Benutzerverwaltung

Systemadministratoren sind für das Hinzufügen, Verwalten und Entfernen von Benutzern Ihres Smartsheet-Mehrbenutzerkontos verantwortlich. Überprüfen Sie die Best Practices für das Einrichten und Verwalten von Benutzern in Ihrem Konto.

Systemadministratoren sollten ihrem Plan für mehrere Benutzer sowohl lizenzierte als auch nicht lizenzierte Benutzer hinzufügen, um alle Benutzer in ihrem Plan effizient zu verwalten.

Admin Center – Übersicht

Über das Admin Center können Systemadministratoren und Gruppenadministratoren ihr Smartsheet-Konto verwalten und steuern. Nutzen Sie das Admin Center, um Benutzer, Gruppen und Lizenzanforderungen zu verwalten sowie um eine Übersicht über die Kontoeinstellungen anzuzeigen.

Um auf das Admin Center zuzugreifen, melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldeinformationen unter https://admin.smartsheet.com/  an.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Systemadministratoren und Gruppenadministratoren können sich am Admin Center anmelden

Symbol „Planverfügbarkeit“Diese Funktion ist in Business-, Enterprise- und Premier-Plantypen verfügbar

Startseite

Wenn Sie sich beim Admin Center anmelden, werden Sie zur Startseite gebracht, auf der Sie eine Übersicht über Ihr Konto und die Benutzer, ausstehenden Aufgaben und Kontoeinstellungen sehen können. Informationen zu allen globalen Kontoeinstellungen finden Sie unter Globale Kontoeinstellungen verwalten.

Admin Center

HINWEIS: Sie können alle Kontoeinstellungen sowie deren aktuellen Status anzeigen. Wenn die Blase ausgefüllt ist, ist diese Einstellung aktiviert. Auf bestimmte Einstellungen kann vielleicht nicht zugegriffen werden, was in Abhängigkeit Ihres Plantyps durch ein Upgrade-Symbol angezeigt wird. Vielleicht sehen Sie auch Warnsymbole neben den Einstellungen, für die Sie Aktionen durchführen müssen. Halten Sie den Mauszeiger über die Warnung, um Informationen zu der Einstellung und dazu anzuzeigen, wie Sie sie anpassen.

Wählen Sie das Menüsymbol links oben, um zur Benutzerverwaltung, Gruppenverwaltung, zu Lizenzanforderungen oder Plan- und Abrechnungsinformationen zu navigieren.

Navigation

Informationen zur Benutzerverwaltung:

Informationen zur Gruppenverwaltung:

Admin Center: Smartsheet-Kontaktgruppen verwalten und verwenden

Lizenzanforderungsseite

Auf der Seite „Lizenzanforderungen“ sehen Sie eine Liste aller Benutzer mit kostenlosem Plan in Ihrem Konto, die eine Lizenz angefordert haben, um Blätter und andere Inhalte zu erstellen. Diese umfasst ihren Namen, die E-Mail-Adresse, das Alter der Anforderung und eine Nachricht des Anfordernden, sofern eine angegeben wurde. Sie können die Lizenz ablehnen oder die Lizenz gewähren, indem Sie eine der Aktionen rechts auswählen.

Lizenzanforderungen

HINWEIS: Wenn Sie die Kontoermittlung aktiviert haben, sehen Sie auch Anforderungen von externen Mitarbeitern in Ihrer Domäne, die Ihrem Plan beitreten möchten.

Admin Center: Einzelne Benutzer über die Benutzerverwaltung hinzufügen, bearbeiten oder löschen

Die Funktionen zur Benutzerverwaltung im Admin Center ermöglichen Ihnen das Hinzufügen, Entfernen und Bearbeiten von Benutzern einzeln oder in Gruppen. Sie können zudem verschiedene Benutzerberichte generieren, das Eigentum an Elementen übertragen und den Zugriff von externen Benutzern auf die geteilten Smartsheet-Elemente in Ihrem Konto widerrufen.

TIPP: Mit der Benutzerverwaltung können Sie die Rollen und Benutzertypen der Personen in Ihrem Konto definieren und Ihrem Konto mehr als einen Systemadministrator zuweisen, falls der Haupt-Systemadministrator mal nicht verfügbar ist. Weitere Informationen zu Benutzertypen finden Sie unter Benutzertypen auf Kontoebene bei Plänen mit mehreren Benutzern.   

Um auf die Benutzerverwaltung zuzugreifen, melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldedaten beim Admin Center unter https://admin.smartsheet.com/ an und wählen Sie die Benutzerverwaltung aus dem Menü links oben.

Benutzerverwaltung

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Systemadministratoren können sich am Admin Center anmelden und auf die Benutzerverwaltung zugreifen

Symbol „Planverfügbarkeit“Diese Funktion ist in Business-, Enterprise- und Premier-Plantypen verfügbar

Einzelne Benutzer hinzufügen oder bearbeiten

Um Benutzer zu Ihrem Konto hinzuzufügen, wählen Sie oben links auf der Seite „Benutzerverwaltung“ die Schaltfläche Benutzer hinzufügen aus und geben Sie dann die Benutzerdaten im Fenster Benutzer hinzufügen ein, das links geöffnet wird. Wenn Sie alle Details eingegeben haben, wählen Sie Einladen, um diesem Benutzer eine Einladung zu senden.

HINWEIS: Der Benutzer muss die Einladung akzeptieren, um offiziell ein aktives Mitglied Ihrer Organisation zu werden.

Um einzelne Benutzer zu bearbeiten, wählen Sie ihren Namen aus Ihrer Liste zur Benutzerverwaltung aus. Im Bereich Benutzer bearbeiten links können Sie verschiedene Änderungen vornehmen. Siehe die Tabelle im Anschluss:

Verwenden Sie diese Seite

Um Folgendes zu erreichen

Allgemeine Informationen

Bearbeiten Sie die Namen und Rollen des Benutzers und zeigen Sie seine primäre E-Mail-Adresse an.

Profil

Bearbeiten Sie Titel, Abteilung, Unternehmen, Telefonnummern und Stellenkategorie des Benutzers.

Gruppen

Zeigen Sie die Gruppen, denen der Benutzer angehört, sowie die Gruppendetails an oder entfernen Sie den Benutzer aus der Gruppe.

Alternative E-Mail-Adressen

Fügen Sie alternative E-Mail-Adressen zum Konto des Benutzers hinzu oder machen Sie seine alternative E-Mail-Adresse zu seiner primären E-Mail-Adresse.

HINWEIS: Wenn Sie eine alternative E-Mail-Adresse hinzufügen, wird eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse gesendet. Der Benutzer muss die Änderung bestätigen, bevor die alternative E-Mail-Adresse erfolgreich hinzugefügt werden kann.

Benutzer bearbeiten

Sie können auch das Menüsymbol oben rechts auswählen, um auf zusätzliche Aktionen für den Benutzer zuzugreifen.

Benutzer bearbeiten – Weitere Aktionen

Diese Option verwenden

Um Folgendes zu erreichen

Eigene Elemente übertragen ...

Übertragen Sie alle Elemente des Benutzers auf einen anderen lizenzierten Benutzer in Ihrem Konto. Für weitere Informationen
lesen Sie Die Inhaberschaft an einem Blatt, Bericht oder Dashboard ändern.

Gruppenmitgliedschaft anzeigen ...

Zeigen Sie die Namen aller Kontaktgruppen an, denen der Benutzer angehört. Sie können sie auch aus spezifischen Gruppen entfernen oder die Gruppendetails anzeigen.

Bericht über Zugriff auf das Blatt herunterladen ...

Laden Sie eine CSV-Datei zu allen Blättern herunter, die für den Benutzer in Ihrem Smartsheet-Konto freigegeben wurden.

E-Mail zur Kennwortzurücksetzung senden

Wenn Sie die Authentifizierung mit E-Mail und Kennwort aktiviert haben, wird dem Benutzer ein Link zum Zurücksetzen seines Kennworts geschickt.

Aus Gruppen entfernen

Entfernen Sie den Benutzer aus allen Gruppen in Ihrem Konto.

Freigabe aufheben

Heben Sie den Freigabezugriff des Benutzers auf alle Blätter, Berichte, Dashboards und Arbeitsbereiche in Ihrem Konto auf, deren Inhaber er nicht ist.

Benutzer löschen …

Löschen Sie den Benutzer aus dem Konto. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer löschen.


Benutzer löschen

So löschen Sie einen Benutzer aus Ihrem Konto:

  1. Halten Sie den Mauszeiger über den Benutzer in Ihrer Benutzerliste, um das Menüsymbol mit drei Punkten ganz rechts zu öffnen, und wählen Sie dann Benutzer löschen …

    Das Fenster „Löschen“ wird angezeigt.

    Benutzer löschen

  2. Wenn der Benutzer Eigentümer von Blättern, Berichten oder Dashboards ist, können Sie entscheiden, ob diese Elemente auf einen anderen lizenzierten Benutzer übertragen werden sollen. Wenn der Benutzer Eigentümer von Gruppen ist, müssen Sie seine Gruppen auf einen anderen Gruppenadministrator übertragen oder die Gruppen löschen.
    HINWEIS:
    • Wenn Elemente nicht übertragen werden, werden Sie in einem schreibgeschützten Zustand gesperrt. Wenn der Benutzer innerhalb von 30 Tagen keine Lizenz erhält, werden die Elemente gelöscht und auf sämtliche Links, Berichte oder Dashboards, die auf diese Elemente verweisen, kann nicht mehr zugegriffen werden.
    • Wenn der Benutzer Eigentümer von Elementen in einem Arbeitsbereich ist, für die er auch Administrator ist, und die Elemente des Benutzers auf eine andere Person übertragen werden, die kein Administrator oder Eigentümer dieses Arbeitsbereichs ist, werden die Elemente aus dem Arbeitsbereich entfernt und auf Elementebene wieder freigegeben.
  3. Bestätigen Sie, dass der Freigabezugriff des Benutzers für alle Elemente in Ihrem Konto entfernt werden soll.

    HINWEIS: Wenn der Freigabezugriff nicht entfernt wird, kann der Benutzer sich vielleicht immer noch bei Smartsheet anmelden und auf alle Elemente zugreifen, die zuvor für ihn freigegeben waren.
  4. Wählen Sie Löschen, wenn Sie bereit sind, den Benutzer aus Ihrem Konto zu entfernen.

Sie haben den Benutzer erfolgreich aus Ihrem Konto gelöscht.

HINWEIS: Wenn der Benutzer Eigentümer von Workflows und Konfigurationen für beliebige Smartsheet-Premium-Apps oder -Connectors war, werden diese nicht übertragen und können beim Löschen beschädigt werden. Bitte wenden Sie sich an den Smartsheet-Support, um Hilfe zu erhalten, bevor Sie diese Benutzer löschen.