Mesclagem de usuário

O recurso Mesclagem de usuário permite que os administradores de sistema dos planos Empresa e Premier mesclem usuários para eliminar entradas duplicadas e combinar dois perfis de usuário em um. Isso é valioso para organizações que têm vários endereços de e-mail por funcionário.

Neste tópico, revisaremos as práticas recomendadas para utilizar a Mesclagem de usuário de maneira eficaz, incluindo como navegar e acessar o recurso Mesclagem de usuário e como estruturar e carregar adequadamente os arquivos CSV para mesclar vários usuários do Smartsheet ao mesmo tempo.

Centro de Administração: Combinar contas usando a Mesclagem de usuários

Com a Mesclagem de usuários, você pode atualizar endereços de e-mail em lote ou mesclar duas contas de usuário em uma. A mesclagem de contas de usuário transfere automaticamente todas as planilhas, relatórios, painéis, áreas de trabalho e compartilhamento de informações de duas contas para uma conta.

Você pode usar a Mesclagem de usuários para os seguintes cenários:

  • Mesclar duas contas de usuário pertencentes à mesma pessoa em sua organização . Uma dessas duas contas pode ter sido criada devido a uma alteração de e-mail ou domínio de e-mail.
  • Atualize o endereço de e-mail principal dos usuários em sua organização, desde que o endereço de e-mail ainda não esteja associado a um usuário fora da organização. (Isto é, se algum endereço de e-mail inserido já existir como uma conta própria de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser membro da sua organização.)
  • Atualize os domínios de e-mail dos usuários em sua organização. A atualização do domínio pode ser o resultado de um exercício de fusão, aquisição, alienação, marca ou consolidação.

Antes de começar: Validar e ativar domínios

Antes de poder usar a Mesclagem de usuários, você deve validar e ativar os domínios de e-mail associados aos endereços de e-mail que deseja mesclar.

A mesclagem de usuários requer validação e ativação de domínio, mas o UAP pode ser desabilitado.

Se já existir uma conta de usuário para um endereço de e-mail inserido, essa conta deverá ser membro da sua organização na sua Lista de Usuários.

A conta do usuário pode existir e não ser listada no Gerenciamento de usuários se tiver sido excluída da conta ou compartilhada com uma planilha.

Para mais informações sobre validação de domínio, confira a seção Adicionar usuários automaticamente a uma Conta Empresa com Provisionamento automático de usuários.

Baixar e configurar o modelo de mesclagem de usuários

  1. Faça login na Central de Administração em https://admin.smartsheet.com usando suas credenciais atuais da conta do Smartsheet.
  2. Na página Gerenciamento de usuários, selecione Mais ações > Mesclar usuários.

    Mesclar usuários
  3. Na janela Mesclar usuários, clique em Download para baixar o arquivo do modelo (você o usará para a mesclagem).Download para mesclar usuários
  4. No modelo baixado, digite o seguinte:
    • Na coluna Endereço de e-mail de login atual, insira os endereços de e-mail das contas correspondentes que devem ser mescladas e fechadas.
    • Na coluna Endereço de e-mail de login substituto, insira os endereços de e-mail principais das contas que você deseja manter.

      E-mail de mesclagem de usuário
  5. Salve o arquivo completo e mantenha o formato CSV.

É uma boa prática recomendada garantir que os endereços de e-mail de cada par pertençam à mesma pessoa.

Você pode especificar até 500 pares de endereços de e-mail em um arquivo. Se você precisar atualizar mais de 500 pares de endereços de e-mail, será necessário carregar arquivos de mesclagem adicionais.

Se um endereço de e-mail inserido já existir como sua própria conta de usuário do Smartsheet, essa conta deverá ser um membro da sua organização.

Após a mesclagem, o endereço de e-mail principal da conta mantida será o valor na coluna Endereço de e-mail de login substituto, e o valor na coluna Endereço de e-mail de login atual será mantido como um endereço de e-mail alternativo na conta.

Visualizar e aplicar a mesclagem

  1. Faça login na Central de Administração em https://admin.smartsheet.com usando suas credenciais atuais da conta do Smartsheet.
  2. Na página Gerenciamento de usuários, selecione Mais ações > Mesclar usuários.
  3. Na janela Mesclar usuários, carregue o arquivo atualizado e selecione Visualizar previamente a mesclagem.Visualizar previamente a mesclagem

    O Visualizar previamente a mesclagem validará os endereços de e-mail para possíveis problemas, como endereços de e-mail inválidos, entradas duplicadas, domínios não validados e muito mais. As entradas que não estiverem Prontas para mesclagem não serão aplicadas e uma correção acionável será mostrada na coluna Recomendação.

    Tela Visualizar previamente a mesclagem

  4. Selecione Aplicar mesclagem quando estiver pronto.

    Você verá uma mensagem de confirmação indicando que a Mesclagem de usuários está em andamento.

    Confirmação de mesclagem
  5. Quando a Mesclagem de usuários estiver concluída, os usuários afetados receberão um e-mail de confirmação para notificá-los sobre as alterações.

    Você também receberá um e-mail com um link para um relatório dos resultados da mesclagem de usuários. Os resultados da Mesclagem de usuários incluem as seguintes informações:
    • Endereço de e-mail de login atual é o endereço de e-mail que foi mesclado.
    • Endereço de e-mail de login de substituição é o endereço de e-mail que foi mantido.
    • O Resultado mostra se a mesclagem foi bem-sucedida para um determinado usuário.
    • Métricas para exibir uma contagem de funções, itens pertencentes, itens compartilhados e associações de grupos para a conta mantida.

Resumo da Mesclagem de usuários

Pronto! Você concluiu a Mesclagem de usuários.

Itens incluídos em uma Mesclagem de usuários

Após a conclusão, os itens da conta encerrada abaixo são mesclados à conta mantida:

  • Todas as planilhas, relatórios, áreas de trabalho e painéis que são compartilhados ou pertencentes ao usuário.
  • Grupos de propriedade do usuário
  • Associação ao grupo
  • Funções (usuário licenciado, administrador de grupo, administrador de sistema, visualizadores de recursos etc.)
  • Endereços de e-mail alternativos
  • Informação do perfil

Todos os outros itens são excluídos da mesclagem.

Os itens que não são mesclados incluem (dentre outros):

  • Fluxos de trabalho de automação
  • Contatos
  • Conectores
  • Favoritos
  • Tokens de API* 

*Como os tokens de API são usados para integrações e aplicativos premium, como o Control Center e o Aplicativo de Calendário, pode ser necessário que os usuários façam uma nova autenticação para usar esses aplicativos.

Desfazer Mesclagem de usuários

Se você tiver problemas com a Mesclagem de usuários ou se precisar desfazer a Mesclagem de usuários de alguma conta, realce as linhas do arquivo de Mesclagem de usuários que deseja desfazer e entre em contato com a equipe de suporte do Smartsheet. Anexe o arquivo de mesclagem de usuários à solicitação de suporte.

O suporte do Smartsheet entrará em contato com você para confirmar a solicitação antes de prosseguir com as alterações.

Uma Mesclagem de usuários só pode ser revertida se tiver sido concluída nos últimos sete dias.

A reversão não retorna completamente uma conta de usuário ao seu estado original anterior à mesclagem. Somente os itens que foram mesclados serão restaurados. Os usuários podem precisar se autenticar novamente nos aplicativos premium, corrigir fluxos de trabalho automatizados ou executar outras ações.