Centro de administración: Administrar usuarios, definir roles y mucho más
Gracias a las funciones de la Administración de usuarios en el Centro de administración, puede agregar, eliminar y editar usuarios, ya sea de manera individual o en forma masiva. Asimismo, puede generar varios informes de usuario, transferir la propiedad de elementos y revocar el acceso por parte de usuarios externos a los elementos de uso compartido de Smartsheet de su cuenta.
También puede definir las funciones y los tipos de usuario. Asegúrese de asignar más de un administrador del sistema a su cuenta si el administrador del sistema principal no está disponible.
Para obtener más información sobre los tipos de usuario, consulte Tipos de usuario a nivel de la cuenta para planes de Negocios y Empresariales.
- Seleccione el ícono de su cuenta y, a continuación, seleccione Administración de usuarios.
¿Quiere ver quién es un usuario sin licencia en una prueba o plan gratuito? Vaya a Administración de usuarios > Más acciones > Lista de usuarios para recibir un informe en su bandeja de entrada.
Agregar usuarios en forma masiva
- Cree un archivo .csv.
- Llame a las tres primeras columnas: Nombre, Apellido y Correo electrónico.
- Agregue usuarios al archivo, un usuario por fila.
- En Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Importar usuarios…
- Cargue su archivo.
- Seleccione el rol para los usuarios (Usuario con licencia, Administrador del grupo, Visor de recursos, Administrador del sistema). Si no selecciona un rol, los usuarios serán usuarios sin licencia de forma predeterminada.
El rol que seleccione se aplica a todos los usuarios importados. Puede editar usuarios en forma masiva después de importarlos o crear un archivo .csv para cada función. - Seleccione Importar para invitar usuarios a su cuenta.
Permisos básicos de actualización masiva
Planifique sus ediciones antes de iniciar una edición masiva. Agrupe a las personas de cada tipo de licencia en un lote y aplique todos los cambios a la vez. Si quiere agregar usuarios y tiene múltiples licencias para añadir, sepárelos en distintos grupos según el tipo de licencia.
- En Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Permisos básicos de actualización masiva…
- Seleccione Generar lista de usuarios. La lista se enviará a su correo electrónico.
- Abra el correo electrónico y descargue el archivo .csv.
- En el archivo, verá todos los usuarios y una columna para cada rol de usuario. Para otorgarle un rol a un usuario, escriba TRUE en la celda correspondiente a dicho rol. Para eliminar un rol, escriba FALSE en la celda correspondiente a dicho rol.
Los administradores de grupo o los visores de recursos deben ser usuarios con licencia. - Guarde el archivo actualizado y cárguelo en la ventana Permisos básicos de actualización masiva.
- Seleccione Actualizar para aplicar los cambios.
Este método no puede usarse para actualizar nombres, direcciones de correo electrónico, grupos o información de perfil.
Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium
- En Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium…
- Seleccione Generar lista de usuarios. La lista se enviará a su correo electrónico.
- Abra el correo electrónico y descargue el archivo .csv.
- En el archivo, verá todos los usuarios y una columna para cada rol de usuario. Para otorgarle un rol a un usuario, escriba TRUE en la celda correspondiente a dicho rol. Para eliminar un rol, escriba FALSE en la celda correspondiente a dicho rol.Los administradores de grupo o los visores de recursos deben ser usuarios con licencia.
- Guarde el archivo actualizado y cárguelo en el recuadro de arrastrar y soltar, en la ventana Permisos de actualización masiva de aplicaciones premium.
- Seleccione Actualizar para aplicar los cambios.
Más acciones en la Administración de usuarios
Seleccione Más acciones en la parte superior izquierda para hacer lo siguiente:
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Usar esta acción |
Para hacer esto |
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Generar informes > Lista de usuarios* |
Crea un informe de todos los usuarios y sus roles asociados en la cuenta y lo envía por correo electrónico. |
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Generar informes > Acceso a la hoja |
Crea un informe de todos los usuarios que tienen uso compartido de las hojas en su cuenta, incluidos los niveles de permiso de uso compartido, y lo envía por correo electrónico. Esto incluye a los colaboradores externos que no forman parte de la administración de usuarios. |
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Generar informes > Elementos publicados |
Crea un informe de todos los elementos publicados en la cuenta y lo envía por correo electrónico. |
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Generar informes > Historial de inicio de sesión* |
Crea un informe de los últimos seis meses del historial de inicio de sesión de todos los usuarios de su cuenta y lo envía por correo electrónico. |
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Revocar el acceso a los elementos |
Elimina una dirección de correo electrónico del uso compartido respecto de todos los elementos de su cuenta. Puede ser un integrante de su cuenta o un colaborador externo. |
*El último inicio de sesión informa la hora en que un usuario inició sesión.
Puede buscar usuarios o aplicar filtros utilizando las opciones en la parte superior derecha de la administración de usuarios. Puede ordenar la lista de usuarios por nombre en orden alfabético ascendente o descendente seleccionando el encabezado de la columna Nombre y contacto.
