Benutzertypen und -berechtigungen

Sowohl der Benutzertyp als auch die Berechtigungsstufe wirken sich auf Ihre Interaktion mit Smartsheet aus.

Informationen zu Smartsheet-Benutzertypen.

Benutzertypen auf Kontoebene für Pläne mit mehreren Benutzern

Ihr Benutzertyp gibt an, was Sie mit Ihrem Smartsheet-Konto tun können und was nicht möglich ist.

HINWEIS: Der Benutzertyp steht NICHT in Zusammenhang mit Ihren Zugriffsberechtigungen auf Blätter. Ihre Freigabeberechtigungsstufe (Betrachter, Editor oder Administrator) bestimmt, was Sie in einem Blatt tun können bzw. was nicht möglich ist, und ist u. U. von den einzelnen Blättern abhängig. Weitere Informationen zu Freigabeberechtigungsstufen finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen.

Die hier beschriebenen Funktionen sind nicht für Plantypen mit nur einem Benutzer verfügbar. Sie sind sich nicht sicher, welchen Plan Sie haben? Lesen Sie nach unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertyp erkennen.

Bei Smartsheet gibt es folgende Benutzertypen:

Es gibt auch Benutzertypen, die nur für die Premium-Apps Smartsheet for Jira Connectors und Smartsheet for Salesforce Connector gelten.

Smartsheet for Jira Connector:

Smartsheet for Salesforce Connector:


Systemadministrator

Systemadministratoren sollen Benutzer verwalten und die Einstellungen für alle Benutzer im Konto anpassen.

Details hierzu finden Sie im Hilfeartikel Benutzer in einem Plan für mehrere Benutzer verwalten.

Ein Systemadministrator muss NICHT über eine Lizenz verfügen.


Gruppenadministrator

Gruppenadministratoren können Gruppen erstellen und verwalten (weitere Informationen zu Gruppen finden Sie unter: Smartsheet-Kontaktgruppen erstellen und verwalten), basierend auf den Kontakten in ihrer Smartsheet-Kontaktliste (weitere Informationen erhalten Sie im Artikel Kontaktliste). Jeder im Konto kann Informationen an die vom Administrator erstellten Gruppen senden bzw. für diese freigeben.

Ein Gruppenadministrator muss auch über eine Lizenz verfügen.


Ressourcen-Betrachter

Ressourcen-Betrachter können blattübergreifend die Aktivitäten aller Benutzer im Zuweisungsprozentsatz des Kontos nachverfolgen. Ein Ressourcen-Betrachter benötigt unter einem Business- oder Enterprise-Konto eine Benutzerlizenz. (Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Hilfeartikel Ressourcenansichten.)

Auch wenn eine Lizenz erforderlich ist, um Ressourcen-Betrachter zu werden, können alle Benutzer im Konto (sowohl lizenzierte als auch unlizenzierte Benutzer) vom Ressourcen-Betrachter als Ressource nachverfolgt werden.


Lizenzierter Benutzer

Die Anzahl der lizenzierten Benutzer, die in Ihrem Konto verfügbar sind, variiert je nach Kontotyp:

  • Ein Einzelkonto weist nur einen lizenzierten Benutzer auf: Der lizenzierte Benutzer ist der Inhaber des Kontos.
  • Ein Business- oder Enterprise-Konto kann über mehrere lizenzierte Benutzer verfügen. Jeder Systemadministrator kann Lizenzen über das Formular Benutzerverwaltung zuweisen. 
  • Wenn Sie eine kostenlose 30-tägige Testversion nutzen, werden Sie auch als lizenzierter Benutzer angesehen.

 

Funktionen, die die Erstellung, Verwaltung sowie das Innehaben oder Vorantreiben eines Prozesses, Programms oder Projekts in Smartsheet umfassen, erfordern eine kostenpflichtige Lizenz. Eine Lizenz ist z. B. für Folgendes erforderlich:

  • Erstellen und Innehaben von Blättern und Vorlagen (die Anzahl der Blätter, die Sie erstellen können, hängt von Ihrem Plantyp ab)
  • Erstellen, Innehaben und Verwalten von Berichten
  • Erstellen von Arbeitsbereichen
  • Veröffentlichen von Blättern, Berichten und Dashboards
  • Einfügen und Löschen von Spalten*
  • Ändern der Spalteneigenschaften*
  • Einblenden und Ausblenden von Spalten*
  • Erstellen und Bearbeiten von Formularen*
  • Sperren von Spalten und Zeilen*
  • Erstellen und Bearbeiten von Aktualisierungsanforderungen, automatisierten Aktionen und Workflows
  • Erstellen von Erinnerungen auf Blattebene sowie von Zeilenerinnerungen für andere Benutzer
  • Anfordern von Backups von Blättern
  • Erhalten der Zugriffsberechtigung als Ressourcen-Betrachter oder Gruppenadministrator für ein Enterprise- oder Business-Konto
  • Anzeigen des Aktivitätsprotokolls
  • Erstellen, Löschen und Bearbeiten freigegebener Filter
  • Erstellen von Regeln für die bedingte Formatierung
  • Senden von Zeilen
  • Bearbeiten von Projekteinstellungen

* Diese Aktivitäten erfordern Freigabeberechtigungen auf Inhaber- oder Administratorebene für das jeweilige Blatt.

 


Benutzer mit kostenloser Version

Benutzer mit kostenloser Version (Unlizenzierte Benutzer und Benutzer mit kostenlosem Mitarbeiterzugriff) sind wichtige Personen bei der Zusammenarbeit an den Projekten, die Sie in Smartsheet verwalten. Benutzer mit kostenloser Version können Blätter und Berichte innerhalb der Plattform anzeigen, bearbeiten und aktualisieren. (Die Erstellung, Verwaltung sowie das Innehaben oder Vorantreiben eines Prozesses, Programms oder Projekts in Smartsheet erfordern eine kostenpflichtige Lizenz.)

Wenn ein Benutzer mit kostenloser Version die Freigabe für ein Blatt als Administrator erhalten hat, kann er im Blatt weder Formulare erstellen und verwalten noch Spalteneigenschaften einfügen, umbenennen, löschen, ausblenden/einblenden, verschieben oder ändern. Diese Funktionen stehen nur dem Blattbesitzer und lizenzierten Benutzern mit Administratorfreigabeberechtigungen offen.

Unlizenzierter Benutzer

Unlizenzierte Benutzer sind Teil eines Business- oder Enterprise-Kontos, können aber keine eigenen Blätter erstellen oder besitzen. Ein unlizenzierter Benutzer wird nicht bei der Benutzerbeschränkung für das Konto angerechnet.

Ressourcen-Betrachter können Aufgaben, die diesen Benutzern zugewiesen sind, nachverfolgen und Systemadministratoren können ihre Konten wie oben beschrieben verwalten. Unlizenzierte Benutzer können auf freigegebene Blätter als Betrachter (schreibgeschützt), Editor (Zellendaten bearbeiten) oder Administrator (das Blatt verwalten) zugreifen und Blätter sogar je nach der ihnen zugewiesenen Freigabezugriffsstufe erneut freigeben.

Deaktivieren Sie zum Hinzufügen eines unlizenzierten Benutzers zu einem Business- oder Enterprise-Konto das Kontrollkästchen Lizenzierter Benutzer, wenn Sie die Einladung versenden. Weitere Informationen zum Thema Benutzer in einem Plan für mehrere Benutzer verwalten.

Benutzer mit kostenlosem Mitarbeiterzugriff

Für freie Mitarbeiter können beliebig viele Blätter freigegeben werden, sie können jedoch keine eigenen Blätter erstellen. Sie können auf freigegebene Blätter als Betrachter (schreibgeschützt), Editor (Zellendaten bearbeiten) oder Administrator (das Blatt verwalten) zugreifen und Blätter sogar je nach der ihnen zugewiesenen Freigabezugriffsstufe erneut freigeben. 


Connector-spezifische Benutzertypen

Wenn Ihre Organisation Smartsheet for Jira oder Smartsheet for Salesforce Connectors erworben hat, kann jeder Systemadministrator den Zugriff auf den jeweiligen Connector steuern.

Diese Benutzertypen sind nur für Personen verfügbar, die den Salesforce oder Jira Connector erworben haben. (Weitere Informationen zu den Connectors finden Sie hier.)

Smartsheet for Jira-Benutzertypen

Smartsheet-Systemadministratoren können die Zugriffsebene steuern, die ein Benutzer ggf. für den Smartsheet for Jira Connector hat. Weitere Informationen zu dem Connector finden Sie unter Smartsheet for Jira.

Sie müssen in Smartsheet ein lizenzierter Benutzer sein und über ein Jira-Konto verfügen, um den Smartsheet for Jira Connector zu verwenden.

Jira Connector-Verwalter

Jira Connector-Verwalter wurden von einem Smartsheet-Systemadministrator dazu bestimmt, Smartsheet for Jira zu installieren und zu konfigurieren.

Ein Jiira Connector-Verwalter hat folgende Möglichkeiten:

  • Verbinden Sie Smartsheet for Jira, indem Sie den Jira-Host mit Smartsheet verbinden, sofern Sie auch ein Administrator für die Jira-Anwendung sind. Im Artikel Smartsheet for Jira Connector finden Sie weitere Informationen dazu.
  • Benennen Sie andere Benutzer im Smartsheet-Konto als Jira-Benutzer.
  • Beheben Sie Fehler in sämtlichen Workflows, die von Jira-Benutzern erstellt wurden, indem Sie sie deaktivieren.

Jira Connector-Benutzer

Smartsheet for Jira Connector-Benutzer können Workflows mit Smartsheet for Jira erstellen, die Informationen zwischen den beiden Anwendungen synchronisieren. 

Siehe Smartsheet for Jira Connector: Synchronisierungs-Workflows erstellen und bearbeiten für weitere Informationen zum Erstellen von Workflows mit diesem Connector.


Smartsheet for Salesforce-Benutzertypen

Smartsheet-Systemadministratoren können die Zugriffsebene steuern, die ein Benutzer ggf. für den Smartsheet for Salesforce Connector hat. Weitere Informationen zu dem Connector finden Sie unter Smartsheet for Salesforce

Sie müssen in Smartsheet ein lizenzierter Benutzer sein und über ein Salesforce-Konto verfügen, um den Smartsheet for Salesforce Connector zu verwenden.

Salesforce Connector-Verwalter

Salesforce Connector-Verwalter wurden von einem Smartsheet-Systemadministrator dazu bestimmt, den Connector zu konfigurieren.

Als Salesforce Connector-Verwalter haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Richten Sie Smartsheet for Salesforce ein, indem Sie Ihren Salesforce-Host mit Smartsheet verbinden (Sie müssen in Salesforce ein Administrator sein). Weitere Informationen finden Sie unter Smartsheet for Salesforce Connector: Administratoreinrichtung.
  • Benennen Sie andere Benutzer im Smartsheet-Konto als Salesforce Connector-Benutzer.
  • Beheben Sie Fehler in sämtlichen Workflows, die von Salesforce Connector-Benutzern erstellt wurden, indem Sie sie deaktivieren.

Salesforce Connector-Benutzer

Smartsheet for Salesforce Connector-Benutzer können mit dem Salesforce Connector Workflows erstellen, die Informationen zwischen den beiden Anwendungen synchronisieren. 

Siehe Smartsheet for Salesforce Connector: Smartsheet-Daten mit Salesforce synchronisieren für weitere Informationen zum Erstellen von Workflows mit diesem Connector.

Informationen zu Smartsheet-Freigabeberechtigungen.

Freigabeberechtigungsstufen

Wenn Sie ein Blatt für jemanden freigeben, können Sie die Freigabeberechtigungsstufe als Betrachter, Bearbeiter oder Administrator festlegen. Die Berechtigungsstufe bestimmt die Funktionen, die für einen Mitarbeiter in Bezug auf das freigegebene Element (z. B. ein Blatt, Bericht oder Arbeitsbereich) verfügbar sind. Wenn Sie ein Element erstellen, sind Sie der Inhaber dieses Elements.

In diesem Artikel:

Wenn Sie nach Informationen zu Freigabeberechtigungsstufen zur Freigabe eines Dashboards suchen, lesen Sie nach unter Ein Smartsheet-Dashboard freigeben.

Die Freigabeberechtigungsstufe eines Blatts ist nicht vom Typ Ihres Benutzerkontos abhängig. Sie können beispielsweise ein Systemadministrator eines Kontos mit mehreren Benutzern mit nur Freigabezugriff auf Betrachterebene für ein bestimmtes Blatt sein. Oder Sie könnten ein Benutzer mit kostenlosem Mitarbeiterzugriff mit Administratorfreigabeberechtigungen für ein Blatt sein.

Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Berechtigungen und Benutzerkontotypen finden Sie im visuellen Leitfaden Infografik: Erläuterungen zu Benutzertypen und Freigabeberechtigungen. Alternativ lesen Sie unseren Hilfeartikel zu Benutzertypen.

Einige hier aufgeführte Funktionen stehen nur lizenzierten Kunden zur Verfügung. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie eine Lizenz haben? Siehe Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertypen finden.


Freigabeberechtigungsstufen für Blätter

Blattverwaltung

Verfügbare Optionen Betrachter Bearbeiter Administrator Inhaber
Alle Blattdaten, einschließlich Kommentare anzeigen Ja Ja Ja Ja
Nicht gesperrte Zeilen und Spalten in einem Blatt bearbeiten Nein Ja Ja Ja
Bearbeiten von Zellen in gesperrten Spalten oder Zeilen Nein Nein Ja Ja
Zeilen einfügen Nein Ja Ja Ja

Spalten einfügen, umbenennen und löschen, Spalteneigenschaften ändern*

Weitere Informationen >

Nein Nein Ja Ja
Spalten innerhalb eines Blattes verschieben* Nein Nein Ja Ja

Spalten aus- und einblenden*

Weitere Informationen >

Nein Nein Ja Ja
Zeilen innerhalb eines Blattes verschieben Nein Ja Ja Ja
Zeilen in ein anderes Blatt verschieben

Weitere Informationen >
Nein Ja Ja Ja

Spalten und Zeilen sperren oder entsperren*

Weitere Informationen >

Nein Nein Ja Ja
Nicht gesperrte Zeilen löschen Nein Ja Ja Ja

Regeln für die bedingte Formatierung bearbeiten*

Weitere Informationen >

Nein Nein Ja Ja
„Änderungen hervorheben“ in einem Blatt oder Bericht aktivieren oder deaktivieren Nein Ja Ja Ja

Blatt oder Bericht exportieren

Weitere Informationen > 

Ja Ja Ja Ja
Nicht gesperrte Zeilen sortieren und Spalten ohne Speichern fixieren Ja Ja Ja Ja
Gesperrte Zeilen sortieren Nein Nein Ja Ja
Änderungen nach dem Sortieren von Zeilen oder Fixieren von Spalten speichern Nein Ja Ja Ja
Neue Anlagen und Kommentare zu einem Blatt oder Bericht hinzufügen Nein Ja Ja Ja
Anlagen zu einem Blatt oder Bericht herunterladen Ja Ja Ja Ja
Daten mit dem unbenannten Filter in Blättern filtern Ja Ja Ja Ja
Filter zum Speichern benennen Nein Ja Ja Ja
Gespeicherte Filter anwenden (nicht verfügbar in Plantypen mit einem Benutzer) Ja Ja Ja Ja
Freigegebene Filter erstellen, bearbeiten und löschen (nicht verfügbar in Plantypen mit einem Benutzer)* Nein Nein Ja Ja

Mithilfe des Befehls „Als neu speichern...“ das Blatt als neues Blatt speichern*

Weitere Informationen >

Ja Ja Ja Ja

Ein Blatt als Vorlage speichern*

Weitere Informationen >

Ja Ja Ja Ja

Ein Blatt oder einen Bericht umbenennen

Weitere Informationen >

Nein Nein Nein Ja

Ein Blatt oder einen Bericht löschen/Ein gelöschtes Blatt/einen Bericht wiederherstellen

Weitere Informationen >

Nein Nein Nein Ja

HINWEIS: Jeder Mitarbeiter mit Administratorzugriff auf den Arbeitsbereich hat auch die Möglichkeit, die darin enthaltenen Blätter zu löschen und umzubenennen. Wenn ein Blatt aus einem Arbeitsbereich gelöscht wird, kann es innerhalb von 30 Tagen aus dem Ordner „Gelöschte Elemente“ des Administrators und Blattinhabers wiederhergestellt werden.

*Nur für lizenzierte Benutzer verfügbar

Zusammenarbeit

Verfügbare Optionen Betrachter Bearbeiter Administrator Inhaber
Ein Blatt oder einen Bericht freigeben Nein Ja Ja Ja
Die Freigabeberechtigungen anderer Mitarbeiter ändern (z. B. von Bearbeiter zu Administrator) Nein Nein Ja Ja

Ein Blatt oder einen Bericht per E-Mail an sich selbst oder andere verschicken

Weitere Informationen >

Ja Ja Ja Ja
Zeilen per E-Mail an sich selbst oder andere verschicken* Ja Ja Ja Ja

Ein Blatt oder einen Bericht veröffentlichen (nur Business- und Enterprise-Konten)*

Weitere Informationen >

Nein Nein Ja Ja

Formulare erstellen und verwalten*

Weitere Informationen >

Nein Nein Ja Ja
Aktualisierungsanforderungen senden und bearbeiten* Nein Ja Ja Ja

*Nur für lizenzierte Benutzer verfügbar

Automatisierung

Verfügbare Optionen Betrachter Bearbeiter Administrator Inhaber
Eigene Erinnerungen auf Zeilenebene erstellen und bearbeiten Ja Ja Ja Ja
Erinnerungen für sich selbst und für andere auf Blattebene erstellen und bearbeiten* Nein Nein Ja Ja

Automatisierte Workflows erstellen und bearbeiten (z. B. Benachrichtigungen, Genehmigungsanforderungen und automatisierte Aktualisierungsanforderungen)*

(Können für sich selbst sämtliche automatisierten Workflows deaktivieren oder löschen)

Nein Nein Ja Ja

*Nur für lizenzierte Benutzer verfügbar

Projektmanagement

Verfügbare Optionen Betrachter Bearbeiter Administrator Inhaber

Abhängigkeiten in einem Projektblatt aktivieren*

Weitere Informationen >

Nein Nein Ja Ja
Abhängigkeitseinstellungen bearbeiten* Nein Nein Ja Ja

*Nur für lizenzierte Benutzer verfügbar

Berichte

Verfügbare Optionen Betrachter Bearbeiter Administrator Inhaber
Alle Berichtsdaten in allen Spalten anzeigen, einschließlich Kommentare (wenn auch die zugrundeliegenden Quellblätter für den Benutzer freigegeben wurden) Ja Ja Ja Ja
Den Bericht aktualisieren und ausführen, um seinen Inhalt zu aktualisieren Ja Ja Ja Ja
Nicht gesperrte Zeilen und Spalten bearbeiten (wenn der Benutzer zur Bearbeitung der Quellblätter befugt ist) Nein Ja Ja Ja
Spalten fixieren Nein Ja Ja Ja
Die Kriterien des Berichts-Generators bearbeiten* Nein Nein Ja Ja
Den Bericht sortieren Nein Nein Ja Ja
Spalten neu arrangieren Nein Nein Ja Ja
Spalten hinzufügen und entfernen Nein Nein Ja Ja

*Nur für lizenzierte Benutzer verfügbar

Berichte in Arbeitsbereichen

Jeder Mitarbeiter mit Administratorzugriff auf einen Arbeitsbereich hat auch die Möglichkeit, die darin enthaltenen Berichte zu löschen und umzubenennen. Wenn ein Bericht aus einem Arbeitsbereich gelöscht wird, kann er innerhalb von 30 Tagen aus dem Ordner Gelöschte Elemente des Administrators und Blattinhabers wiederhergestellt werden.