Benutzerzusammenführung

Die Funktion zur Benutzerzusammenführung ermöglicht Systemadministratoren sowohl mit Enterprise- als auch mit Premier-Plänen die Zusammenführung von Benutzern, um doppelte Einträge zu vermeiden und zwei Benutzerprofile in einem zu kombinieren. Dies ist eine wertvolle Funktion für Organisationen, die mehrere E-Mail-Adressen pro Mitarbeiter haben.

In diesem Thema gehen wir die bewährten Vorgehensweisen für die effektive Nutzung der Funktion zur Benutzerzusammenführung durch, einschließlich der Navigation zu und des Zugriffs auf die Funktion zur Benutzerzusammenführung sowie der richtigen Strukturierung und des Hochladens von CSV-Dateien zur gleichzeitigen Zusammenführung mehrerer Smartsheet-Benutzer.

Admin Center: Konten mit der Benutzerzusammenführung kombinieren

Mit der Benutzerzusammenführung können Sie E-Mail-Adressen in Gruppen aktualisieren oder zwei Benutzerkonten in eines zusammenführen. Durch das Zusammenführen von Benutzerkonten werden automatisch alle Blätter, Berichte und Dashboards, Arbeitsbereiche und freigegebenen Informationen von zwei Konten in eines zusammengeführt.

Sie können die Benutzerzusammenführung für folgende Szenarien verwenden:

  • Führen Sie zwei Benutzerkonten in Ihrer Organisation zusammen, die derselben Person gehören. Eines dieser beiden Konten wurde möglicherweise aufgrund einer Änderung der E-Mail-Adresse oder der E-Mail-Domäne erstellt.
  • Aktualisieren Sie die primäre E-Mail-Adresse der Benutzer in Ihrer Organisation, sofern die E-Mail-Adresse nicht bereits mit einem Benutzer außerhalb Ihrer Organisation verknüpft ist. (Wenn eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits als eigenes Smartsheet-Benutzerkonto vorliegt, muss dieses Benutzerkonto ein Mitglied Ihrer Organisation sein.)
  • Aktualisieren Sie die E-Mail-Domänen der Benutzer in Ihrer Organisation. Die Domänenaktualisierung könnte das Ergebnis eines Mergers, einer Übernahme, einer Veräußerung, eines Brandings oder einer Konsolidierung sein.

Bevor Sie beginnen: Domänen validieren und aktivieren

Bevor Sie die Benutzerzusammenführung nutzen können, müssen Sie die mit den zusammenzuführenden E-Mail-Adressen verknüpften E-Mail-Domänen validieren und aktivieren.

Die Benutzerzusammenführung erfordert eine Domänenvalidierung und -aktivierung, aber UAP kann deaktiviert werden.

Wenn für eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits ein Benutzerkonto vorliegt, muss dieses Konto ein Mitglied Ihrer Organisation in Ihrer Benutzerliste sein.

Das Benutzerkonto existiert möglicherweise bereits und ist eventuell nicht unter Benutzerverwaltung aufgeführt, wenn der Benutzer aus dem Konto gelöscht oder ein Blatt für ihn freigegeben wurde.

Weitere Informationen zur Domänenvalidierung finden Sie unter Benutzer automatisch mit dem automatisierten Benutzer-Provisioning zu einem Enterprise-Konto hinzufügen.

Die Vorlage zur Benutzerzusammenführung herunterladen und konfigurieren

  1. Melden Sie sich am Admin Center unter https://admin.smartsheet.com mit den aktuellen Anmeldedaten für Ihr Smartsheet-Konto an
  2. Wählen Sie auf der Seite „Benutzerverwaltung“ Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen

    Benutzer zusammenführen
  3. Klicken Sie im Fenster Benutzer zusammenführen auf Download, um die Vorlagendatei herunterzuladen (Sie werden sie für die Zusammenführung verwenden).Download zur Benutzerzusammenführung
  4. Geben Sie Folgendes in die heruntergeladene Vorlage ein:
    • Geben Sie in die Spalte Aktuelle E-Mail-Adresse für die Anmeldung die E-Mail-Adressen der entsprechenden Konten ein, die zusammengeführt und geschlossen werden sollten.
    • Geben Sie in die Spalte Ersatz-E-Mail-Adresse für die Anmeldung die primären E-Mail-Adressen der Konten ein, die Sie beibehalten möchten.

      E-Mail-Adresse für die Benutzerzusammenführung
  5. Speichern Sie die fertige Datei und behalten Sie das CSV-Format bei.

Es hat sich bewährt, sicherzustellen, dass die E-Mail-Adressen in jedem Paar zu derselben Person gehören.

Sie können bis zu 500 Paare von E-Mail-Adressen in einer Datei angeben. Wenn Sie mehr als 500 Paare von E-Mail-Adressen aktualisieren möchten, müssen Sie weitere Dateien für die Zusammenführung hochladen.

Wenn eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits als eigenes Smartsheet-Benutzerkontro vorliegt, muss dieses Benutzerkonto ein Mitglied Ihrer Organisation sein.

Nach der Zusammenführung entspricht die primäre E-Mail-Adresse des beibehaltenen Kontos dem Wert in der Spalte „Ersatz-E-Mail-Adresse für die Anmeldung“ und der Wert in der Spalte „Aktuelle E-Mail-Adresse für die Anmeldung“ wird als alternative E-Mail-Adresse für das Konto beibehalten. 

Vorschau anzeigen und die Zusammenführung anwenden

  1. Melden Sie sich am Admin Center unter https://admin.smartsheet.com mit den aktuellen Anmeldedaten für Ihr Smartsheet-Konto an
  2. Wählen Sie auf der Seite „Benutzerverwaltung“ Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen.
  3. Laden Sie im Fenster Benutzer zusammenführen die aktualisierte Datei hoch und wählen Sie Vorschau der Zusammenführung.Vorschau der Zusammenführung

    Durch die Vorschau der Zusammenführung werden die E-Mail-Adressen auf mögliche Fehler geprüft, wie z. B. ungültige E-Mail-Adressen, doppelte Einträge, ungeprüfte Domänen usw. Einträge, die nicht bereit zur Zusammenführung sind, werden nicht angewendet und ein Fix zur Behebung wird in der Spalte Empfehlung angezeigt.

    Bildschirm Vorschau der Zusammenführung

  4. Wählen Sie Zusammenführung anwenden, wenn Sie bereit sind.

    Sie sehen eine Bestätigungsnachricht, die angibt, dass die Benutzerzusammenführung durchgeführt wird.

    Bestätigung der Zusammenführung
  5. Wenn die Benutzerzusammenführung abgeschlossen ist, erhalten die betreffenden Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail, die sie über die Änderungen benachrichtigt.

    Sie erhalten auch eine E-Mail mit einem Link zu einem Bericht zu den Ergebnissen der Benutzerzusammenführung. Die Ergebnisse der Benutzerzusammenführung umfassen folgende Informationen:
    • Aktuelle E-Mail-Adresse für die Anmeldung ist die zusammengeführte E-Mail-Adresse.
    • Ersatz-E-Mail-Adresse für die Anmeldung ist die E-Mail-Adresse, die beibehalten wurde.
    • Ergebnis zeigt, ob die Zusammenführung für einen bestimmten Benutzer erfolgreich war.
    • Messzahlen zur Anzeige der Anzahl an Rollen, der Elemente im Eigentum, der freigegebenen Elemente und der Gruppenmitgliedschaften für das beibehaltene Konto.

Zusammenfassung der Benutzerzusammenführung

Das war’s! Sie haben die Benutzerzusammenführung abgeschlossen.

In einer Benutzerzusammenführung enthaltene Elemente

Nach Abschluss werden folgende Elemente aus dem geschlossenen Konto im beibehaltenen Konto zusammengeführt:

  • Alle Blätter, Berichte, Arbeitsbereiche und Dashboards, die im Eigentum des Benutzers sind oder für ihn freigegeben wurden.
  • Gruppen im Eigentum des Benutzers
  • Gruppenmitgliedschaft
  • Rollen (lizenzierter Benutzer, Gruppenadministrator, Systemadministrator, Ressourcen-Betrachter usw.)
  • Alternative E-Mail-Adressen
  • Profilinformationen

Alle anderen Elemente, die von der Zusammenführung ausgeschlossen sind.

Elemente, die nicht zusammengeführt werden, sind unter anderem:

  • Automatisierungs-Workflows
  • Kontakte
  • Connectors
  • Favoriten
  • API-Token* 

* Da API-Token für Integrationen und Premium-Anwendungen wie Control Center und die Kalender-App verwendet werden, müssen sich Benutzer für diese Anwendungen erneut authentifizieren.

Rückgängigmachen der Benutzerzusammenführung

Wenn Probleme auftreten oder Sie die Benutzerzusammenführung für beliebige Konten rückgängig machen möchten, markieren Sie die Zeilen in der Datei zur Benutzerzusammenführung, für die Sie die Zusammenführung rückgängig machen möchten, und wenden Sie sich dann an unser Supportteam. Senden Sie dabei auch Ihre Datei zur Benutzerzusammenführung als Anlage.

Der Smartsheet-Support kontaktiert Sie zur Bestätigung der Anforderung, bevor wir die Änderungen durchführen.

Eine Benutzerzusammenführung kann nur rückgängig gemacht werden, wenn sie innerhalb der letzten sieben Tage durchgeführt wurde.

Ein Rückgängigmachen versetzt Benutzerkonten nicht vollständig in ihren ursprünglichen Zustand vor der Zusammenführung zurück. Nur die zusammengeführten Elemente werden wiederhergestellt. Möglicherweise müssen sich die Benutzer erneut bei Premium-Anwendungen authentifizieren, automatisierte Workflows reparieren oder andere Aktionen durchführen.