Administración de usuarios

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  • Business
  • Enterprise

El administrador del sistema es responsable de agregar, administrar y eliminar usuarios de su cuenta de múltiples usuarios de Smartsheet. Revise las prácticas recomendadas para configurar y administrar los usuarios de su cuenta.

Los administradores del sistema deben agregar usuarios con y sin licencia a su plan de múltiples usuarios para administrar de manera efectiva todos los usuarios de su plan.

Descripción general del Centro de administración

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RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Los administradores del sistema y los administradores de grupo pueden iniciar sesión en el Centro de administración

El Centro de administración permite que los administradores del sistema y los administradores de grupo administren y regulen su cuenta de Smartsheet. Utilice el Centro de administración para administrar usuarios, grupos y solicitudes de licencias, así como para acceder a una descripción general de la configuración de la cuenta.

Para acceder al Centro de administración, inicie sesión con sus credenciales de Smartsheet en https://admin.smartsheet.com/.

Página principal del Centro de administración

Cada vez que inicie sesión en el Centro de administración, se lo conducirá a la página principal, donde podrá ver un resumen de sus cuentas y usuarios, licencias restantes, tareas pendientes y configuración de la cuenta. Para obtener más información sobre cada una de las configuraciones globales de la cuenta, consulte Administrar la configuración global de la cuenta.

Centro de administración

Puede ver la configuración de la cuenta junto con el estado actual. Si la burbuja está llena, significa que la configuración está habilitada. Puede ocurrir que no pueda accederse a ciertas configuraciones, lo que se indica con el ícono de actualización , según su tipo de plan. También puede ver íconos de advertencia ubicados junto a las configuraciones que requieren de acción. Desplácese sobre la advertencia para obtener información sobre la configuración y cómo modificarla.

Seleccione el ícono del menú ubicado en el extremo superior izquierdo para ir a Administración de usuarios, Administración de grupos, Solicitudes de licencias o Información del plan y facturación.

Navegación

Para obtener información sobre la Administración de usuarios:

Para obtener información sobre la Administración de grupos:

Centro de administración: Administrar y usar grupos de contactos de Smartsheet.

Página de solicitudes de licencias

En la página Solicitudes de licencias, verá una lista de todos los usuarios gratuitos de su cuenta que han solicitado una licencia para crear hojas y otros tipos de contenidos. Esto incluye su nombre, dirección de correo electrónico, antigüedad de la solicitud y un mensaje por parte del solicitante, en caso de que lo hayan incluido. Puede rechazar u otorgar licencias con las acciones que se muestran a la derecha.

Solicitudes de licencias

Si habilitó el Descubrimiento de la cuenta, también verá las solicitudes de colaboradores externos en su dominio que desean unirse a su plan.

Centro de administración: Agregar, editar o desactivar usuarios

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RELATED CAPABILITIES

Who can use this capability?

Los administradores del sistema pueden iniciar sesión en el Centro de administración y acceder a la Administración de usuarios

Inicie sesión en el Centro de administración

Para acceder a la Administración de usuarios, inicie sesión en el Centro de administración y seleccione Administración de usuarios en el menú del extremo superior izquierdo.

 

Asigne más de un administrador del sistema a su cuenta por si el administrador del sistema principal no está disponible. Para obtener más información sobre los tipos de usuario, consulte Tipos de usuario a nivel de la cuenta de los planes de Negocios y Empresarial.   


Agregar o editar usuarios individuales

  1. Utilice el botón Agregar usuario en la parte superior izquierda de la página Administración de usuarios.
  2. Complete los detalles del usuario en el panel Agregar usuario a la izquierda.
  3. Seleccione Invitar para enviarle una invitación a ese usuario. El usuario deberá aceptar la invitación para convertirse en un miembro activo de su organización.

 

Para encontrar usuarios con un estado específico (sin licencia, activo, etc.), seleccione Mostrar todos los usuarios en la parte superior derecha y, luego, haga su selección. 

 

Errores al agregar usuarios

Un usuario puede pertenecer a varias cuentas, pero debe usar un correo electrónico único para cada una. Si invita a un usuario a su cuenta con un correo electrónico que ya está en uso en otra cuenta, recibirá el siguiente mensaje de error: Esta persona pertenece a otra cuenta. 

Para corregir esto, el usuario puede proporcionar una dirección de correo electrónico diferente y usted puede volver a invitarlo con la nueva dirección. Si no, el usuario puede pedirle al Administrador del sistema de su otra cuenta que lo retire del plan. Obtenga más información sobre cómo administrar direcciones de correo electrónico asociadas con la cuenta de Smartsheet.

Editar propiedades de los usuarios

Para editar usuarios individuales, seleccione un nombre de la lista de Administración de usuarios. Implemente los cambios en el panel Editar usuario a la izquierda. 

Use esta páginaPara esto
Información generalEditar el nombre y los roles del usuario, y los roles de las aplicaciones premium, y ver su dirección de correo electrónico principal
PerfilEditar el título, el departamento, la empresa, los números de teléfono y la categoría de trabajo del usuario
GruposMostrar los grupos de los que forma parte el usuario y ver los detalles del grupo o eliminarlos del grupo
Correos electrónicos alternativos*Agregar direcciones de correo electrónico alternativas a la cuenta del usuario o convertir una dirección de correo electrónico alternativa en la dirección principal 

* Los usuarios pueden eliminar direcciones de correo electrónico alternativas desde Administración de usuarios.

 

* Si añade una dirección de correo electrónico alternativa, se enviará un correo electrónico de confirmación a dicha dirección. El usuario debe confirmar el cambio antes de que se agregue correctamente el correo electrónico alternativo.

 

Seleccione el ícono Más en la parte superior derecha para acceder a acciones adicionales para el usuario.

Use esta opciónPara esto
Transferir elementos con propietario...Transfiere los elementos del usuario a otro usuario con licencia de su cuenta. Para obtener más información, consulte Cambiar la propiedad de una hoja, un informe o un panel.
Ver la membresía del grupo...Se visualizan los nombres de todos los grupos de contacto de los que forma parte el usuario. También puede eliminarlos de grupos específicos o ver los detalles del grupo.
Descargar el informe de acceso a las hojas...Descarga un archivo CSV de todas las hojas que se han compartido con el usuario dentro de su cuenta de Smartsheet.
Enviar correo electrónico de restablecimiento de contraseñaSi tiene la autenticación Correo electrónico + contraseña habilitada, se le envía al usuario un enlace para restablecer la contraseña.
Quitar de los gruposQuita al usuario de todos los grupos de su cuenta.
Quitar el uso compartidoQuitar el acceso de uso compartido del usuario a todas las hojas, informes, paneles y espacios de trabajo en su cuenta que no son propiedad del usuario.
Desactivar un usuarioRevocar el acceso de un usuario a Smartsheet y habilitar su licencia para que pueda reasignarse. El contenido que es propiedad del usuario se conserva en la estructura de propiedad existente y los administradores del sistema pueden transferir la propiedad de los recursos según sea necesario. Consulte Retirar, desactivar o reactivar usuarios.

 

Si añade una dirección de correo electrónico alternativa, se enviará un correo electrónico de confirmación a dicha dirección. El usuario debe confirmar el cambio antes de que se agregue correctamente el correo electrónico alternativo.

 

Smartsheet no reconoce las listas de distribución como direcciones de correo electrónico válidas para nuevas cuentas o como destinatarios para las comunicaciones automatizadas en un flujo de trabajo.


Permisos y funciones de los usuarios

Puede editar las funciones y los permisos de los usuarios para los conectores y las aplicaciones premium.

Si desea habilitar o revocar el acceso a los conectores y las aplicaciones premium en su cuenta, mueva el botón deslizante para cada usuario.

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Premium app toggles in Admin Center

Para hacer cambios de forma masiva en las funciones y los permisos, seleccione el menú desplegable Más acciones en la página Administración de usuarios.