Gerenciamento contínuo de conta

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

A System Admin can manage the users associated with their account. 

Revise as práticas recomendadas para remover usuários de sua conta, consolidando múltiplos planos, conectando-se à API do Smartsheet e mantendo-se atualizado com lançamentos de produtos e atualizações de suporte.

Gerenciar usuários em uma Empresa ou plano de Executivo

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Um Administrador de sistema pode gerenciar os usuários associados à sua conta.

Um Administrador de sistema pode gerenciar os usuários associados à sua conta. Por exemplo, um Administrador de sistema pode:

Para começar a gerenciar usuários, abra o formulário Gerenciamento de usuários clicando em Conta > Gerenciamento de usuários.

Gerenciamento de usuários

 


Adicionar usuários

Qualquer Administrador de sistema pode convidar usuários para a conta a fim de gerenciar o acesso ao Smartsheet. Como Administrador de sistema, você pode convidar pessoas que nunca usaram o Smartsheet ou que têm contas pré-existentes, proprietários de outros planos do Smartsheet e administradores de sistema de planos Executivos (ou planos antigos, como Avançado ou Equipe) para consolidá-los na sua conta.

Gerenciamento de usuários

Se você convidar alguém que já faz parte de outra conta do Smartsheet, o Administrador de sistema daquela conta deverá primeiro remover o usuário em questão daquela conta antes que você possa convidá-lo para fazer parte da sua.

Adicionar um usuário de cada vez

  1. Abra o formulário Gerenciamento de usuários clicando em Conta > Gerenciamento de usuários.
  2. Clique no botão Adicionar usuário.
  3. Digite o endereço de e-mail principal ou alternativo (obrigatório) e o nome (opcional) do usuário.
  4. Escolha se deseja que o usuário seja um usuário licenciado (criador/proprietário de planilha), Visualizadores de recursos e/ou um Administrador de sistema.

    Saiba mais sobre os tipos de usuários do Smartsheet.

    NOTA: O usuário não precisa ser Licenciado para ser um Administrador de sistema, mas precisa ser um Usuário Licenciado para ser um Visualizador de recursos ou um Admin de grupo.
     
  5. Clique em OK.

O usuário receberá um e-mail de confirmação contendo um botão Aceitar que ele precisará clicar para ingressar na conta de Equipe ou Empresa oferecida.

Adicionar vários usuários de cada vez

Para adicionar vários usuários de uma vez, primeiro você deve criar um arquivo de valores separados por vírgula (CSV) que contém os nomes e endereços de e-mail que deseja usar. Depois de fazer isso, você pode importar a lista por meio do formulário Gerenciamento de usuários.

  1. Crie um CSV com o nome, o sobrenome e os endereços de e-mail dos usuários que deseja adicionar.

    As colunas do arquivo .csv devem ser intituladas Nome, Sobrenome e Endereço de e-mail, respectivamente. A ortografia exata é importante ou a lista não será importada corretamente.

    NOTA: Se o arquivo CSV incluir algum endereço de e-mail de alguém que já foi adicionado ao seu plano, essa pessoa não será adicionada novamente.
     

  2. Abra o formulário Gerenciamento de usuários clicando em Conta > Gerenciamento de usuários.
  3. No formulário Gerenciamento de usuários, clique no botão Importar novos usuários.
  4. Clique em Selecionar para localizar o arquivo CSV no seu computador.
  5. Selecione as funções dos usuários que está importando.

    Você pode escolher entre Usuários licenciados, Administradores de sistema, Administradores de grupo e/ou Visualizadores de recursos (saiba mais sobre os tipos de usuários do Smartsheet). Todos os usuários listados no arquivo CSV irão herdar as funções selecionadas. Se necessário, você pode editar a função de cada usuário após adicioná-los à conta.
     
  6. Clique no botão Importar.

Um e-mail de confirmação será enviado imediatamente para todos os endereços de e-mail listados no arquivo CSV. Os destinatários devem clicar no botão Aceitar da mensagem para serem incorporados à conta de Empresa/Equipe.c

Todas as planilhas criadas pelo usuário - ou compartilhadas com ele - permanecerão disponíveis a ele, mesmo após ele aceitar o convite para ingressar na sua conta.

Adicionar usuários à conta permitirá que você - e todos os demais usuários listados na tela de Gerenciamento de usuários - atribua linhas de tarefas ao usuário a partir de uma coluna Lista de contatos.

Os usuários licenciados que você convidar irão herdar seu logotipo e suas configurações de cor em sua conta do Smartsheet, a menos que eles já tenham definido sua própria identidade visual específica no Smartsheet. Isso ajuda a manter uma identidade visual consistente em todas as suas planilhas.

Por padrão, todos os usuários da equipe serão listados na tela. Você pode filtrar a lista por tipo de usuário (licenciado, não licenciado, administrador, não administrador, Visualizadores de recursos, etc.) usando a lista suspensa do topo. Você também pode digitar no campo texto para buscar usuários por nome ou endereço de e-mail.

Aqui está um exemplo de como formatar seu arquivo .csv:

Nome Sobrenome E-mail
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

Editar as propriedades de contas de usuários existentes

Um administrador de sistema pode alterar determinados atributos dos usuários na conta que afetarão o que eles podem ou não fazer. Por exemplo, o Administrador de sistema pode conceder ou revogar a licença de um usuário ou habilitar ou desabilitar os seguintes tipos de usuário:

  • Administrador de sistema
  • Admin de grupo
  • Visualizadores de recursos

Você pode fazer essas alterações uma de cada vez por meio do formulário de gerenciamento de usuários ou em massa por meio da atualização em massa. Se você editar os atributos de um usuário por vez, além dos atributos acima, também poderá alterar o nome e o sobrenome do usuário e gerenciar os endereços de e-mail que ele usa no Smartsheet.

Editar propriedades, um usuário de cada vez

Você altera os atributos por meio do formulário Gerenciamento de usuários. Para abrir o formulário de Gerenciamento de usuários:

  1. Clique em Conta > Gerenciamento de usuários.
  2. Clique com o botão direito do mouse no endereço de e-mail do usuário e selecione Editar usuário.

Se o usuário não aceitou o convite para ingressar na conta (seu Status é de Convidado), seu nome ou endereços de e-mail alternativos não poderão ser editados. Você pode editar essas propriedades apenas se o usuário aceitar o convite para a conta.

Editar propriedades de usuário em massa

Use o recurso de atualização em massa de usuários para alterar os tipos de usuário de vários usuários do seu plano de uma só vez. Você pode fazer isso baixando uma Lista de usuários como um arquivo .csv, fazendo alterações nos valores da Lista de usuários e, em seguida, enviando a lista de volta para o Smartsheet.

Este método de edição permite revogar licenças de usuário, o que torna as planilhas do usuário somente leitura sem aviso prévio para os colaboradores. Pode ser necessário transferir itens de usuários após revogar suas licenças com as etapas da seção Outras ações para gerenciar contas de usuários deste artigo.

Para atualizar usuários em massa:

  1. Selecione Conta > Gerenciamento de usuários.
  2. Clique em Mais ações > Atualizar usuários em massa.

    usuários em massa


    O formulário de Atualização de usuários em massa será exibido.
     
  3. Siga as etapas na janela Atualização em massa para fazer alterações nos atributos do usuário. Edite os valores no arquivo .csv para TRUE a fim de conceder o respectivo tipo de usuário a eles ou FALSE para revogar esse tipo de usuário.

    arquivo csv
     

Você não pode usar o recurso de Atualização em massa para editar o tipo de usuário para usuários com status Convidado. Você pode editar essas propriedades apenas se o usuário aceitar o convite para a conta.


Remover usuários

Um administrador de sistema pode remover qualquer usuário da contas:

  1. Abra o formulário Gerenciamento de usuários clicando em Conta > Gerenciamento de usuários.

  2. Clique com o botão direito do mouse no endereço de e-mail do usuário e selecione Excluir usuário.

    Isso removerá o endereço de e-mail do usuário da conta. O usuário ainda poderá fazer login no Smartsheet como um colaborador gratuito, mas o perfil dele não estará mais associada àquela conta.

  3. (Opcional) Marque a caixa de seleção para Remover o acesso de compartilhamento do usuário, o que removerá o usuário do compartilhamento de todas as planilhas que pertencem a outros usuários licenciados da conta.

  4. (Opcional) Se o usuário for proprietário de alguma planilha, marque a caixa de seleção Transferir planilhas para outro usuário. Em seguida, clique em selecionar novo proprietário para transferir a propriedade das planilhas para outro usuário de sua escolha. Todas as planilhas que não forem transferidas permanecerão bloqueadas em modo somente leitura e serão excluídas após 30 dias.

    NOTA: Se o usuário for um Admin de grupo, a opção terá o texto Transferir a propriedade de itens e grupos e você poderá selecionar a partir de uma lista de outros Admins de grupo da conta. Não será possível excluir o usuário até que a propriedade de seus grupos seja transferida.

  5. Clique em OK.

Você não pode remover a si mesmo de uma conta, mesmo se você for um Administrador de sistema.Se você for um Administrador de Sistema e quiser ser removido de uma conta, entre em contato com outro Administrador de sistema (ou promova um usuário existente para Administrador de sistema) e ele será capaz de removê-lo seguindo as instruções acima.


Outras ações para gerenciar contas de usuários

Usuários individuais

Outras opções para gerenciar contas podem ser encontradas clicando com o botão direito do mouse no endereço de e-mail de um usuário ou clicando no botão Mais ações, na parte superior. As ações que você pode executar incluem:

  • Enviar e-mail de convite - Reenvia o link de convite para o usuário.
  • Enviar e-mail para redefinir senha - Gera um link de redefinição de senha e envia para o endereço de e-mail.
  • Baixar relatório de acesso a planilhas de usuário - Gera um arquivo Excel listando os nomes das planilhas às quais um usuário tem acesso
  • Transferir planilhas que possui para outro usuário - Transfere as planilhas para outro usuário licenciado da conta.
  • Transferir grupos que possui para outro usuário - Transfere a propriedade dos grupos para outro Admin de grupo da conta.
  • Remover acesso de compartilhamento do usuário - Remove o usuário do compartilhamento de todas as planilhas que pertencem a usuários licenciados da sua conta
  • Visualizar associação a grupos - Exibe uma lista de grupos dos quais o usuário é membro.
  • Remover de todos os grupos - Remove o usuário de todos os grupos pertencentes a usuários daquela conta. Ao remover um membro de um grupo, ele também será removido das planilhas compartilhadas com aquele grupo.

Todas as contas de usuário

Clique no botão Mais ações, na parte superior do formulário, para ver as opções de gerenciamento de todas as contas:

  • Baixar Relatório de Acesso à Planilha - Gera um arquivo Excel listando os nomes de todas as planilhas de propriedade de usuários licenciados na conta, o nome da área de trabalho em que as planilhas são salvas (se aplicável), os colaboradores com quem cada planilha foi compartilhada e o carimbo de data/hora da última modificação.
  • Baixar Relatório de Itens Publicados - Gera um arquivo Excel listando todos os itens que foram publicados. Ótimo para segurança de dados ou rastreamento da origem da versão publicada de um item.
  • Remover e-mail do compartilhamento - Remove um endereço de e-mail específico do compartilhamento de todas as planilhas pertencentes a usuários da conta
  • Download da lista de usuários - gera um arquivo Excel listando todos os membros (convidados e ativos) da conta, um carimbo de data/hora para quando foram adicionados à conta, seus níveis de acesso (administrador de sistema, admin de grupo, visualizador de recurso e assim por diante), o número das planilhas que possuem e o carimbo de data/hora do último login no Smartsheet.
     

Organizações com 200 usuários ou mais receberão um e-mail que contém um link para fazer o download do relatório de acesso à planilha.