.
2. Sélectionnez l’élément que vous souhaitez supprimer.
3. Pour supprimer l’élément, sélectionnez le menu à trois points, puis Supprimer.

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La suppression d’un dossier supprime également les feuilles, rapports, modèles et sous-dossiers qu’il contient.

Rapports dans les espaces de travail

Toute personne disposant des autorisations d’administrateur pour un espace de travail peut supprimer et renommer les rapports qu’il contient. Si vous supprimez un rapport d’un espace de travail, vous pouvez le récupérer pendant 30 jours dans le dossier Éléments supprimés du propriétaire de la feuille. Les administrateurs peuvent voir l’élément dans leur dossier, mais ils n’ont pas le droit de le récupérer.

Les feuilles, rapports et modèles supprimés sont placés dans la section Éléments supprimés de l’onglet Parcourir du propriétaire. Vous pouvez récupérer les éléments dans Éléments supprimés pendant 30 jours maximum. 

Accéder aux formulaires dans les espaces de travail

Vous pouvez accéder aux formulaires de trois manières différentes :

Rechercher 

Ouvrez l’icône Recherche dans la barre de gauche et recherchez le nom de votre formulaire.

Menu Formulaires

Dans votre feuille, sélectionnez Formulaires > Gérer les formulaires…

Espaces de travail

Ouvrez le panneau de l’espace de travail et recherchez vos formulaires dans la feuille associée pour effectuer l’une des actions suivantes :

• Voir, sélectionner et charger le formulaire
• À partir du menu Formulaire dans le panneau de l’espace de travail :
  • Ouvrir le formulaire dans un nouvel onglet avec l’URL du formulaire publié
  • Copier l’URL du formulaire publié directement à partir de l’espace de travail
  • Sélectionner Modifier pour ouvrir le formulaire en mode de création

Utilisez l’en-tête de navigation pour naviguer entre la page d’envoi, le générateur de formulaire et la feuille dans laquelle vous stockez les réponses aux formulaires.