Admin Center: Benutzer*innen entfernen, deaktivieren oder reaktivieren

Dieser Artikel enthält Informationen, die sowohl für das alte Mitarbeitermodell als auch für das Benutzer-Abonnement-Modell relevant sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Modelltyp Sie verwenden, finden Sie hier Informationen zur Bestimmung des Modells in Ihrem Plan.

Benutzerkonten verwalten

Benutzer*innen deaktivieren

Deaktivieren wird empfohlen, um zu verhindern, dass sich Ihre internen Benutzer*innen bei Smartsheet anmelden. Das bedeutet, dass entsprechende Benutzer*innen nicht mehr Teil Ihres Unternehmens sind. Wenn die Deaktivierung versehentlich erfolgt ist, haben Sie 30 Tage Zeit, um den Fehler zu beheben. Danach müssen Sie die Benutzer*innen entfernen und sie erneut einladen, um den Zugriff für sie wieder zu aktivieren.

Deaktivierte Benutzer*innen können sich nicht mehr bei Smartsheet anmelden, aber ihre erstellten Elemente bleiben verfügbar. Nach der Deaktivierung wird den Benutzer*innen keine Lizenz (altes Mitarbeitermodell) bzw. Mitgliedsbezeichnung mehr zugewiesen. Diese Lizenz oder Mitgliedsbezeichnung können Sie dann neu zuweisen.

Sie können nur Benutzer*innen deaktivieren, die Domänen angehören, die mit Ihrem Smartsheet-Plan verknüpft sind. Benutzer*innen mit E-Mails der folgenden Domänen können nicht deaktiviert werden, da ihr Zugriff auf Smartsheet dadurch vollständig aufgehoben wird. Entfernen Sie sie stattdessen aus Ihrem Plan.

• outlook.com
• gmail.com
• hotmail.com
• live.com
• yahoo.com
• aol.com
• verizon.net
• rocketmail.com
• comcast.net
• icloud.com
• charter.net
• web.de
• mail.com
• email.com
• usa.com
• duck.com
• mail.ru

Benutzer*innen reaktivieren

Wenn Benutzer*innen versehentlich deaktiviert werden, können Sie sie reaktivieren. Bei der Reaktivierung wird eine Lizenz (altes Mitarbeitermodell) bzw. eine Mitgliedsbezeichnung (Benutzer-Abonnement-Modell) zugewiesen und der Zugriff auf freigegebene Elemente oder Elemente, für die die Benutzer*innen Inhaberberechtigungen besitzen, wiederhergestellt.

Unsere Reaktivierungsrichtlinie

• Sie können Benutzer*innen nur innerhalb von 30 Tagen reaktivieren. Ab dem 31. Tag können Sie die Benutzer*innen nicht mehr reaktivieren.
• Nach 30 Tagen sollten Sie in Admin Center die Option Benutzer entfernen verwenden. Übertragen Sie die jeweiligen Inhaberberechtigungen für Elemente auf andere Benutzer*innen und laden Sie dieselben Personen erneut ein, anstatt sie zu reaktivieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie ihre Freigabeberechtigungen nicht widerrufen, wenn sie weiterhin Zugriff auf die für sie freigegebenen Elemente haben sollen.

Über die Verzeichnisintegration verwaltete Benutzer*innen

Die 30-Tage-Richtlinie für die Reaktivierung gilt ausschließlich für Benutzer*innen, die in Admin Center verwaltet werden. Wenn Sie Benutzer*innen über die Verzeichnisintegration verwalten und eine Person nach Ablauf des 30-Tage-Zeitraums reaktivieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Deaktivieren Sie die Verzeichnisintegration in Smartsheet vorübergehend.
2. Entfernen Sie den oder die Benutzer*in über Admin Center.
3. Reaktivieren Sie DI in Smartsheet.
4. Fügen Sie den oder die Benutzer*in den relevanten Gruppen hinzu.

So können Benutzer*innen über die Verzeichnisintegration erneut hinzugefügt werden.

Benutzer*innen entfernen

Entfernte Benutzer*innen werden dauerhaft aus Ihrem Plan entfernt und ihr Zugriff auf freigegebene Smartsheet-Elemente wird widerrufen. Sie können sich jedoch auch dafür entscheiden, die Zugriffsrechte der Benutzer*innen beizubehalten. Entfernte Benutzer*innen können nicht mehr auf Ihren Plan zugreifen und ihre Lizenzen (altes Mitarbeitermodell) oder Mitgliedsbezeichnungen (Benutzer-Abonnement-Modell) werden freigegeben.

Stellen Sie beim Entfernen von Benutzer*innen sicher, dass Sie die Inhaberberechtigungen der Benutzer*innen für deren Smartsheet-Elemente auf andere Benutzer*innen übertragen.

Sie können zuvor entfernte Benutzer*innen mit der gleichen E-Mail-Adresse erneut zu Ihrem Plan einladen.

Freigabeberechtigungen entfernen

Wenn Sie Benutzer*innen entfernen, werden Sie von Admin Center aufgefordert, zu entscheiden, ob auch ihre Freigabeberechtigungen entfernt werden sollen.

Mit der Option Dieser Person den Zugriff auf alle Elemente in diesem Plan verwehren können Sie Benutzer*innen den Zugriff auf Elemente in Ihrem Plan entziehen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Freigabeberechtigungen der Benutzer*innen nicht zu entfernen, nachdem Sie die Aktion Benutzer entfernen aktiviert haben, behalten Benutzer*innen den Zugriff auf freigegebene Elemente. Durch diese Aktion wird die Lizenz (altes Mitarbeitermodell) bzw. die Mitgliedsbezeichnung (Benutzer-Abonnement-Modell) der Benutzer*innen entfernt.

Die Option Dieser Person den Zugriff auf alle Elemente in diesem Plan verwehren ist standardmäßig aktiviert.

Automatisiertes Benutzer-Provisioning

Sie können Benutzer*innen entfernen, wenn das automatisierte Benutzer-Provisioning in Ihrem Plan aktiviert ist. Wenn sich jedoch zuvor entfernte Benutzer*innen anmelden und keinem anderen Plan angehören, werden sie wieder zum ursprünglichen Plan hinzugefügt, bei dem das automatisierte Benutzer-Provisioning für diese Domäne aktiv ist. Beachten Sie, dass Benutzer*innen nur dann auf der Seite Benutzerverwaltung angezeigt werden, wenn sie sich erneut bei Smartsheet anmelden. Weitere Informationen zum automatisierten Benutzer-Provisioning

So entfernen, deaktivieren oder reaktivieren Sie Benutzer*innen

1. Melden Sie sich bei Admin Center an.  

2. Wählen Sie das Menüsymbol oben links aus und gehen Sie zu Benutzer und Gruppen > Benutzerrollen und Berichte.

   Die Seite Benutzerverwaltung wird angezeigt.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos, das Sie verwalten möchten.
4. Wählen Sie rechts neben der Zeile  Brandfolder Image  aus, um das Aktionsmenü zu öffnen.
5. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Freigabe entfernen
   • Benutzer deaktivieren
   • Benutzer entfernen
   • Benutzer reaktivieren

Deaktivierte Benutzer*innen finden

1. Ändern Sie oben rechts auf der Seite Benutzerverwaltung die Filtereinstellung von Alle Benutzer anzeigen zu Deaktiviert.

2. Suchen Sie nach dem deaktivierten Benutzerkonto.

   Brandfolder Image

   

Inhaberberechtigungen von Elementen und Gruppen übertragen

1. Melden Sie sich bei Admin Center an.

2. Wählen Sie das Menüsymbol oben links aus und gehen Sie zu Benutzer und Gruppen > Benutzerrollen und Berichte.

   Die Seite Benutzerverwaltung wird angezeigt.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Zeile des Benutzerkontos, das Sie verwalten möchten.
4. Wählen Sie rechts neben der Zeile die Option  Brandfolder Image aus.
5. Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Inhaberberechtigungen übertragen …
   • Eigene Gruppen übertragen …
   • (Optional) Aus Gruppen entfernen
   • (Optional) Freigabe entfernen

Brandfolder Image

Weitere wichtige Informationen

• Sie können sich nicht selbst aus einem Plan entfernen, auch nicht als Systemadmin. Ein*e andere*r Systemadmin muss Sie aus dem Plan entfernen. 
• Sie können keine externen Integrationen verwenden, um den Zugriff auf Smartsheet zu entziehen oder Benutzer*innen zu deaktivieren.
• Durch das Deaktivieren von Benutzer*innen werden sofort alle von diesen generierten API-Zugriffstoken widerrufen. Die deaktivierten Benutzer*innen können sie nicht mehr verwenden.
• Verwenden Sie den Dropdown-Filter oben rechts, um Benutzer*innen nach Status oder Typ zu finden. Wenn Sie die gewünschte Person nicht finden können, ändern Sie die Filtereinstellung. 
• Wenn Sie versuchen, deaktivierte Benutzer*innen nach Ablauf des 30-Tage-Zeitraums zu reaktivieren, wird in Admin Center und API-Aufrufen eine Fehlermeldung angezeigt.
• Wenn ein*e Systemadmin Inhaberberechtigungen für ein Element an andere Benutzer*innen überträgt, ohne die Freigabeberechtigungen der vorherigen Inhaber*innen zu entfernen, behalten die vorherigen Inhaber*innen ihre Adminberechtigungen.

Sie müssen dafür sorgen, dass der Zugriff Ihrer Benutzer*innen auf die Services von Smartsheet und deren Nutzung innerhalb der zulässigen Grenzen liegen. Der unbefugte Zugriff auf die Services und ihre Nutzung können gemäß der Beschränkungsrichtlinie in Rechnung gestellt werden. Sofern von Smartsheet nichts anderes schriftlich vereinbart wurde, berührt die Entfernung oder Deaktivierung von Benutzer*innen bzw. die Einstellung der Servicenutzung nicht das Recht von Smartsheet, unbefugten Zugriff und unbefugte Nutzung in Rechnung zu stellen.