O administrador de sistema é responsável por adicionar, gerenciar e remover usuários da sua conta multiusuários do Smartsheet. Revise as práticas recomendadas para configurar e gerenciar os usuários da sua conta.
Visão geral do centro de administração
Página inicial do centro de administração
A página inicial do centro de administração exibe um resumo da conta e dos usuários: licenças remanescentes, tarefas pendentes e configurações de conta. Veja como gerenciar configurações globais de conta.
Uma bolha cheia indica que uma configuração está ativa. As configurações dependem do plano; um ícone de atualização 
Selecione o ícone de menu no canto inferior esquerdo para acessar Gerenciamento de usuários, Gerenciamento de grupos, Solicitações de licença ou Informações do plano e de cobrança.
Para obter informações sobre o gerenciamento de usuários:
- Centro de administração: ações em massa e muito mais com o gerenciamento de usuários.
- Centro de administração: adicionar, editar ou desativar usuários.
Para obter informações sobre o gerenciamento de grupos:
Página de solicitações de licenças
A página de solicitação de licenças exibe todos os usuários gratuitos da sua conta que solicitaram uma licença. Essa lista exibe o endereço de e-mail, a idade da solicitação e uma mensagem do solicitante (caso tenha incluído).
Você poderá Recusar ou Conceder a Licença usando as ações à direita.
Se você ativou a Descoberta de contas, também verá solicitações de colaboradores externos em seu domínio que desejam ingressar no seu plano.
Centro de administração: adicionar, editar ou desativar usuários
Fazer login no centro de administração
Para acessar o Gerenciamento de usuários, faça login no Centro de administração, depois selecione Gerenciamento de usuários no menu no canto superior esquerdo.
Atribua mais de um administrador de sistema à conta para o caso de o administrador de sistema principal não estar disponível. Saiba mais sobre tipos de usuários.
Adicionar usuários individualmente
- Selecione Adicionar usuário no canto superior esquerdo da página Gerenciamento de usuários.
- Preencha as informações do usuário no painel Adicionar usuário à direita.
Selecione Convidar para enviar um convite a esse usuário. O usuário precisará aceitar o convite para se tornar um membro ativo da sua organização.
Para localizar usuários com um status específico (não licenciado, ativo etc.), selecione Exibir todos os usuários no canto superior direito e, em seguida, faça sua seleção.
Erros ao adicionar usuários
Um usuário pode fazer parte de vários planos, mas deve usar um e-mail exclusivo para cada plano. Se você convidar um usuário para seu plano com um e-mail que já esteja em uso em um plano diferente, receberá a mensagem de erro: Esta pessoa faz parte de outra conta.
Para corrigir isso, o usuário pode fornecer um endereço de e-mail diferente para que você possa convidá-lo novamente com o novo endereço. O usuário também pode pedir ao administrador de sistema do outro plano para removê-lo do plano. Saiba mais sobre o gerenciamento de endereços de e-mail associados ao seu plano do Smartsheet.
O Smartsheet não reconhece as listas de distribuição como endereços de e-mail válidos para novas contas ou como destinos para comunicações automatizadas em um fluxo de trabalho.
Editar as propriedades do usuário
- Para editar usuários individualmente, selecione um nome na sua lista de Gerenciamento de usuários. Faça as modificações no painel direito Editar usuário.
- Para acessar ações adicionais ao usuário, selecione no canto superior direito. Saiba mais.
| Use esta página | Para fazer isso |
|---|---|
| Informações gerais | Edite o nome e as funções do usuário, funções de aplicativo premium e visualize o endereço de e-mail principal dele. |
| Perfil | Edite o título, o departamento, a empresa, os números de contato e a categoria do cargo do usuário. |
| Grupos | Consulte os grupos dos quais o usuário faz parte e exiba os detalhes do grupo ou remova-o do grupo. |
| E-mails alternativos* | Adicione endereços de e-mail alternativos à conta do usuário ou transforme um endereço de e-mail alternativo em principal. Observe que os usuários podem excluir endereços de e-mail alternativos em Gerenciamento de usuários. |
Se você adicionar um endereço de e-mail alternativo, uma mensagem de confirmação será enviada para o endereço de e-mail em questão. O usuário deve confirmar a alteração antes que o e-mail alternativo seja adicionado com sucesso.
Adicionar usuários em massa
Para adicionar vários usuários ao mesmo tempo, você deve criar um arquivo de valores separados por vírgulas (CSV) que contenha os nomes e endereços de e-mail que deseja usar. Cada arquivo CSV que você carregar é limitado a 1.000 linhas; portanto, você só pode adicionar até 1.000 novos usuários por arquivo CSV.
Depois de fazer isso, você poderá importar a lista por meio da página Gerenciamento de usuários.
Se o seu arquivo CSV incluir os endereços de e-mail de alguém que já tenha sido adicionado ao seu plano, eles não serão adicionados novamente.
- Selecione Mais ações na parte superior esquerda da página Gerenciamento de usuários.
Selecione Importar usuários…
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- Siga as etapas na janela pop-up Importar usuários para criar um arquivo CSV contendo os nomes, os endereços de e-mail e as funções que você deseja adicionar:
- Baixar o arquivo de modelo
- Inserir as informações dos usuários e atribuir funções
Carregar o arquivo CSV
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Selecione Importar.
Uma mensagem de confirmação é enviada imediatamente a todos os endereços de e-mail listados no arquivo CSV. Os destinatários devem selecionar Aceitar no e-mail para serem incorporados à equipe ou ao plano Empresa.
Lembre-se do seguinte
- Todas as planilhas criadas pelo usuário ou compartilhadas com ele permanecem disponíveis, mesmo após ele aceitar o convite para ingressar no seu plano.
- Adicionar usuários ao plano possibilita que você e todas as pessoas listadas na tela Gerenciamento de usuários atribuam linhas de tarefas ao usuário de uma coluna da lista de contatos.
- Os usuários licenciados que você convidar herdarão seu logotipo e suas configurações de cor no plano do Smartsheet, a menos que eles já tenham definido a própria identidade visual específica no Smartsheet. Isso ajuda a manter uma identidade visual consistente em todas as suas planilhas.
- Por padrão, todos os usuários da equipe ficam listados na tela. Você pode filtrar a lista por tipo de usuário (licenciado, não licenciado, administrador, não administrador, visualizador de recursos etc.) por meio da lista suspensa na parte superior. Você também pode digitar no campo de texto para pesquisar usuários por nome ou endereço de e-mail.
Aqui está um exemplo de como formatar seu arquivo CSV:
| Nome | Sobrenome | |
|---|---|---|
| Sally | Smart | sally.smart@smartsheet.com |
| Ian | Intelligent | ian.intelligent@smartsheet.com |
| Dave | Diligent | dave.diligent@smartsheet.com |
Editar as propriedades do usuário em massa
Use a opção Atualizar permissões básicas em massa... para alterar os tipos de vários usuários em seu plano de uma só vez. Você pode fazer isso baixando uma lista de usuários como um arquivo CSV, fazendo alterações nos valores na lista e carregando-a de volta no Smartsheet.
Este método de edição permite revogar licenças de usuário. Talvez seja necessário transferir as permissões de proprietário dos usuários depois de fazer isso.
Não é possível usar a opção Atualizar permissões básicas em massa... para editar o tipo de usuário com status de Convidado. Você só pode editar essas propriedades se o usuário tiver aceitado o convite para o plano.
Para atualizar usuários em massa:
- Selecione Mais ações na parte superior esquerda da página Gerenciamento de usuários.
Selecione Atualizar permissões básicas em massa...
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- Siga as etapas na janela pop-up Atualizar permissões básicas em massa para atualizar os atributos do usuário.
- Baixar a lista de usuários
- Atualizar funções de usuário
Carregar o arquivo CSV
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- Selecione Importar.
Aplicativos e conectores premium
Você pode editar as funções e permissões do usuário para aplicativos premium e conectores.
- Para habilitar ou revogar o acesso a aplicativos premium e conectores na sua conta, alterne os controles deslizantes de cada usuário.
- Para fazer alterações em massa nas funções e permissões, selecione a opção Atualizar permissões do aplicativo premium em massa na página Gerenciamento de usuários. Saiba mais.
