Automatiser les processus de bout en bout avec des flux de travail graphiques

Les flux de travail automatisés vous permettent d’automatiser une quantité importante de travail et de processus au moyen d’une série d’actions associées, comme les approbations, qui sont représentées graphiquement sur un seul écran. Voici un exemple de ces possibilités d’automatisation performantes qu’il est possible de réaliser dans un seul flux de travail :

1. Un rédacteur technique termine un brouillon et indique que sa tâche est terminée dans Smartsheet.
2. Ceci déclenche une demande d’approbation, qui est alors envoyée au réviseur technique approprié, en fonction du sujet de l’article.
3. Lorsque le réviseur technique approuve le brouillon, une autre demande d’approbation est automatiquement envoyée à l’équipe Web pour qu’elle vérifie et approuve le nouvel article à publier.
4. Lorsque le nouvel article a été publié, le responsable des contenus reçoit une alerte automatique qui l’en informe.

Définir votre flux de travail

Pour créer un flux de travail :

1. Sélectionnez Automatisation en haut à gauche de votre feuille.
2. Sélectionnez Gérer les flux de travail...
   
   La fenêtre Automatisation s’affiche.
    
3. Dans la liste déroulante Créer une nouvelle règle, sélectionnez Créer un flux de travail...
   
   L’éditeur de flux de travail s’ouvre.
   
   

Vous avez maintenant accédé à l’éditeur de flux de travail et pouvez configurer le bloc de déclencheurs, les chemins et les blocs de conditions, ainsi que les blocs d’action pour construire votre flux de travail.

• Dans un flux de travail, un bloc fait référence à tout objet qui occupe de l’espace dans l’éditeur de flux de travail.
• Les blocs sont reliés par des chemins indiqués par les lignes fléchées. Il peut y avoir plusieurs chemins conditionnels qui mènent à différents résultats ou différentes actions, selon leurs conditions, dans un même flux de travail.

Faire évoluer votre flux de travail avec des blocs de conditions ou d’actions et des chemins

Sélectionnez le bouton  pour insérer de nouveaux chemins ou blocs dans le flux de travail, afin de répondre à vos besoins :

• Ajouter une condition : pour filtrer les lignes qui font partie du chemin actuel du flux de travail
• Ajouter un nouveau chemin de conditions : pour définir un autre chemin pour votre flux de travail, si la première condition n’est pas remplie
• Ajouter une Action : pour définir les actions que votre flux de travail exécute à la fin de chaque chemin, si vos conditions sont remplies

ASTUCES :

• lorsqu’il existe des chemins multiples, chaque bloc de conditions au début de chaque chemin est évalué séquentiellement de gauche à droite. Le bloc de conditions le plus à gauche auquel la ligne répond définit le chemin qu’elle emprunte dans le flux de travail, les blocs de conditions et d’actions suivants du chemin choisi sont alors évalués immédiatement.
• Il faut ajouter au moins un bloc d’actions à la fin de chaque chemin. Après un bloc d’actions, vous pouvez définir des conditions et des chemins supplémentaires, à condition qu’ils soient suivis par un autre bloc d’actions.

Pour éviter des boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent des formules de feuilles croisées ou des liens de cellule ne déclencheront pas d’automatisation qui change automatiquement la feuille (Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, Déverrouiller la ligne, Demande d’approbation). Pour contourner ce problème, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.

Blocs de déclencheurs : Définissez comment votre flux de travail est exécuté

Vous pouvez définir les critères qui déclenchent vos flux de travail. Les déclencheurs peuvent notamment être les suivants :

• lorsqu’une ligne est ajoutée ou modifiée
• lorsqu’une ligne est modifiée
• lorsqu’une ligne est ajoutée (le déclenchement n’aura pas lieu si des lignes existantes sont modifiées)

Sélectionnez Spécifier une modification pour vous assurer que seules certaines modifications apportées aux colonnes sélectionnées déclenchent le flux de travail. Vous pouvez par exemple créer un flux de travail qui n’est déclenché que si une ligne est marquée « Terminée » dans la colonne Statut.

Dans la liste déroulante Exécuter le flux de travail, vous pouvez définir si un flux de travail doit être exécuté immédiatement, toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines, lorsqu’il est déclenché. Les flux de travail qui doivent être exécutés quotidiennement évaluent les changements apportés à la feuille et s’exécutent entre 0h00 et 4h00 du matin, dans le fuseau horaire du propriétaire de la feuille. (Les flux de travail hebdomadaires sont exécutés le vendredi entre 0h00 et 4h00 du matin).

Si plusieurs lignes sont modifiées lorsque la feuille est enregistrée au cours de la période à la fréquence sélectionnée, le flux de travail est exécuté pour chaque ligne répondant aux critères de déclenchement.

Blocs d’actions : Indiquer le type d’automatisation déclenché

Les blocs d’actions vous permettent de choisir le type d’alerte, de demande ou de toute autre automatisation que votre flux de travail exécute lorsqu’il est déclenché. Utilisez le tableau suivant comme référence pour les types d’actions qu’ils exécutent.

Lorsque vous ajoutez un bloc d’actions, vous devez choisir le type d’action que vous souhaitez utiliser. Si vous sélectionnez un type d’action et que vous souhaitez le modifier, cliquez sur l’icône Menu en haut à droite du bloc.

Quand vous avez cliqué sur l’icône Menu, vous pouvez cliquer sur Options avancées pour configurer les colonnes affichées dans l’alerte ou la demande.

Demander l’approbation des parties prenantes dans l’ordre

Pour demander l’approbation de parties prenantes et configurer des actions envoyées dans l’ordre plutôt que toutes à la fois, vous pouvez configurer des demandes d’approbation multiples dans un chemin unique. Les demandes d’approbation interrompent le flux de travail jusqu’à ce qu’elles soient approuvées ou refusées. Quand le statut d’approbation est actualisé, le flux de travail se poursuit par les conditions et les actions suivantes du chemin défini par le résultat de la demande d’approbation.

Les actions associées au résultat d’une demande d’approbation sont exécutées lorsque leur statut passe à Approuvé ou Refusé et elles ne prennent pas en compte les conditions définies avant celle-ci. Étant donné que le déclencheur de flux de travail et les blocs de conditions suivants entre le déclencheur et la demande d’approbation peuvent être contournés si une personne modifie manuellement la colonne de statut de l’approbation dans la feuille, il est préférable de verrouiller vos colonnes de statut d’approbation dans la feuille source ou de s’abstenir de partager la feuille avec les personnes dont vous nécessitez l’approbation.

Blocs de conditions : Filtrez ce que vous envoyez

Vous pouvez définir les conditions de filtrage des lignes envoyées dans l’alerte ou l’action déclenchée entre les blocs de déclencheurs et les blocs d’actions. Vous pouvez également ajouter des chemins conditionnels pour définir différentes alertes et actions de votre flux de travail, en fonction des critères que vous indiquez. Si par exemple, un nouveau ticket pour une demande informatique est ajouté à une feuille en utilisant un formulaire, vous pouvez envoyer différentes alertes ou demandes à certains destinataires spécifiques selon leur service, la priorité et le type de demande indiqués dans le ticket.

Dans un bloc de conditions, vous pouvez cliquer sur le texte bleu entre vos conditions pour définir si une seule d’entre elles doit être remplie (ou) ou si toutes doivent être remplies (et), pour que la ligne soit ajoutée à l’alerte ou à la demande. Si vous voulez combiner les conditions « et » et « ou », créez plusieurs blocs de conditions sur un seul chemin.

Bonnes pratiques pour la création de flux de travail

Réglez vos déclencheurs une heure à l’avance

Réglez votre déclencheur pour qu’il s’active une heure avant l’heure d’action prévue. Cela permettra d’éviter que des problèmes techniques n’empêchent l’action de se dérouler dans les temps.

Donnez un nom à votre flux de travail et enregistrez-le

Quand vous avez défini le déclencheur, les conditions, les chemins, les alertes et les actions de votre flux de travail, vous pouvez l’enregistrer. Saisissez le nom de votre flux de travail dans le champ de texte qui se trouve en haut à droite de l’éditeur de flux de travail pour savoir à quoi il sert.

Modifier, cloner ou supprimer un flux de travail

Quand vous avez enregistré un flux de travail, il s’affiche dans la fenêtre Gérer les alertes et actions. (Cliquez sur Automatisation > Gérer les flux de travail... pour afficher cette fenêtre) Dans cette fenêtre, vous pouvez désactiver (ou activer), modifier, cloner ou supprimer un flux de travail, en sélectionnant la flèche déroulante en haut à droite de celle-ci.

Quand vous clonez un flux de travail, nous vous recommandons de modifier les demandes d’approbation afin qu’elles soient enregistrées dans une nouvelle colonne ou utilisent de nouvelles valeurs lorsqu’elles sont approuvées ou refusées. Si vous n’effectuez pas ces modifications, il est possible que le flux de travail cloné exécute les demandes approbation de votre flux de travail initial.