O recurso Mesclagem de usuário permite que os administradores de sistema dos planos Empresa e Premier mesclem usuários para eliminar entradas duplicadas e combinar dois perfis de usuário em um. Isso é valioso para organizações que têm vários endereços de e-mail por funcionário.
Neste tópico, revisaremos as práticas recomendadas para utilizar a Mesclagem de usuário de maneira eficaz, incluindo como navegar e acessar o recurso Mesclagem de usuário e como estruturar e carregar adequadamente os arquivos CSV para mesclar vários usuários do Smartsheet ao mesmo tempo.
Centro de administração: combinar contas com a mesclagem de usuário
Visão geral
Você pode usar a mesclagem de usuário para os seguintes cenários:
- Para mesclar duas contas de usuário que pertencem à mesma pessoa no seu plano. Uma das contas pode ter sido criada devido a uma alteração de e-mail ou alteração no domínio.
Para atualizar o endereço de e-mail principal de usuários no plano, desde que ele já não esteja associado a um usuário fora do seu plano.
Se um endereço de e-mail inserido já existir como sua própria conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro do seu plano.
- Atualize os domínios de e-mail dos usuários no seu plano. A atualização de domínio pode ser o resultado de uma fusão, uma aquisição, uma alienação, um desenvolvimento de marca ou uma consolidação.
Pré-requisitos
Antes de poder usar a mesclagem de usuário, você precisa validar e ativar todos os domínios de e-mail associados aos endereços de e-mail que deseja mesclar. O administrador de sistema que executa a mesclagem de usuário não pode ser proprietário de uma das contas que está sendo mesclada. Um outro administrador de sistema deve executar uma mesclagem de usuário da conta de um administrador de sistema.
Validar e ativar todos os domínios
A mesclagem de usuário exige a validação e a ativação de domínios, mas o recurso de provisionamento automático pode ser desabilitado.
Se uma conta de usuário já existir para um endereço de e-mail inserido, ela deverá ser um membro da organização na sua lista de usuários.
A conta do usuário pode existir e não estar listada em Gerenciamento de usuários (modelo de colaborador legado)/Funções de usuário e relatórios (modelo de assinatura de usuário) se ele tiver sido excluído da conta ou compartilhado em uma planilha. Para mesclar esse usuário, convide a pessoa para a sua conta. O usuário deverá aceitar o convite para ser adicionado ao seu plano como membro ativo.
Se você não tiver certeza sobre o tipo de modelo, saiba como determinar o modelo do seu plano.
Remover funções do aplicativo premium
Caso uma das contas que você deseja mesclar tenha funções do aplicativo premium habilitadas, remova as permissões antes de mesclar as contas. Você pode reatribuir as funções do aplicativo premium após a mesclagem das contas.
Remover usuário dos grupos em outro plano
Se qualquer uma das contas constar como membro de grupos fora do plano atual, remova-as primeiro desses grupos antes de mesclar as contas. Você pode adicioná-las novamente a esses grupos após a mesclagem.
Baixar e configurar o modelo de mesclagem de usuário
- Faça login no centro de administração usando as credenciais atuais da sua conta Smartsheet.
- No Menu, selecione Gerenciamento de usuários (modelo de colaborador legado)/Funções de usuário e relatórios (modelo de assinatura de usuário).
- Selecione Mais ações > Mesclar usuários...
Para baixar o arquivo de modelo, selecione Baixar.
Você usará o modelo para a mesclagem de usuário.
- No modelo baixado, insira o seguinte:
- No Endereço de e-mail de login atual, insira os endereços de e-mail das contas correspondentes que devem ser mescladas e encerradas.
Na coluna Endereço de e-mail de login substituto, insira os endereços de e-mail principais das contas que você deseja manter.
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Salve o arquivo concluído e mantenha o formato CSV.
Confira se os endereços de e-mail de cada par pertencem à mesma pessoa.
Após a mesclagem, o endereço de e-mail principal da conta mantida será o valor na coluna Endereço de e-mail de login substituto. O valor na coluna Endereço de e-mail de login atual permanecerá como um endereço de e-mail alternativo para a conta.
Você pode especificar até 500 pares de endereços de e-mail em um arquivo. Se tiver que atualizar mais de 500 pares de endereços de e-mail, você deverá carregar arquivos de mesclagem adicionais. Além disso, se um endereço de e-mail inserido já existir como sua própria conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro do seu plano.
Visualizar previamente e aplicar a mesclagem
- Faça login no centro de administração usando as credenciais atuais da sua conta Smartsheet.
- Na página deGerenciamento de usuários (modelo de colaborador legado)/Funções de usuário e relatórios (modelo de assinatura de usuário), selecione Mais ações > Mesclar usuários...
Carregue o arquivo atualizado e selecione Visualização prévia da mesclagem.
A opção Visualização prévia da mesclagem valida os endereços de e-mail para problemas, como endereços de e-mail inválidos, entradas duplicadas, domínios não validados, entre outros. As entradas que não estiverem Prontas para mesclagem não serão aplicadas, e uma correção prática será exibida na coluna Recomendação.
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- Quando tudo estiver pronto, selecione Aplicar mesclagem. Você verá uma mensagem de confirmação indicando que o processo de mesclagem de usuário está em andamento.
Quando o processo de mesclagem de usuário estiver concluído, os usuários envolvidos receberão uma confirmação por e-mail informando as alterações.
Você também receberá um e-mail com um link para acessar o relatório dos resultados da mesclagem de usuário. Os resultados da mesclagem de usuário incluem as seguintes informações:
- O Endereço de e-mail de login atual é o endereço de e-mail mesclado.
- O Endereço de e-mail de login substituto é o endereço de e-mail mantido.
- O Resultado mostra se a mesclagem foi bem-sucedida para um usuário específico.
- As Métricas a serem exibidas mostram o número de funções, os itens de propriedade, os itens compartilhados e as associações a grupos para a conta mantida.
Itens incluídos em uma mesclagem de usuário
A associação a grupos fora do plano existente não está incluída e deve ser tratada manualmente. Confira os pré-requisitos.
No processo de mesclagem de usuário, o Smartsheet segue esta lógica:
Siga as instruções do seu modelo. Não sabe ao certo qual modelo seu plano usa? Verifique se há uma página sobre como gerenciar reajustes no centro de administração. Se houver, significa que seu plano usa o modelo de assinatura de usuário. Confira o artigo Visão geral do modelo de assinatura de usuário para obter mais informações
Modelo de colaborador legado
- Se um usuário tiver contas licenciadas e não licenciadas, o Smartsheet encerrará a conta não licenciada.
- O Smartsheet transferirá todos os ativos da conta não licenciada para a conta licenciada.
- Caso um usuário tenha duas contas licenciadas, o Smartsheet manterá a conta mais antiga e encerrará a nova.
Modelo de assinatura de usuário
- Se um usuário tiver contas de membro e visualizador, o Smartsheet fechará a conta de visualizador.
- O Smartsheet transferirá todos os ativos da conta de visualizador para a conta de membro.
- Caso um usuário tenha duas contas de membro, o Smartsheet manterá a conta mais antiga e fechará a nova.
Após a conclusão, o Smartsheet transferirá os seguintes itens da conta encerrada para a conta mantida:
- Todas as planilhas, relatórios, áreas de trabalho e painéis aos quais o usuário tem acesso
- Grupos que pertencem ao usuário
- Associação a grupos
- Funções
- Endereços de e-mail alternativos
- Informações do perfil
No processo de mesclagem de usuário, o sistema transfere os itens da área de trabalho para a pasta Transferido de.
Pontos importantes
O Smartsheet solicitará que um usuário externo crie uma conta se receber:
- um convite para editar ou exibir um item do Smartsheet;
- um alerta de um fluxo de trabalho de automação ou outros acionadores.
Para não perder fluxos de trabalho do conector nem tokens de API ao mesclar contas, verifique se:
- a conta que você quer manter é licenciada (modelo de colaborador legado) ou de um membro (modelo de assinatura de usuário);
- a conta que você quer fechar não é licenciada (modelo de colaborador legado) ou é de visualizador (modelo de assinatura de usuário);
Itens não incluídos em uma mesclagem de usuário
- Fluxos de trabalho de automação
- Contatos
- Conectores
- Favoritos
- Tokens de API *
* Os tokens de API são usados para integrações e aplicativos premium, como o Control Center e o Calendar App. Para usar esses aplicativos, talvez os usuários precisem autenticá-los novamente.
Desfazer a mesclagem de usuário
Se você tiver problemas com a mesclagem de usuário ou se precisar desfazer a mesclagem de usuário de alguma conta, destaque as linhas do arquivo de mesclagem de usuário que deseja desfazer e entre em contato com a equipe de suporte do Smartsheet. Lembre-se de anexar o arquivo de mesclagem de usuário à solicitação de suporte.
O suporte do Smartsheet entrará em contato com você para confirmar a solicitação antes de prosseguir com as alterações.
Uma mesclagem de usuário só poderá ser revertida se tiver sido concluída nos últimos sete dias.
A reversão não retornará completamente uma conta de usuário ao estado original anterior à mesclagem. Somente os itens que foram mesclados podem ser restaurados. Talvez os usuários precisem fazer a autenticação novamente nos aplicativos premium, corrigir fluxos de trabalho automatizados ou executar outras ações.