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Au sein des espaces de travail, la bibliothèque de fichiers sert de plateforme centrale de stockage, de recherche et de collaboration sur des fichiers qui sont directement chargés dans la bibliothèque, tels que des documents, des présentations, des images et des vidéos. Conçue pour s’intégrer à votre travail dans Smartsheet de manière fluide, la bibliothèque de fichiers vous permet d’accéder aux fichiers, de gérer les versions et de collaborer de manière asynchrone lorsque les projets sont planifiés et dotés de ressources.
Cette fonctionnalité n’est disponible que pour les forfaits utilisant le modèle d’abonnement utilisateur. Si vous n’êtes pas sûr de votre type de modèle, découvrez comment déterminer le modèle de votre forfait.
La bibliothèque de fichiers est inaccessible pour les organisations qui ont un contrat de partenariat (Business Associate Agreement, BAA) avec Smartsheet.
Accéder à la bibliothèque de fichiers
- Accédez à votre page d’accueil dans Smartsheet.
- Sélectionnez Tous les espaces de travail et recherchez l’espace de travail associé à la bibliothèque de fichiers à ouvrir.
- Ouvrez l’espace de travail.
- Dans le panneau de solution, sélectionnez Bibliothèque de fichiers.
Vos autorisations de partage de l’espace de travail déterminent comment vous pouvez interagir avec les fichiers de la bibliothèque de fichiers. En savoir plus sur les fonctionnalités des différents niveaux d’autorisation de partage.
Ajouter des fichiers à votre bibliothèque de fichiers
Sélectionnez Charger dans la barre d’outils.
Vous pouvez charger jusqu’à 100 fichiers simultanément. Vous pouvez modifier les noms de fichier en sélectionnant le champ d’en-tête à l’ouverture du fichier.
Fichiers de balises
Les balises permettent aux utilisateurs d’ajouter des termes consultables à leurs fichiers. Une fois qu’une balise est ajoutée, lorsque ce terme est utilisé dans une action de filtrage ou de recherche dans la bibliothèque de fichiers, ce fichier est inclus dans les résultats de la recherche.
Les fichiers peuvent avoir jusqu’à 25 balises chacun.
Ajouter des balises aux fichiers
Tous les utilisateurs disposant d’autorisations Éditeur ou supérieures peuvent modifier, ajouter ou supprimer des balises.
Ajouter des balises à un seul fichier
- Ouvrez un fichier et sélectionnez Détails.
- Sélectionnez le champ Balises et saisissez des balises supplémentaires si besoin. Appuyez sur Entrée pour passer à la balise suivante.
- Vous pouvez également sélectionner l’une des balises suggérées pour l’ajouter à la liste des balises.
Ajouter des balises en masse
- Sélectionnez tous les fichiers auxquels vous souhaitez ajouter des balises.
Utilisez la touche Majuscule pour sélectionner plusieurs fichiers à la fois.
- Sélectionnez l’icône de balise dans la barre d’outils.
- Saisissez toutes les balises nécessaires et appuyez sur Entrée pour passer à la balise suivante.
- Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
Lorsque vous ajoutez des balises en masse, cela peut prendre quelques minutes avant qu’elles ne puissent être recherchées et filtrées.
Les balises générées par l’IA sont automatiquement ajoutées à tous les fichiers chargés dans la bibliothèque de fichiers pour faciliter le travail manuel de balisage. Les balises d’IA ont un contour en pointillés et les balises utilisateur ont un contour plein.
Supprimez les balises en ouvrant un élément et en sélectionnant l’icône X sur la balise.
Rechercher, trier et filtrer vos fichiers
Effectuer une recherche dans la bibliothèque de fichiers
Utilisez la fonction de recherche de la bibliothèque de fichiers pour trouver rapidement les fichiers dont vous avez besoin. Seuls les résultats dans la bibliothèque de fichiers active seront affichés. La fonction de recherche utilise également l’extraction de texte et permet de trouver des fichiers sur la base du texte contenu dans les documents.
La recherche de sous-chaîne n’est pas prise en charge pour le moment. Par exemple, la recherche du terme « mark » n’aboutira pas à des fichiers contenant le terme « marketing ».
Trier vos fichiers
Vous pouvez trier les fichiers par date de chargement ou par nom. Sélectionnez Trier dans la barre d’outils.
Filtrer vos fichiers
Utilisez les filtres pour localiser rapidement les fichiers par type de fichier, balises, date de chargement et orientation.
Sélectionnez Filtre dans la barre d’outils.
Définissez vos critères de filtrage.
Collaboration avec des collègues
Annotations et commentaires
Ajouter des membres d’équipe à l’espace de travail pour collaborer sur des fichiers. Ouvrez un fichier et laissez un commentaire avec une @mention pour lancer une conversation avec un membre de l’équipe, ou utilisez les outils d’annotation pour insister sur des parties spécifiques d’une image ou d’une vidéo. Sélectionnez la couleur et la forme de l’annotation, puis laissez un commentaire. Le commentaire porte le même numéro que l’icône d’annotation, ce qui permet aux autres utilisateurs de voir facilement le texte et les annotations associées.
Les annotations sont compatibles avec les images, les fichiers PDF et les vidéos. Vous ne pouvez pas annoter des fichiers Microsoft.
Approbations
Vous pouvez demander des approbations par rapport à vos fichiers ou voter et laisser des commentaires sur les fichiers de votre collègue. Les fichiers qui ont été approuvés comportent une coche verte près de leur nom en mode Galerie.
Demander l’approbation
- Ouvrez le fichier.
- Ouvrir l’onglet des approbations
.
- Sélectionnez Request approval (Demander l’approbation).
- Renseignez les détails de l’invitation à approuver.
- Saisissez l’adresse e-mail du ou des réviseurs.
- Ajoutez une date d’échéance.
- Ajoutez un objet.
- Ajoutez un message.
- Sélectionnez Créer.
Les réviseurs reçoivent un e-mail et une notification Smartsheet leur demandant d’approuver le fichier. Lorsque vous demandez l’approbation d’un utilisateur qui n’a pas déjà accès à l’espace de travail ou au fichier individuel, il se voit accorder l’accès au fichier individuel.
Approuver des fichiers ou exiger des modifications
Lorsque vous recevez un e-mail ou une notification Smartsheet demandant l’approbation d’un fichier, vous pouvez ouvrir le fichier à partir de l’e-mail ou de la notification. Une fois que vous avez ouvert le fichier, vous pouvez laisser des commentaires ou annoter le fichier selon vos besoins dans l’onglet Conversations 
Si vos commentaires et annotations doivent être traités, accédez à l’onglet Approbations
Flux de travail de gestion des versions
Après avoir modifié un fichier en fonction des annotations et des commentaires de vos collègues, vous pouvez sélectionner la liste déroulante Gestion des versions dans l’en-tête du fichier pour charger une autre version. Cela permet de remplacer le fichier actuel par la version la plus récente et d’éviter l’encombrement.
Vous pouvez accéder à toutes les versions précédentes à tout moment si nécessaire. Les conversations, les annotations, les métadonnées et les balises conservent leur version associée.
Partager des fichiers
Les utilisateurs doivent être ajoutés à l’espace de travail pour afficher tous les fichiers. Vous pouvez mentionner des utilisateurs dans les commentaires ou copier le lien à partir de l’en-tête du fichier pour envoyer un lien direct vers le fichier. Si un utilisateur n’a pas accès à l’espace de travail, il sera invité à demander l’accès dès réception du lien.
Partager un seul fichier
Vous pouvez partager un fichier individuel avec n’importe quel utilisateur, même avec des utilisateurs qui ne sont pas membres de l’espace de travail. Pour partager un fichier :
- Ouvrez le fichier.
- Sélectionnez Partager dans le coin supérieur droit.
- Indiquez si vous souhaitez partager le fichier individuel ou l’espace de travail entier.
- Saisissez l’adresse e-mail du destinataire.
- Choisissez le niveau d’autorisation de partage.
- Sélectionnez Partager ou copiez le lien vers le fichier.
Télécharger des fichiers
Vous pouvez télécharger des fichiers (jusqu’à 1 000 simultanément) en sélectionnant les fichiers, puis l’icône de téléchargement dans le coin supérieur droit.
Limitations actuelles
- Non pris en charge par l’application mobile Smartsheet, Smartsheet pour le secteur public ou Smartsheet UE
- Pas de méthode manuelle d’abonnement/désabonnement aux fils de conversation
- Pas de pièce jointe aux commentaires
- Les fichiers ne sont pas accessibles via des feuilles, des rapports ou des tableaux de bord
- Le contenu de la feuille n’apparaîtra pas dans la bibliothèque de fichiers
- Les utilisateurs ne peuvent pas accéder à la bibliothèque de fichiers dans Brandfolder
- Pas de recherche de sous-chaîne