Mesclagem de usuário

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Licensed System Administrators can use the User Merge feature

O recurso Mesclagem de usuário permite que os administradores de sistema dos planos Empresa e Premier mesclem usuários para eliminar entradas duplicadas e combinar dois perfis de usuário em um. Isso é valioso para organizações que têm vários endereços de e-mail por funcionário.

Neste tópico, revisaremos as práticas recomendadas para utilizar a Mesclagem de usuário de maneira eficaz, incluindo como navegar e acessar o recurso Mesclagem de usuário e como estruturar e carregar adequadamente os arquivos CSV para mesclar vários usuários do Smartsheet ao mesmo tempo.

Centro de Administração: Combinar contas usando a Mesclagem de Usuários

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Administradores de sistema licenciados podem usar o recurso de mesclagem de usuários

Com a Mesclagem de usuários, você pode atualizar endereços de e-mail em lote ou mesclar duas contas de usuário em uma. A mesclagem de contas de usuário transfere automaticamente todas as planilhas, relatórios, painéis, áreas de trabalho e compartilhamento de informações de duas contas para uma conta.

Você pode usar a Mesclagem de usuários para os seguintes cenários:

  • Mesclar duas contas de usuário pertencentes à mesma pessoa em sua organização . Uma dessas duas contas pode ter sido criada devido a uma alteração de e-mail ou domínio de e-mail.
  • Atualize o endereço de e-mail principal dos usuários em sua organização, desde que o endereço de e-mail ainda não esteja associado a um usuário fora da organização.
    Se um endereço de e-mail inserido já existir como sua própria conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro da sua organização.
  • Atualize os domínios de e-mail dos usuários em sua organização. A atualização do domínio pode ser o resultado de um exercício de fusão, aquisição, alienação, marca ou consolidação.

Antes de começar

Validar e ativar todos os domínios

Antes de poder usar a Mesclagem de usuários, você deve validar e ativar todos os domínios de e-mail associados aos endereços de e-mail que deseja mesclar.

A mesclagem de usuários requer validação e ativação de domínio, mas o recurso de provisionamento automático de usuário (UAP - User Auto Provisioning) pode ser desabilitado.

Se já existir uma conta de usuário para um endereço de e-mail inserido, essa conta deverá ser membro da sua organização na sua Lista de Usuários.

A conta do usuário pode existir e ele não ser listado no Gerenciamento de usuários se tiver sido excluído da conta ou compartilhado para uma planilha. Para mesclar este usuário, convide-o para sua conta. Ele deve aceitar o convite para ser adicionado à sua organização como um membro ativo.

Remover funções de Aplicativo Premium

Se qualquer uma das contas que você deseja mesclar tiver as funções de Aplicativo Premium habilitadas, primeiro remova essas permissões para depois mesclar as contas. Você pode reatribuir as funções de Aplicativo Premium após a mesclagem das contas.

Baixar e configurar o modelo de mesclagem de usuários

  1. Faça login no Centro de Administração em https://admin.smartsheet.com usando suas credenciais atuais da conta do Smartsheet.
  2. Selecione Mais ações> Mesclar usuários.

    Mesclar usuários
  3. Para baixar o arquivo de modelo, selecione Baixar.
    Você usará o modelo para fazer a Mesclagem de Usuários.Baixar Mesclar usuários
  4. No modelo baixado, insira o seguinte:
    • Em Endereço de e-mail de login atual, insira os endereços de e-mail das contas correspondentes que devem ser mescladas e fechadas.
    • Na coluna Endereço de e-mail de login substituto, insira os endereços de e-mail principais das contas que deseja manter.

      E-mail de mesclagem de usuário
  5. Salve o arquivo completo e mantenha o formato CSV.

Verifique se os endereços de e-mail de cada par pertencem à mesma pessoa.

Você pode especificar até 500 pares de endereços de e-mail em um único arquivo. Se precisar atualizar mais de 500 pares de endereços de e-mail, será necessário carregar arquivos de mesclagem adicionais.

Se um endereço de e-mail inserido já existir como sua própria conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro da sua organização.


Após a mesclagem, o endereço de e-mail principal da conta mantida será o valor na coluna Endereço de e-mail de login de substituição. O valor na coluna Endereço de e-mail de login atual será mantido como um endereço de e-mail alternativo na conta.

Visualizar previamente e aplicar a mesclagem

  1. Faça login no Centro de Administração em https://admin.smartsheet.com usando suas credenciais atuais da conta do Smartsheet.
  2. Na página Gerenciamento de usuários, selecione Mais ações > Mesclar usuários.
  3. Carregue o arquivo atualizado e selecione Visualização prévia da mesclagem.Preview Merge

    Em Visualização prévia da mesclagem a mesclagem validará os endereços de e-mail para possíveis problemas, como endereços de e-mail inválidos, entradas duplicadas, domínios não validados e muito mais. As entradas que não estão estiverem Prontas para mesclagem não serão aplicadas e uma correção acionável será mostrada na coluna Recomendação.

    Tela Visualização prévia da mesclagem

  4. Quando estiver pronto, selecione Aplicar mesclagem.

    Você verá uma mensagem de confirmação indicando que o processo de mesclagem de usuários está em andamento.

    Confirmação de mesclagem
  5. Quando o processo de Mesclagem de usuários estiver concluída, os usuários afetados receberão um e-mail de confirmação para notificá-los sobre as alterações.

    Você também receberá um e-mail com um link para um relatório dos resultados da mesclagem de usuários. Os resultados da Mesclagem de usuários incluem as seguintes informações:

    • Endereço de e-mail de login atual é o endereço de e-mail que foi mesclado.
    • Endereço de e-mail de login de substituição é o endereço de e-mail que foi mantido.
    • O Resultado mostra se a mesclagem foi bem-sucedida para um determinado usuário.
    • Métricas para exibir uma contagem de funções, itens pertencentes, itens compartilhados e associações de grupos para a conta mantida.

Resumo da Mesclagem de usuários

Pronto! Você concluiu a Mesclagem de usuários.

Itens incluídos em uma Mesclagem de usuários

No processo de Mesclagem de Usuários, o Smartsheet segue esta lógica:

  1. Se um usuário tiver contas licenciadas e não licenciadas, o Smartsheet fecha a conta não licenciada.
    • O Smartsheet transfere todos os ativos da conta não licenciada para a conta licenciada.
  2. Se um usuário tiver duas contas licenciadas, o Smartsheet mantém a conta mais antiga e fecha a nova.

Após a conclusão, o Smartsheet transfere os seguintes itens da conta fechada para a conta mantida:

  • Todas as planilhas, relatórios, áreas de trabalho e painéis que forem compartilhados com o usuário ou pertencentes a ele
  • Grupos de propriedade do usuário
  • Associação ao grupo
  • Funções (por exemplo, usuário licenciado, administrador de grupo, administrador de sistema, visualizador de recursos etc.)
  • Endereços de e-mail alternativos
  • Informação do perfil

No processo de Mesclagem de Usuários, o sistema moverá os itens da área de trabalho para a pasta Transferido de.

Coisas a ter em mente

O Smartsheet solicita que um usuário externo crie uma conta se receber o seguinte:

  • Um convite para editar ou visualizar um item do Smartsheet
  • Um alerta de um fluxo de trabalho de automação ou outros gatilhos

Para evitar a perda de fluxos de trabalho do Conector e tokens de API ao mesclar contas, verifique se:

  • A conta que você deseja manter está licenciada
  • A conta que você deseja encerrar não está licenciada

Itens não incluídos em uma Mesclagem de usuários

  • Automação de fluxos de trabalho
  • Contatos
  • Conectores
  • Favoritos
  • Tokens de API*

* Os tokens de API são usados para integrações e aplicativos premium, como Control Center e aplicativo de Calendário. Os usuários podem precisar autenticar novamente esses aplicativos para usá-los.

Desfazer Mesclagem de usuários

Se você tiver problemas com a Mesclagem de usuários ou precisar desfazê-la para qualquer conta, realce as linhas no arquivo Mesclagem de usuários que deseja desfazer e entre em contato com o Suporte Smartsheet. Anexe o arquivo de mesclagem de usuários à solicitação de suporte.

O suporte do Smartsheet entrará em contato com você para confirmar a solicitação antes de prosseguir com as alterações.

Uma Mesclagem de usuários só pode ser revertida se tiver sido concluída nos últimos sete dias.

A reversão não retorna completamente uma conta de usuário ao seu estado original, anterior à mesclagem. Somente os itens que foram mesclados serão restaurados. Os usuários podem precisar se autenticar novamente nos aplicativos Premium, corrigir fluxos de trabalho automatizados ou executar outras ações.