Adicione colaboradores à planilha ou ao relatório.
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Compartilhe planilhas e relatórios com colaboradores dentro ou fora da sua organização. Eles também podem solicitar acesso a itens. Colaboradores de fora da sua organização nem sempre precisam ter contas do Smartsheet para visualizar itens.
As permissões de usuário determinam o que o usuário pode realizar nos itens compartilhados.
Compartilhar planilha ou relatório
- Selecione uma das seguintes opções para iniciar o processo de compartilhamento:
- File (Arquivo) > Menu
Share (Compartilhar) na parte superior direita da tela.
Se a planilha ou o relatório estiver em uma área de trabalho, o botão Share (Compartilhar) será uma lista suspensa com opções para compartilhar o item específico ou todos os itens na área de trabalho.
- No campo Add people by name, email or group (Adicionar pessoas por nome, e-mail ou grupo), digite o endereço de e-mail de um usuário ou grupo.
Se você faz parte do plano Empresa, seu modal de compartilhamento mostra recomendações de indivíduos e grupos com os quais você costuma colaborar. Selecione o nome com um clique para adicioná-lo ao seletor de contatos.
- Use a lista suspensa para selecionar o nível de permissão que você deseja atribuir a cada pessoa ou grupo.
- No campo Mensagem (opcional), crie uma mensagem pessoal para se comunicar com seus colaboradores.
- Use as caixas de seleção Notificar pessoas e Enviar cópia para mim mesmo para notificar os colaboradores e decidir se deseja ver uma cópia da mensagem enviada para sua caixa de entrada.
Para planilhas, use a opção Editar ao lado de Exibição padrão para definir uma exibição padrão para quando os colaboradores abrirem a planilha que você está compartilhando.
Use a opção Copiar link para compartilhar diretamente o item ou incorporá-lo em outro lugar. Somente pessoas com uma conta do Smartsheet e com quem o item foi compartilhado podem usar o link.
- Selecione Compartilhar.
Você pode parar de compartilhar ou alterar os níveis de permissão no nível do item e da área de trabalho.
Considere o seguinte:
Quando você compartilha uma planilha ou um relatório, a janela Compartilhar especifica que os Destinatários sem uma estação de membro podem ser limitados ao acesso somente exibição.
Janela Gerenciar acesso
Pesquisar e classificar colaboradores
Na janela Gerenciar acesso, use as opções pesquisar e classificar para encontrar facilmente a pessoa ou o grupo que você está procurando para modificar ou remover as respectivas permissões.
Ao usar a funcionalidade pesquisa, você pode pesquisar indivíduos e grupos, mas não indivíduos dentro de grupos.
Revise os tipos de assento dos colaboradores
Os colaboradores com quem você está compartilhando sua planilha ou relatório devem ter o tipo de estação certo para receber as permissões que você está tentando atribuir.
Se você tiver permissões de Administrador ou editor - pode compartilhar, abra a janela Compartilhar, acesse Gerenciar acesso e passe o mouse sobre um nome para visualizar o tipo de estação dessa pessoa.
Você não pode dar a outro colaborador um nível de acesso mais alto do que o seu. Por exemplo, se você tiver permissões de nível de editor, não poderá atribuir acesso de nível de administrador.
Editar ou remover permissões
Para alterar o nível de permissão de um colaborador ou parar de compartilhar o item com um colaborador:
- Selecione o botãoCompartilhar na parte superior do item.
- Em Gerenciar acesso, selecione a pessoa ou o grupo cujas permissões deseja modificar.
- Selecione Gerenciar >
- No modal Gerenciar acesso, passe o mouse sobre o nome da pessoa ou do grupo e use a lista suspensa para alterar o nível de permissão ou use o X à direita para removê-lo totalmente do item.
Quem pode controlar o acesso de compartilhamento dos usuários?
- Os administradores de ativos do plano podem revisar as solicitações de acesso e conceder permissões aos itens que podem acessar.
- No centro de administração, os administradores de sistema podem impedir que um usuário compartilhe itens que pertencem a outros usuários da conta.
Os administradores de grupo podem remover um membro do grupo para impedir o acesso desse usuário aos itens compartilhados com esse grupo.
Para acessar um item, como uma planilha ou um relatório, consulte Solicitar acesso a um item.
Compartilhar itens por meio de uma coluna de contatos
Como editor de um item, você pode usar uma coluna de contatos para compartilhar pessoas com sua planilha se elas ainda não estiverem compartilhadas.
- Quando você adiciona contatos não compartilhados a uma coluna de contatos, o sistema solicita que você compartilhe rapidamente o item específico com esse contato.
- Se você decidir compartilhar esse contato com seu item, ele receberá por padrão o nível de permissão Editor - can share (Editor - pode compartilhar).
- Se você adicionar contatos à coluna sem ignorar a solicitação, poderá compartilhar seu item em massa.
O compartilhamento de itens por meio de uma coluna de contato só está disponível ao usar a exibição em tabela. Saiba mais sobre a exibição em tabela.
Lembre-se sempre
- O compartilhamento de um relatório não concede acesso às respectivas planilhas de origem.
- Quando você compartilha um relatório, os colaboradores veem apenas os dados das planilhas de origem que podem acessar. Os relatórios podem aparecer em branco ou podem não ter informações se o acesso às planilhas de origem não estiver disponível.
Ao compartilhar um relatório, você deve compartilhar também as planilhas de origem. Se você não quiser compartilhá-las, publique o relatório e compartilhe o link.
Dicas para compartilhar itens do Smartsheet
- Siga as etapas de compartilhamento descritas neste artigo para compartilhar itens individuais com algumas pessoas.
- Se você quiser compartilhar itens com um grupo (como colegas), compartilhe-os por meio de uma área de trabalho.
- Para compartilhar um painel, consulte o artigo Compartilhar um painel.
- Se quiser compartilhar um relatório com uma pessoa sem acesso às planilhas de origem, considere estas opções: