Administrar la configuración global de la cuenta

Si es administrador del sistema de un plan compuesto por múltiples usuarios, puede utilizar la ventana Administración de la cuenta para controlar determinadas funciones para todos los usuarios de Smartsheet de su organización:

  1. Seleccione Cuenta (en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet) > Administración de la cuenta > Configuración de la cuenta.

    administración de la cuenta
  2. Para cambiar la configuración, haga clic en el enlace Editar junto a la función u opción que desea modificar.

En las siguientes secciones de este artículo, se incluyen detalles específicos sobre las funciones y opciones que usted puede controlar.

NOTA: Las opciones que verá en la Configuración de la cuenta varían de acuerdo con el tipo de cuenta que tenga.Estas funciones no están disponibles para tipos de planes de usuario único. (¿No sabe con certeza qué tipo de plan tiene? Consulte Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).


Funciones que pueden modificarse a nivel global para todos los planes de múltiples usuarios

Descubrimiento de la cuenta

Decida si los usuarios de Smartsheet de su organización que no tienen licencia −por ejemplo, colaboradores gratuitos o personas que usan una prueba− tendrán visibilidad a las cuentas de Smartsheet de su organización que están disponibles para ellos. Al habilitar esta opción, los integrantes de su organización pueden ponerse en contacto con usted directamente para solicitar una licencia. Para más información, consulte Unirse a un plan existente de Smartsheet en su organización.

Permisos de automatización

Controle quiénes pueden recibir automatización de las hojas en función de su acceso a la hoja y la relación que tengan con su organización. Las opciones son: Limitado (solo los usuarios que tienen uso compartido de la hoja) o Ilimitado (cualquier dirección de correo electrónico e integración de terceros, como Slack).

Tenga en cuenta el siguiente comportamiento:

  • Todas las hojas se crean con permisos Limitados. Así, los propietarios y administradores de las hojas deben configurar manualmente la automatización como menos restrictiva a nivel de la hoja, si así lo desean.

  • Los propietarios de las hojas y los administradores solo podrán seleccionar permisos de automatización a nivel de la hoja que sean equivalentes o más restrictivos que los permisos de automatización definidos a nivel de la cuenta.

  • Si una hoja está configurada como Ilimitada o Limitada y usted quiere que la cuenta sea más restrictiva, dicha hoja adquirirá de manera automática la configuración más restrictiva. No obstante, si más adelante configura la cuenta para que sea menos restrictiva, las hojas recobrarán su estado anterior, excepto que hubiesen configurado manualmente para ser más restrictivas que la configuración de la cuenta.

  • Si se configura manualmente una hoja para que tenga el permiso Restringido o Limitado, y usted modifica los permisos de automatización a nivel de la cuenta para que sean menos restrictivos, las hojas no se modificarán.

Consulte Controle quiénes reciben notificaciones de su hoja para obtener más información.

Configuración de colores y personalización del logotipo

Puede aplicar la opción Personalización estricta de la cuenta para quienes forman parte de su plan. Luego de configurar la personalización de colores y logotipo, usted puede controlar si otras personas de la cuenta pueden anular esta personalización y reemplazarla por su propia configuración de colores.

NOTAS:

  • Debe ser usuario con licencia de Smartsheet para cambiar la configuración de colores y logotipos.
  • Se aplicarán los cambios implementados en configuración de colores de la cuenta y logotipos a cualquier hoja, informe y panel que no forme parte del espacio de trabajo. No se modificarán los espacios de trabajo y elementos creados con anterioridad. Todo nuevo espacio de trabajo que se cree de allí en más heredará la nueva configuración de colores y logotipos. Consulte Crear y personalizar su espacio de trabajo para obtener más información sobre cómo cambiar la configuración de colores y logotipos del espacio de trabajo.

Consulte Dónde se muestra el logotipo, Tipos de archivos compatibles y Cómo modificar el tamaño para obtener información detallada sobre la visibilidad y las restricciones de los logotipos.

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Administración de recursos

Desactive esta opción para eliminar las opciones de Administración de recursos de la Configuración del proyecto de todas las hojas que sean propiedad de usuarios con licencia de su cuenta. (Tenga en cuenta que también se eliminará la opción Vistas de recursos del Inicio).Para obtener más información sobre esta función, consulte Administración y asignación de recursos

Visibilidad del perfil

Se muestran las tarjetas de perfil personal al posarse sobre el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona en las siguientes ubicaciones: columnas Lista de contactos, formulario Uso compartido, comentarios, Vista de tarjeta y en sus Contactos de Smartsheet. Haga clic en Editar para controlar el nivel de detalle del perfil (mostrar fotos, mostrar detalles) que ven las personas, tanto dentro como fuera de su organización. Consulte Administrar perfiles personales en Smartsheet para obtener más información.

Opciones de publicación

Al desactivar una opción y desactivar la función de publicación en la ficha Configuración de la cuenta, el botón Publicar ya no aparecerá en el panel de la derecha de hojas o informes.

Configuración de la cuenta

  • Habilitar la publicación de hojas:Al desmarcar esta opción, todas las hojas ya publicadas se eliminarán de la publicación de inmediato. También puede controlar si cualquier persona puede ver las hojas o solo los usuarios de su propia cuenta.Para obtener más información sobre la función, consulte Publicación de la hoja.
  • Habilitar la publicación de informes:Al desmarcar esta opción, todos los informes ya publicados se eliminarán de la publicación de inmediato. También puede controlar si cualquier persona puede ver los informes o solo los usuarios de su propia cuenta.Para obtener más información, consulte Publicación de informes.
  • Habilitar la publicación de paneles:Al desmarcar esta opción, todos los paneles ya publicados se eliminarán de la publicación de inmediato. También puede controlar si cualquier persona puede ver los paneles o solo los usuarios de su propia cuenta.Para obtener más información sobre la función, consulte Publicación de paneles.
  • Habilitar la publicación de iCal (Calendario):Al desmarcar esta opción, eliminará la capacidad para publicar una vista de calendario de la hoja en formato iCal. Los calendarios ya publicados se quitarán de la publicación de manera inmediata. Para obtener más información sobre esta función, consulte Cómo publicar un calendario de Smartsheet en formato iCal. 

Días laborables

Haga clic en el botón Editar, junto a este encabezado, para configurar la extensión de días laborables y definir los días no laborables y los feriados, a los efectos de programar sus proyectos. La selección se aplicará a todas las nuevas hojas creadas por usuarios con licencia en la cuenta. Las hojas de proyectos existentes no se verán afectadas por los cambios. Para obtener más información sobre la manera en que estas configuraciones afectan la programación de su proyecto, lea nuestro artículo Designar días laborables, no laborables y feriados en una hoja del proyecto.

Funciones que pueden modificarse a nivel global para planes Empresariales, únicamente

Pantalla de ayuda personalizada

Agregue un enlace al menú que aparece cuando los usuarios hacen clic en Ayuda, en el extremo superior derecho de Smartsheet. Puede utilizar la pantalla de ayuda para mostrarles a los usuarios qué hojas son relevantes para qué miembros de su plan, cómo participar en un flujo de trabajo o con quiénes comunicarse para obtener ayuda. Para obtener más información, consulte Pantalla de ayuda personalizada

Pantalla de cambio de categoría personalizada

Muestre una página personalizada a los usuarios de su cuenta de Smartsheet que no cuenten con una licencia y necesiten solicitar una. Use la pantalla de cambio de categoría para mostrar una página interna en la que se proporcione información sobre cómo debería proceder el usuario con su solicitud, o bien, con un formulario (más información sobre formularios de Smartsheet aquí) que recopile más información acerca de las necesidades de Smartsheet del usuario y que lo ayude a decidir si debe otorgarles una licencia o no. Para obtener más información, consulte Pantalla de ayuda de actualización personalizada.

Pantalla personalizada de bienvenida

Muestre una página personalizada a los usuarios de su cuenta de Smartsheet la próxima vez que inicien sesión. Utilice la pantalla de bienvenida para mostrarles los términos y condiciones internos a sus usuarios: Por ejemplo, puede solicitarles que acepten los términos de uso antes de continuar, o bien, ofrecerles instrucciones para ayudarlos a navegar por Smartsheet.

Para obtener más información, consulte Pantalla de bienvenida personalizada.

Opciones de archivos adjuntos

Haga clic en Editar para definir si los miembros del plan pueden cargar archivos de sus propias computadoras al adjuntar un enlace (URL) a un sitio o desde servicios de almacenamiento en la nube de terceros como Google Drive, OneDrive, Box, Dropbox, Evernote o Egnyte. Para obtener más información sobre cómo cargar adjuntos, consulte Cómo cargar adjuntos.

Imágenes en la cuadrícula

Desactive esta opción para quitar la función de agregar imágenes a las celdas en las hojas que son propiedad de usuarios con licencia en su cuenta Empresarial. No se eliminarán las imágenes existentes que se agregaron anteriormente a las celdas. Para obtener más información sobre esta función, consulte Cómo agregar imágenes a la vista de cuadrícula.