Admin Center: Bulk-Aktionen und mehr mit der Benutzerverwaltung

Die Funktionen zur Benutzerverwaltung im Admin Center ermöglichen Ihnen das Hinzufügen, Entfernen und Bearbeiten von Benutzern einzeln oder in Gruppen. Sie können zudem verschiedene Benutzerberichte generieren, das Eigentum an Elementen übertragen und den Zugriff von externen Benutzern auf die geteilten Smartsheet-Elemente in Ihrem Konto widerrufen.

TIPP: Mit der Benutzerverwaltung können Sie die Rollen und Benutzertypen der Personen in Ihrem Konto definieren und Ihrem Konto mehr als einen Systemadministrator zuweisen, falls der Haupt-Systemadministrator mal nicht verfügbar ist. Weitere Informationen zu Benutzertypen finden Sie unter Benutzertypen auf Kontoebene bei Plänen mit mehreren Benutzern.   

Um auf die Benutzerverwaltung zuzugreifen, melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldedaten beim Admin Center unter https://admin.smartsheet.com/ an und wählen Sie „Benutzerverwaltung“ aus dem Menü links oben.

Benutzerverwaltung

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Systemadministratoren können sich am Admin Center anmelden und auf die Benutzerverwaltung zugreifen

Symbol „Planverfügbarkeit“Diese Funktion ist in Business-, Enterprise- und Premier-Plantypen verfügbar


Benutzer in Gruppen hinzufügen oder bearbeiten

Sie können über die Benutzerverwaltung Benutzer in Gruppen zu Ihrem Konto hinzufügen. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erstellen Sie eine CSV-Datei
  2. Nennen Sie die ersten drei Spalten der Datei Vorname, Nachname und E-Mail
  3. Fügen Sie die Benutzer hinzu, die Sie in die CSV-Datei importieren möchten (ein Benutzer pro Zeile)
  4. Wählen Sie in der Benutzerverwaltung Weitere Aktionen > Benutzer importieren
  5. Laden Sie Ihre CSV-Datei durch Ziehen und Ablegen in das entsprechende Feld
  6. Wählen Sie die Rolle aus, die auf diese Benutzer angewendet werden soll (Lizenzierter Benutzer, Gruppenadministrator, Ressourcen-Betrachter, Systemadministrator). Wenn keine Rolle ausgewählt wird, werden die Benutzer als unlizenzierte Benutzer hinzugefügt.

    HINWEIS: Die hier ausgewählten Rollen werden auf alle importierten Benutzer angewendet. Sie können Benutzer nach dem Import in Gruppen bearbeiten oder Sie können separate CSV-Dateien erstellen, die jeweils Benutzer mit ähnlichen Rollen enthalten.
  7. Wählen Sie „Importieren“ aus, um die Benutzer in Ihr Konto einzuladen

    Benutzer importieren

Wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig ändern möchten, können Sie diese als Gruppe bearbeiten. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie in der Benutzerverwaltung Weitere Aktionen > Bulk-Update von Berechtigungen ...

    Das Fenster „Bulk-Update von Berechtigungen“ wird angezeigt.

    Bulk-Update von Berechtigungen

  2. Wählen Sie Benutzerliste generieren
  3. Öffnen Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang die erhaltene E-Mail und laden Sie die CSV-Datei über den Link herunter.
  4. In der CSV-Datei sehen Sie alle Ihre Benutzer sowie eine Spalte für jede Benutzerrolle. Um einem Benutzer eine Rolle zuzuteilen, geben Sie TRUE in die Zelle für diese Rolle ein. Um eine Rolle zu entfernen, geben Sie FALSE in die Zelle für diese Rolle ein.

    HINWEIS: Um Gruppenadministrator oder Ressourcen-Betrachter zu werden, muss der Benutzer ein lizenzierter Benutzer sein.
  5. Speichern Sie Ihre aktualisierte CSV-Datei und laden Sie sie durch Ziehen und Ablegen in das Feld im Fenster „Bulk-Update von Berechtigungen“ hoch.
  6. Wählen Sie Aktualisieren, um die Änderungen anzuwenden

Nun, da Sie die neue Datei hochgeladen haben, werden die Rollen der Benutzer aktualisiert.

HINWEIS: Dies kann nur verwendet werden, um die Rollen der Benutzer in Gruppen zu bearbeiten. Die Option kann nicht verwendet werden, um Namen, E-Mail-Adressen, Gruppen- oder Profilinformationen zu aktualisieren.

Bewährte Vorgehensweise: Stellen Sie sicher, dass die vorzunehmenden Änderungen geplant sind, bevor Sie eine Änderung an einer Gruppe von Benutzern vornehmen. Wenn Sie die Lizenzen vieler Benutzer auf die gleiche Weise ändern, versuchen Sie, diese Einzelpersonen zusammen zu gruppieren und alle Änderungen auf einmal anzuwenden. Wenn Sie Benutzer hinzufügen und mehrere Lizenztypen hinzufügen müssen, teilen Sie die Benutzer basierend auf dem Lizenztypen in verschiedene Gruppen auf.


Weitere Aktionen in der Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung gibt es einige weitere Aktionen, die Sie durch Auswahl von Weitere Aktionen oben links durchführen können.

Diese Aktion verwenden

Um Folgendes zu erreichen

Generieren von Berichten > Benutzerliste

Erstellt einen Bericht und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Bericht zu allen Benutzern und ihren zugewiesenen Rollen in Ihrem Konto.

Generieren von Berichten > Blattzugriff

Erstellt einen Bericht und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Bericht zu allen Benutzern, für die Blätter in Ihrem Konto freigegeben sind, einschließlich ihrer Freigabeberechtigungsstufen. Dies umfasst externe Mitarbeiter, die nicht in der Benutzerverwaltung zu finden sind.

Generieren von Berichten > Veröffentlichte Elemente

Erstellt einen Bericht und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Bericht zu allen veröffentlichten Elementen in Ihrem Konto.

Generieren von Berichten > Anmeldehistorie

Erstellt einen Bericht und Sie erhalten eine E-Mail mit dem Bericht zu den letzten sechs Monaten der Anmeldehistorie für alle Benutzer in Ihrem Konto.

Zugriff auf Elemente widerrufen

Entfernen Sie eine E-Mail-Adresse von der Freigabe für alle Elemente in Ihrem Konto. Es kann sich hierbei um ein Mitglied Ihres Kontos oder einen externen Mitarbeiter handeln.

Darüber hinaus können Sie nach Benutzern suchen oder Filter unter Verwendung der Optionen rechts oben in der Benutzerverwaltung anwenden. Und Sie können die Benutzerliste nach Namen in alphabetischer Reihenfolge aufsteigend oder absteigend sortieren, indem Sie die Spaltenüberschrift Name und Kontakt auswählen.

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