Automatiser les processus de bout en bout avec des flux de travail graphiques

S’applique à

Smartsheet

Les flux de travail automatisés vous permettent d’automatiser une quantité importante de travail et de processus au moyen d’une série d’actions associées, comme les approbations, qui sont représentées graphiquement sur un seul écran. Voici un exemple de ces possibilités d’automatisation performantes qu’il est possible de réaliser dans un seul flux de travail :

  1. Un rédacteur technique termine un brouillon et indique que sa tâche est terminée dans Smartsheet.
  2. Ceci déclenche une demande d’approbation, qui est alors envoyée au réviseur technique approprié, en fonction du sujet de l’article.
  3. Lorsque le réviseur technique approuve le brouillon, une autre demande d’approbation est automatiquement envoyée à l’équipe Web pour qu’elle vérifie et approuve le nouvel article à publier.
  4. Lorsque le nouvel article a été publié, le responsable des contenus reçoit une alerte automatique qui l’en informe.

Autorisations requises pour créer et modifier des flux de travail

Pour pouvoir utiliser les fonctionnalités abordées dans cet article, vous devez :

  • avoir une licence pour un forfait Individuel, Affaire ou Entreprise
  • être le propriétaire de la feuille ou avoir des autorisations de partage de niveau Administrateur pour celle-ci (plus d’informations sur les niveaux d’autorisation de partage)

REMARQUES :

  • Si vous disposez des autorisations de partage de niveau Administrateur, mais pas d’une licence pour un forfait Individuel, Affaire ou Entreprise, vous pouvez uniquement créer et modifier des flux de travail avec des actions de type alerte. Vous n’êtes pas sûr du type de forfait que vous avez ? Reportez-vous à Identifier votre type d’utilisateur et votre forfait Smartsheet
  • Si disposez d’un partage pour la feuille avec des autorisations de partage de niveau Éditeur ou Spectateur, vous pouvez uniquement créer des flux de travail avec un seul bloc de conditions et un seul bloc d’actions de type alerte avec vous-même comme destinataire.

Définir votre flux de travail

Pour créer un flux de travail :

  1. Sélectionnez Alertes et actions en haut à gauche de votre feuille.
  2. Choisissez Gérer les alertes et actions.

    La fenêtre Gérer les alertes et actions s’affiche.
     
  3. Dans la liste déroulante Créer une nouvelle règle, sélectionnez Créer un flux de travail.

    L’éditeur de flux de travail s’ouvre.

    Bloc d’actions

Vous avez maintenant accédé à l’éditeur de flux de travail et pouvez configurer le bloc de déclencheurs, les chemins et les blocs de conditions, ainsi que les blocs d’action pour construire votre flux de travail.

  • Dans un flux de travail, un bloc fait référence à tout objet qui occupe de l’espace dans l’éditeur de flux de travail.
  • Les blocs sont reliés par des chemins indiqués par les lignes fléchées. Il peut y avoir plusieurs chemins conditionnels qui mènent à différents résultats ou différentes actions, selon leurs conditions, dans un même flux de travail.

Faire évoluer votre flux de travail avec des blocs de conditions ou d’actions et des chemins

Sélectionnez le bouton Ajouter pour insérer de nouveaux chemins ou blocs dans le flux de travail, afin de répondre à vos besoins :

  • Ajouter une condition : pour filtrer les lignes qui font partie du chemin actuel du flux de travail
  • Ajouter un nouveau chemin de conditions : pour définir un autre chemin pour votre flux de travail, si la première condition n’est pas remplie
  • Ajouter une Action : pour définir les actions que votre flux de travail exécute à la fin de chaque chemin, si vos conditions sont remplies

ASTUCES :

  • lorsqu’il existe des chemins multiples, chaque bloc de conditions au début de chaque chemin est évalué séquentiellement de gauche à droite. Le bloc de conditions le plus à gauche auquel la ligne répond définit le chemin qu’elle emprunte dans le flux de travail, les blocs de conditions et d’actions suivants du chemin choisi sont alors évalués immédiatement.
  • Il faut ajouter au moins un bloc d’actions à la fin de chaque chemin. Après un bloc d’actions, vous pouvez définir des conditions et des chemins supplémentaires, à condition qu’ils soient suivis par un autre bloc d’actions.

Blocs de déclencheurs : Définissez comment votre flux de travail est exécuté

Vous pouvez définir les critères qui déclenchent votre flux de travail, comme pour les autres Alertes et actions. Les déclencheurs peuvent notamment être les suivants :

  • lorsqu’une ligne est ajoutée ou modifiée
  • lorsqu’une ligne est modifiée
  • lorsqu’une ligne est ajoutée (le déclenchement n’aura pas lieu si des lignes existantes sont modifiées)

Sélectionnez Spécifier une modification pour vous assurer que seules certaines modifications apportées aux colonnes sélectionnées déclenchent le flux de travail. Vous pouvez par exemple créer un flux de travail qui n’est déclenché que si une ligne est marquée « Terminée » dans la colonne Statut.

Dans la liste déroulante Exécuter le flux de travail, vous pouvez définir si un flux de travail doit être exécuté immédiatement, toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines, lorsqu’il est déclenché. Les flux de travail qui doivent être exécutés quotidiennement évaluent les changements apportés à la feuille et s’exécutent entre 0h00 et 4h00 du matin, dans le fuseau horaire du propriétaire de la feuille. (Les flux de travail hebdomadaires sont exécutés le vendredi entre 0h00 et 4h00 du matin).

Si plusieurs lignes sont modifiées lorsque la feuille est enregistrée au cours de la période à la fréquence sélectionnée, le flux de travail est exécuté pour chaque ligne répondant aux critères de déclenchement.

bloc de déclencheurs

Blocs d’actions : Indiquer le type d’automatisation déclenché

Les blocs d’actions vous permettent de choisir le type d’alerte, de demande ou de toute autre automatisation que votre flux de travail exécute lorsqu’il est déclenché. Utilisez le tableau suivant comme référence pour les types d’actions qu’ils exécutent.

Utiliser ce type d’alerte ou d’action Dans cette situation
Alerte

Pour être averti des changements importants dans certaines colonnes

Pour qu’une personne soit avertie lorsqu’une nouvelle tâche lui est attribuée

Pour savoir si une valeur donnée est définie pour des colonnes (« Bloqué » est défini pour une colonne déroulante Statut, par exemple)

Demande d’approbation

Pour obtenir l’approbation d’une partie prenante clé pour une tâche donnée

Pour qu’une personne approuve ou refuse un élément (l’approbation d’un directeur pour une proposition de projet, par exemple)

Pour l’approbation d’un élément qui répond à certains critères (par exemple, approbation du service financier, lorsque le coût d’un élément est supérieur à un certain montant)

Demande d’actualisation

Pour rechercher automatiquement les dernières informations d’un élément, quand une valeur change dans une colonne donnée (par exemple, lorsque le statut d’une ligne passe à « En cours », demandez à l’attributaire d’actualiser la date de début)

Pour demander automatiquement l’actualisation de plusieurs cellules dans une ligne
REMARQUE : si le destinataire de la demande d’actualisation est le propriétaire de la feuille ou dispose des autorisations de partage de niveau Administrateur, les lignes et colonnes verrouillées peuvent être modifiées dans la demande d’actualisation

Verrouillage automatique des lignes

Pour empêcher toute autre modification d’un élément qui a été approuvé

Pour empêcher d’autres modifications d’une tâche qui a été terminée ou fermée

Déverrouillage automatique des lignes

Réduisez les erreurs au sein de votre processus en empêchant la modification des éléments tant que les étapes préalables ne sont pas terminées

Lorsque vous ajoutez un bloc d’actions, vous devez choisir le type d’action que vous souhaitez utiliser. Si vous sélectionnez un type d’action et que vous souhaitez le modifier, cliquez sur l’icône Menu en haut à droite du bloc.

Quand vous avez cliqué sur l’icône Menu, vous pouvez cliquer sur Options avancées pour configurer les colonnes affichées dans l’alerte ou la demande.

Exécution des blocs d’actions

Demander l’approbation des parties prenantes dans l’ordre

Pour demander l’approbation de parties prenantes et configurer des actions envoyées dans l’ordre plutôt que toutes à la fois, vous pouvez configurer des demandes d’approbation multiples dans un chemin unique. Les demandes d’approbation interrompent le flux de travail jusqu’à ce qu’elles soient approuvées ou refusées. Quand le statut d’approbation est actualisé, le flux de travail se poursuit par les conditions et les actions suivantes du chemin défini par le résultat de la demande d’approbation.

Les actions associées au résultat d’une demande d’approbation sont exécutées lorsque leur statut passe à Approuvé ou Refusé et elles ne prennent pas en compte les conditions définies avant celle-ci. Étant donné que le déclencheur de flux de travail et les blocs de conditions suivants entre le déclencheur et la demande d’approbation peuvent être contournés si une personne modifie manuellement la colonne de statut de l’approbation dans la feuille, il est préférable de verrouiller vos colonnes de statut d’approbation dans la feuille source ou de s’abstenir de partager la feuille avec les personnes dont vous nécessitez l’approbation.

Chemin d’approbation

Blocs de conditions : Filtrez ce que vous envoyez

Vous pouvez définir les conditions de filtrage des lignes envoyées dans l’alerte ou l’action déclenchée entre les blocs de déclencheurs et les blocs d’actions. Vous pouvez également ajouter des chemins conditionnels pour définir différentes alertes et actions de votre flux de travail, en fonction des critères que vous indiquez. Si par exemple, un nouveau ticket pour une demande informatique est ajouté à une feuille en utilisant un formulaire, vous pouvez envoyer différentes alertes ou demandes à certains destinataires spécifiques selon leur service, la priorité et le type de demande indiqués dans le ticket.

bloc de conditions

Dans un bloc de conditions, vous pouvez cliquer sur le texte bleu entre vos conditions pour définir si une seule d’entre elles doit être remplie (ou) ou si toutes doivent être remplies (et), pour que la ligne soit ajoutée à l’alerte ou à la demande. Si vous voulez combiner les conditions « et » et « ou », créez plusieurs blocs de conditions sur un seul chemin.


Bonnes pratiques pour la création de flux de travail

Donnez un nom à votre flux de travail et enregistrez-le

Quand vous avez défini le déclencheur, les conditions, les chemins, les alertes et les actions de votre flux de travail, vous pouvez l’enregistrer. Saisissez le nom de votre flux de travail dans le champ de texte qui se trouve en haut à droite de l’éditeur de flux de travail pour savoir à quoi il sert.

Modifier, cloner ou supprimer un flux de travail

Quand vous avez enregistré un flux de travail, il s’affiche dans la fenêtre Gérer les alertes et actions. (Cliquez sur Alertes et actions > Gérer les alertes et actions pour afficher cette fenêtre). Dans cette fenêtre, vous pouvez désactiver (ou activer), modifier, cloner ou supprimer un flux de travail, en sélectionnant la flèche déroulante en haut à droite de celle-ci.

Quand vous clonez un flux de travail, nous vous recommandons de modifier les demandes d’approbation afin qu’elles soient enregistrées dans une nouvelle colonne ou utilisent de nouvelles valeurs lorsqu’elles sont approuvées ou refusées. Si vous n’effectuez pas ces modifications, il est possible que le flux de travail cloné exécute les demandes approbation de votre flux de travail initial.