El administrador del sistema es responsable de agregar, administrar y eliminar usuarios de su cuenta de múltiples usuarios de Smartsheet. Revise las prácticas recomendadas para configurar y administrar los usuarios de su cuenta.
Descripción general del Centro de administración
Página de inicio del Centro de administración
En la página de inicio del Centro de administración, se puede ver un resumen de la cuenta y los usuarios: licencias restantes, tareas pendientes y configuración de la cuenta. Aquí le mostramos cómo administrar la configuración global de la cuenta.
La burbuja llena indica que una configuración está activa. La configuración depende del plan; un ícono de actualización 
Seleccione el ícono del menú ubicado en el extremo inferior izquierdo para ir a Administración de usuarios, Administración de grupos, Solicitudes de licencias o Información del plan y facturación.
Para obtener información sobre Administración de usuarios:
- Centro de administración: Acciones masivas y mucho más en Administración de usuarios.
- Centro de administración: Agregar, editar o desactivar usuarios.
Para obtener información sobre la Administración de grupos:
Página de solicitudes de licencias
En la página de solicitud de licencias se muestran todos los usuarios gratuitos de su cuenta que solicitaron una licencia. En esta lista se muestra el nombre del solicitante, su dirección de correo electrónico, la antigüedad de su solicitud y un mensaje de su parte, en caso de que lo haya incluido.
Puede rechazar u otorgar licencias con las acciones que se muestran a la derecha.
Si habilitó la Detección de la cuenta, también verá las solicitudes de colaboradores externos de su dominio que desean unirse a su plan.
Centro de administración: agregar, editar o desactivar usuarios
Inicie sesión en el Centro de administración
Para acceder a la Administración de usuarios, inicie sesión en el Centro de administración y seleccione Administración de usuarios en el menú del extremo superior izquierdo.
Asigne más de un administrador del sistema a su cuenta por si el administrador del sistema principal no está disponible. Obtenga más información sobre los tipos de usuarios.
Agregar usuarios individualmente
- Seleccione Agregar usuario en la parte superior izquierda de la página Administración de usuarios.
- Complete los detalles del usuario en el panel Agregar usuario a la derecha.
Seleccione Invitar para enviarle una invitación a ese usuario. El usuario deberá aceptar la invitación para convertirse en un miembro activo de su organización.
Para encontrar usuarios con un estado específico (sin licencia, activo, etc.), seleccione Mostrar todos los usuarios en la parte superior derecha y, luego, haga su selección.
Errores al agregar usuarios
Un usuario puede pertenecer a varios planes, pero debe usar un correo electrónico único para cada plan. Si invita a un usuario a su plan con un correo electrónico que ya está en uso en otro plan, recibirá el siguiente mensaje de error: Esta persona pertenece a otra cuenta.
Para corregir esto, el usuario puede proporcionar una dirección de correo electrónico diferente para que usted puede volver a invitarlo con la nueva dirección.El usuario también puede pedirle al administrador del sistema del otro plan que lo elimine de ese plan. Obtenga más información sobre cómo administrar direcciones de correo electrónico asociadas con su plan de Smartsheet.
Smartsheet no reconoce las listas de distribución como direcciones de correo electrónico válidas para nuevas cuentas o como destinos de las comunicaciones automatizadas en un flujo de trabajo.
Editar propiedades de los usuarios
- Para editar usuarios de forma individual, seleccione un nombre de la lista de Administración de usuarios. Implemente los cambios en el panel Editar usuario a la derecha.
- Para acceder a acciones adicionales para el usuario, seleccione en la parte superior derecha. Más información
| Use esta página | Para hacer esto |
|---|---|
| Información general | Editar el nombre y los roles del usuario, y los roles de las aplicaciones premium, y ver su dirección de correo electrónico principal |
| Perfil | Editar el título, el departamento, la empresa, los números de teléfono y la categoría de trabajo del usuario |
| Grupos | Mostrar los grupos de los que forma parte el usuario, y ver los detalles del grupo o eliminarlo del grupo |
| Correos electrónicos alternativos* | Agregar direcciones de correo electrónico alternativas a la cuenta del usuario o convertir una dirección de correo electrónico alternativa en la dirección principal Tenga en cuenta que los usuarios pueden eliminar las direcciones de correo electrónico alternativas desde Administración de usuarios. |
Si añade una dirección de correo electrónico alternativa, se envía un correo electrónico de confirmación a dicha dirección. El usuario debe confirmar el cambio para que se agregue correctamente la dirección alternativa.
Agregar usuarios de forma masiva
Para agregar varios usuarios a la vez, debe crear un archivo de valores separados por comas (CSV) que contenga los nombres y las direcciones de correo electrónico que quiere utilizar. Cada archivo CSV que cargue está limitado a 1000 filas; por lo tanto, solo puede agregar hasta 1000 usuarios nuevos por archivo CSV.
Una vez que haya hecho eso, puede importar la lista desde la página Administración de usuarios.
Si el archivo CSV incluye las direcciones de correo electrónico de personas que ya se agregaron al plan, estas no volverán a agregarse.
- Seleccione Más acciones en la parte superior izquierda de la página Administración de usuarios.
Seleccione Importar usuarios...
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- Siga los pasos que se indican en la ventana emergente Importar usuarios para crear un archivo CSV que contenga los nombres, las direcciones de correo electrónico y las funciones que desea agregar:
- Descargue el archivo de la plantilla
- Ingrese la información de los usuarios y asigne las funciones
Cargue el archivo CSV
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Seleccione Importar.
Se enviará de inmediato un correo electrónico de confirmación a todas las direcciones de correo electrónico incluidas en el archivo CSV. Los destinatarios deben seleccionar Aceptar en el correo electrónico para que se los incorpore al plan Empresarial o del equipo.
Tenga en cuenta lo siguiente
- Las hojas creadas o compartidas con el usuario siguen estando disponibles incluso después de que acepten la invitación para unirse al plan.
- Al agregar usuarios al plan, usted y todas las personas incluidas en la pantalla Administración de usuarios pueden también asignar filas de tareas al usuario desde una columna de lista de contactos.
- Los usuarios con licencia heredan la configuración de color y el logotipo de su plan de Smartsheet, excepto que ya hayan configurado su propia marca personalizada en Smartsheet. Esto ayuda a facilitar la coherencia de la marca entre las hojas.
- De manera predeterminada, se muestran todos los usuarios del equipo en la pantalla. Puede filtrar la lista por tipo de usuario (con licencia, sin licencia, administrador, no administrador, visor de recursos, etc.) a través de la lista desplegable ubicada en la parte superior. También puede escribir en el campo de texto para buscar los usuarios por nombre o por dirección de correo electrónico.
A continuación, se muestra un ejemplo de formato para su archivo CSV:
| Nombre | Apellido | Correo electrónico |
|---|---|---|
| Sally | Smart | sally.smart@smartsheet.com |
| Ian | Intelligent | ian.intelligent@smartsheet.com |
| Dave | Diligent | dave.diligent@smartsheet.com |
Editar las propiedades de los usuarios de forma masiva
Utilice la opción Permisos básicos de actualización masiva... para cambiar los tipos de usuario de múltiples usuarios de su plan a la vez. Para hacerlo, descargue una lista de usuarios en formato de archivo CSV, modifique los valores de la lista de usuarios y, luego, vuelva a cargar la lista en Smartsheet.
Este método de edición le permite revocar licencias de usuario; es posible que deba transferir los permisos de propietario de los usuarios después de hacerlo.
No puede usar la opción Permisos básicos de actualización masiva... para editar el tipo de usuario de los usuarios que tienen el estado de Invitado. Puede editar estas propiedades solo después de que el usuario haya aceptado la invitación al plan.
Para actualizar usuarios de forma masiva:
- Seleccione Más acciones en la parte superior izquierda de la página Administración de usuarios.
Seleccione Permisos básicos de actualización masiva…
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- Siga los pasos que se indican en la ventana emergente Permisos básicos de actualización masiva para actualizar los atributos de los usuarios.
- Descargue la lista de usuarios
- Actualice las funciones de los usuarios
Cargue el archivo CSV
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- Seleccione Importar.
Aplicaciones premium y conectores
Puede editar las funciones de los usuarios y sus permisos para los conectores y las aplicaciones premium.
- Si desea habilitar o revocar el acceso a los conectores y las aplicaciones premium en su cuenta, deslice los botones de cada usuario.
- Para realizar cambios masivos en las funciones y los permisos, seleccione la opción Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium de la página Administración de usuarios. Más información
