Colete informações com um formulário

Crie e compartilhe formulários para reunir e manter todos os tipos de informações organizadas dentro de uma planilha (por exemplo: respostas de pesquisa, solicitações de compra, encomendas de produtos). Após criar um formulário, você poderá compartilhá-lo com as pessoas. Cada envio do formulário será adicionado como uma nova linha na parte superior ou inferior da sua planilha.

NOTA: se o seu objetivo é permitir que alguém edite uma linha existente, o mais adequado é enviar uma Solicitação de atualização para a pessoa. (Consulte o artigo sobre Solicitações de atualização para obter mais informações.)

Conteúdo do artigo:

Permissões necessárias

Para criar, modificar, configurar ou gerar um link para um formulário, você deve: 

  • Ser o proprietário da planilha OU ter permissão de compartilhamento de Admin.
  • Ter uma licença do Smartsheet

NOTA: durante a avaliação gratuita de 30 dias, você poderá criar, visualizar e testar formulários, mas não poderá gerar uma URL pública ou código de incorporação para eles. Essas opções estão disponíveis apenas para usuários licenciados.

Qualquer indivíduo que puder acessar o formulário poderá usá-lo para enviar informações à planilha.


Crie um novo formulário

  1. Abra a planilha a qual deseja anexar o formulário.
  2. Clique em Formulários > Criar formulário na barra de menus, na parte superior da janela do Smartsheet.

    barra-de-menu
    No editor de formulários, você verá o título do formulário na parte superior, e os nomes de todos os campos do formulário na parte inferior. Por padrão, o título do formulário corresponde ao nome da planilha e os campos do formulário correspondem aos nomes das colunas da planilha.

    criar-formulário
     
  3. Clique em um elemento à esquerda para exibir e editar suas propriedades à direita.
  4. Quando terminar de configurar seu formulário, clique em Salvar e visualizar para salvar suas alterações.
  5. Após visualizar o formulário, você pode fechar a janela do navegador em que ele foi aberto.
  6. Clique no x, no canto superior direito do editor de formulários, para fechá-lo e retornar à janela Formulários.

O nome do formulário que você criou e sua URL aparecerão na janela Formulários (observe que a URL está disponível apenas em formulários pertencentes a usuários licenciados).

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Distribua o formulário

Após criar um formulário, é provável que você queira torná-lo acessível aos demais usuário. 

Link ou e-mail

Para obter um link de URL compartilhável, que as pessoas podem usar para acessar o formulário:

  1. Clique em Formulários > Gerenciar formulários, na barra de menus, para exibir a janela Formulários.
    barra-de-menu
  2. A partir da janela Formulários, execute um dos procedimentos a seguir:
    • Em URL, copie e cole a URL para usá-la em outros programas ou mensagens de e-mail.
      - ou -
    • Clique no ícone de envelope, à direita da URL, para enviar o link em uma mensagem de e-mail.

NOTA: não é possível personalizar ou abreviar o URL do formulário através do Smartsheet.

Código incorporado

Para criar um código incorporado e usá-lo para incorporar o formulário em uma página da web usando HTML:

  1. Clique em Formulários > Gerenciar formulários, na barra de menus, para exibir a janela Formulários.
  2. Clique na seta ao lado da opção Mais e selecione Obter código incorporado.

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Mais maneiras de gerenciar e distribuir um formulário

Após configurar o formulário básico, você poderá personalizá-lo ainda mais. Use as opções listadas na tabela a seguir para ajudar.

Use esta opção Para fazer isso
Criar novo formulário (botão)Associe um novo formulário à planilha.
Você pode criar múltiplos formulários por planilha para coletar informações diferentes ou exibir formatos diferentes para pessoas distintas.
VisualizaçãoExiba uma visualização prévia do seu formulário.

NOTA: os envios feitos a partir do modo de visualização serão exibidos na sua planilha como novas linhas.
EditarAbre o formulário para edição no editor de formulários.
Mais > Obter código de incorporação(Disponível somente para usuários licenciados) Revela o código de incorporação para que seja possível copiar e colar o formulário para uso em um site.
Mais > ClonarCria uma réplica exata do formulário, mas com um novo URL.
Mais > PropriedadesMostra o status do formulário, o número de entradas submetidas, a data e hora do primeiro e último envio, o endereço de e-mail do criador do formulário e a data da criação.
Mais > DesativarDesabilita a URL (ao acessá-lo será exibida uma mensagem de erro), mas o mantém preservado, assim como o formulário, para que possa usá-los no futuro.
Mais > Excluir

Remove do Smartsheet o formulário e a URL a ele associada.

A URL não pode ser recuperada. Exclua formulários com cuidado.

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Edite ou remova campos ou outros itens do formulário

  1. Clique em Formulários > Gerenciar formulários, na barra de menus, para exibir a janela Formulários.
    barra-de-menu
  2. Clique em Editar, no formulário que deseja modificar.

Para remover um elemento do formulário, selecione o elemento desejado e clique em Remover do formulário (x vermelho à direita). Observe que essa ação não removerá a coluna da planilha. Você pode adicionar um elemento de volta através da seção Adicionar campo.

Para alterar o posicionamento de um campo no formulário, selecione-o e arraste-o para cima ou para baixo. Estas alterações não irão afetar a ordem das colunas em sua planilha.

À medida que você edita as propriedades de cada elemento do formulário no lado direito do Editor de formulários, você verá a atualização do lado esquerdo exibir o layout b‏ásico que aparecerá no formulário.

A qualquer momento, você pode clicar no botão Salvar e visualizar, na parte inferior, para visualizar o formulário.

Veja um resumo das diferentes propriedades que você pode definir para os campos do formulário.

Use esta propriedadePara fazer isso
RótuloEscolha utilizar o nome da coluna ou um rótulo personalizado como nome do campo do formulário.
Texto de ajudaAdicione uma descrição ou instrução a ser exibida abaixo do campo do formulário.
Tipo de exibiçãoSomente para caixa de seleção, lista de seleção suspensa e tipos de coluna simbólicos. Use isso para especificar como eles são exibidos no formulário.

NOTA: para alterar o tipo e os valores do campo que você precisará configurar, associe a coluna a partir da planilha. Isso significa que essas propriedades não podem ser configuradas no editor de formulários. Para efetuar essas alterações, feche o editor de formulários e edite as propriedades da coluna na planilha. 
Altura da caixa de textoDefina o campo do formulário para ser exibido como linha única, linhas múltiplas ou linhas nulas.
Campo obrigatórioOs campos obrigatórios devem ser preenchidos antes do envio do formulário; deixá-los em branco resultará na exibição de uma mensagem de erro ao usuário emissor.
Campo ocultoOs campos ocultos não podem ser vistos no formulário, mas podem ser vistos na planilha.
Use um campo oculto quando você deseja que um valor padrão seja exibido em uma coluna da planilha, sem que o usuário emissor tenha que criá-lo. Por exemplo, caso você tenha um campo Enviado por, você pode definir o valor padrão como "formulário" e torná-lo um campo oculto. Desta maneira, você pode diferenciar as linhas que foram adicionadas à planilha por você e seus colaboradores e as linhas que foram enviadas através do formulário web.
Valor padrãoUse isso para especificar um valor padrão para o campo.

NOTA: colunas de sistema e colunas bloqueadas não podem ser incluídas como campos em um formulário. Contudo, você pode adicionar colunas de sistema à planilha para monitorar automaticamente a data e a hora em que a linha foi enviada por meio do formulário.  

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Inclua elementos adicionais em um formulário

  1. Clique em Adicionar Campo, na parte inferior do formulário.
    Você pode posicionar os elementos em qualquer lugar abaixo da descrição, localizada na parte superior do formulário. À medida que você arrasta o elemento para o lado esquerdo do formulário, uma linha pontilhada será exibida, mostrando onde o elemento será inserido.

    arraste e solte campos no formulário
     
  2. Escolha entre as diferentes opções para personalizar o formulário conforme desejado:
     
    • Adicione um campo de Carregar arquivo que permita ao emissor do formulário carregar anexos (até 30 MB por arquivo, até 10 arquivos por envio de formulário)
    • Arraste um item da seção Adicionar divisor de seção para criar uma estrutura e organizar melhor seu formulário com cabeçalhos e divisores horizontais.

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Controle as opções de exibição e envio do formulário

Para gerenciar as opções de exibição e envio de formulários, abra o formulário no editor de formulários e clique em Opções de formulário, na parte inferior do editor.

opções-de-formulário

Você pode escolher entre as opções a seguir.

Use esta opção Para fazer isso
Opções de confirmação

Controla o que será exibido ao emissor depois que este enviar o formulário.

Você pode exibir uma mensagem de confirmação, recarregar o formulário para que ele possa ser enviado novamente ou direcionar o emissor para outro URL (que será carregado na mesma guia do navegador).

Habilitar e-mail de confirmação

Adicione uma caixa de seleção com a opção Enviar-me uma cópia de minhas respostas, na parte inferior do formulário.

Se o emissor do formulário marcar essa caixa, ele poderá inserir seu endereço de e-mail e receber uma confirmação automatizada por e-mail informando que seu envio de formulário foi aceito. O e-mail irá exibir os dados reais que foram enviados.

DICA: embora não seja possível configurar o e-mail de confirmação do formulário para que seja enviado ao proprietário ou aos colaboradores da planilha, você pode configurar uma Notificação na planilha para emitir alertas por e-mail sempre que chegarem novas entradas.

Localização de novas entradasEspecifique se as linhas inseridas por meio do formulário serão exibidas na parte superior ou inferior da planilha. (Não é possível fazer com que as novas linhas sejam inseridas sob uma linha pai especifica, ou em qualquer outro lugar.)
EstiloEspecifique se o formulário herdará a identidade visual exibida na planilha, ou se herdará um estilo simples, sem qualquer cor de fundo ou logotipo.
Acessível por

Controle se o seu formulário poderá ser visualizado e submetido por qualquer indivíduo que possua o link ou apenas por usuários registrados do Smartsheet. Com a última opção, qualquer indivíduo que acessar a URL do formulário será solicitado a fazer login no Smartsheet (caso ainda não o tenha feito) antes que possam visualizar e enviar o formulário. Neste caso, se a opção Habilitar e-mail de confirmação estiver marcada, os emissores do formulário verão seus endereços de e-mail preenchidos automaticamente quando marcarem a caixa de seleção Enviar-me uma cópia de minhas respostas.

Habilitar desafio/resposta para segurança adicionalQuando esta opção estiver marcada, as pessoas podem ser solicitadas a provarem que são humanas completando um CAPTCHA antes de enviar seu formulário de inscrição. Isso evita envios automáticos de formulários, visando a redução de spam.

NOTA: se houver uma coluna de sistema Criado por na planilha, e apenas usuários registrados do Smartsheet podem enviar o formulário, a coluna reflete os endereços de e-mail dos usuários que enviam o formulário. Quando o formulário pode ser acessado por qualquer indivíduo que possui o link, a coluna "Criado por" exibe [email protected] (Para obter informações sobre colunas de sistema, consulte o artigo Use uma coluna do sistema para adicionar informações automaticamente a uma linha.)

DICA: para remover o texto “Powered by Smartsheet Forms” da parte inferior do formulário e da página de confirmação, clique em Opções de formulário, selecione o link Opções avançadas de formulário, à direita, e marque a caixa de seleção desejada. (Esta opção não está disponível com tipos de plano de usuário único. Não tem certeza quanto ao seu tipo de plano? Consulte Identificar seu plano e tipo de usuário no Smartsheet.)


Use cadeias de caracteres de consulta com a URL do formulário

Após acessar o formulário através de seu URL, ele será exibido na tela com todos os campos em branco, exceto aqueles com Valores padrão.

Você pode anexar cadeias de caracteres de consulta ao URL do formulário para passar informações aos campos. Isso é útil quando você precisa que várias pessoas preencham o mesmo formulário, mas deseja especificar valores padrão diferentes nos campos.

Por exemplo, digamos que uma equipe de vendas esteja utilizando um formulário para registrar suas chamadas telefônicas com clientes. Todos os representantes de vendas enviam o formulário, de modo que todas as chamadas de clientes são listadas no mesmo lugar, facilitando o acesso do gerente. A equipe de vendas utiliza o seguinte URL para acessar o formulário:
https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b

E o formulário fica assim:

Cada representante de vendas pode preencher manualmente todos os campos, mas para facilitar este trabalho, você pode personalizar o URL para um dos representantes de vendas utilizando Query Strings.

  1. Ao final do URL, insira um ponto de interrogação (?):
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?

    NOTA: as cadeias de caracteres de consulta anteriores, anexadas com o "e" comercial (&), continuarão funcionando normalmente. Você deve usar o ponto de interrogação (?) para anexar a primeira cadeia de caracteres de consulta às URLs de agora em diante.
     
  2. Informe o campo do formulário que deseja preencher. Neste caso, desejamos preencher o campo Rep com o nome de um de nossos representantes de vendas:
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep

    NOTA: os campos do formulário diferenciam letras maiúsculas e minúsculas.
     
  3. Insira um sinal de igual (=):
    https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=
     
    1. Insira o valor que deseja utilizar como valor padrão. Neste caso, vamos definir o nome do representante como Sally Smart:
      https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

      DICA: caso você tenha definido as Opções de formulário para permitir que um usuário receba uma confirmação por e-mail após enviar o formulário, você pode usar cadeias de caracteres de consulta para selecionar automaticamente essa opção em um formulário e definir um endereço de e-mail padrão. Utilize ECA para passar informações para este campo. Por exemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b[email protected].
       
      Para preencher isso......digite isso na URL.
      espaço de caractere%20
      = (símbolo de igual)%3D
      % (símbolo de porcentagem)%25
      campos de formulário adicionais& (e comercial mais seu valor adicional)

      Exemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&[email protected]
      # (símbolo numérico)%23
  4. Envie este URL personalizado para Sally. Quando ela acessar este link, o campo Rep será preenchido automaticamente com o nome dela, evitando que ela precise preenchê-lo manualmente.
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