O glossário de fundamentos do Smartsheet

Este glossário abrange os principais termos e conceitos que formam a base do trabalho no Smartsheet, quer você esteja apenas começando ou precise de uma rápida atualização. Você pode usar este guia como referência para explorar, criar e colaborar com mais eficiência.

Estrutura da plataforma

• Espaço de trabalho: Um espaço de trabalho é um contêiner personalizável onde você organiza, cria e compartilha trabalhos relacionados. Use espaços de trabalho para agrupar o conteúdo por projeto, departamento ou equipe. 

  Os espaços de trabalho podem incluir os seguintes elementos:

  • Itens do espaço de trabalho: Inclui pastas, planilhas, formulários, relatórios e painéis. Use esses itens para estruturar e gerenciar seu trabalho.
  • Biblioteca de arquivos: Um local central onde você armazena, organiza, pesquisa e colabora com arquivos adicionados ao espaço de trabalho.
  • Coleções: Um grupo de conteúdo com curadoria e compartilhável que vive dentro ou fora do Smartsheet. Somente as pessoas que você especificar podem acessar uma coleção. 

A Biblioteca de arquivos e as coleções estão disponíveis apenas nos planos Enterprise.

Saiba mais no artigo Use workspaces e o painel do espaço de trabalho . 

Itens da área de trabalho

• Painéis de controle: Os painéis exibem os dados em tempo real de suas planilhas e relatórios usando widgets fáceis de configurar, que são os blocos de construção dos painéis. Os painéis oferecem visibilidade em tempo real das métricas essenciais e centralizam as informações, possibilitando uma melhor tomada de decisões e gerando melhores resultados comerciais. Você pode compartilhar painéis com qualquer pessoa, incluindo colegas de equipe, executivos e clientes externos, e visualizá-los em desktops e dispositivos móveis.
• Pasta: As pastas organizam os itens do Smartsheet em um espaço de trabalho. Eles herdam as permissões de compartilhamento do espaço de trabalho, mas você não pode compartilhá-los com um grupo personalizado. Lembre-se de que você deve usar pastas para organizar seus itens em um espaço de trabalho, enquanto as coleções ajudam a compartilhar um conjunto selecionado de conteúdo com um público específico.
• Formulários: Os formulários do Smartsheet coletam dados consistentes e sem erros e os enviam diretamente para uma planilha. Todo formulário se conecta a uma planilha subjacente; uma que você cria ou uma que o Smartsheet gera automaticamente quando você cria o formulário. Use formulários para obter informações de qualquer pessoa, mesmo que ela não use o Smartsheet.
• Relatórios: Os relatórios do Smartsheet exibem dados em tempo real de várias planilhas em uma única exibição. Elas o ajudam a consolidar tarefas, marcos ou outras informações em uma visão geral ou a criar exibições específicas para as partes interessadas. Os relatórios são bidirecionais; as alterações feitas em um relatório são automaticamente atualizadas nas planilhas subjacentes e vice-versa. Você pode criar um relatório de linhas usando dados das linhas e colunas de uma planilha ou um relatório de resumo da planilha a partir dos campos de resumo da planilha. Saiba mais no artigo de resumo da Folha. 
• Folhas: As planilhas são a base de seu trabalho no Smartsheet. Eles mantêm seus dados e dão suporte às principais funcionalidades. Comece com uma planilha em branco, importe dados existentes ou use um modelo. A estrutura da planilha determina como você usa os recursos do Smartsheet, como automação, relatórios e painéis.

Fundamentos da folha

• Automação: As automações o ajudam a substituir tarefas manuais e repetitivas por fluxos de trabalho automatizados para que você possa se concentrar em tarefas de maior valor. Você pode configurar a automação usando acionadores ou alterações em sua planilha, ou começar a partir de um modelo.
• Colunas: As colunas definem o tipo de dados armazenados em cada parte de sua planilha. Eles ativam os principais recursos do Smartsheet, como exibições, formulários, automação, filtros, relatórios e muito mais. Escolha entre mais de 10 tipos de colunas para atender às suas necessidades específicas. Por exemplo, você pode ver quando alguém criou as linhas com a coluna Data de criação ou quem as modificou com a coluna Modificado por. 
• Formatação condicional: A formatação condicional permite que você altere automaticamente a formatação de células ou linhas com base nas regras definidas. Por exemplo, coloque em negrito e destaque em vermelho as tarefas atrasadas para chamar a atenção e solicitar ação.
• Integrações: As integrações permitem que você gerencie o trabalho com as ferramentas que sua equipe já usa, conectando-as facilmente ao Smartsheet. Use as integrações para automatizar fluxos de trabalho de rotina, fornecer visibilidade do seu trabalho e conectar dados entre plataformas.
• Coluna primária: Atua como o principal identificador das linhas em uma planilha. Cada planilha tem uma coluna primária obrigatória, que não pode ser excluída. Essa coluna geralmente contém o descritor primário da linha.
• Linhas: Você pode organizar e gerenciar seus dados usando linhas. Crie hierarquia, anexe arquivos, deixe comentários, revise conteúdo, crie documentos personalizados e defina lembretes, tudo em uma linha.

• Ver tipos: Os mesmos dados subjacentes alimentam todas as visualizações, permitindo que você alterne perfeitamente entre elas e obtenha insights acionáveis adaptados às suas necessidades. 

  Você pode escolher entre:

  • Exibição de tabela: Um layout moderno, em estilo de grade, para colaboração em tempo real
  • Visualização de quadro: Um layout em estilo de quadro para gerenciamento visual de tarefas
  • Visualização da linha do tempo: Um layout limpo e baseado em datas para planejar e gerenciar o trabalho
  • Visualização de Gantt: Uma linha do tempo para rastreamento avançado de projetos com dependências

Fundamentos da colaboração

• Registro de atividades: O registro de atividades rastreia a atividade do usuário em uma planilha e mostra quem visualizou um item pela última vez. 
• Anexos: Os anexos permitem adicionar e gerenciar arquivos diretamente na sua planilha, mantendo todos os materiais relevantes em um só lugar. Você pode anexar arquivos do seu dispositivo ou dos provedores de armazenamento em nuvem mais populares.
• Conversas: As conversas permitem que você e sua equipe acompanhem e gerenciem discussões em tempo real no contexto do seu trabalho. Inicie as conversas no nível da linha, da planilha ou do espaço de trabalho para manter a comunicação focada e acessível.
• Menções: Use as menções (@) para marcar uma pessoa em um comentário ou incluí-la em uma conversa. Os usuários marcados recebem uma notificação com um link direto para o comentário. A forma como eles recebem a notificação depende de suas configurações de notificação.
• Compartilhamento: O compartilhamento está no centro do Smartsheet. Ele garante que as partes interessadas internas e externas tenham acesso às informações mais recentes, atualizadas pelas pessoas certas no momento certo.
   

Com esses termos-chave em mente, você estará pronto para navegar no Smartsheet com mais clareza e confiança, seja para criar sua primeira planilha, organizar espaços de trabalho ou colaborar com sua equipe.