Governance-Steuerung

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

  • System Admins can configure a data retention policy.
  • A Smartsheet Advance Platinum subscription or Advanced Work Management plus Safeguard is required to enable governance controls.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Die Governance-Steuerung erlaubt Systemadministratoren die Anpassung der Anforderungen bezüglich Compliance und Daten-Governance ihrer Organisation. Diese leistungsstarke Steuerung bietet erweiterte Governance-Möglichkeiten, die es Systemadministratoren einfacher machen, Richtlinienbeschränkungen festzulegen und durchzusetzen. Die Richtlinienvorlagen sind einfach zu verwenden und umfassen eine schrittweise Anleitung.

Die Datenspeicherung ist eine Governance-Steuerung, die es einem Systemadministrator erlaubt, zu bestimmen, welche Daten gespeichert werden, und Daten zu löschen, die die Kriterien der Datenspeicherungsrichtlinie erfüllen.  

Weitere Informationen zur Datenspeicherung finden Sie in den Informationen im Anschluss. 
 

Datenspeicherungsrichtlinie konfigurieren

APPLIES TO

  • Smartsheet Advance Package

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

  • Systemadmins können eine Datenspeicherungsrichtlinie konfigurieren.
  • Ein Smartsheet Advance Platinum-Abonnement oder Advanced Work Management mit Safeguard ist erforderlich, um die Governance-Steuerung zu aktivieren.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Verwenden Sie die Governance-Datenrichtliniensteuerung, um mit Ihrer Datenspeicherungsrichtlinie zu bestimmen, welche Daten aufbewahrt und welche Daten gelöscht werden sollen. 

Sie können nur eine Richtlinie erstellen, dieser aber beliebig viele Einschlussgruppen zuweisen. Die Richtlinienbedingungen unterstützen derzeit nur Sheets und ihre Anlagen. Die Richtlinie kann auf Sheets angewendet werden, die älter sind als ein angegebenes Datum der Erstellung oder letzten Bearbeitung. 

Nachdem Sie Ihre Datenspeicherungsrichtlinie konfiguriert und aktiviert haben, wird sie im Hintergrund ausgeführt, um sicherzustellen, dass alle aufbewahrten Daten Ihre Compliance-Anforderungen erfüllen.

Wenn bei der Überprüfung festgestellt wird, dass Sheets und/oder Anlagen nicht Ihrer Richtlinie entsprechen, werden die Sheetinhaber benachrichtigt, dass ihre Daten nicht konform sind und gelöscht werden, wenn sie keine Maßnahmen ergreifen. Wenn sie keine Maßnahmen ergreifen, um ihre Elemente konform zu machen, werden die Elemente gelöscht. Wenn die Löschung abgeschlossen ist, werden sie darüber benachrichtigt. 

Datenspeicherungsrichtlinie einrichten

  1. Melden Sie sich bei Admin Center an.
  2. Wählen Sie Governance-Steuerung > Governance-Steuerung einrichten > Datenspeicherungsrichtlinie > Konfigurieren aus.
  3. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Richtlinienbedingungen festzulegen.  
    • Legen Sie Daten für Erstellt und Letzte Änderung fest.
    • Legen Sie fest, wie oft die Richtlinie ausgeführt werden soll, wie früh Sie eine Vorankündigung geben möchten und auf welche Gruppen sich die Richtlinie auswirken soll.
  4. Wählen Sie Speichern und aktivieren aus, um die Richtlinie zu aktivieren.  

Sie können Ihre Richtlinie jederzeit über die Governance-Steuerung aktivieren oder deaktivieren. 

So bearbeiten Sie Ihre Datenspeicherungsrichtlinie:

  • Wählen Sie Governance-Steuerung > Governance-Steuerung einrichten > Datenspeicherungsrichtlinie > Anzeigen > Richtlinie bearbeiten aus.

Wenn Sie die Richtlinie aktualisieren, wird die Überprüfung wie geplant in der Aktualisierung ausgeführt.Jede Änderung an der Richtlinie startet den Zeitraum neu und ergänzt (oder entfernt) alle enthaltenen Gruppen. 

 

Sie können Ihre Datenspeicherungsrichtlinie bearbeiten oder deaktivieren, aber Sie können sie nicht löschen. 

 

Gelöschte Elemente wiederherstellen

Inhaber können Sheets wiederherstellen, wenn sie dies tun, bevor die Richtlinie das Element endgültig löscht. 

Sie haben zwei Möglichkeiten, um ein Element wiederherzustellen, das durch die Datenspeicherungsrichtlinie gelöscht wurde:

  • Verschieben Sie das Sheet aus dem Ordner für gelöschte Elemente.
    -oder-
  • Öffnen und bearbeiten Sie das Sheet und speichern Sie es dann mit den neuen Änderungen.