Ajoutez des collaborateurs à votre feuille ou à votre rapport.
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Partagez des feuilles et des rapports avec des collaborateurs internes ou externes à votre organisation. Ils peuvent également demander l’accès aux éléments. Les collaborateurs externes à votre organisation n’ont pas toujours besoin d’avoir un compte Smartsheet pour consulter les éléments.
Les autorisations d’utilisateur déterminent les actions que les utilisateurs peuvent effectuer par rapport aux éléments partagés.
Partager une feuille ou un rapport
- Commencez le processus de partage en sélectionnant l’une des options suivantes :
- Fichier > Menu
Partager en haut à droite de l’écran
Si la feuille ou le rapport se trouve dans un espace de travail, le bouton Partager se présente sous la forme d’une liste déroulante qui fournit des options pour partager l’élément en particulier ou pour tout partager dans l’espace de travail.
- Dans le champ Ajouter des personnes par nom, adresse e-mail ou groupe, saisissez l’adresse e-mail d’un utilisateur ou d’un groupe.
Si vous êtes membre du forfait Entreprise, votre fenêtre modale de partage affiche les recommandations des individus et des groupes avec lesquels vous collaborez fréquemment. Sélectionnez leur nom en un clic pour les ajouter au sélecteur de contacts.
- Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le niveau d’autorisation de partage à affecter à chaque personne ou groupe.
- Dans le champ Message (facultatif) , créez un message personnel pour communiquer avec vos collaborateurs.
- Utilisez les cases à cocher Notifier les personnes et Me mettre en copie pour notifier les collaborateurs et décider si vous souhaitez qu’une copie du message soit envoyée à votre boîte de réception.
Pour les feuilles, utilisez l’option Modifier à côté de Vue par défaut pour définir un affichage par défaut lorsque des collaborateurs ouvrent la feuille que vous partagez.
Utilisez l’option Copier le lien pour partager directement l’élément ou l’intégrer ailleurs. Seules les personnes disposant d’un compte Smartsheet et ayant été invitées à accéder à l’élément peuvent utiliser le lien.
- Sélectionnez Partager.
Vous pouvez arrêter le partage ou modifier les niveaux d’autorisation de partage au niveau de l’élément et de l’espace de travail.
Tenez compte des éléments suivants :
Lorsque vous partagez une feuille ou un rapport, la fenêtre Partager indique que les destinataires disposant d’un poste autre que Membre peuvent être limités à un accès en Lecture seule.
Fenêtre Gérer l’accès
Rechercher et trier les collaborateurs
Dans la fenêtre Gérer l’accès, utilisez les options de recherche et de tri pour trouver facilement la personne ou le groupe que vous recherchez afin de modifier ou de supprimer ses autorisations.
Lorsque vous utilisez la fonction recherche, vous pouvez rechercher des individus et des groupes, mais pas des individus au sein de groupes.
Vérifier les types de postes des collaborateurs
Assurez-vous que les collaborateurs avec lesquels vous partagez votre feuille ou votre rapport disposent du bon type de poste pour recevoir les autorisations que vous essayez d’attribuer.
Si vous disposez des autorisations Administrateur ou Éditeur avec possibilité de partage, ouvrez la fenêtre Partager, accédez à Gérer l’accès et passez le curseur sur un nom pour voir le type de poste de cette personne.
Vous ne pouvez pas donner à un autre collaborateur un niveau d’accès supérieur au vôtre. Par exemple, si vous disposez d’autorisations de niveau Éditeur, vous ne pouvez pas attribuer d’accès de niveau Administrateur.
Modifier ou supprimer des autorisations
Pour changer le niveau d’autorisation ou arrêter de partager l’élément avec un collaborateur :
- Sélectionnez le bouton Partager en haut de l’élément.
- Sous Gérer l’accès, sélectionnez la personne ou le groupe dont vous souhaitez modifier les autorisations.
- Sélectionnez Gérer >
- Dans la fenêtre modale Gérer l’accès, placez le curseur sur le nom de la personne ou du groupe et utilisez la liste déroulante pour modifier son niveau d’autorisation ou cliquez sur X à droite pour la supprimer complètement de l’élément.
Qui peut contrôler le partage d’accès avec les utilisateurs ?
- Les administrateurs des ressources du forfait peuvent examiner les demandes d’accès et accorder des autorisations aux éléments auxquels ils peuvent accéder.
- Dans le centre d’administration, les administrateurs système peuvent empêcher un utilisateur de partager des éléments appartenant à des utilisateurs du compte.
Les administrateurs de groupe peuvent retirer un membre du groupe afin de révoquer l’accès de cet utilisateur à tous les éléments partagés avec ce groupe.
Pour accéder à un élément tel qu’une feuille ou un rapport, consultez l’article Demander l’accès à un élément.
Partager des éléments via une colonne de contacts
En tant qu’éditeur d’un élément, vous pouvez utiliser une colonne de contacts pour partager votre feuille avec des personnes qui n’y ont pas encore accès.
- Lorsque vous ajoutez à une colonne de contacts une personne qui n’a pas encore accès à l’élément en question, le système vous invite à lui accorder rapidement un accès.
- Si vous décidez de partager cet élément avec ce contact, il obtient par défaut un niveau d’autorisation de partage Éditeur - partage possible.
- Si vous ajoutez des contacts à la colonne sans fermer l’invite, vous pouvez partager votre élément en masse.
Le partage d’éléments via une colonne de contacts n’est disponible que lorsque vous utilisez le mode Table. En savoir plus sur le mode Table.
Éléments à garder à l’esprit
- Le partage d’un rapport n’accorde pas l’accès à ses feuilles sources.
- Lorsque vous partagez un rapport, les collaborateurs ne voient que les données des feuilles sources auxquelles ils ont accès. Sans accès aux feuilles sources, les rapports peuvent apparaître vides ou incomplets.
Lorsque vous partagez un rapport, assurez-vous de partager également ses feuilles sources. Si vous ne souhaitez pas partager les feuilles sources, envisagez de publier le rapport et de partager son lien.
Conseils sur le partage d’éléments Smartsheet
- Suivez la procédure de partage décrite dans cet article pour partager des éléments individuels avec quelques personnes.
- Si vous souhaitez partager des éléments avec un groupe (comme vos collègues), partagez-les via un espace de travail.
- Pour partager un tableau de bord, consultez l’article Partager un tableau de bord.
- Si vous souhaitez partager un rapport avec quelqu’un qui n’a pas accès aux feuilles sources, envisagez ces options :