Fortlaufende Kontoverwaltung

Überprüfen Sie die Best Practices für das Entfernen von Benutzern aus Ihrem Konto, das Zusammenfassen mehrerer Pläne, das Verbinden mit der Smartsheet-API und den stets aktuellen Stand für Produktveröffentlichungen und Supportaktualisierungen.

Verwalten von Benutzern in einem Plan für mehrere Benutzer

Ein Systemadministrator kann die dem Konto zugewiesenen Benutzer verwalten. Beispielsweise können Systemadministratoren: 

Um mit dem Verwalten von Benutzern zu beginnen, öffnen Sie den Bildschirm zur Benutzerverwaltung, indem Sie auf Konto > Benutzerverwaltung klicken (oder klicken Sie hier).

Formular

HINWEIS: Diese Funktion ist nicht für Pläne für einen Benutzer verfügbar. Sie sind unsicher, welchen Plan Sie haben? Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren Ihres Plan- und Benutzertyps in Smartsheet.


Benutzer hinzufügen

Sämtliche Systemadministratoren können Benutzer in das Konto einladen, um ihren Smartsheet-Zugriff zu verwalten. Als Systemadministrator können Sie Personen einladen, die noch nie Smartsheet verwendet haben, die über vorhandene Konten verfügen, die andere Smartsheet-Pläne haben oder die Systemadministratoren von Business-Plänen (oder veralteten Plänen wie Plus oder Team) sind, um diese Benutzer in Ihrem Account zusammenzuführen.

WICHTIG: Wenn Sie jemanden einladen, der bereits Teil eines anderen Smartsheet-Kontos ist, dann muss der Systemadministrator jenes Kontos diese Person zunächst aus dem Konto entfernen, bevor Sie sie erfolgreich zu Ihrem Konto einladen können.

Fügen Sie jeden Benutzer einzeln hinzu 

  1. Öffnen Sie den Bildschirm zur Benutzerverwaltung, indem Sie auf Konto > Benutzerverwaltung klicken (oder klicken Sie hier).
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen.
  3. Geben Sie die primäre oder alternative E-Mail-Adresse (erforderlich) und den Namen des Benutzers (optional) ein.
  4. Wählen Sie aus, ob der Benutzer ein lizenzierter Benutzer (Blattersteller/Blattinhaber), ein Ressourcenbetrachter oder ein Systemadministrator sein soll.

    Weitere Informationen zu den Smartsheet-Benutzertypen.

    HINWEIS: Der Benutzer muss nicht lizenziert sein, um als Systemadministrator festgelegt werden zu können. Um jedoch als Ressourcenbetrachter oder Gruppenadministrator festgelegt werden zu können, muss er lizenzierter Benutzer sein.
     
  5. Klicken Sie auf OK.

Der Benutzer erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Schaltfläche Annehmen, auf die er klicken muss, um sich selbst zum Team- oder Enterprise-Konto hinzuzufügen.

Mehrere Benutzer auf einmal hinzufügen

Um mehrere Benutzer gleichzeitig hinzuzufügen, müssen Sie zunächst eine CSV-Datei (Comma-Separated Values) erstellen, welche die Namen und E-Mail-Adressen enthält, die Sie verwenden möchten. Danach können Sie die Liste über den Bildschirm zur Benutzerverwaltung importieren.

  1. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit den Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adressen der Benutzer, die Sie hinzufügen möchten. 

    Bestätigen Sie, dass Ihre CSV-Datei mit den folgenden Werten in der ersten Zeile eingerichtet ist:
    Vorname,Nachname,E-Mail

    Geben Sie unter den entsprechenden Spaltennamen die Namen und E-Mail-Adressen (mit dieser Option können nur primäre E-Mail-Adressen verwendet werden) der Teammitglieder an, die Sie dem Konto hinzufügen möchten.

    HINWEIS: Wenn Ihre CSV-Datei E-Mail-Adressen von Personen enthält, die bereits zu Ihrem Plan hinzugefügt wurden, werden diese nicht mehr hinzugefügt.
     
  2. Öffnen Sie den Bildschirm zur Benutzerverwaltung, indem Sie auf Konto > Benutzerverwaltung klicken (oder klicken Sie hier).
  3. Auf dem Bildschirm zur Benutzerverwaltung klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Benutzer importieren.
  4. Klicken Sie auf Auswählen und suchen Sie die CSV-Datei auf Ihrem Computer.
  5. Wählen Sie die Rollen für die Benutzer aus, die Sie importieren.

    Sie können zwischen lizenzierten Benutzern, System- und Gruppenadministratoren und/oder Ressourcenbetrachtern wählen (erfahren Sie mehr über die Smartsheet-Benutzertypen). Alle in der CSV-Datei aufgelisteten Benutzer erben die ausgewählten Rollen. Bei Bedarf können Sie die Rollen der einzelnen Benutzer nach dem Hinzufügen zum Konto bearbeiten.
     
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.

Eine Bestätigungs-E-Mail wird sofort an alle in der CSV-Datei aufgeführten E-Mail-Adressen gesendet. Die Empfänger müssen in der E-Mail auf die Schaltfläche Annehmen klicken, um zum Team- oder Enterprise-Konto hinzugefügt zu werden.

HINWEIS: Sämtliche Blätter, die von dem Benutzer erstellt oder freigegeben wurden, stehen ihm auch nach der Annahme der Einladung in Ihr Konto weiterhin zur Verfügung.

(Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gemeinsamen Benutzerzugriff aufheben; dabei kann der Benutzer keine Blätter mehr freig deren Inhaber andere lizenzierte Benutzer im Konto sind.

Lizenzierte Benutzer, die Sie einladen, erben Ihre Farbeinstellungen und das Logo in ihrem Smartsheet-Konto, sofern sie nicht bereits ihr eigenes Branding in Smartsheet eingerichtet haben. Dadurch wird ein einheitliches Branding für alle Ihre Blätter gewährleistet.

TIPP: Standardmäßig werden Alle Benutzer des Teams auf dem Bildschirm aufgelistet. Sie können die Liste nach Benutzertyp (Lizenziert, Nicht-Lizenziert, Administrator, Nicht-Administrator, Ressourcen-Betrachter usw.) oben über die Dropdownliste filtern. Sie können auch das Textfeld verwenden, um Benutzer nach Namen oder E-Mail-Adresse zu suchen.

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Zusammenführen kostenpflichtiger Konten

Wenn Sie als Systemadministrator zwei Konten zusammenführen möchten, können Sie die obigen Schritte durchführen, um einen Kontoinhaber (veraltete Basis- oder Plus-Pläne) oder einen Systemadministrator (veraltete Team- oder Business-Pläne) mit einem bestehenden kostenpflichtigen Abonnement einzuladen, damit dieser Ihrem Plan beitritt. Dadurch werden beide Pläne zusammengeführt.

HINWEIS: Sie können keine Einladung an einen Enterprise-Plan-Administrator (kontaktieren Sie unser Sales-Team, um Hilfe bei der Zusammenführung von Enterprise-Plänen zu erhalten) oder an jemanden in einem Konto senden, der kein Systemadministrator ist.

Wenn der Eigentümer oder Systemadministrator die Einladung annimmt, geschieht Folgendes:

  • Ihr Konto übernimmt dieses und sämtliche von Ihnen vorgenommenen Kontoeinstellungen überschreiben deren Einstellungen.
  • Alle Benutzer, die für das eingeladene Konto eingerichtet sind, werden zu Ihrem Plan hinzugefügt.

    HINWEIS: Sie benötigen genügend verfügbare Lizenzen, um die Benutzer des eingeladenen Teams einzubeziehen. Wenn Sie nicht genügend Lizenzen zur Verfügung haben, um die Benutzer im eingeladenen Plan unterzubringen, wird Smartsheet Sie benachrichtigen. Durch ein Upgrade haben Sie die Möglichkeit, Ihr Konto um zusätzliche Lizenzen zu erweitern. Sie können die Einladung dann erneut senden.

Sie können dem Systemadministrator, den Sie einladen, Systemadministratorzugriff gewähren.

Weitere Informationen darüber, welche Auswirkungen dies für das eingeladene Team hat, finden Sie in unserem Artikel zum Beitritt zu einem Team-, Business- oder Enterprise-Konto.

WICHTIG: Wenn Sie jemanden einladen, einem Plan beizutreten, und wenn dessen vorhandener Plan mehr Funktionen hat als der Plan, zu dem Sie ihn einladen (wenn Sie zum Beispiel unter einem veralteten Team-Plan sind und Sie den Systemadministrator eines Business-Plans einladen, Ihrem Plan beizutreten), beachten Sie, dass das Konto nur die in Ihrem Plan verfügbaren Funktionen hat.

Weitere Informationen zu den in den einzelnen Plänen enthaltenen Funktionen erhalten Sie auf der Seite Preise von Smartsheet.


Bearbeiten der Eigenschaften von bestehenden Benutzerkonten

Systemadministratoren können bestimmte Attribute für Benutzer in dem Konto ändern, die Auswirkungen auf das haben, was diese im Konto tun können und was nicht.  Der Systemadministrator kann beispielsweise einem Benutzer die Lizenz erteilen bzw. diese aufheben oder die folgenden Benutzertypen aktivieren bzw. deaktivieren:

  • Systemadministrator
  • Gruppenadministrator
  • Ressourcen-Betrachter

Sie können diese Änderungen einzeln über den Bildschirm zur Benutzerverwaltung oder auf einmal über Bulk-Update vornehmen. Wenn Sie Attribute für jeden Benutzer einzeln bearbeiten, können Sie zusätzlich zu den oben genannten Attributen auch den Vor- und Nachnamen eines Benutzers ändern und die von ihm mit Smartsheet verwendeten E-Mail-Adressen verwalten.

Bearbeiten der Eigenschaften für jeden einzelnen Benutzer

Sie ändern Attribute über den Bildschirm zur Benutzerverwaltung. Führen Sie folgende Schritte durch, um das Formular zur Benutzerverwaltung zu öffnen:

  1. Klicken Sie auf Konto > Benutzerverwaltung (oder klicken Sie hier)
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse des Benutzers und wählen Sie Benutzer bearbeiten aus.

HINWEIS: Wenn der Benutzer die Einladung zu Ihrem Konto nicht angenommen hat (sein Status lautet Eingeladen), können sein Name und seine alternative E-Mail-Adresse nicht bearbeitet werden. Sie können diese Eigenschaften nur bearbeiten, wenn der Benutzer die Einladung zum Konto angenommen hat.

Bearbeiten der Eigenschaften für mehrere Benutzer

Verwenden Sie die Funktion Bulk-Update für Benutzer, um die Benutzertypen für mehrere Benutzer in Ihrem Plan auf einmal zu ändern. Dies können Sie tun, indem Sie eine Benutzerliste als .csv-Datei herunterladen, Änderungen an den Werten in der Benutzerliste vornehmen und die Liste dann wieder in Smartsheet hochladen.

HINWEIS: Diese Bearbeitungsmethode ermöglicht es Ihnen, Benutzerlizenzen aufzuheben, sodass die Blätter der Benutzer schreibgeschützt sind, ohne dass die Mitarbeiter darüber informiert werden. Möglicherweise müssen Sie Blätter von Benutzern nach der Aufhebung ihrer Lizenzen mit den Schritten im Abschnitt dieses Artikels Andere Aktionen zur Verwaltung von Benutzerkonten übertragen.

Durchführung eines Bulk-Updates für Benutzer:

  1. Wählen Sie Konto > Benutzerverwaltung.
  2. Klicken Sie auf Weitere Aktionen > Bulk-Update für Benutzer.

    mehrere Benutzer


    Das Formular "Bulk-Update" für Benutzer wird angezeigt.
     
  3. Führen Sie die Schritte im Fenster Bulk-Update aus, um Änderungen an Benutzerattributen vorzunehmen. Ändern Sie Werte in der.csv-Datei auf TRUE, um ihnen den entsprechenden Benutzertyp zuzuweisen, oder FALSE, um diesen Benutzertyp aufzuheben.

    CSV-Datei
     

HINWEIS: Sie können die Funktion "Bulk-Update" nicht dazu verwenden, um den Benutzertyp für Benutzer mit dem Status "Eingeladen" zu bearbeiten. Sie können diese Eigenschaften nur bearbeiten, wenn der Benutzer die Einladung zum Konto angenommen hat.

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Entfernen von Benutzern

Ein Systemadministrator kann jeden Benutzer aus dem Konto entfernen:

  1. Öffnen Sie den Bildschirm zur Benutzerverwaltung, indem Sie auf Konto > Benutzerverwaltung klicken (oder klicken Sie hier).

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse des Benutzers und wählen Sie Benutzer löschen aus.

    Dadurch wird die E-Mail-Adresse des Benutzers aus dem Konto entfernt. Der Benutzer kann sich weiterhin als freier Mitarbeiter bei Smartsheet anmelden, sein Konto ist jedoch nicht mehr mit Ihrem Konto verbunden.

  3. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gemeinsamen Benutzerzugriff aufheben; dabei kann der Benutzer keine Blätter mehr freigeben, deren Inhaber andere lizenzierte Benutzer im Konto sind.

  4. (Optional) Wenn der Benutzer über Blätter verfügt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eigene Blätter auf anderen Benutzer übertragen. Klicken Sie anschließend auf Neuen Inhaber auswählen, um den Benutzer auszuwählen, an den die Blätter übertragen werden sollen. Alle Blätter, die nicht übertragen werden, sind schreibgeschützt und werden nach 90 Tagen gelöscht.

    HINWEIS: Handelt es sich bei dem Benutzer um einen Gruppenadministrator, lautet die Option Blatt- und Gruppenbesitzrechte übertragen und Sie können aus einer Liste anderer Gruppenadministratoren des Kontos auswählen. Sie können den Benutzer nicht löschen, solange die Besitzrechte an seinen Gruppen nicht übertragen sind.

  5. Klicken Sie auf OK.

HINWEIS: Sie können sich selbst nicht von einem Konto entfernen, selbst wenn Sie ein Systemadministrator sind. Wenn Sie ein Systemadministrator sind und aus einem Konto entfernt werden möchten, wenden Sie sich an einen anderen Systemadministrator (oder machen Sie einen bestehenden Benutzer zu einem Systemadministrator), damit dieser Sie anhand der obigen Anweisungen entfernen kann.

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Andere Aktionen zum Verwalten von Benutzerkonten

Einzelne Benutzer

Für zusätzliche Optionen zum Verwalten von Konten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse eines Benutzers im Formular oder klicken Sie oben auf die Schaltfläche Weitere Aktionen. Zu den Aktionen, die Sie durchführen können, gehören:

  • Einladungs-E-Mail senden – Einladungs-Link wird erneut an Benutzer gesendet
  • E-Mail zur Kennwortzurücksetzung senden – Ein Link zur Kennwortzurücksetzung wird generiert und an die E-Mail-Adresse gesendet
  • Bericht zum Benutzerzugriff auf Blätter herunterladen – Erzeugt eine Excel-Datei mit den Namen der für den Benutzer zugänglichen Blätter
  • Eigene Blätter auf anderen Benutzer übertragen – Blätter werden an einen anderen lizenzierten Benutzer des Kontos übertragen
  • Eigene Gruppen auf anderen Benutzer übertragen – Gruppeninhaberrechte werden auf einen anderen Gruppenadministrator des Kontos übertragen
  • Gemeinsamen Benutzerzugriff aufheben – Benutzer kann keine Blätter mehr freigeben, die lizenzierten Benutzern des Kontos gehören
  • Gruppenmitgliedschaft anzeigen – Liste der Gruppen wird angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist
  • Aus allen Gruppen entfernen – Benutzer wird aus allen Gruppen entfernt, die Benutzern in diesem Konto gehören Durch das Entfernen eines Mitglieds aus einer Gruppe wird dieses Mitglied auch aus Blättern entfernt, die für diese Gruppe freigegeben wurden.

Alle Benutzerkonten

Klicken Sie oben im Formular auf die Schaltfläche Weitere Aktionen, um die Optionen zum Verwalten von Konten anzuzeigen:

  • Bericht zum Blattzugriff herunterladen – Eine Excel-Datei wird erstellt, die die Namen aller Blätter, deren Inhaber lizenzierte Benutzer in dem Konto sind, den Namen des Arbeitsbereichs, in dem die Blätter gespeichert sind (falls zutreffend), die Mitarbeiter, für die die einzelnen Blätter freigegeben sind, sowie den Zeitstempel der letzten Änderung auflistet.
  • Freigabe für E-Mail aufheben – Für eine bestimmte E-Mail-Adresse wird die Freigabe für alle Blätter aufgehoben, die Benutzern des Kontos gehören
  • Benutzerliste herunterladen – Eine Excel-Datei mit allen Mitgliedern des Kontos (Eingeladene und Aktive), ihren alternativen E-Mail-Adressen (falls zutreffend), ihren Zugriffsstufen (System-, Gruppenadministrator, Ressourcen-Betrachter usw.), der Anzahl der ihnen gehörenden Blätter sowie dem Zeitstempel ihrer letzten Anmeldung bei Smartsheet wird erstellt (sofern innerhalb der letzten 6 Monate).
     

HINWEIS: Unternehmen mit 200 oder mehr Benutzern erhalten stattdessen eine E-Mail, die einen Link zum Herunterladen des Blattzugriffsberichts enthält.

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