Recueillir des informations avec un formulaire

Créez et partagez des formulaires pour regrouper toutes sortes d'informations (par exemple, réponses à des enquêtes, demandes d'achat, commandes de produits) et assurer l'organisation de ces informations dans une feuille. Après avoir crée un formulaire, vous pourrez le partager. Chaque envoi de formulaire sera ajouté sous la forme d'une nouvelle ligne en haut ou en bas de votre feuille.

Toute personne pouvant accéder au formulaire peut envoyer des informations à la feuille.

Ouvrez les formulaires dans l'application mobile afin de bénéficier d'une expérience parfaite à partir d'un appareil mobile. Vous trouverez des détails dans les articles suivants de l'aide :

Si votre objectif est de donner la possibilité à quelqu'un de modifier une ligne existante, envoyez-lui une Demande d'actualisation.  (Pour plus d'informations, consultez notre article sur les demandes d'approbation.)

Dans cet article :

Autorisations requises

Pour créer, modifier, configurer ou générer un lien vers un formulaire, vous devez : 

Pendant la période d'essai gratuit de 30 jours, vous pouvez créer, prévisualiser et tester un formulaire, mais vous ne pouvez pas générer d'URL publique ni intégrer du code pour ce dernier. Ces options sont uniquement accessibles aux utilisateurs sous licence.


Créer un nouveau formulaire

  1. Ouvrez la feuille à laquelle vous souhaitez joindre le formulaire.
  2. Cliquez sur Formulaires > Créer un formulaire dans la barre de menus en haut de la fenêtre Smartsheet.

    Dans l'Éditeur de formulaire, vous voyez apparaître l'intitulé du formulaire en haut et les noms de tous les champs du formulaire en dessous. Par défaut, l'intitulé du formulaire correspond au nom de la feuille et les champs du formulaire correspondent aux noms de ses colonnes.

    Chaque champ fonctionne de la même manière que le type de sa colonne. Consultez notre article Utiliser le meilleur type de colonne pour vos données pour obtenir plus d'informations sur chaque type de colonne.

    créer-un-formulaire
     
  3. Cliquez sur un élément situé à gauche pour afficher et modifier ses propriétés à droite.
  4. Lorsque vous avez terminé de paramétrer votre formulaire, cliquez sur Enregistrer et prévisualiser pour enregistrer vos modifications.
  5. Après avoir prévisualisé le formulaire, vous pouvez fermer la fenêtre du navigateur dans laquelle il s'ouvre.
  6. Cliquez sur la croix en haut à droite de l'Éditeur de formulaires pour le fermer et retourner à la fenêtre Formulaire.

Le nom du formulaire que vous avez créé et son URL s'affichent dans la fenêtre Formulaires. Lorsque le formulaire a été publié, d'autres personnes peuvent effectuer des envois pour votre feuille. Tout envoi résulte en une nouvelle ligne   

(veuillez noter que l'URL est uniquement disponible pour les formulaires dont des utilisateurs possédant une licence sont propriétaires).


Distribuer le formulaire

Une fois votre formulaire créé, rendez-le accessible à d'autres personnes. 

Lien ou courrier électronique

Pour obtenir un lien d'URL de partage pouvant être utilisé par d'autres personnes pour accéder au formulaire :

  1. Cliquez sur Formulaires > Gérer les formulaires dans la barre de menus pour afficher la fenêtre Formulaires.
  2. Dans la fenêtre Formulaires, effectuez l'une des procédures suivantes :
    • Sous URL, copiez et collez l'URL pour l'utiliser dans d'autres programmes ou dans des messages électroniques.
      -ou-
    • Cliquez sur l'icône en forme d'enveloppe à droite de l'URL pour envoyer le lien dans un message électronique.

Smartsheet ne permet pas de personnaliser ou de raccourcir l'URL des formulaires.

Code d'intégration

Pour créer un code d'intégration et l'utiliser pour intégrer le formulaire sur une page Web via HTML :

  1. Cliquez sur Formulaires > Gérer les formulaires dans la barre de menus pour afficher la fenêtre Formulaires.
  2. Cliquez sur la flèche en regard de Plus, puis sur Obtenir le code d'intégration.

Autres modes de gestion et de distribution d'un formulaire

Une fois le formulaire de base configuré, vous pouvez le personnaliser davantage. Utilisez les options répertoriées dans le tableau suivant pour vous aider.

Utilisez cette option Pour effectuer ceci
Créer un nouveau formulaire (bouton)Associer un formulaire supplémentaire à la feuille.
Vous avez la possibilité de créer plusieurs formulaires par feuille pour recueillir différentes informations, ou afficher un format distinct pour différentes personnes.
AperçuAfficher un aperçu de votre formulaire.

REMARQUE : les envois effectués en mode Aperçu apparaîtront sur votre feuille sous forme de nouvelles lignes.
ModifierOuvrir le formulaire à des fins de modification dans l'Éditeur de formulaire.
Plus > Obtenir le code d'intégrationAfficher le code d'intégration afin que vous puissiez copier le formulaire et le coller pour l'utiliser sur un site Web.

Uniquement disponible pour les utilisateurs possédant une licence (vous ne savez pas si vous avez une licence ? Consultez cet article).
Plus > DupliquerCréer une réplique exacte du formulaire, mais avec une nouvelle URL.
Plus > PropriétésAfficher l'état du formulaire, le nombre de saisies envoyées, l'horodatage du premier et du dernier envoi du formulaire, l'adresse électronique de l'auteur du formulaire et la date de création.
Plus > DésactiverDésactiver l'URL (un message d'erreur s'affichera en cas de tentative d'accès), mais la conserver ainsi que le formulaire afin de pouvoir les utiliser ultérieurement.
Plus > SupprimerSupprimer le formulaire et l'URL associée de Smartsheet. L'URL est définitive. Faites preuve de prudence lors de la suppression de formulaires.

Modifier ou supprimer des champs ou d'autres éléments du formulaire

  1. Cliquez sur Formulaires > Gérer les formulaires dans la barre de menus pour afficher la fenêtre Formulaires.
  2. Cliquez sur Modifier dans le formulaire que vous souhaitez modifier.

Pour supprimer un élément du formulaire, sélectionnez-le dans le formulaire, puis cliquez sur Supprimer du formulaire (croix rouge à droite). Notez que la colonne ne sera pas supprimée de la feuille. Vous pouvez toujours remettre un élément via la section Ajouter un champ.

Pour modifier la position d'un champ sur le formulaire, sélectionnez ce dernier et faites-le glisser vers le haut ou vers le bas. Ces modifications n'auront aucun impact sur l'ordre des colonnes de votre feuille.

Lorsque vous modifiez les propriétés de chaque élément de formulaire sur le côté droit de l'Éditeur de formulaire, le côté gauche s'actualise pour afficher la mise en page de base qui apparaîtra sur le formulaire.

Vous pouvez à tout moment cliquer sur le bouton Enregistrer et prévisualiser situé dans la partie inférieure pour visualiser le formulaire réel.

Voici un récapitulatif des différentes propriétés pouvant être définies pour les champs d'un formulaire.

Utilisez cette propriétéPour effectuer ceci
ÉtiquetteChoisir d'attribuer le nom de la colonne ou une étiquette personnalisée en guise de nom au champ du formulaire.
Texte d'aideAjouter une description ou des consignes qui s'affichent sous le champ du formulaire.
Type d'affichagePour les types de colonnes Case à cocher, Liste déroulante et Symboles uniquement.

Utilisez cette option pour indiquer comment ces derniers sont affichés dans le formulaire.

REMARQUE : pour modifier le type de champ et les valeurs, vous devrez configurer la colonne associée à partir de la feuille. Autrement dit, ces propriétés ne peuvent pas être configurées à partir de l'Éditeur de formulaire. Pour effectuer ces modifications, fermez l'Éditeur de formulaire et modifiez les propriétés des colonnes dans la feuille. 
Hauteur de la zone de texteDéfinir si le champ du formulaire doit apparaître sous la forme d'une seule ou de plusieurs lignes vierges.
Champ obligatoireLes champs dits « obligatoires » doivent impérativement être renseignés pour que le formulaire puisse être envoyé ; l'expéditeur obtiendra un message d'erreur si ces champs ne sont pas renseignés.
Champ masquéLes champs masqués sont visibles sur la feuille, mais pas dans le formulaire.

Utilisez un champ masqué si vous souhaitez qu'une valeur par défaut apparaisse dans la colonne d'une feuille sans que la personne qui envoie le formulaire n'ait à la créer. À titre d'exemple, si vous disposez d'un champ Envoyé par, vous pouvez indiquer « formulaire » comme valeur par défaut et en faire un champ masqué. Vous pourrez ainsi faire la différence entre les lignes qui ont été ajoutées à la feuille par vous et vos collaborateurs et celles qui ont été envoyées via le formulaire en ligne.
Valeur par défautUtilisez cette option pour indiquer une valeur par défaut pour le champ.

Les colonnes système et les colonnes verrouillées ne peuvent pas être incluses en tant que champs dans un formulaire. Néanmoins, vous pouvez ajouter des colonnes système à la feuille pour suivre automatiquement la date et l'heure auxquelles la ligne a été envoyée via le formulaire.  


Ajouter des éléments supplémentaires à un formulaire

  1. Cliquez sur Ajouter un champ dans la partie inférieure du formulaire.
    Vous pouvez placer les éléments où bon vous semble sous la description en haut du formulaire. Lorsque vous déplacez l'élément vers le côté gauche, une ligne en pointillés apparaît pour indiquer l'endroit où sera inséré l'élément.

    Glisser-déposer des champs du formulaire
     
  2. Choisissez parmi les différentes options pour personnaliser le formulaire :
     
    • Ajoutez un champ Téléchargement de fichier pour permettre à la personne envoyant le formulaire de télécharger des pièces jointes (30 Mo max. par fichier, 10 fichiers max. par envoi).
    • Faites glisser un élément depuis la section Ajouter un diviseur de section pour créer une structure et mieux organiser votre formulaire à l'aide d'en-têtes et de diviseurs horizontaux.

Retour en haut de page


Contrôler les options d'affichage et d'envoi du formulaire

Pour gérer les options d'affichage et d'envoi de formulaires, ouvrez le formulaire dans l'Éditeur de formulaire et cliquez sur Options de formulaire au bas de l'éditeur.

options-de-formulaire

Vous pouvez choisir parmi les options suivantes.

Utilisez cette option Pour effectuer ceci
Options de confirmationContrôler ce que voit l'expéditeur après l'envoi du formulaire. Vous pouvez afficher un message de confirmation, recharger le formulaire afin qu'il puisse être renvoyé ou diriger l'expéditeur vers une autre URL (l'URL se charge dans le même onglet du navigateur. Si le formulaire est intégré à une page web, l'URL se charge dans la fenêtre intégrée).
Activer le courrier électronique de confirmationAjouter une case Envoyez-moi une copie de mes réponses en bas du formulaire. Si l'expéditeur coche la case, il pourra indiquer son adresse électronique et recevra ainsi une confirmation automatique par courrier électronique lui indiquant que l’envoi du formulaire a bien été accepté. Le courrier électronique comportera également le contenu qui a été envoyé.

ASTUCE : bien qu'il ne soit pas possible d’envoyer le courriel de confirmation du formulaire au propriétaire de la feuille ou aux collaborateurs, vous pouvez créer une alerte sur la feuille pour recevoir des alertes par e-mail lorsque de nouvelles entrées sont reçues (reportez-vous à Automatiser votre processus de travail avec les Alertes et Actions afin d'obtenir de plus amples informations).
Emplacement des nouvelles saisiesIndiquer si les lignes insérées au moyen du formulaire en ligne doivent apparaître tout en haut de la feuille ou en bas de la feuille. (Il n'est pas possible d'insérer les lignes sous une ligne parente spécifique ou ailleurs.)
StyleIndiquer si le formulaire hérite de la personnalisation de la feuille ou du style brut sans couleur d'arrière-plan ni logo.
Accessible parDéterminer si le formulaire peut être accessible et envoyé par quiconque dispose du lien ou uniquement par les utilisateurs Smartsheet inscrits. Avec la dernière option, quiconque accédant à l'URL du formulaire sera invité à se connecter à Smartsheet (si ce n'est pas déjà fait) avant de pouvoir visualiser et envoyer le formulaire. Dans ce cas, si Activer le courrier électronique de confirmation est sélectionné, les adresses électroniques des expéditeurs du formulaire sont automatiquement renseignées lorsque la case Envoyez-moi une copie de mes réponses est cochée.
Activer un défi/une réponse pour une sécurité supplémentaireLorsque cette option est cochée, les personnes peuvent être tenues de prouver qu'elles sont humaines en remplissant un CAPTCHA avant de soumettre leur formulaire d'inscription. Cela empêche les soumissions automatiques aux formulaires dans le but de réduire les courriers indésirables.

S'il existe une colonne système Créé par dans la feuille, et que seuls les utilisateurs Smartsheet inscrits ont le droit de soumettre le formulaire, la colonne reprendra les adresses e-mail des utilisateurs qui soumettent le formulaire. Lorsque le formulaire est accessible par quiconque dispose du lien, la colonne Créé par indique [email protected] (Pour obtenir plus d'informations sur les colonnes système, consultez Utiliser une colonne système pour ajouter automatiquement des informations à une ligne.)

ASTUCE : pour supprimer le texte "Réalisé avec les formulaires Smartsheet" en bas du formulaire et à partir de la page de confirmation, cliquez sur Options de formulaire,, cliquez sur le lien Options de formulaire avancées sur la droite, et cochez la case souhaitée. (Cette option n’est pas disponible pour les types de forfait à utilisateur unique. Vous ne savez pas de quel forfait vous disposez ? Consultez Identifier votre type d'utilisateur et votre forfait Smartsheet.)

Cet article a-t-il été utile ?
OuiNon