Automatizar processos com fluxos de trabalho

Criar um fluxo de trabalho

Criar um fluxo de trabalho automatizado é semelhante a criar um fluxograma. Você insere acionadores, condições e ações juntos, de um bloco inicial para um ou mais blocos finais.

O que você pode fazer e onde você pode aplicar fluxos de trabalho depende do nível de permissão. Saiba mais sobre Permissões de fluxos de trabalho automatizados.

Você pode criar fluxos de trabalho do zero ou personalizar modelos existentes. A Galeria de modelos de automação inclui dicas sobre quando usar o fluxo de trabalho e como personalizar cada modelo.

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Como adicionar um fluxo de trabalho

1. Acesse a Galeria de modelos de automação:

• Na parte superior esquerda da planilha, selecione Automação > Criar a partir de um modelo…
• Selecione um modelo para abrir a seção de detalhes.  

2. Criar um fluxo de trabalho do zero:

• Na parte superior esquerda da planilha, selecione Automação > Criar do zero…
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Os fluxos de trabalho são formados por:

• Blocos acionadores: definem quando o fluxo de trabalho é executado.
• Caminhos condicionais: uma linha que conecta blocos para exibir diferentes rotas pelas quais o fluxo de trabalho pode seguir dependendo das condições definidas. O fluxo de trabalho pode ter um único ou vários caminhos do acionador à ação com base nas condições anteriores.
• Blocos condicionais: definem condições para filtrar quais linhas incluir em um alerta ou em uma ação.
• Blocos de ação: quando acionado, ele escolhe o tipo de automação que o fluxo de trabalho executa.

Personalizar o fluxo de trabalho

Selecione o ícone de mais (+) para inserir novos caminhos e blocos no fluxo de trabalho, a fim de:

• Adicionar uma condição: filtre as linhas incluídas no caminho do fluxo de trabalho.
• Adicionar um caminho condicional: defina uma rota alternativa para o fluxo de trabalho se a primeira condição não for atendida.
• Adicionar uma ação: defina o que você deseja que o fluxo de trabalho execute depois de atender às condições. Brandfolder Image

O que você precisa saber sobre fluxos de trabalho

• Com vários caminhos, o fluxo de trabalho avalia cada bloco condicional em sequência da esquerda para a direita. O bloco condicional mais à esquerda que a linha encontra define o caminho que ela percorre no fluxo de trabalho.
• Adicione pelo menos um bloco de ação no final de cada caminho. Depois de um bloco de ação, é possível definir as condições e os caminhos adicionais, desde que haja outro bloco de ação na sequência.
• Os fluxos de trabalho mais antigos, como e-mails, solicitações de atualização/aprovação e automação de movimentação de linhas em planilhas grandes, podem levar alguns minutos para serem concluídos.
• As células que contêm fórmulas entre planilhas ou vinculações de célula não acionarão um fluxo de trabalho que altere automaticamente a planilha (mover linha, copiar linha, bloquear linha, desbloquear linha, solicitar aprovação). Para resolver isso, considere usar a automação baseada em tempo ou fluxos de trabalho de recorrência.

Limitações do fluxo de trabalho

• Cada planilha pode ter até 150 fluxos de trabalho.
• Cada fluxo de trabalho pode ter até 100 blocos. Isso inclui os blocos de acionador, condição e ação.
• Cada fluxo de trabalho pode ter até 30 blocos de ação.
• Os blocos de condição podem ter até 20 instruções condicionais (20 linhas dentro de cada bloco).
• Os links de anexo incluídos nos e-mails de fluxo de trabalho automatizado expiram após 14 dias.

Melhores práticas para fluxos de trabalho

• Digite um nome para o fluxo de trabalho no canto superior esquerdo do gerador de fluxo de trabalho.
• Salve o fluxo de trabalho depois de configurá-lo ou após qualquer alteração.
• Defina o acionador para ocorrer uma hora antes da ação. Isso garante que problemas técnicos não impeçam a ação de ocorrer a tempo.
• Para melhorar o desempenho, combine fluxos de trabalho que são acionados juntos e desative fluxos de trabalho mais antigos.
• Na janela “Gerenciar fluxos de trabalho de automação”, você pode desativar, ativar, editar, duplicar ou remover um fluxo de trabalho.
• Ao duplicar um fluxo de trabalho, modifique as solicitações de aprovação ou use novos valores. Caso contrário, as aprovações no fluxo de trabalho original podem acionar solicitações de aprovação no novo fluxo de trabalho.