Suivre l’historique des modifications grâce au journal d’activité

Avec le journal d’activité, vous pouvez rapidement visualiser sur la feuille qui a fait quoi et quand ou qui a vu en dernier le tableau de bord. Cela signifie que vous pouvez garder une trace des vues, des modifications et des suppressions de différents éléments sur une feuille et de savoir ainsi ce que font exactement vos collaborateurs sur la feuille. Vous pouvez également voir qui a consulté et apporté des modifications générales à un rapport ou à un tableau de bord et demander un instantané de votre feuille d’une date antérieure.

Cette fonctionnalité est incluse pour les forfaits Affaire et Entreprise. Pour plus d’informations sur les forfaits ainsi que les tarifs, y compris les fonctionnalités incluses dans chaque forfait, veuillez consulter la page Tarifs.

Actions suivies dans le journal d’activité

Utilisez le journal d’activité pour suivre les actions suivantes :

• Les personnes qui ont consulté la feuille, le rapport ou le tableau de bord.
• Les personnes avec lesquelles la feuille, le rapport ou le tableau de bord a été partagé(e).
• Feuilles uniquement : Les types de modifications qui ont été effectués et leurs spécificités. Par exemple : à la ligne 4, Sally Smart a modifié le statut de « En cours » à « Terminé ».
• Le nom de la personne qui a effectué la modification.
• L’heure et la date des modifications effectuées.
• Partage de l’espace de travail

REMARQUE : Les modifications apportées aux données dans les cellules et les lignes d’un rapport n’apparaissent que dans le journal d’activité des feuilles sources, et non dans le journal d’activité du rapport.

ASTUCE : Le journal d’activité affiche les modifications les plus récentes apportées aux cellules, mais si vous souhaitez voir l’historique complet d’une cellule particulière, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur la cellule et afficher son historique. (Voir Afficher l’historique d’une cellule pour plus d’informations sur l’historique des cellules.)

Afficher les entrées du journal d’activité

Ouvrez le journal d’activité pour afficher les enregistrements des différentes actions de la feuille qui ont été effectuées par les collaborateurs.

Pour voir le journal d’activité :

1. Cliquez sur Fichier dans la barre de menus.
2. Sélectionnez Afficher le journal d’activité pour afficher la fenêtre Afficher le journal d’activité.

Dans la fenêtre d’affichage du journal d’activité, vous aurez une vue d’ensemble sur les différentes actions effectuées sur les feuilles, telles que les personnes qui ont supprimé des lignes et quand, ou bien quand un spectateur a consulté une feuille.Lors de l’ouverture initiale de la fenêtre, celle-ci affiche les événements des sept derniers jours.

Vous pouvez filtrer le journal d’activité pour afficher plus facilement l’historique que vous souhaitez.

REMARQUE : Certaines organisations créent ou utilisent des solutions personnalisées qui tirent parti de l’interface de programmation d’application (API) de Smartsheet. Smartsheet Pivot App en est un exemple. Si l’API influence le contenu d’une feuille, vous verrez l’image API - Integrated App à côté de la colonne de date.

Filtrer les entrées du journal d’activité

Vous pouvez sélectionner des filtres dans le journal d’activité pour ne voir que les entrées que vous souhaitez. Appliquez un filtre pour consulter l’activité correspondant à une plage de dates particulière, pour voir un certain type d’action ou pour spécifier les personnes qui ont été actives sur la feuille.

REMARQUE : lorsque vous fermez le journal d’activité, vos filtres seront automatiquement effacés. Les filtres du journal d’activité ne peuvent pas être enregistrés ni partagés avec les autres collaborateurs de la feuille.

Pour appliquer des filtres au journal d’activité :

1. Ouvrez le journal d’activité et sélectionnez Filtres dans le coin supérieur gauche de la fenêtre du Journal d’activité pour développer les options de filtre.
2. Sélectionnez l’une des options suivantes :
   • Action : le type d’activité. (Par exemple, une ligne a été supprimée.)
   • Collaborateur : la personne a effectué cette activité.
   • Plage de dates : la période pour laquelle vous voulez voir l’activité.
3. Sélectionnez Appliquer.

Si vous voulez supprimer les filtres, cliquez sur Enlever les filtres (à côté du bouton Appliquer).

REMARQUE : Certaines actions ne peuvent pas être rattachées à un nom d’utilisateur Smartsheet. Par exemple, si une personne n’est pas connectée à Smartsheet, et que cette personne télécharge une pièce jointe à partir d’une ligne qui lui a été envoyée par e-mail, Smartsheet suivra et enregistrera l’activité, mais l’entrée du journal affichera un nom d’utilisateur de download@smartsheet.com.

Exporter le journal d’activité

Vous pouvez télécharger le journal d’activité de l’élément pour conserver un enregistrement supplémentaire de l’activité de la feuille. Chaque téléchargement du journal d’activité est limité à un maximum de 90 jours de données d’activité de la feuille.

Pour exporter un journal d’activité :

1. Ouvrez l’élément.
2. Cliquez sur Fichier > Afficher le journal d’activité.
3. Sélectionnez une date de début et une date de fin dans le filtre Plage de dates. Vous devez sélectionner une plage de dates avant de télécharger le journal d’activité.
4. Vous pouvez également sélectionner des options supplémentaires dans les filtres Action et Collaborateur.
5. Cliquez sur le bouton Télécharger en bas de la fenêtre Journal d’activité.
   
   Smartsheet enverra un e-mail à l’adresse de messagerie que vous utilisez avec Smartsheet, contenant un lien que vous utiliserez pour accéder au fichier téléchargé.
   
   REMARQUE : Le temps nécessaire à Smartsheet pour générer le fichier et vous envoyer le lien de téléchargement est variable. Une fois que vous avez cliqué sur Télécharger, vous devriez recevoir un message contenant le lien vers le fichier au cours du jour ouvrable suivant.
    
6. Lorsque vous recevez l’e-mail, cliquez sur le lien envoyé par e-mail pour télécharger le journal d’activité.

Le fichier du journal d’activité sera téléchargé sur votre ordinateur au format .csv.

Demander un instantané de la feuille

Si vous êtes propriétaire ou administrateur d’une feuille sous licence, vous pouvez demander un instantané de votre feuille à partir d’une modification ou d’une date antérieure.

Pour demander un instantané :

1. Ouvrez le Journal d’activité de la feuille et ajustez les filtres Date de début et Plage de dates de fin si nécessaire.
2. Accédez au changement spécifique et cliquez sur Demander un instantané.

Smartsheet enverra l’instantané au propriétaire de la feuille par e-mail dans un fichier Excel. Le fichier Excel contient uniquement les données de la feuille et les commentaires. La mise en forme conditionnelle, les pièces jointes, les notifications, l’historique de cellules et toutes les formules non compatibles avec Excel (formules de colonne, @row, @cell, formules de feuille croisée, etc.) ne sont pas prises en charge pour l’instant.

Vous ne pouvez soumettre qu’une seule demande d’instantané à la fois sur une feuille donnée. Une fois la première demande clôturée, vous pourrez déposer une demande supplémentaire.

Explication des actions du journal d’activité

Certaines actions répertoriées dans le journal d’activité décrivent une modification globale, mais ne fournissent pas de contexte sur les détails de cette modification.Vous trouverez ci-dessous quelques actions que vous pourriez voir et leur signification.

Mode Carte : Cartes réorganisées hors du Mode Carte : Ordre des cartes indirectement modifiés

Mode Carte : Cartes réorganisées signifie que vous avez manuellement glissé-déposé une ou plusieurs cartes d’une position à une autre, soit vers un autre couloir, soit vers une autre position dans le même couloir.

Mode Carte : Cartes réorganisées de manière indirecte signifie que les cartes ont été déplacées par un autre moyen. Par exemple, lorsque vous faites glisser manuellement une carte vers n’importe quelle position, que ce soit dans le même couloir ou dans un couloir différent, d’autres cartes sont indirectement déplacées vers des positions plus élevées ou plus basses en conséquence. Les cartes peuvent également être réorganisées indirectement lorsque vous apportez des modifications dans les vues Grille et Gantt, par exemple en assignant une tâche à une personne différente ou en modifiant l’option de liste déroulante pour une ligne.

Qui a accès au journal d’activité

L’accès au journal d’activité dépend de votre niveau d’autorisation de partage. Le moment le plus précoce où vous pouvez voir les activités suivies dépend de la date à laquelle vous avez été partagé pour la dernière fois avec la feuille.

REMARQUE : Les tableaux de bord ne disposent pas d’un niveau d’autorisation de partage de l’éditeur. Seuls les administrateurs et le propriétaire peuvent consulter le journal d’activité des tableaux de bord.

*Si la propriété de la feuille est transférée, le nouveau propriétaire verra alors l’intégralité du journal d’activité à partir de la date de création de la feuille.

** Si vous passez au niveau d’autorisation de partage Administrateur (avec licence) ou Éditeur (avec licence), vous pourrez donc voir le contenu du journal d’activité à partir du moment où la feuille a été partagée avec vous la première fois. Consultez notre article Niveaux d’autorisation de partage pour en savoir plus sur les différents niveaux d’autorisation de partage des feuilles.