User Auto Provisioning

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User Auto Provisioning (UAP) automatically add users who match the configured domain to your plan.

With UAP enabled, when a user with a validated domain logs in, they are automatically added to the account user-list. It may be helpful to think of this as “Just In Time” provisioning by domain.

Enabling UAP will ensure that users with company domains abide by the same security and account settings. You can setup multiple domains if needed.

Aprovisionamiento automático de usuarios (solo Enterprise)

El Aprovisionamiento automático de usuarios automatiza el proceso de agregar usuarios a una cuenta Enterprise en Smartsheet. En lugar de invitar manualmente a los usuarios a través de la pantalla Administración de usuarios, habilite esta función para agregar usuarios de manera automática a su cuenta, en caso que se suscriban a Smartsheet con una dirección de correo electrónico de propiedad de su organización. Puede optar por agregar usuarios automáticamente a la cuenta como usuarios con licencia o sin licencia, según el acceso que quiera darles.

SUGERENCIA: Los usuarios que se agregan automáticamente a la cuenta a través del Aprovisionamiento automático de usuarios pueden administrarse desde la pantalla Administración de usuarios.

Los administradores de sistemas o las cuentas Enterprise pueden habilitar la función de Aprovisionamiento automático de usuarios desde Smartsheet.

NOTA: Para completar el proceso, será necesario que agregue registro(s) al Sistema de nombre de dominio (DNS), para lo cual tal vez sea necesario que consulte con un recurso técnico interno para obtener ayuda.
  1. Como administrador del sistema o usuario de un plan Enterprise, haga clic en Cuenta, ubicada en la esquina superior izquierda de Smartsheet y, luego, seleccione Controles de seguridad. Aparecerá el formulario Controles de seguridad:

  2. Haga clic en Editar junto a Aprovisionamiento automático de usuarios. Aparecerá el formulario Aprovisionamiento automático de usuarios:

  3. Haga clic en Agregar dominio. Inicialmente, esta es la única opción disponible en la pantalla, ya que se requiere de un dominio validado y activo para habilitar la funcionalidad.

  4. En el campo Agregar dominio, ingrese el dominio de la dirección de correo electrónico propiedad de su organización (p. ej., smartsheet.com).

  5. Haga clic en el botón azul Guardar. El formulario se actualiza para Editar dominio y muestra el Estado de dominio como No validado.

  6. Por cuestiones de seguridad, debe confirmar que usted controla el dominio en cuestión. Smartsheet generará un registro para que usted agregue al DNS de su organización. Para lograrlo, tal vez deba trabajar en forma conjunta con su equipo de TI.

  7. Haga clic en Validar después de agregar el registro. Smartsheet llevará a cabo una búsqueda de DNS para comprobar que exista el registro en su dominio. La validación podrá fallar si se produce una demora en la propagación de DNS. Si esto sucede, intente realizar la validación de dominio nuevamente más tarde.

  8. Si todo sale bien, se confirma su propiedad del dominio y su autoridad para administrar los usuarios que lo utilizan en su dirección de correo electrónico de Smartsheet. El estado cambiará de No validado a Inactivo.

    NOTA: El registro de DNS debe estar siempre presente para que pueda desarrollarse el aprovisionamiento automático.

  9. Haga clic en el botón azul Activar para confirmar el aprovisionamiento automático del dominio.

  10. Cierre la ventana para regresar al formulario Aprovisionamiento automático de usuarios, desde donde, ahora, podrá habilitar el aprovisionamiento automático de usuarios para los nuevos usuarios de Smartsheet de su dominio:
    • Agregarlos como USUARIOS CON LICENCIA: todo nuevo usuario que se registre en Smartsheet utilizando una dirección de correo electrónico con dominio validado se agrega automáticamente a su cuenta Enterprise como usuario con licencia. Esto no afecta a los usuarios existentes.
    • Agregarlos como USUARIOS SIN LICENCIA: todo nuevo usuario que se registre en Smartsheet utilizando una dirección de correo electrónico con dominio validado se agrega automáticamente a su cuenta Enterprise como usuario sin licencia. Esto no afecta a los usuarios existentes.

  11. Haga clic en Guardar luego de seleccionar una opción. Aparecerá el mensaje de confirmación:

  12. Haga clic en Continuar para finalizar el aprovisionamiento automático de usuarios y ser redireccionado al formulario Aprovisionamiento automático de usuarios.

  13. Haga clic en Agregar dominio en cualquier momento para validar y activar el autoabastecimiento en otros dominios de propiedad de su organización. La cantidad de dominios que puede agregar es ilimitada.

  14. Haga clic en Editar en un dominio, en cualquier momento, para abrir el formulario Editar dominio. Desde allí, puede repasar la información sobre el dominio o seleccionar Desactivar y Eliminar dominio.

    NOTA: Si la función Aprovisionamiento automático de usuarios está habilitada, y no hay otros dominios activos, no es posible desactivar o eliminar un dominio. Configure el Aprovisionamiento automático de usuarios como DESHABILITADO o active otros dominios para desactivar o eliminar el dominio existente.