Benutzerzusammenführung

Mit der Benutzerzusammenführung können Sie E-Mail-Adressen in Gruppen aktualisieren oder zwei Benutzerkonten in eines zusammenführen. Wenn Sie Benutzerkonten zusammenführen, werden automatisch alle Blätter, Berichte, Dashboards, Arbeitsbereiche und Freigabeinformationen von zwei Konten in eines übertragen.

Haben Sie einen Business- oder Pro-Plan? Sie müssen zuerst an das Konto, das Sie behalten möchten, Elemente übertragen. Anschließend müssen Sie das andere Konto löschen. 

Sie können die Benutzerzusammenführung für folgende Szenarien verwenden:

• Führen Sie zwei Benutzerkonten in Ihrer Organisation zusammen, die zur selben Person gehören. Eines der Konten wurde möglicherweise aufgrund einer Änderung der E-Mail-Adresse oder der E-Mail-Domäne erstellt.
• Aktualisieren Sie die primäre E-Mail-Adresse von Benutzern in Ihrer Organisation, es sei denn, die E-Mail-Adresse ist bereits einem Benutzer außerhalb Ihrer Organisation zugewiesen.
  Falls eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits ein eigenes Smartsheet-Benutzerkonto hat, muss dieses Benutzerkonto zu Ihrer Organisation gehören.
• Aktualisieren Sie E-Mail-Domänen von Benutzern in Ihrer Organisation. Die Aktualisierung der Domäne kann möglicherweise im Zuge einer Fusion, Übernahme, Veräußerung, Markenstrategie oder Konsolidierung erfolgen.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie die Benutzerzusammenführung nutzen können, müssen Sie alle mit den zusammenzuführenden E-Mail-Adressen verknüpften E-Mail-Domänen validieren und aktivieren.

Es darf sich bei einem der zusammenzuführenden Konten nicht um das Konto des Systemadministrators handeln, der die Benutzerzusammenführung durchführt. Ein anderer Systemadministrator muss eine Benutzerzusammenführung des Kontos eines Systemadministrators durchführen.

Alle Domänen validieren und aktivieren

Für die Benutzerzusammenführung muss die Domäne validiert und aktiviert werden. Die Funktion „Automatisiertes Benutzer-Provisioning“ (User Auto Provisioning, UAP) kann jedoch deaktiviert werden.

Falls eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits ein Benutzerkonto hat, muss dieses Benutzerkonto in der Benutzerliste zu Ihrer Organisation gehören.

Das Benutzerkonto kann bereits vorhanden sein, aber nicht in der Benutzerverwaltung aufgeführt werden, wenn der Benutzer aus einem Konto gelöscht oder für ein Blatt freigegeben wurde. Laden Sie den Benutzer zu Ihrem Konto ein, um die Zusammenführung durchführen zu können. Der Benutzer muss die Einladung zum Hinzufügen zu Ihrer Organisation als aktives Mitglied annehmen.

Entfernen von Premium-App-Funktionen

Ist für eines der Konten, die Sie zusammenführen möchten, eine Premium-App-Funktion aktiviert, entfernen Sie zuerst diese Berechtigungen, bevor Sie die Konten zusammenführen. Sie können Premium-App-Funktionen erneut zuweisen, nachdem die Konten zusammengeführt wurden.

Herunterladen und Konfigurieren der Vorlage für die Benutzerzusammenführung

1. Melden Sie sich am Admin Center unter https://admin.smartsheet.com mit den aktuellen Anmeldedaten für Ihr Smartsheet-Konto an.
2. Wählen Sie Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen.
   
   
3. Um die Vorlagendatei herunterzuladen, wählen Sie Herunterladen aus. 
   Sie verwenden die Vorlage für die Benutzerzusammenführung.
4. Geben Sie in der heruntergeladenen Vorlage Folgendes ein:
   • Geben Sie unter Aktuelle E-Mail-Adresse für die Anmeldung die E-Mail-Adressen der entsprechenden Konten ein, die zusammengeführt und geschlossen werden sollen.
   • Geben Sie in der Spalte Ersatz-E-Mail-Adresse für die Anmeldung die primären E-Mail-Adressen der Konten ein, die Sie behalten möchten.
     
     
5. Speichern Sie die fertige Datei und behalten Sie das CSV-Format bei.

Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen in jedem Paar zur gleichen Person gehören.

Sie können bis zu 500 E-Mail-Adresspaare in einer Datei angeben. Wenn Sie mehr als 500 E-Mail-Adresspaare aktualisieren müssen, müssen Sie weitere Dateien für die Zusammenführung hochladen.

Falls eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits ein eigenes Smartsheet-Benutzerkonto hat, muss dieses Benutzerkonto zu Ihrer Organisation gehören.

Nach dem Zusammenführen entspricht die primäre E-Mail-Adresse des beibehaltenen Kontos dem Wert in der Spalte Ersatz-Anmelde-E-Mail-Adresse. Der Wert in der Spalte Aktuelle Anmelde-E-Mail-Adresse wird als alternative E-Mail-Adresse im Konto beibehalten.

Vorschau anzeigen und Zusammenführung anwenden

1. Melden Sie sich am Admin Center unter https://admin.smartsheet.com mit den aktuellen Anmeldedaten für Ihr Smartsheet-Konto an.
2. Wählen Sie auf der Seite „Benutzerverwaltung“ Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen aus.
3. Laden Sie die aktualisierte Datei hoch und wählen Sie Vorschau der Zusammenführung aus.

   Vorschau für Zusammenführung anzeigen überprüft die E-Mail-Adressen auf potenzielle Probleme wie ungültige E-Mail-Adressen, doppelte Einträge, nicht validierte Domänen und vieles mehr. Einträge, die nicht für das Zusammenführen bereit sind, werden nicht angewendet. In der Spalte Empfehlung wird eine mögliche Problembehebung angezeigt.
   
   

4. Wählen Sie Zusammenführung anwenden, sobald Sie bereit sind.
   
   Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt, die darauf hinweist, dass das Zusammenführen von Benutzern durchgeführt wird.
   
   

5. Sobald das Zusammenführen der Benutzer abgeschlossen ist, erhalten die betroffenen Benutzer eine Bestätigung per E-Mail, in der Sie auf die Änderungen hingewiesen werden.

   Sie erhalten außerdem eine E-Mail mit einem Link zum Bericht der Ergebnisse zur Benutzerzusammenführung. Die Ergebnisse der Benutzerzusammenführung enthalten Folgendes:

   • Die Aktuelle Anmelde-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die zusammengeführt wurde.
   • Die Ersatz-Anmelde-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die beibehalten wurde.
   • Das Ergebnis zeigt an, ob die Zusammenführung für einen bestimmten Benutzer erfolgreich war.
   • Messzahlen zeigen eine Anzahl von Rollen, eigenen Objekten, freigegebenen Objekten und Gruppenmitgliedschaften für das beibehaltene Konto an.

Damit ist die Benutzerzusammenführung abgeschlossen.

In einer Benutzerzusammenführung enthaltene Elemente

Smartsheet folgt bei der Benutzerzusammenführung folgender Logik: 

1. Besitzt ein Benutzer sowohl lizenzierte als auch nicht lizenzierte Konten, schließt Smartsheet das nicht lizenzierte Konto. 
   • Smartsheet überträgt alle Assets von einem nicht lizenzierten Konto zum lizenzierten Konto. 
2. Besitzt ein Benutzer zwei lizenzierte Konten, behält Smartsheet das ältere Konto bei und schließt das neuere Konto.

Nach Abschluss des Vorgangs überträgt Smartsheet die folgenden Objekte vom geschlossenen Konto zum beibehaltenen Konto:

• Alle Blätter, Berichte, Arbeitsbereiche und Dashboards, die für den Benutzer freigegeben oder in dessen Besitz sind.
• Gruppen im Besitz des Benutzers
• Gruppenmitgliedschaft
• Rollen (z. B. Lizenzierte Benutzer, Gruppenadministratoren, Systemadministratoren, Ressourcen-Betrachter etc.)
• Alternative E-Mail-Adressen
• Profilinformation

Bei der Benutzerzusammenführung verschiebt das System Objekte aus einem Arbeitsbereich in den Ordner Übertragen von.

Wichtige Informationen

Smartsheet fordert Benutzer, die Smartsheet noch nicht verwenden, zur Erstellung eines Kontos auf, wenn sie Folgendes erhalten haben:

• Eine Einladung zum Bearbeiten oder Anzeigen eines Smartsheet-Elements
• Eine Warnung von einem automatisierten Arbeitsablauf oder einem anderen Trigger 

Stellen Sie Folgendes sicher, um zu vermeiden, dass Connector-Arbeitsabläufe und API-Token verloren gehen, wenn Sie Konten zusammenführen:

• Das Konto, das Sie behalten möchten, ist lizenziert 
• Das zu schließende Konto ist nicht lizenziert.

Bei einer Benutzerzusammenführung nicht betroffene Objekte

• Automatisierungsabläufe
• Kontakte
• Connectors
• Favoriten
• API-Token* 

* API-Token werden für Integrationen und Premium-Anwendungen wie Control Center und die Kalender-App verwendet. Benutzer müssen diese Apps möglicherweise erneut authentifizieren, um sie zu verwenden.

Aufheben der Benutzerzusammenführung

Sollten Sie bei der Benutzerzusammenführung Probleme haben oder sie für bestimmte Konten aufheben müssen, markieren Sie die Zeilen in der Datei für die Benutzerzusammenführung, die Sie aufheben müssen, und wenden Sie sich an den Smartsheet-Support. Senden Sie dabei auch Ihre Datei zur Benutzerzusammenführung als Anlage.

Der Smartsheet-Support kontaktiert Sie zur Bestätigung der Anforderung, bevor wir die Änderungen durchführen.

Eine Benutzerzusammenführung kann nur rückgängig gemacht werden, wenn sie innerhalb der letzten sieben Tage durchgeführt wurde.

Eine Rückgängigmachung versetzt Benutzerkonten nicht vollständig in ihren ursprünglichen Zustand vor der Zusammenführung. Nur die zusammengeführten Elemente werden wiederhergestellt. Möglicherweise müssen sich die Benutzer erneut bei Premium-Anwendungen authentifizieren, automatisierte Workflows reparieren oder andere Aktionen durchführen.