Centro de administración: Acciones masivas y mucho más con la Administración de usuarios

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Capacidades

¿Quiénes pueden usar esta capacidad?

Los administradores del sistema pueden iniciar sesión en el Centro de administración y acceder a la Administración de usuarios

Gracias a las funciones de la Administración de usuarios en el Centro de administración, puede agregar, eliminar y editar usuarios, ya sea de manera individual o en forma masiva. Asimismo, puede generar varios informes de usuario, transferir la propiedad de elementos y revocar el acceso por parte de usuarios externos a los elementos de uso compartido de Smartsheet de su cuenta.

CONSEJO: Con la Administración de usuarios, puede definir los roles y los tipos de usuarios de las personas que forman parte de su cuenta. Asimismo, es posible que usted quiera designar a más de un administrador del sistema para su cuenta en caso de que el administrador principal del sistema no esté disponible. Para obtener más información sobre los tipos de usuario, consulte Tipos de usuario a nivel de cuenta para planes de Negocios y Empresariales.

Para acceder a la Administración de usuarios, inicie sesión en el Centro de administración con sus credenciales de Smartsheet en https://admin.smartsheet.com/ y, luego, seleccione Administración de usuarios del menú ubicado en el extremo superior izquierdo.

Administración de usuarios

 


Agregar o editar usuarios en forma masiva

Puede usar la Administración de usuarios para agregar usuarios a su cuenta en forma masiva. Para esto:

  1. Cree un archivo CSV
  2. Llame a las tres primeras columnas del archivo Nombre, Apellido y Correo electrónico
  3. Añada los usuarios que desea importar al archivo CSV (un usuario por fila)
  4. En Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Importar usuarios...
  5. Cargue su archivo CSV en el recuadro para arrastrar y soltar
  6. Seleccione el rol que desea aplicarles a estos usuarios (Usuario con licencia, Administrador de grupo, Visor de recursos, Administrador del sistema). Si no se selecciona ningún rol, se agregarán los usuarios como usuarios sin licencia.

    NOTA: Los roles que elija aquí se aplicarán a todos los usuarios que importe. Puede editar usuarios en forma masiva luego de importarlos, o bien, crear archivos CSV individuales que contengan usuarios con roles similares.
  7. Seleccione Importar para invitar usuarios a su cuenta.

    Importar usuarios

Permisos básicos de actualización masiva

Si necesita hacer cambios en varios usuarios al mismo tiempo, puede editar los usuarios en forma masiva. Para esto:

  1. En Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Permisos básicos de actualización masiva…

    Aparecerá la ventana Permisos básicos de actualización masiva.

    Permisos básicos de actualización masiva

  2. Seleccione Generar lista de usuarios
  3. En la bandeja de entrada de su correo electrónico, abra el correo electrónico que recibió y cargue el archivo CSV desde el enlace.
  4. En el archivo CSV, verá a todos sus usuarios y, también, una columna para cada rol de usuario. Para otorgarle un rol a un usuario, escriba VERDADERO en la celda correspondiente a dicho rol. Para eliminar un rol, escriba FALSO en la celda correspondiente a dicho rol.

    NOTA: Para poder ser Administrador de grupo o Visor de recursos, el usuario debe ser un Usuario con licencia.
  5. Guarde el archivo CSV actualizado y cárguelo en el recuadro de arrastrar y soltar, en la ventana Permisos básicos de actualización masiva.
  6. Seleccione Actualizar para aplicar los cambios.

Ahora que ya cargó el nuevo archivo, se actualizarán los roles de los usuarios.

NOTA: Esto solo puede utilizarse para modificar los roles de los usuarios en forma masiva. No puede usarse para actualizar nombres, direcciones de correo electrónico, grupos o información de perfil.

Mejor práctica: Asegúrese de planificar las ediciones que realizará antes de proceder con una edición masiva. Si pretende modificar las licencias de varios usuarios de la misma manera, intente agrupar a estos individuos y aplicar todos los cambios al mismo tiempo. Si quiere agregar usuarios y tiene múltiples licencias para añadir, sepárelos en distintos grupos según el tipo de licencia.

Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium

Si necesita hacer cambios en varios usuarios al mismo tiempo, puede editar los usuarios en forma masiva. Para esto:

  1. En Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium…

    Aparecerá la ventana Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium.

    Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium

  2. Seleccione Generar lista de usuarios
  3. En la bandeja de entrada de su correo electrónico, abra el correo electrónico que recibió y cargue el archivo CSV desde el enlace.
  4. En el archivo CSV, verá a todos sus usuarios y, también, una columna para cada rol de usuario. Para otorgarle un rol a un usuario, escriba VERDADERO en la celda correspondiente a dicho rol. Para eliminar un rol, escriba FALSO en la celda correspondiente a dicho rol.

    NOTA: Para poder ser Administrador de grupo o Visor de recursos, el usuario debe ser un Usuario con licencia.
  5. Guarde el archivo CSV actualizado y cárguelo en el recuadro de arrastrar y soltar, en la ventana Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium.
  6. Seleccione Actualizar para aplicar los cambios.

Más acciones en la Administración de usuarios

En Administración de usuarios, usted puede realizar algunas otras acciones al seleccionar la opción Más acciones en la esquina superior izquierda.

Usar esta acción

Para esto

Generar informes > Lista de usuarios

Crea un informe y le envía un correo electrónico con el informe de todos los usuarios y sus roles asociados en la cuenta.

Generar informes > Acceso a la hoja

Crea un informe y le envía un correo electrónico con el informe de todos los usuarios que tienen uso compartido de las hojas en su cuenta, incluidos los niveles de permiso de uso compartido. Esto incluye a los colaboradores externos que no forman parte de la administración de usuarios.

Generar informes > Elementos publicados

Crea un informe y le envía un correo electrónico con el informe de todos los elementos publicados en la cuenta.

Generar informes > Historial de inicio de sesión

Crea un informe y le envía un correo electrónico con el informe de los últimos seis meses del historial de inicio de sesión de todos los usuarios de su cuenta.

Revocar el acceso a los elementos

Elimina una dirección de correo electrónico del uso compartido respecto de todos los elementos de su cuenta. Puede ser un integrante de su cuenta o un colaborador externo.

Asimismo, puede buscar usuarios o aplicar filtros con las opciones disponibles en el extremo superior derecho de la Administración de usuarios. Además, puede clasificar la lista de usuarios por nombre en orden alfabético ascendente o descendente, para lo cual deberá seleccionar el encabezado de columna Nombre y contacto.

Buscar usuarios