Die Funktion zur Benutzerzusammenführung ermöglicht Systemadministratoren sowohl mit Enterprise- als auch mit Premier-Plänen die Zusammenführung von Benutzern, um doppelte Einträge zu vermeiden und zwei Benutzerprofile in einem zu kombinieren. Dies ist eine wertvolle Funktion für Organisationen, die mehrere E-Mail-Adressen pro Mitarbeiter haben.
In diesem Thema gehen wir die bewährten Vorgehensweisen für die effektive Nutzung der Funktion zur Benutzerzusammenführung durch, einschließlich der Navigation zu und des Zugriffs auf die Funktion zur Benutzerzusammenführung sowie der richtigen Strukturierung und des Hochladens von CSV-Dateien zur gleichzeitigen Zusammenführung mehrerer Smartsheet-Benutzer.
Admin Center: Kombinieren Sie Konten mit der Benutzerzusammenführung
Mit „Benutzerzusammenführung“ können Sie viele E-Mail-Adressen auf einmal aktualisieren oder zwei Benutzerkonten zusammenführen. Wenn Sie Benutzerkonten zusammenführen, werden automatisch alle Blätter, Berichte, Dashboards, Arbeitsbereiche und Freigabeinformationen von zwei Konten in eines übermittelt.
Haben Sie einen Business- oder Pro-Plan? Sie müssen zuerst Objekte übermitteln an das Konto, das Sie behalten möchten. Löschen Sie anschließend das andere Konto.
Szenarien für die Verwendung der Benutzerzusammenführung:
- Führen Sie zwei Benutzerkonten in Ihrer Organisation zusammen, die zur selben Person gehören. Eines der Konten wurde möglicherweise aufgrund einer E-Mail-Änderung oder einer E-Mail-Domänen-Änderung erstellt.
- Aktualisieren Sie die primäre E-Mail-Adresse von Benutzern in Ihrer Organisation, es sei denn, die E-Mail-Adresse ist bereits einem Benutzer außerhalb Ihrer Organisation zugewiesen.
Falls eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits ein eigenes Smartsheet-Benutzerkonto hat, muss dieses Benutzerkonto zu Ihrer Organisation gehören. - Aktualisieren Sie E-Mail-Domänen von Benutzern in Ihrer Organisation. Das Update der Domäne könnte im Zuge einer Fusion, Übernahme, Veräußerung, Markenstrategie oder Konsolidierung erfolgen.
Bevor Sie loslegen
Validieren und aktivieren aller Domänen
Bevor Sie die Benutzerzusammenführung verwenden können, müssen Sie alle E-Mail-Domänen in Zusammenhang mit E-Mail-Adressen, die zusammengeführt werden sollen, validieren und aktivieren.
Für die Benutzerzusammenführung muss die Domäne validiert und aktiviert werden. Die Funktion „User Auto Provisioning“ (UAP) kann jedoch deaktiviert werden.
Falls eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits ein Benutzerkonto hat, muss dieses Benutzerkonto in der Benutzerliste bereits zu Ihrer Organisation gehören.
Das Benutzerkonto gibt es möglicherweise bereits, doch es ist nicht in der Benutzerverwaltung aufgelistet, wenn es aus einem Konto gelöscht oder für ein Blatt freigegeben wurde. Laden Sie den Benutzer zu Ihrem Konto ein, um die Zusammenführung durchführen zu können. Der Benutzer muss die Einladung zum Hinzufügen zu Ihrer Organisation als aktives Mitglied annehmen.
Entfernen von Premium-App-Funktionen
Ist für eines der Konten, die Sie zusammenführen möchten, eine Premium-App-Funktion aktiviert, entfernen Sie zuerst diese Berechtigungen, bevor Sie die Konten zusammenführen. Sie können Premium-App-Funktionen erneut zuweisen, nachdem die Konten zusammengeführt wurden.
Herunterladen und Konfigurieren der Vorlage für die Benutzerzusammenführung
- Melden Sie sich mit Ihren aktuellen Smartsheet-Anmeldeinformationen unter https://admin.smartsheet.com an.
- Wählen Sie Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen aus.
- Wählen Sie zum Herunterladen der Vorlage Herunterladen aus.
Sie verwenden die Vorlage für das Zusammenführen der Benutzer.
- Geben Sie in der heruntergeladenen Vorlage Folgendes ein:
- Geben Sie unter Aktuelle Anmelde-E-Mail-Adresse die E-Mail-Adressen der entsprechenden Konten ein, die zusammengeführt und geschlossen werden sollen.
- Geben Sie in der Spalte Ersatz-Anmelde-E-Mail-Adresse die primären E-Mail-Adressen der Konten ein, die Sie behalten möchten.
- Speichern Sie die fertige Datei und behalten Sie das CSV-Format bei.
Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adressen in jedem Paar zur gleichen Person gehören.
Sie können bis zu 500 E-Mail-Adresspaare in einer Datei angeben. Wenn Sie mehr als 500 E-Mail-Adresspaare aktualisieren müssen, müssen Sie weitere Dateien für die Zusammenführung hochladen.
Falls eine eingegebene E-Mail-Adresse bereits ein eigenes Smartsheet-Benutzerkonto hat, muss dieses Benutzerkonto zu Ihrer Organisation gehören.
Nach dem Zusammenführen entspricht die E-Mail-Adresse des behaltenen Kontos dem Wert in der Spalte Ersatz-Anmelde-E-Mail-Adresse. Der Wert in der Spalte Aktuelle Anmelde-E-Mail-Adresse wird als alternative E-Mail-Adresse im Konto behalten.
Vorschau für die Zusammenführung anzeigen und anwenden
- Melden Sie sich mit Ihren aktuellen Smartsheet-Anmeldeinformationen unter https://admin.smartsheet.com an.
- Wählen Sie auf der Seite „Benutzerverwaltung“ Weitere Aktionen > Benutzer zusammenführen aus.
- Laden Sie die aktualisierte Datei hoch und wählen Sie Vorschau für Zusammenführung anzeigen aus.
Vorschau für Zusammenführen anzeigen überprüft die E-Mail-Adressen auf potenzielle Probleme wie ungültige E-Mail-Adressen, doppelte Einträge, nicht validierte Domänen und vieles mehr. Einträge, die nicht für das Zusammenführen bereit sind, werden nicht angewendet. In der Spalte Empfehlung wird eine mögliche Problembehebung angezeigt.
- Wählen Sie Zusammenführung anwenden, sobald Sie bereit sind.
Es wird Ihnen eine Bestätigungsnachricht angezeigt, die darauf hinweist, dass das Zusammenführen von Benutzern durchgeführt wird.
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Sobald das Zusammenführen der Benutzer abgeschlossen ist, erhalten die betroffenen Benutzer eine Bestätigung per E-Mail, in der Sie auf die Änderungen hingewiesen werden.
Sie erhalten außerdem eine E-Mail mit einem Link zum Bericht der Ergebnisse zur Benutzerzusammenführung. Die Ergebnisse der Benutzerzusammenführung enthalten Folgendes:
- Die Aktuelle Anmelde-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die zusammengeführt wurde.
- Die Ersatz-Anmelde-E-Mail-Adresse ist die E-Mail-Adresse, die beibehalten wurde.
- Das Ergebnis zeigt an, ob die Zusammenführung für einen bestimmten Benutzer erfolgreich war.
- Metriken zeigen eine Anzahl von Rollen, eigenen Objekten, freigegebenen Objekten und Gruppenmitgliedschaften für das behaltene Konto an.
Sie sind fertig, die Benutzerzusammenführung wurde abgeschlossen.
Bei einer Benutzerzusammenführung betroffene Objekte
Smartsheet folgt bei der Benutzerzusammenführung folgender Logik:
- Besitzt ein Benutzer sowohl lizenzierte als auch nicht lizenzierte Konten, schließt Smartsheet das nicht lizenzierte Konto.
- Smartsheet übermittelt alle Assets von einem nicht lizenzierten Konto zu einem lizenzierten Konto.
- Besitzt ein Benutzer zwei lizenzierte Konten, behält Smartsheet das ältere Konto und schließt das neue.
Nach Abschluss des Vorgangs übermittelt Smartsheet die folgenden Objekte vom geschlossenen Konto an das beibehaltene Konto:
- Alle Blätter, Berichte, Arbeitsbereiche und Dashboards, die für den Benutzer freigegeben oder in dessen Besitz sind.
- Gruppen im Besitz des Benutzers
- Gruppenmitgliedschaft
- Rollen (z. B. Lizenzierte Benutzer, Gruppenadministratoren, Systemadministratoren, Ressourcen-Betrachter etc.)
- Alternative E-Mail-Adressen
- Profilinformation
Bei der Benutzerzusammenführung verschiebt das System Objekte aus einem Arbeitsbereich in den Ordner Übermittelt von.
Wichtige Informationen
Smartsheet fordert einen Benutzer, der Smartsheet noch nicht benutzt, dazu auf, ein Konto zu erstellen, wenn er Folgendes erhalten hat:
- Eine Einladung zum Bearbeiten oder Anzeigen eines Smartsheet-Objekts
- Eine Warnung von einem automatisierten Arbeitsablauf oder einem anderen Trigger
Stellen Sie Folgendes sicher, um zu vermeiden, dass Connector-Arbeitsabläufe und API-Tokens verloren gehen, wenn Sie Konten zusammenführen:
- Das behaltene Konto ist lizenziert
- Das zu schließende Konto ist nicht lizenziert
Bei einer Benutzerzusammenführung nicht betroffene Objekte
- Automatisierungsabläufe
- Kontakte
- Connectors
- Favoriten
- API-Token*
* API-Token werden für Integrationen und Premium-Anwendungen wie Control Center und die Kalender-App verwendet. Benutzer müssen diese Apps möglicherweise erneut authentifizieren, um sie zu verwenden.
Aufheben der Benutzerzusammenführung
Sollten Sie bei der Benutzerzusammenführung Probleme haben oder sie für bestimmte Konten aufheben müssen, markieren Sie die Zeilen in der Datei für die Benutzerzusammenführung, die Sie aufheben müssen und wenden Sie sich an den Smartsheet Support. Bitte hängen Sie die Datei für die Benutzerzusammenführung an die Support-Anfrage an.
Der Smartsheet Support wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Anfrage zu bestätigen, bevor die Änderungen vorgenommen werden.
Eine Benutzerzusammenführung kann nur dann rückgängig gemacht werden, wenn sie maximal sieben Tage zurück liegt.
Eine Aufhebung der Benutzerzusammenführung versetzt das Benutzerkonto nicht in den identischen Zustand wie vor der Zusammenführung. Es werden nur die zusammengeführten Objekte wiederhergestellt. Benutzer müssen Premium-Anwendungen möglicherweise neu authentifizieren, automatisierte Arbeitsabläufe korrigieren und sonstige Aktionen durchführen.