Die Funktion zur Benutzerzusammenführung ermöglicht Systemadministratoren sowohl mit Enterprise- als auch mit Premier-Plänen die Zusammenführung von Benutzern, um doppelte Einträge zu vermeiden und zwei Benutzerprofile in einem zu kombinieren. Dies ist eine wertvolle Funktion für Organisationen, die mehrere E-Mail-Adressen pro Mitarbeiter haben.
In diesem Thema gehen wir die bewährten Vorgehensweisen für die effektive Nutzung der Funktion zur Benutzerzusammenführung durch, einschließlich der Navigation zu und des Zugriffs auf die Funktion zur Benutzerzusammenführung sowie der richtigen Strukturierung und des Hochladens von CSV-Dateien zur gleichzeitigen Zusammenführung mehrerer Smartsheet-Benutzer.
Admin Center: Konten mit der Benutzerzusammenführung kombinieren
Überblick
Sie können die Benutzerzusammenführung für folgende Szenarien verwenden:
- Führen Sie zwei Benutzerkonten in Ihrem Plan zusammen, die derselben Person gehören. Eines der Konten wurde möglicherweise aufgrund einer Änderung der E-Mail-Adresse oder der E-Mail-Domäne erstellt.
Aktualisieren Sie die primäre E-Mail-Adresse von Benutzer*innen in Ihrem Plan, sofern die E-Mail-Adresse nicht bereits mit Benutzer*innen außerhalb Ihres Plans verknüpft ist.
Wenn eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits als eigenes Smartsheet-Benutzerkonto vorliegt, muss dieses Benutzerkonto Mitglied Ihres Plans sein.
- Aktualisieren Sie die E-Mail-Domänen der Benutzer*innen in Ihrem Plan. Die Aktualisierung der Domäne kann möglicherweise im Zuge einer Fusion, Übernahme, Veräußerung, Markenstrategie oder Konsolidierung erfolgen.
Voraussetzungen
Bevor Sie die Benutzerzusammenführung nutzen können, müssen Sie alle mit den zusammenzuführenden E-Mail-Adressen verknüpften E-Mail-Domänen validieren und aktivieren. Es darf sich bei einem der zusammenzuführenden Konten nicht um das Konto des Systemadmins bzw. der Systemadmin handeln, der bzw. die die Benutzerzusammenführung durchführt. Ein*e andere*r Systemadmin muss eine Benutzerzusammenführung eines Systemadminkontos durchführen.
Alle Domänen validieren und aktivieren
Für die Benutzerzusammenführung muss die Domäne validiert und aktiviert werden. Die Funktion für automatisiertes Benutzer-Provisioning kann jedoch deaktiviert werden.
Falls eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits ein Benutzerkonto hat, muss dieses Benutzerkonto in der Benutzerliste zu Ihrer Organisation gehören.
Das Benutzerkonto kann bereits vorhanden sein, aber nicht unter Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) / Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) aufgeführt werden, wenn der*die Benutzer*in aus einem Konto gelöscht wurde oder wenn für ihn*sie ein Sheet freigegeben wurde. Laden Sie den*die Benutzer*in zu Ihrem Konto ein, um die Zusammenführung durchführen zu können. Benutzer*innen müssen die Einladung zum Hinzufügen zu Ihrem Plan als aktives Mitglied annehmen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, welchen Modelltyp Sie verwenden, finden Sie hier Informationen zur Bestimmung des Modells in Ihrem Plan.
Premium-App-Rollen entfernen
Ist für eines der Konten, die Sie zusammenführen möchten, eine Premium-App-Funktion aktiviert, entfernen Sie zuerst diese Berechtigungen, bevor Sie die Konten zusammenführen. Sie können Premium-App-Funktionen erneut zuweisen, nachdem die Konten zusammengeführt wurden.
Benutzer*innen aus Gruppen in einem anderen Plan entfernen
Wenn eines der Konten einer Gruppe außerhalb des aktuellen Plans angehört, entfernen Sie es zuerst aus dieser Gruppe, bevor Sie die Konten zusammenführen. Sie können das Konto nach dem Zusammenführen der Konten wieder zu dieser Gruppe hinzufügen.
Vorlage für die Benutzerzusammenführung herunterladen und konfigurieren
- Melden Sie sich bei Admin Center mit den aktuellen Anmeldedaten für Ihr Smartsheet-Konto an.
- Wählen Sie im Menü Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) oder Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) aus.
- Wählen Sie Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen … aus.
Um die Vorlagendatei herunterzuladen, wählen Sie Herunterladen aus.
Sie verwenden die Vorlage für die Benutzerzusammenführung.
- Geben Sie in der heruntergeladenen Vorlage Folgendes ein:
- Geben Sie unter Aktuelle E-Mail-Adresse für die Anmeldung die E-Mail-Adressen der entsprechenden Konten ein, die zusammengeführt und geschlossen werden sollen.
Geben Sie in der Spalte Ersatz-E-Mail-Adresse für die Anmeldung die primären E-Mail-Adressen der Konten ein, die Sie behalten möchten.
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Speichern Sie die fertige Datei und behalten Sie das CSV-Format bei.
Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen in jedem Paar derselben Person gehören.
Nach dem Zusammenführen entspricht die primäre E-Mail-Adresse des beibehaltenen Kontos dem Wert in der Spalte Ersatz-E-Mail-Adresse für die Anmeldung. Der Wert in der Spalte Aktuelle E-Mail-Adresse für die Anmeldung wird als alternative E-Mail-Adresse im Konto beibehalten.
Sie können bis zu 500 E-Mail-Adresspaare in einer Datei angeben. Wenn Sie mehr als 500 E-Mail-Adresspaare aktualisieren müssen, müssen Sie weitere Dateien für die Zusammenführung hochladen. Wenn eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits als eigenes Smartsheet-Benutzerkonto vorliegt, muss außerdem dieses Benutzerkonto Mitglied Ihres Plans sein.
Vorschau anzeigen und Zusammenführung anwenden
- Melden Sie sich bei Admin Center mit den aktuellen Anmeldedaten für Ihr Smartsheet-Konto an.
- Wählen Sie auf der Seite Benutzerverwaltung (altes Mitarbeitendenmodell) oder Benutzerrollen und Berichte (Benutzer-Abonnement-Modell) Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen … aus.
Laden Sie die aktualisierte Datei hoch und wählen Sie Vorschau der Zusammenführung aus.
Die Option Vorschau der Zusammenführung überprüft die E-Mail-Adressen auf Probleme wie ungültige E-Mail-Adressen, doppelte Einträge, nicht validierte Domänen und vieles mehr. Einträge, die nicht Bereit zur Zusammenführung sind, werden nicht angewendet. In der Spalte Empfehlung wird eine mögliche Problembehebung angezeigt.
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- Wählen Sie Zusammenführung anwenden aus, sobald Sie bereit sind. Eine Bestätigungsmeldung wird angezeigt, die darauf hinweist, dass die Benutzerzusammenführung durchgeführt wird.
Sobald die Benutzerzusammenführung abgeschlossen ist, erhalten die betroffenen Benutzer*innen eine Bestätigung per E-Mail, in der Sie auf die Änderungen hingewiesen werden.
Sie erhalten außerdem eine E-Mail mit einem Link zum Bericht der Ergebnisse zur Benutzerzusammenführung. Die Ergebnisse der Benutzerzusammenführung enthalten Folgendes:
- Die Aktuelle Anmelde-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die zusammengeführt wurde.
- Die Ersatz-Anmelde-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die beibehalten wurde.
- Das Ergebnis zeigt an, ob die Zusammenführung für einen bestimmten Benutzer erfolgreich war.
- Messzahlen zeigen eine Anzahl von Rollen, eigenen Elementen, freigegebenen Elementen und Gruppenmitgliedschaften für das beibehaltene Konto an.
In einer Benutzerzusammenführung enthaltene Elemente
Gruppenmitgliedschaften außerhalb des bestehenden Plans sind nicht inbegriffen und müssen manuell verwaltet werden. Informieren Sie sich über die Voraussetzungen.
Smartsheet folgt bei der Benutzerzusammenführung folgender Logik:
Befolgen Sie die Anweisungen für Ihr Modell. Sie sind sich nicht sicher, welches Modell Ihr Plan nutzt? Überprüfen Sie, ob es in Admin Center eine Seite „Ausgleich verwalten“ gibt. Gibt es eine solche Seite, dann verwendet Ihr Plan das Benutzer-Abonnement-Modell. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Übersicht über das Benutzer-Abonnement-Modell.
Altes Mitarbeitendenmodell
- Besitzt ein*e Benutzer*in sowohl lizenzierte als auch unlizenzierte Konten, schließt Smartsheet das nicht lizenzierte Konto.
- Smartsheet überträgt alle Assets von einem nicht lizenzierten Konto zum lizenzierten Konto.
- Besitzt ein*e Benutzer*in zwei lizenzierte Konten, behält Smartsheet das ältere Konto bei und schließt das neuere Konto.
Benutzer-Abonnement-Modell
- Besitzt ein*e Benutzer*in sowohl ein Mitglieds- als auch ein Betrachterkonto, schließt Smartsheet das Betrachterkonto.
- Smartsheet überträgt alle Assets vom Betrachterkonto zum Mitgliedskonto.
- Besitzt ein*e Benutzer*in zwei Mitgliederkonten, behält Smartsheet das ältere Konto bei und schließt das neuere Konto.
Nach Abschluss des Vorgangs überträgt Smartsheet die folgenden Elemente vom geschlossenen Konto zum beibehaltenen Konto:
- Alle Sheets, Berichte, Arbeitsbereiche und Dashboards, auf die der*die Benutzer*in Zugriff hat
- Gruppen im Besitz des Benutzers bzw. der Benutzerin
- Gruppenmitgliedschaft
- Rollen
- Alternative E-Mail-Adressen
- Profilinformation
Bei der Benutzerzusammenführung verschiebt das System Elemente aus einem Arbeitsbereich in den Ordner Übertragen von.
Wichtige Informationen
Smartsheet fordert Benutzer, die Smartsheet noch nicht verwenden, zur Erstellung eines Kontos auf, wenn sie Folgendes erhalten haben:
- Eine Einladung zum Bearbeiten oder Anzeigen eines Smartsheet-Elements
- Eine Warnung von einem automatisierten Arbeitsablauf oder einem anderen Trigger
Stellen Sie Folgendes sicher, um zu vermeiden, dass Connector-Arbeitsabläufe und API-Token verloren gehen, wenn Sie Konten zusammenführen:
- Das Konto, das Sie behalten möchten, ist lizenziert (altes Mitarbeitendenmodell) oder Mitglied (Benutzer-Abonnement-Modell)
- Das Konto, das geschlossen werden soll, ist unlizenziert (altes Mitarbeitendenmodell) oder ein*e Betrachter*in (Benutzer-Abonnement-Modell)
Bei einer Benutzerzusammenführung nicht betroffene Elemente
- Automatisierungsabläufe
- Kontakte
- Connectors
- Favoriten
- API-Token*
* API-Token werden für Integrationen und Premium-Anwendungen wie Control Center und Calendar App verwendet. Benutzer*innen müssen diese Apps möglicherweise erneut authentifizieren, um sie zu verwenden.
Benutzerzusammenführung aufheben
Sollten Sie bei der Benutzerzusammenführung Probleme haben oder sie für bestimmte Konten rückgängig machen müssen, markieren Sie die Zeilen in der Datei für die Benutzerzusammenführung, die Sie rückgängig machen müssen, und kontaktieren Sie den Smartsheet-Support. Hängen Sie die Datei für die Benutzerzusammenführung an die Support-Anforderung an.
Der Smartsheet-Support wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Anforderung zu bestätigen, bevor die Änderungen vorgenommen werden.
Eine Benutzerzusammenführung kann nur rückgängig gemacht werden, wenn sie innerhalb der letzten sieben Tage durchgeführt wurde.
Eine Rückgängigmachung versetzt Benutzerkonten nicht vollständig in ihren ursprünglichen Zustand vor der Zusammenführung. Nur die zusammengeführten Elemente können wiederhergestellt werden. Benutzer*innen müssen sich möglicherweise erneut für Premium-Anwendungen authentifizieren, automatisierte Workflows reparieren oder andere Aktionen durchführen.