Systemadministratoren sollten ihrem Plan für mehrere Benutzer sowohl lizenzierte als auch nicht lizenzierte Benutzer hinzufügen, um alle Benutzer in ihrem Plan effizient zu verwalten.
Systemadministratoren sind für das Hinzufügen, Verwalten und Entfernen von Benutzern Ihres Smartsheet-Mehrbenutzerkontos verantwortlich. Überprüfen Sie die Best Practices für das Einrichten und Verwalten von Benutzern in Ihrem Konto.
Admin Center: Benutzer hinzufügen, bearbeiten oder deaktivieren
Um auf die Benutzerverwaltung zuzugreifen, melden Sie sich bei Admin Center an und wählen Sie im Menü links oben die Option Benutzerverwaltung aus.
Weisen Sie Ihrem Konto mehr als einen Systemadministrator zu, für den Fall, dass der Hauptsystemadministrator nicht verfügbar ist. Weitere Informationen zu Benutzertypen finden Sie unter Benutzertypen auf Kontoebene für Business- und Enterprise-Pläne.
Einzelne Benutzer hinzufügen oder bearbeiten
- Wählen Sie die Schaltfläche Benutzer hinzufügen links oben auf der Seite „Benutzerverwaltung“ aus.
- Geben Sie die Benutzerdetails im Bereich Benutzer hinzufügen auf der linken Seite ein.
- Wählen Sie Einladen aus, um diesem Benutzer eine Einladung zu senden. Der Benutzer muss die Einladung annehmen, um ein aktives Mitglied Ihrer Organisation zu werden.
Um nach Benutzern mit einem bestimmten Status (nicht lizenziert, aktiv usw.) zu suchen, wählen Sie rechts oben Alle Benutzer anzeigen aus und treffen Sie eine Auswahl.
Fehler beim Hinzufügen von Benutzern
Ein Benutzer kann mehreren Konten angehören, muss aber für jedes Konto eine eigene E-Mail-Adresse verwenden. Wenn Sie einen Benutzer zu Ihrem Konto einladen, dessen E-Mail-Adresse bereits für ein anderes Konto verwendet wird, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt: Diese Person gehört einem anderen Konto an.
Zur Behebung dieses Fehlers kann der Benutzer eine andere E-Mail-Adresse angeben. Sie können ihn mit der neuen Adresse erneut einladen.Alternativ kann der Benutzer den Systemadministrator bitten, sein anderes Konto aus diesem Plan zu entfernen. Hier finden Sie weitere Informationen zur Verwaltung von mit Ihrem Smartsheet-Konto verknüpften E-Mail-Adressen.
Benutzereigenschaften bearbeiten
Zur Bearbeitung einzelner Benutzer wählen Sie einen Namen in der Liste zur Benutzerverwaltung aus. Nehmen Sie Ihre Änderungen im linken Bereich Benutzer bearbeiten vor.
Verwenden Sie diese Seite | Um Folgendes zu erreichen |
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Allgemeine Informationen | Namen, Rollen und Premium-Anwendungsrollen des Benutzers bearbeiten und seine primäre E-Mail-Adresse anzeigen. |
Profil | Titel, Abteilung, Unternehmen, Telefonnummern und Stellenkategorie des Benutzers bearbeiten. |
Gruppen | Gruppen anzeigen, denen der Benutzer angehört, sowie die Gruppendetails oder den Benutzer aus der Gruppe entfernen. |
Alternative E-Mail-Adressen* | Alternative E-Mail-Adressen zum Konto des Benutzers hinzufügen oder seine alternative E-Mail-Adresse zu seiner primären machen. |
* Benutzer können alternative E-Mail-Adressen aus der Benutzerverwaltung löschen.
* Wenn Sie eine alternative E-Mail-Adresse hinzufügen, wird eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse gesendet. Der Benutzer muss die Änderung bestätigen, bevor die alternative E-Mail-Adresse hinzugefügt wird.
Wählen Sie oben rechts das Symbol Mehr aus, um auf zusätzliche Aktionen für den Benutzer zuzugreifen.
Verwenden Sie diese Option | Um Folgendes zu erreichen |
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Eigene Elemente übertragen ... | Alle Elemente des Benutzers auf einen anderen lizenzierten Benutzer in Ihrem Konto übertragen. Weitere Informationen finden Sie unter Die Inhaberschaft an einem Sheet, Bericht oder Dashboard ändern. |
Gruppenmitgliedschaft anzeigen ... | Die Namen aller Kontaktgruppen anzeigen, denen der Benutzer angehört. Sie können ihn auch aus spezifischen Gruppen entfernen oder die Gruppendetails anzeigen. |
Sheet-Zugriffsbericht herunterladen ... | CSV-Datei mit allen Sheets herunterladen, die für den Benutzer in Ihrem Smartsheet-Konto freigegeben wurden. |
E-Mail zur Kennwortzurücksetzung senden | Wenn Sie die Authentifizierung mit E-Mail und Kennwort aktiviert haben, wird dem Benutzer ein Link zum Zurücksetzen seines Kennworts geschickt. |
Aus Gruppen entfernen | Den Benutzer aus allen Gruppen in Ihrem Konto entfernen. |
Freigabe aufheben | Den Freigabezugriff des Benutzers auf alle Sheets, Berichte, Dashboards und Arbeitsbereiche in Ihrem Konto aufheben, deren Inhaber er nicht ist. |
Benutzer deaktivieren | Einem Benutzer den Zugriff auf Smartsheet entziehen und seine Lizenz freigeben, um sie anderweitig zu vergeben. Inhalte, deren Inhaber der Benutzer ist, bleiben in der bestehenden Inhaberstruktur erhalten. Systemadministratoren können die Inhaberschaft an Assets nach Bedarf übertragen. Siehe Benutzer entfernen, deaktivieren oder reaktivieren. |
Wenn Sie eine alternative E-Mail-Adresse hinzufügen, wird eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse gesendet. Der Benutzer muss die Änderung bestätigen, bevor die alternative E-Mail-Adresse hinzugefügt wird.
Smartsheet erkennt Verteilerlisten nicht als gültige E-Mail-Adressen für neue Konten oder als Ziele für automatisierte Kommunikation in einem Workflow an.
Benutzerrollen und -berechtigungen
Sie können Benutzerrollen und -berechtigungen für Premium-Apps und Connectors bearbeiten.
Um den Zugriff auf Premium-Apps und Connectors in Ihrem Konto zu ermöglichen oder zu widerrufen, schalten Sie die Schieberegler für den jeweiligen Benutzer um.
Um Massenänderungen an Rollen und Berechtigungen vorzunehmen, wählen Sie auf der Seite Benutzerverwaltung die Dropdown-Liste Weitere Aktionen aus.