Automatizar processos de ponta a ponta com fluxos de trabalho visuais

Aplica-se a

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Recursos

Quem pode usar esse recurso?

 Com o objetivo de usar os recursos discutidos nesse artigo, você deve: 

NOTAS:

  • Se você tem permissões de compartilhamento em nível de Admin, mas não tem uma licença de um plano Individual, Executivo ou Empresa, só poderá criar e editar fluxos de trabalho com ações do tipo Alerta. Não sabe ao certo qual tipo de plano você tem? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário Smartsheet.
  • Se a planilha for compartilhada com você com as permissões de compartilhamento em nível de editor ou visualizador, você ficará limitado à criação de fluxos de trabalho que tenham um único bloco condicional e um bloco de ação do tipo Alerta, como destinatário.

Com fluxos de trabalho automatizados, você pode automatizar uma quantidade significativa de trabalho e processos usando uma série de ações conectadas, como aprovações, representadas visualmente em uma única tela. Este é um exemplo de automação poderosa que pode ser obtida em um único fluxo de trabalho:

  1. Um escritor técnico termina um rascunho e marca sua tarefa como concluída no Smartsheet.
  2. Isso dispara uma solicitação de aprovação, enviada ao revisor técnico apropriado com base no tópico do artigo.
  3. Quando o revisor técnico aprova o rascunho, outra solicitação de aprovação é automaticamente enviada à equipe da Web para revisar e aprovar o novo artigo para publicação.
  4. Quando publicado, o diretor de conteúdo recebe um alerta automatizado informando que o novo conteúdo foi publicado.

Para definir o seu fluxo de trabalho

Para iniciar a criação de um fluxo de trabalho:

  1. Clique em  Automação  , no canto superior esquerdo da sua planilha 
  2. Escolha Gerenciar fluxos de trabalho ... 

                  Uma janela Anexos será exibida.
     
  3. Na lista suspensa Criar uma nova regra, selecione  Criar um fluxo de trabalho ... 

    O editor de fluxo de trabalho aparece.

     Blocos de ação 

Depois de acessar o editor de fluxo de trabalho, você pode configurar o bloco acionador, os caminhos e blocos condicionais, e os blocos de ação para criar seu fluxo de trabalho.

  • Em um fluxo de trabalho, um bloco se refere a qualquer objeto que ocupa o espaço no editor de fluxo de trabalho.
  • Os blocos são conectados por caminhos indicados pelas linhas em seta entre os blocos. É possível que haja vários caminhos condicionais em um único fluxo de trabalho que levem a diferentes resultados ou ações, com base nas condições de cada caminho.

Evoluir seu fluxo de trabalho com blocos condicionais e de ação e caminhos

Selecione o botão Adicionar botão adicionar para inserir novos caminhos e blocos no fluxo de trabalho, que atendam às suas necessidades:

  • Adicionar uma condição - filtre quais linhas estão incluídas no caminho atual do fluxo de trabalho
  • Adicionar um novo caminho condicional - defina uma rota alternativa para o seu fluxo de trabalho, se a primeira condição não for atendida
  • Adicionar uma ação - no final de cada caminho do seu fluxo de trabalho, para definir o que você deseja que ele faça quando suas condições forem atendidas

DICAS:

  • Quando existem vários caminhos, cada bloco condicional no início de cada caminho é avaliado da esquerda para a direita em sequência. O bloco condicional mais à esquerda que a linha encontra definirá o caminho que a linha percorrerá no fluxo de trabalho, avaliando imediatamente qualquer condição subsequente e blocos de ação no caminho escolhido.
  • Pelo menos um bloco de ação deve ser adicionado no final de cada caminho. Depois de um bloco de ação, é possível definir as condições e os caminhos adicionais, se necessário, desde que sejam seguidos por outro bloco de ação.

 Para evitar ciclos de aprovação infinitos, as células que contêm  fórmulas entre planilhas  ou  links de células  não acionarão automações que alteram a planilha automaticamente (como Mover Linha , Copiar Linha, Bloquear Linha, Desbloquear Linha e Solicitação de Aprovação). Para contornar isso, considere a possibilidade de usar a  automação baseada no tempo  ou fluxos de trabalho de recorrência  . 

Blocos de acionamento: Para definir quando seu fluxo de trabalho é obtido

Você pode definir os critérios que irão acionar seu fluxo de trabalho. Os acionamentos incluem:

  • Quando uma linha é adicionada ou alterada
  • Quando uma linha é alterada
  • Quando uma linha é adicionada (isso não acionará alterações nas linhas existentes)

Selecione Especificar uma alteração para garantir que apenas determinadas alterações nas colunas escolhidas acionem o fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho que é acionado apenas quando uma linha é marcada como “Concluída” na coluna Status.

No menu suspenso Executar fluxo de trabalho, quando um fluxo de trabalho for acionado, você pode ajustar se ele será executado imediatamente, a cada hora, diariamente ou semanalmente. Os fluxos de trabalho definidos para execução diária avaliarão as alterações na planilha e serão executados entre 24h00 e 04h00 no fuso horário do proprietário da planilha. (Fluxos de trabalho semanais serão executados às sextas-feiras entre 24h00 e 04h00)

Se quando a planilha for salva, várias linhas forem alteradas no período da frequência selecionada, o fluxo de trabalho será executado para todas as linhas que atendam aos critérios de acionamento.

bloco de acionamento

Blocos de ação: Especificam que tipo de automação é acionado

Com um bloco de ação, você pode escolher que tipo de alerta, solicitação ou outra automação deseja que seu fluxo de trabalho execute ao ser acionado. Use a tabela a seguir como referência para os tipos de ações que eles executarão.

Use este tipo de alerta ou ação Nesta situação
Alerta

Para ser notificado sobre alterações importantes em colunas específicas

Para notificar alguém quando uma nova tarefa lhe for atribuída

Para saber quando as colunas são definidas com um valor específico (por exemplo, quando uma coluna suspensa de Status é definida como “Bloqueada”)

Solicitação de aprovação

Para obter a aprovação de uma tarefa específica por uma parte interessada importante

Para alguém aprovar ou recusar um item (por exemplo, aprovação de uma proposta)

Para aprovação de um item que atenda a um determinado critério (por exemplo, aprovação financeira quando o custo de um item excede determinado montante)

Solicitação de atualização

Para obter automaticamente as informações mais recentes para um item de trabalho assim que um valor muda em determinada coluna (por exemplo, quando o status de uma linha mudar para “Em andamento”, solicite que o responsável atualize a data de início)

Para solicitar uma atualização automaticamente de várias células em uma linha
NOTA: Se o destinatário da solicitação de atualização for o responsável pela planilha ou uma planilha houver sido compartilhada com o destinatário em nível Admin, então as linhas e colunas bloqueadas serão editáveis a partir da solicitação de atualização.

Bloqueio de linha automático

Para evitar novas edições após a aprovação de um item

Para evitar novas edições após a conclusão ou fechamento de uma tarefa

Desbloqueio de linha automático

Reduza os erros no seu processo, impedindo que itens sejam editados até que as etapas de pré-requisito sejam concluídas

Ao adicionar um bloco de ação, você escolherá o tipo de ação que deseja usar. Se selecionar um tipo de ação e quiser alterá-lo, clique no ícone Menu, no canto superior direito do bloco, para alterar a ação.

Depois de clicar no ícone Menu, clique em Opções avançadas para configurar quais colunas devem ser exibidas no alerta ou solicitação.

Entrega de blocos de ação

Solicitar aprovação das partes interessadas em sequência

Se você deseja solicitar a aprovação das partes interessadas e configurar as ações enviadas em sequência, em vez de todas de uma vez, é possível configurar várias solicitações de aprovação em um único caminho. As Solicitações de aprovação pausarão o fluxo de trabalho até que sejam Aprovadas ou Recusadas. Depois que o status de aprovação for atualizado, o fluxo de trabalho continuará nas condições e ações subsequentes no caminho definido pelo resultado da solicitação de aprovação.

As ações conectadas ao resultado de uma Solicitação de Aprovação são executadas pelo status da Solicitação de Aprovação inserindo Aprovado ou Recusado e não levam em consideração nenhuma das condições definidas antes da Solicitação de Aprovação. Como o acionador do fluxo de trabalho e os blocos condicionais subsequentes entre o acionador e a Solicitação de Aprovação podem ser ignorados se alguém alterar manualmente a coluna de status de aprovação na planilha, é boa prática bloquear as colunas de status de Aprovação na planilha de origem ou evitar compartilhar a planilha com pessoas das quais você precisa de aprovação.

Caminho de aprovação

Blocos condicionais: Filtrar o que você envia

Entre blocos de acionamento e blocos de ação, é possível definir condições para filtrar quais linhas serão incluídas no alerta ou ação resultante. Você também pode adicionar caminhos condicionais para definir diferentes alertas e ações no seu fluxo de trabalho com base nos critérios que especificar. Por exemplo, quando um novo tíquete de solicitação de TI é adicionado a uma planilha por meio de um formulário, você pode enviar alertas e solicitações diferentes para destinatários específicos, dependendo do departamento, prioridade e tipo de solicitação especificado no tíquete.

blocos condicionais

Em um bloco condicional, é possível clicar no texto azul entre suas condições para definir se apenas uma condição precisa ser atendida (ou) ou se todas as condições devem ser atendidas (e) antes que a linha seja incluída no alerta ou solicitação. Se você deseja combinar as condições e com ou, crie vários blocos condicionais em um único caminho.


Melhores práticas para a criação de fluxos de trabalho

Defina seus acionadores com uma hora de antecedência

Defina seu acionador para atuar uma hora antes de a ação ocorrer. Isso garantirá que problemas técnicos não impeçam a ação de ocorrer a tempo.

Nomeie e salve seu fluxo de trabalho

Depois de definir o acionador, as condições, os caminhos, os alertas e ações do fluxo de trabalho, será possível salvar seu fluxo de trabalho. Para saber para quê um fluxo de trabalho é usado, digite um nome para o fluxo de trabalho usando o campo de texto no canto superior direito do editor.

Edite, clone ou exclua completamente um fluxo de trabalho

Depois de salvar o fluxo de trabalho, você o verá na lista da janela Gerenciar Alertas e Ações. (Clique em  Automação > Gerenciar fluxos de trabalho ...  para ver esta janela.)  Nessa janela, você terá uma opção de desativar (ou ativar), editar, clonar ou excluir um fluxo de trabalho, definindo uma seta suspensa no canto superior direito.

Quando você clona um fluxo de trabalho, é recomendável alterar todas as solicitações de aprovação para que sejam armazenadas em uma nova coluna ou usar novos valores quando aprovadas ou recusadas. Se essas mudanças não forem feitas, então as aprovações no seu fluxo de trabalho original podem causar uma execução de Solicitações de Aprovação no fluxo de trabalho clonado.