Suivre l'historique des modifications avec le Journal d'activité

Avec le Journal d'activité, vous pouvez rapidement visualisé qui a fait quoi dans une feuille ou qui a visualisé en dernier un tableau de bord. Vous pouvez obtenir un suivi d'audit des modifications et des suppressions de différents éléments sur une feuille. En outre, vous pouvez mieux comprendre ce que vos collaborateurs font dans la feuille. Vous pouvez également savoir qui a visualisé un rapport ou un tableau de bord et quelles modifications générales ont été effectuées.

Dans cet article :

REMARQUE : cette fonctionnalité est incluse avec les forfaits Affaire et Entreprise. Pour obtenir plus d'informations sur les forfaits et tarifs, ainsi que sur les fonctionnalités incluses dans chaque forfait, consultez notre page Tarifs.

Icône de lecture Accéder à la démonstration en vidéo : Journal d'activité

Actions suivies dans le Journal d'activité

Utilisez le Journal d'activité pour suivre les actions courantes telles que :

  • Qui a visualisé la feuille, le rapport ou le tableau de bord.
  • Qui a été partagé ou enlevé du partage sur une feuille, un rapport ou un tableau de bord.
  • Feuilles uniquement : quelles modifications ont été effectuées et leurs détails. Par exemple, Sally Smart a supprimé la ligne 4.
  • Le nom de la personne qui a fait la modification.
  • L'heure et la date auxquelles les modifications ont été effectuées.

REMARQUE : les modifications effectuées pour les données dans les cellules et les lignes d'un rapport n'apparaîtront que dans le Journal d'activité des feuilles source, pas dans le Journal d'activité du rapport.

Qui peut voir le Journal d'activité

L'accès au Journal d'activité dépend de votre niveau d'autorisation de partage. Le moment le plus tôt dans le temps où vous pouvez voir les activités suivies dépend de la date à laquelle vous avez été partagé pour la dernière fois sur la feuille.

REMARQUE : les tableaux de bord n'ont pas un niveau d'autorisation de partage Editeur. Seuls le propriétaire et les administrateurs peuvent voir le Journal d'activité pour les tableaux de bord.

Partage du niveau d'autorisationPossibilité de voir le Journal d'activitéPossibilité d'exporter le Journal d'activitéVoir l'activité suivie commençant à cette date/heure
Propriétaire*OuiOuiCréation de l'élément
Administrateur (sous licence)**OuiOuiVoir et exporter à partir de la dernière fois que vous avez été partagé pour l'élément
Administrateur (sous licence)NonNon-
Editeur (sous licence)**OuiNon Voir (mais pas exporter) à partir de la dernière fois que vous avez été partagé pour l'élément
Editeur (sous licence)NonNon-
Spectateur (sous licence ou pas sous licence)NonNon-

*Si vous transférez la propriété d'une feuille, le nouveau propriétaire verra tout du Journal d'activité, à partir du moment où la feuille a été créée.

**Si vous avez effectué une mise à niveau d'autorisations de partage à Administrateur (sous licence) ou Editeur (sous licence), vous pourrez voir les entrées du Journal d'activité commençant à partir du moment où vous avez été partagé dans la feuille pour la première fois. Consultez l'article Niveaux d'autorisation de partage pour obtenir des détails sur les différentes autorisations de partage.


Afficher les entrées du Journal d'activité

Ouvrez le Journal d'activité pour voir les enregistrements des différentes actions sur la feuille qui ont été effectuées par des collaborateurs.

Pour voir le Journal d'activité :

  1. Cliquez sur Fichier dans la barre de menus.
  2. Sélectionnez Afficher le journal d'activité pour afficher la fenêtre Afficher le journal d'activité. 

Dans la fenêtre Afficher le journal d'activité, vous aurez une visibilité sur les différentes actions dans la feuille, comme qui a supprimé des lignes et quand, ou quand un utilisateur a vu la feuille. 

Vous pouvez filtrer le Journal d'activité pour afficher plus facilement l'historique que vous voulez.

Filtrer les entrées du Journal d'activité

Vous pouvez utiliser des filtres dans le Journal d'activité pour voir uniquement les entrées que vous voulez. Appliquez un filtre qui vous montre l'activité pour une plage de dates spécifique, vous montre un type d'action spécifique ou les personnes spécifiques qui ont été actives sur la feuille.

REMARQUE : lorsque vous fermez le Journal d'activité, vos filtres seront effacés automatiquement. Les filtres du Journal d'activité ne peuvent pas être enregistrés ou partagés avec d'autres collaborateurs sur la feuille.

Pour appliquer les filtres au Journal d'activité : 

  1. Ouvrez le Journal d'activité et sélectionnez Filtres dans le coin en haut à gauche de la fenêtre Journal d'activité pour développer les options de filtre. 
  2. Sélectionnez une des options suivantes :
    • Action — Le type d'activité. (Par exemple, une ligne a été supprimée.)
    • Collaborateurs — Qui a effectué l'activité.
    • Plage de dates — Le groupe de dates dont vous voulez visualiser l'activité.
  3. Sélectionnez Appliquer.

Si vous avez besoin d'effacer les filtres, cliquez sur Effacer les filtres (près du bouton Appliquer).

REMARQUE : certaines actions ne peuvent pas être tracées jusqu'à un nom d'utilisateur Smartsheet. Par exemple, si une personne n'est pas connectée à Smartsheet et qu'elle télécharge une pièce jointe à partir d'une ligne qui lui a été envoyé par courrier électronique, Smartsheet suivra et enregistrera l'activité, mais l'entrée du journal affichera un nom d'utilisateur de [email protected]


Exporter le Journal d'activité

Vous pouvez télécharger le Journal d'activité de l'élément pour conserver un enregistrement supplémentaire de l'activité de la feuille. Pour exporter un Journal d'activité :

  1. Ouvrez l'élément.
  2. Cliquez sur Fichier > Afficher le journal d'activité.
  3. Cliquez sur le bouton Télécharger en bas de la fenêtre Journal d'activité.

    Smartsheet enverra un message électronique à l'adresse électronique que vous utilisez pour Smartsheet qui contient un lien.
     
  4. Vérifiez votre boîte de réception et cliquez sur le lien envoyé par courrier électronique pour télécharger le Journal d'activité.

Après avoir cliqué sur le lien envoyé par courrier électronique, le Journal d'activité se téléchargera sur votre ordinateur au format .csv.


Comprendre les actions du Journal d'activité

Certaines actions listées dans le Journal d'activité décrivent une modification globale, mais ne fournissent pas de contexte sur les détails de cette modification.  Vous trouverez ci-dessous quelques actions que vous pouvez voir et leur signification.

Mode Carte : Carte réorganisée et Mode carte : Cartes réorganisées indirectement

Mode Carte : Cartes réorganisées signifie que vous avez manuellement glissé-déplacé une ou plusieurs cartes d'une position à une autre dans un couloir différent ou vers une position différente dans le même couloir.

Mode Carte : Cartes réorganisées indirectement signifie que les cartes ont été déplacées de toute autre manière. Par exemple, lorsque vous glissez-déplacez manuellement une carte vers une position dans le même couloir ou un couloir différent, d'autres cartes sont indirectement déplacées vers une position plus élevée ou plus basse. Les cartes peuvent également être réorganisées indirectement lorsque vous apportez des modifications dans les vues Grille et Gantt, comme l'affectation d'une tâche à une autre personne ou la modification de l'option Liste déroulante pour une ligne.

 


Vidéo de présentation

Pour une démonstration pédagogique du Journal d'activité, consultez la vidéo ci-dessous :

Si vous n'avez pas accès à YouTube, cliquez ici pour regarder la vidéo.

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