Acompanhar as alterações com o registro de atividade

Você pode obter uma trilha de auditoria das edições e exclusões de vários elementos em uma planilha e entender melhor o que os colaboradores estão realizando na planilha. Você também pode ver quem visualizou e fez edições gerais em um relatório ou painel, bem como solicitar um instantâneo da planilha de uma data anterior.

O que você pode acompanhar no registro de atividade

Use o registro de atividade para acompanhar ações comuns:

• Quem viu a planilha, o relatório ou o painel.
• Com quem uma planilha, um relatório ou um painel foi ou deixou de ser compartilhado.
• Somente planilhas: que tipo de alterações foram feitas e as especificidades dessas alterações. Exemplo: na linha 4, Sally Smart mudou o status de Em andamento para Concluído.
• O nome da pessoa que fez a mudança.
• A hora e a data em que as alterações foram feitas.
• Compartilhamento da área de trabalho

Aqui estão outras considerações importantes sobre o registro de atividade:

• O registro de atividade mostra as alterações mais recentes da célula. Para exibir o histórico de uma célula específica, clique com o botão direito e veja o histórico da célula.
• Quando você fecha o registro de atividade, os filtros são limpos automaticamente. Você não pode salvar filtros do registro de atividade nem compartilhá-los com outros colaboradores na planilha.
• Não é possível identificar o nome de usuário do Smartsheet para algumas ações. Por exemplo, alguém enviou uma planilha ou linha de célula com um anexo por e-mail. Então, você baixou esse anexo sem fazer login no Smartsheet. O Smartsheet acompanha e registra a atividade, mas a entrada de registro exibirá um nome de usuário download@smartsheet.com.
• Os painéis não têm nível de permissão de compartilhamento de editor. Apenas os administradores e o proprietário podem visualizar o registro de atividade de painéis.

Deseja exibir as edições feitas em um relatório? 

Você não verá esses registros de alterações no registro de atividade de um relatório. Eles só aparecem na caixa de diálogo do registro de atividade das planilhas de origem. Se você precisa acompanhar as alterações nas células e linhas em um relatório, acesse a planilha de origem. 

Quem pode visualizar o registro de atividade

*Somente o proprietário pode ver a atividade de criação da planilha. Entretanto, se você transferir a propriedade de uma planilha, o novo proprietário verá todos os registros de atividade desde quando a planilha foi criada.

Proprietários, administradores e editores devem ser usuários pagos para exibir e exportar o registro de atividade.

Quer saber mais sobre permissão de compartilhamento? Confira o artigo Permissões em planilhas, relatórios ou áreas de trabalho.

Exibir entradas no registro de atividade

Existem duas maneiras de abrir a caixa de diálogo do registro de atividade:

1. Abra a caixa de diálogo do registro de atividade pela barra de menus.
   • Na barra de menus, selecione Arquivo > Exibir registro de atividade.

Ou,

2. Abra a caixa de diálogo do registro de atividade pela barra à direita
   • Na barra à direita, selecione o ícone de registro de atividade.

Alterações na planilha influenciadas por APIs

Algumas organizações criam ou usam soluções personalizadas que alavancam a interface de programação de aplicativos do Smartsheet (API). Um exemplo é o aplicativo Smartsheet Pivot. Se a API influenciar o conteúdo em uma planilha, você verá a imagem de aplicativo integrado da API ao lado da coluna de data.

Filtrar entradas no registro de atividade

A caixa de diálogo Exibir registro de atividade mostra ações na planilha, incluindo quem excluiu linhas e quando um usuário visualizou a planilha. Por padrão, o relatório na caixa de diálogo do registro de atividade exibe os últimos sete dias de eventos.

Use filtros no registro de atividade para visualizar apenas as entradas desejadas. Por exemplo, você pode aplicar um filtro para exibir só as atividades de um intervalo de datas específico, um tipo de ação específica ou pessoas específicas que estiveram ativas na planilha.

Aplicar filtros ao registro de atividade

1. Na caixa de diálogo do registro de atividade, expanda a seção Filtros. 
2. Selecione uma das seguintes opções de filtro:
   • Ação: tipo de atividade;
   • Colaboradores: quem realizou a atividade;
   • Intervalo de datas: atividade no grupo de datas desejado.
3. Selecione Aplicar.

Se você precisar limpar os filtros, selecione Limpar filtros.

Exportar o registro de atividade

Você pode baixar o registro de atividade do item para manter um registro adicional da atividade da planilha. Cada download pode conter até 90 dias de dados de atividades da planilha.

Como exportar um registro de atividade

1. Na barra de menus em uma planilha ou relatório, selecione Arquivo > Exibir registro de atividade.
2. Selecione uma data de início e uma data de término na seção Intervalo de datas. 
3. Opcional: nos filtros Ação e Colaboradores, selecione opções adicionais.
4. Clique em Baixar.
   
   O Smartsheet enviará um link de acesso ao arquivo para o endereço associado à sua conta Smartsheet. 
    
5. Clique no link na mensagem de e-mail para baixar o registro de atividade.

Se um nome de planilha contiver caracteres especiais, talvez seja necessário removê-los do nome do arquivo ao exportar o CSV do registro de atividade. Alguns símbolos, como | (barra vertical) ou * (asterisco), fazem com que o arquivo pareça corrompido ao ser aberto.

Quando você vai receber o arquivo exportado?

O tempo que leva para o Smartsheet gerar o arquivo e enviar o link de download varia. Depois de selecionar Baixar, você deve receber uma mensagem com o link para o arquivo no próximo dia útil.

Solicitar um instantâneo da planilha

Se você for o proprietário ou um administrador da planilha, poderá solicitar um panorama das alterações de células ou colunas.

Para solicitar um instantâneo das alterações na planilha

1. Abra a caixa de diálogo do registro de atividade da planilha. 
2. Na seção Intervalo de datas, ajuste as datas de início e término conforme necessário.
3. Navegue até a alteração específica, expanda essa linha e selecione Solicitar instantâneo. 

O Smartsheet enviará o instantâneo por e-mail ao proprietário da planilha em um arquivo Excel. O arquivo conterá apenas os dados da planilha, um resumo e os comentários. Formatação condicional, anexos, notificações, histórico de células e fórmulas incompatíveis com o Excel (fórmulas de colunas, @linha, @célula, fórmulas de planilhas cruzadas etc.) não têm suporte.

Você pode enviar apenas uma solicitação de instantâneo em uma planilha. Depois que a primeira solicitação for concluída, você poderá fazer outra solicitação.

Ações relacionadas à exibição de cartão no registro de atividade

Algumas ações listadas na caixa de diálogo do registro de atividade descrevem alterações gerais, mas não fornecem contexto sobre os detalhes dessa mudança. Estas são algumas ações que você pode visualizar e o que elas significam:

• Exibição em cartões: Cartões reordenados: você arrastou manualmente um ou mais cartões de uma posição para outra, seja para uma raia diferente ou para outra posição na mesma raia.
• Exibição em cartões: Cartões reordenados indiretamente: os cartões foram movidos usando outro meio. Por exemplo, quando você arrasta manualmente um cartão para qualquer posição na mesma raia ou em uma raia diferente, outros cartões são movidos indiretamente para posições mais altas ou mais baixas. Os cartões também podem ser reordenados indiretamente quando você faz alterações na exibição em grade e na exibição de Gantt, por exemplo, atribuindo uma tarefa a uma pessoa diferente ou alterando a opção de lista para uma linha.