Mesclagem de usuário

APPLIES TO

  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

  • System Admin

O recurso Mesclagem de usuário permite que os administradores de sistema dos planos Empresa e Premier mesclem usuários para eliminar entradas duplicadas e combinar dois perfis de usuário em um. Isso é valioso para organizações que têm vários endereços de e-mail por funcionário.

Neste tópico, revisaremos as práticas recomendadas para utilizar a Mesclagem de usuário de maneira eficaz, incluindo como navegar e acessar o recurso Mesclagem de usuário e como estruturar e carregar adequadamente os arquivos CSV para mesclar vários usuários do Smartsheet ao mesmo tempo.

Centro de administração: combinar contas com a mesclagem de usuário

APPLIES TO

  • Enterprise

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Administradores de sistema licenciados podem usar o recurso de mesclagem de usuário

Visão geral

Você tem um plano Executivo ou Pro? Você precisará transferir itens para a conta que deseja manter e excluir a conta extra

Você pode usar a mesclagem de usuário para os seguintes cenários:

  • para mesclar duas contas de usuário que pertencem à mesma pessoa na sua organização. Uma das contas pode ter sido criada devido a uma alteração de e-mail ou alteração no domínio.
  • Para atualizar o endereço de e-mail principal de usuários na organização, desde que ele não esteja associado a um usuário fora da organização.

    Se um endereço de e-mail inserido já existir como sua própria conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro da sua organização.

  • para atualizar os domínios de e-mail dos usuários na organização. A atualização de domínio pode ser o resultado de uma fusão, uma aquisição, um desinvestimento, um desenvolvimento de marca ou uma consolidação.

Pré-requisitos

Antes de poder usar a mesclagem de usuário, você precisa validar e ativar todos os domínios de e-mail associados aos endereços de e-mail que deseja mesclar. O administrador de sistema que executa a mesclagem de usuário não pode ser proprietário de uma das contas que está sendo mesclada. Um outro administrador de sistema deve executar uma mesclagem de usuário da conta de um administrador de sistema.

 

Validar e ativar todos os domínios

A mesclagem de usuário exige a validação e a ativação de domínios, mas o recurso UAP (provisionamento automático de usuário) pode ser desabilitado.

Se uma conta de usuário já existir para um endereço de e-mail inserido, ela deverá ser um membro da organização na sua lista de usuários.

A conta de usuário pode existir e não estar indicada no gerenciamento de usuários se ela tiver sido excluída ou compartilhada em uma planilha. Para mesclar esse usuário, convide-o para a sua conta. Ele deverá aceitar o convite para ser adicionado como membro ativo à sua organização.

 

Remova funções premium do aplicativo

Caso uma das contas que você deseja mesclar tenha funções premium do aplicativo habilitadas, remova as permissões antes de mesclar as contas. Você pode reatribuir as funções do aplicativo premium após a mesclagem das contas.

 

Remover usuário dos grupos em outra organização

Se qualquer uma das contas constar como membro de grupos fora da organização atual, remova-as primeiro desses grupos antes de mesclar as contas. Você pode adicioná-las novamente a esses grupos após a mesclagem das contas.


Baixar e configurar o modelo de mesclagem de usuário

  1. Faça login no centro de administração usando as credenciais atuais da sua conta do Smartsheet.
  2. Selecione Mais ações > Mesclar usuários...

    Brandfolder Image
    Merge Users option in User Management screen
  3. Para baixar o arquivo de modelo, selecione Baixar. 

    Você usará o modelo para a mesclagem de usuário. 

    Brandfolder Image
    Download the template for merging users
  4. No modelo baixado, insira o seguinte:
    • No Endereço de e-mail de login atual, insira os endereços de e-mail das contas correspondentes que devem ser mescladas e encerradas.
    • Na coluna Endereço de e-mail de login substituto, insira os endereços de e-mail principais das contas que você deseja manter.

      Brandfolder Image
      Merge users CSV template
  5. Salve o arquivo concluído e mantenha o formato CSV.

    Confira se os endereços de e-mail de cada par pertencem à mesma pessoa.

Após a mesclagem, o endereço de e-mail principal da conta mantida será o valor na coluna Endereço de e-mail de login substituto. O valor na coluna Endereço de e-mail de login atual permanecerá como um endereço de e-mail alternativo para a conta.

Você pode especificar até 500 pares de endereços de e-mail em um arquivo. Se tiver que atualizar mais de 500 pares de endereços de e-mail, você deverá carregar arquivos de mesclagem adicionais. Além disso, se um endereço de e-mail inserido já existir como sua própria conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro da sua organização.


Visualizar previamente e aplicar a mesclagem

  1. Faça login no centro de administração usando as credenciais atuais da sua conta do Smartsheet.
  2. Na página Gerenciamento de usuários, selecione Mais ações > Mesclar usuários...
  3. Carregue o arquivo atualizado e selecione Visualização prévia da mesclagem.

    A opção Visualização prévia da mesclagem valida os endereços de e-mail para problemas, como endereços de e-mail inválidos, entradas duplicadas, domínios não validados, entre outros. As entradas que não estiverem Prontas para mesclagem não serão aplicadas, e uma correção prática será exibida na coluna Recomendação.

    Brandfolder Image
    Preview merged users
  4. Quando tudo estiver pronto, selecione Aplicar mesclagem. Você verá uma mensagem de confirmação indicando que o processo de mesclagem de usuário está em andamento.
  5. Quando o processo de mesclagem de usuário estiver concluído, os usuários envolvidos receberão uma confirmação por e-mail informando as alterações.

    Você também receberá um e-mail com um link para acessar o relatório dos resultados da mesclagem de usuário. Os resultados da mesclagem de usuário incluem as seguintes informações:

    • O Endereço de e-mail de login atual é o endereço de e-mail mesclado.
    • O Endereço de e-mail de login substituto é o endereço de e-mail mantido.
    • O Resultado mostra se a mesclagem foi bem-sucedida para um usuário específico.
    • Métricas que mostram o número de funções, os itens de propriedade, os itens compartilhados e as associações de grupos para a conta mantida.

Itens incluídos em uma mesclagem de usuário

A associação a grupos fora da organização existente não está incluída e deve ser tratada manualmente. Confira os pré-requisitos.

No processo de mesclagem de usuário, o Smartsheet segue esta lógica: 

  1. Se um usuário tiver contas licenciadas e não licenciadas, o Smartsheet encerrará a conta não licenciada. 
    • O Smartsheet transfere todos os ativos da conta não licenciada para a conta licenciada. 
  2. Caso um usuário tenha duas contas licenciadas, o Smartsheet manterá a conta mais antiga e encerrará a nova.

Após a conclusão, o Smartsheet transferirá os seguintes itens da conta encerrada para a conta mantida:

  • planilhas, relatórios, áreas de trabalho e painéis compartilhados com o usuário ou que pertencem a ele;
  • grupos que pertencem ao usuário;
  • associação do grupo;
  • funções, por exemplo, usuário licenciado, administrado de grupo, administrador de sistema, visualizador de recursos etc.;
  • endereços de e-mail alternativos;
  • informações do perfil.

No processo de mesclagem de usuário, o sistema transfere os itens da área de trabalho para a pasta Transferido de.

 

Pontos importantes

O Smartsheet solicitará que um usuário externo crie uma conta se receber:

  • um convite para editar ou visualizar um item do Smartsheet;
  • um alerta de um fluxo de trabalho de automação ou outros acionadores. 

Para não perder fluxos de trabalho do conector nem tokens de API ao mesclar contas, verifique se:

  • a conta que você deseja manter é licenciada; 
  • a conta que você deseja encerrar não é licenciada.

Itens não incluídos em uma mesclagem de usuário

  • fluxos de trabalho de automação;
  • contatos;
  • conectores;
  • Favoritos
  • Tokens de API* 

*Os tokens de API são usados para integrações e aplicativos premium, como o Control Center e o Calendar App. Para usar esses aplicativos, talvez os usuários precisem autenticá-los novamente.


Desfazer a mesclagem de usuário

Se você tiver problemas com a mesclagem de usuário ou se precisar desfazer a mesclagem de usuário de alguma conta, destaque as linhas do arquivo de mesclagem de usuário que deseja desfazer e entre em contato com a equipe de suporte do Smartsheet. Lembre-se de anexar o arquivo de mesclagem de usuário à solicitação de suporte.

O suporte do Smartsheet entrará em contato com você para confirmar a solicitação antes de prosseguir com as alterações.

Uma mesclagem de usuário só poderá ser revertida se tiver sido concluída nos últimos sete dias.
 

A reversão não retornará completamente uma conta de usuário ao seu estado original anterior à mesclagem. Somente os itens que foram mesclados podem ser restaurados. Talvez os usuários precisem fazer a autenticação novamente nos aplicativos premium, corrigir fluxos de trabalho automatizados ou executar outras ações.