Benutzer*innen entfernen, deaktivieren oder reaktivieren

Benutzerkonten verwalten

Dieser Artikel enthält Informationen, die sowohl für das alte Mitarbeitendenmodell als auch für das Benutzer-Abonnement-Modell relevant sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Modelltyp Sie verwenden, finden Sie hier Informationen zur Bestimmung des Modells in Ihrem Plan.

Benutzer*innen deaktivieren

Deaktivieren wird empfohlen, um zu verhindern, dass sich Ihre internen Benutzer*innen bei Smartsheet anmelden. Das bedeutet, dass entsprechende Benutzer*innen nicht mehr Teil Ihres Unternehmens sind. Wenn die Deaktivierung versehentlich erfolgt ist, haben Sie sieben aufeinanderfolgende Tage Zeit, um den Fehler zu beheben. Danach müssen Sie die Benutzer*innen entfernen und sie erneut einladen, um den Zugriff für sie wieder zu aktivieren.

Deaktivierte Benutzer*innen können sich nicht mehr bei Smartsheet anmelden, aber ihre erstellten Elemente bleiben verfügbar. Nach der Deaktivierung wird den Benutzer*innen keine Lizenz (altes Mitarbeitendenmodell) bzw. Mitgliedsbezeichnung mehr zugewiesen. Diese Lizenz oder Mitgliedsbezeichnung können Sie dann neu zuweisen.

Sie können nur Benutzer*innen in Ihrem Plan deaktivieren, die einer Ihrer aktiven Domänen angehören. Benutzer mit E-Mails der folgenden Domänen können nicht deaktiviert werden, da ihr Zugriff auf Smartsheet dadurch vollständig aufgehoben wird. Entfernen Sie sie stattdessen aus Ihrem Plan.

• outlook.com
• gmail.com
• hotmail.com
• live.com
• yahoo.com
• aol.com
• verizon.net
• rocketmail.com
• comcast.net
• icloud.com
• charter.net
• web.de
• mail.com
• email.com
• usa.com
• duck.com
• mail.ru

Benutzer reaktivieren

Wenn ein*e Benutzer*in versehentlich deaktiviert wurde, können Sie ihn oder sie reaktivieren. Bei der Reaktivierung wird eine Lizenz (altes Mitarbeitendenmodell) bzw. eine Mitgliedsbezeichnung (Benutzer-Abonnement-Modell) zugewiesen und der Zugriff auf freigegebene Elemente oder Elemente, für die die Benutzer*innen Inhaberberechtigungen besitzen, wiederhergestellt.

Unsere Reaktivierungsrichtlinie

• Sie können Benutzer*innen nur innerhalb von sieben aufeinanderfolgenden Tagen reaktivieren. Ab dem achten Tag können Sie diese Benutzer*innen nicht mehr reaktivieren.
• Nach sieben Tagen empfehlen wir, die Option Benutzer entfernen in Admin Center zu verwenden. Übertragen Sie die Elemente-Inhaberberechtigungen von Benutzer*innen auf andere Benutzer*innen und laden Sie dieselben Personen erneut ein, anstatt zu versuchen, sie zu reaktivieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie ihre Freigabeberechtigungen nicht widerrufen, wenn sie weiterhin Zugriff auf die für sie freigegebenen Elemente haben soll.

Über die Verzeichnisintegration verwaltete Benutzer*innen

Die Sieben-Tage-Richtlinie für die Reaktivierung gilt ausschließlich für Benutzer*innen, die in Admin Center verwaltet werden. Wenn Sie Benutzer*innen über die Verzeichnisintegration (Directory-Integration, DI) verwalten und Benutzer*innen nach Ablauf des Sieben-Tage-Fensters erneut aktivieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Deaktivieren Sie DI in Smartsheet vorübergehend.
2. Entfernen Sie den oder die Benutzer*in über Admin Center.
3. Reaktivieren Sie DI in Smartsheet.
4. Fügen Sie den oder die Benutzer*in den relevanten Gruppen hinzu.

So können Benutzer*innen über die Verzeichnisintegration erneut hinzugefügt werden.

Benutzer*innen entfernen

Beim Entfernen von Benutzer*innen (früher auch: Benutzer löschen) werden sie dauerhaft aus Ihrem Plan entfernt und ihr Zugriff auf freigegebene Elemente wird widerrufen. Sie können sich jedoch auch dafür entscheiden, die Zugriffsrechte der Benutzer*innen beizubehalten. Entfernte Benutzer*innen können nicht mehr auf Ihren Plan zugreifen und ihre Lizenzen (altes Mitarbeitendenmodell) oder Mitgliedsbezeichnungen (Benutzer-Abonnement-Modell) werden freigegeben.

Stellen Sie beim Entfernen von Benutzer*innen sicher, dass Sie die Inhaberberechtigungen der Benutzer*innen für deren Smartsheet-Elemente auf andere Benutzer*innen übertragen.

Sie können zuvor entfernte Benutzer*innen mit der gleichen E-Mail-Adresse erneut zu Ihrem Plan einladen.

Freigabeberechtigungen entfernen

Wenn Sie Benutzer*innen entfernen, werden Sie von Admin Center aufgefordert, zu entscheiden, ob auch ihre Freigabeberechtigungen entfernt werden sollen.

Mit der Option Dieser Person den Zugriff auf alle Elemente in diesem Plan verwehren können Sie Benutzer*innen den Zugriff auf Elemente in Ihrem Plan entziehen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Freigabeberechtigungen der Benutzer*innen nicht zu entfernen, nachdem Sie die Aktion Benutzer entfernen aktiviert haben, behalten Benutzer*innen den Zugriff auf freigegebene Elemente. Durch diese Aktion wird die Lizenz (altes Mitarbeitendenmodell) bzw. die Mitgliedsbezeichnung (Benutzer-Abonnement-Modell) der Benutzer*innen entfernt.

Die Option Dieser Person den Zugriff auf alle Elemente in diesem Plan verwehren ist standardmäßig aktiviert.

Automatisiertes Benutzer-Provisioning

Sie können Benutzer*innen entfernen, wenn das automatisierte Benutzer-Provisioning in Ihrem Plan aktiviert ist. Wenn sich jedoch zuvor entfernte Benutzer*innen anmelden und keinem anderen Plan angehören, werden sie wieder zum ursprünglichen Plan hinzugefügt, bei dem das automatisierte Benutzer-Provisioning für diese Domäne aktiv ist. Beachten Sie, dass der*die Benutzer*in nur dann auf dem Bildschirm Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) oder Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) angezeigt wird, wenn er*sie sich erneut bei Smartsheet anmeldet. Weitere Informationen zum automatisierten Benutzer-Provisioning

So entfernen, deaktivieren oder reaktivieren Sie Benutzer*innen

1. Rufen Sie das Admin Center auf.  
2. Wählen Sie Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) oder Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) aus.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos, das Sie verwalten möchten.
4. Wählen Sie rechts in der Zeile  aus, um das Aktionsmenü zu öffnen.
5. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Freigabe entfernen
   • Benutzer deaktivieren
   • Benutzer entfernen
   • Benutzer reaktivieren

So finden Sie deaktivierte Benutzer

1. Wechseln Sie zu Admin Center.
2. Wählen Sie Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) oder Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) aus.
3. Ändern Sie oben rechts die Filtereinstellung von Alle Benutzer anzeigen zu Deaktiviert.
4. Suchen Sie nach dem deaktivierten Benutzerkonto.

So übertragen Sie Inhaberberechtigungen von Elementen und Gruppen

1. Rufen Sie das Admin Center auf.
2. Wählen Sie Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) oder Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) aus.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos, das Sie verwalten möchten.
4. Wählen Sie in der Zeile rechts die Option  aus.
5. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Inhaberberechtigungen übertragen …
   • Eigene Gruppen übertragen …
   • (Optional) Freigabe entfernen
   • (Optional) Aus Gruppen entfernen

Weitere wichtige Informationen

Sie müssen dafür sorgen, dass der Zugriff Ihrer Benutzer*innen auf die Services von Smartsheet und deren Nutzung innerhalb der zulässigen Grenzen liegen. Der unbefugte Zugriff auf die Services und ihre Nutzung können gemäß der Beschränkungsrichtlinie in Rechnung gestellt werden. Sofern von Smartsheet nichts anderes schriftlich vereinbart wurde, berührt die Entfernung oder Deaktivierung von Benutzer*innen bzw. die Einstellung der Servicenutzung nicht das Recht von Smartsheet, unbefugten Zugriff und unbefugte Nutzung in Rechnung zu stellen.

• Sie können sich nicht selbst aus einem Plan entfernen, auch nicht als Systemadmin. Ein*e andere*r Systemadmin muss Sie aus dem Plan entfernen. 
• Sie können keine externen Integrationen verwenden, um den Zugriff auf Smartsheet zu entziehen oder Benutzer*innen zu deaktivieren.
• Durch das Deaktivieren von Benutzer*innen werden sofort alle von diesen generierten API-Zugriffstoken widerrufen. Die deaktivierten Benutzer*innen können sie nicht mehr verwenden.
• Verwenden Sie den Dropdown-Filter oben rechts, um Benutzer*innen nach Status oder Typ zu finden. Sie können Benutzer nicht finden? Versuchen Sie, die Filtereinstellung zu ändern. 
• In Admin Center und API-Aufrufen wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie versuchen, Benutzer*innen mehr als sieben Tage nach der Deaktivierung zu reaktivieren.
• Wenn ein*e Systemadmin Inhaberberechtigungen für ein Element an andere Benutzer*innen überträgt, ohne die Freigabeberechtigungen der vorherigen Inhaber*innen zu entfernen, behalten die vorherigen Inhaber*innen ihre Adminberechtigungen.