Administración de usuarios

El administrador del sistema es responsable de agregar, administrar y eliminar usuarios de su cuenta de múltiples usuarios de Smartsheet. Revise las prácticas recomendadas para configurar y administrar los usuarios de su cuenta.

Los administradores del sistema deben agregar usuarios con y sin licencia a su plan de múltiples usuarios para administrar de manera efectiva todos los usuarios de su plan.

Descripción general del Centro de administración

El Centro de administración permite que los administradores del sistema y los administradores de grupo administren y regulen su cuenta de Smartsheet. Utilice el Centro de administración para administrar usuarios, grupos y solicitudes de licencias, así como para acceder a una descripción general de la configuración de la cuenta.

Para acceder al Centro de administración, inicie sesión con sus credenciales de Smartsheet en https://admin.smartsheet.com/.

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisos Los administradores del sistema y los administradores de grupo pueden iniciar sesión en el Centro de administración

Ícono de disponibilidad del plan La función está disponible con los planes de Negocios, Empresarial y Premier

Página principal

Cada vez que inicie sesión en el Centro de administración, se lo conducirá a la página principal, donde podrá ver un resumen de sus cuentas y usuarios, tareas pendientes y configuración de la cuenta. Para obtener más información sobre cada una de las configuraciones globales de la cuenta, consulte Administrar la configuración global de la cuenta.

Centro de administración

NOTA: Puede ver la configuración de la cuenta junto con el estado actual. Si la burbuja está llena, significa que la configuración está habilitada. Puede ocurrir que no pueda accederse a ciertas configuraciones, lo que se indica con el ícono de actualización , según su tipo de plan. También puede ver íconos de advertencia ubicados junto a las configuraciones que requieren de acción. Desplácese sobre la advertencia para obtener información sobre la configuración y cómo modificarla.

Seleccione el ícono del menú ubicado en el extremo superior izquierdo para ir a Administración de usuarios, Administración de grupos, Solicitudes de licencias o Información del plan y facturación.

Navegación

Para obtener información sobre la Administración de usuarios:

Para obtener información sobre la Administración de grupos:

Centro de administración: Administrar y usar grupos de contactos de Smartsheet.

Página de solicitudes de licencias

En la página Solicitudes de licencias, verá una lista de todos los usuarios gratuitos de su cuenta que han solicitado una licencia para crear hojas y otros tipos de contenidos. Esto incluye su nombre, dirección de correo electrónico, antigüedad de la solicitud y un mensaje por parte del solicitante, en caso de que lo hayan incluido. Puede rechazar u otorgar licencias con las acciones que se muestran a la derecha.

Solicitudes de licencias

NOTA: Si habilitó el Descubrimiento de la cuenta, también verá las solicitudes de colaboradores externos en su dominio que desean unirse a su plan.

Centro de administración: Añadir, editar y eliminar usuarios individuales con la Administración de usuarios

Las funciones de la Administración de usuarios en el Centro de administración le permiten agregar, eliminar y editar usuarios, ya sea de manera individual o en forma masiva. Asimismo, puede generar varios informes de usuario, transferir la propiedad de elementos y revocar el acceso por parte de usuarios externos a los elementos de uso compartido de Smartsheet de su cuenta.

CONSEJO: Con la Administración de usuarios, puede definir los roles y los tipos de usuarios de las personas que forman parte de su cuenta. Asimismo, es posible que usted quiera designar a más de un administrador del sistema para su cuenta en caso de que el administrador principal del sistema no esté disponible. Para obtener más información sobre los tipos de usuario, consulte Tipos de usuario a nivel de cuenta para planes de múltiples usuarios.

Para acceder a la Administración de usuarios, inicie sesión en el Centro de administración con sus credenciales de Smartsheet en https://admin.smartsheet.com/ y, luego, seleccione Administración de usuarios del menú ubicado en el extremo superior izquierdo.

Administración de usuarios

Quiénes pueden usar esta capacidad

Ícono de requisitos de permisos Los administradores del sistema pueden iniciar sesión en el Centro de administración y acceder a la Administración de usuarios

Ícono de disponibilidad del plan La función está disponible con los planes de Negocios, Empresarial y Premier

Agregar o editar usuarios individuales

Para agregar un usuario a su cuenta, seleccione el botón Agregar usuario ubicado en la parte superior izquierda de la página Administración de usuarios. Luego, complete los detalles del usuario en el panel Agregar usuario, que se abre a la izquierda. Una vez que haya completado los detalles, seleccione Invitar para enviar una invitación a dicho usuario.

NOTA: El usuario deberá aceptar la invitación antes de ser un miembro activo de su organización de manera oficial.

Para editar usuarios individuales, seleccione su nombre de la lista Administración de usuarios. En el panel de la izquierda Editar usuario, puede implementar varios cambios. Consulte la tabla de abajo:

Usar esta página

Para esto

Información general

Edita el nombre y los roles del usuario, y se visualiza su dirección de correo electrónico principal.

Perfil

Edita el título, departamento, empresa, números de teléfono y categoría de trabajo del usuario.

Grupos

Muestra los grupos de los que forma parte el usuario y se visualizan los detalles del grupo o se los elimina del grupo.

Correos electrónicos alternativos

Agrega direcciones de correo electrónico alternativas a la cuenta del usuario, o bien, convierte una dirección de correo electrónico alternativa en su dirección de correo electrónico principal.

NOTA: Si añade una dirección de correo electrónico alternativa, se enviará un correo electrónico de confirmación a dicha dirección. El usuario deberá confirmar el cambio antes de que se agregue correctamente una dirección alternativa.

Editar usuarios

Asimismo, puede seleccionar el ícono del menú ubicado en el extremo superior derecho para acceder a otras acciones del usuario.

Editar usuario: otras acciones

Utilice esta opción

Para esto

Transferir elementos con propietario...

Transfiere los elementos del usuario a otro usuario con licencia de su cuenta. Para obtener más información,
vea Cambiar la propiedad de una hoja, un informe o un panel.

Ver la membresía del grupo...

Se visualizan los nombres de todos los grupos de contacto de los que forma parte el usuario. También puede eliminarlos de grupos específicos o ver los detalles del grupo.

Descargar el informe de acceso a las hojas...

Descarga un archivo CSV de todas las hojas que se le han compartido al usuario dentro de su cuenta de Smartsheet.

Enviar correo electrónico de restablecimiento de contraseña

Si tiene la autenticación Correo electrónico + contraseña habilitada, se le envía al usuario un enlace para restablecer la contraseña.

Quitar de los grupos

Quita al usuario de todos los grupos de su cuenta.

Quitar el uso compartido

Quita el acceso de uso compartido por parte del usuario a todas las hojas, informes, paneles y espacios de trabajo en su cuenta que no son propiedad del usuario.

Eliminar usuario...

Eliminar al usuario de su cuenta. Consulte Eliminar usuarios abajo para obtener más información.


Eliminar usuarios

Para eliminar un usuario de su cuenta:

  1. Desplace el mouse sobre el usuario de su lista de usuarios para abrir el ícono del menú de tres puntos ubicado en la parte más a la derecha. Luego, seleccione Eliminar usuario...

    Aparece la ventana Eliminar.

    Eliminar usuario

  2. Si el usuario es propietario de hojas, informes o paneles, podrá optar por transferir estos elementos a otro usuario con licencia. Si el usuario es propietario de grupos, debe transferir sus grupos a otro Administrador de grupo o eliminar los grupos.
    NOTAS:
    • Si no se transfieren los elementos, quedarán bloqueados en un estado de solo lectura. Si el usuario no obtiene una licencia en un plazo de 30 días, se eliminarán los elementos y no se podrán conectar los enlaces, informes o paneles que hacen referencia a estos elementos.
    • Si el usuario es propietario de elementos en un espacio de trabajo del cual es administrador y se transfieren los elementos del usuario a alguien que no es administrador ni propietario del mismo espacio de trabajo, se eliminarán los elementos del espacio de trabajo y se los volverá a compartir a nivel del elemento.
  3. Confirme si debería eliminarse el acceso de uso compartido del usuario a todos los elementos de su cuenta.

    NOTA: Si no se elimina el acceso de uso compartido, podrán seguir iniciando sesión en Smartsheet y acceder a todos los elementos respecto de los cuales tenían previamente uso compartido.
  4. Seleccione Eliminar cuando esté listo para eliminar al usuario de su cuenta.

Ha eliminado correctamente al usuario de su cuenta.

NOTA: Si el usuario es propietario de flujos de trabajo y configuraciones para cualquiera de los conectores o aplicaciones premium de Smartsheet, estos no se transferirán y podrán quedar inutilizados luego de la eliminación. Contáctese con Soporte técnico de Smartsheet para obtener ayuda antes de eliminar a estos usuarios.